Dalam menjalankan sebuah bisnis manajemen biaya atau expense sangatlah penting dilakukan oleh semua perusahaan. Caranya pun tidak lah jauh berbeda dari perusahaan satu dan perusahaan lainnya, hanya disesuaikan dengan besar kecilnya perusahaan, bisnis model, dan hal lainnya dengan menggunakan business expense template perusahaan masing-masing.
Pentingnya mengelola biaya yang dikeluarakan oleh perusahaan, agar perusahaan terhidar dari overspending atau pengeluaran biaya yang berlebihan dan memastikan arus kas cukup untuk membiayai operasional perusahaan.
Pada artikel kali ini kita akan sama-sama membahas tentang biaya business expense template yang digunakan dalam mengelola pengeluaran perusahaan.
Pengertian Business Expense Template
Business expense template adalah format (umumnya dalam bentuk tabel) yang digunakan perusahaan dalam mengelola biaya yang dikeluarakannya. Penting untuk kamu ketahui bahwa tidak ada format khusus yang wajib diikuti oleh setiap perusahaan.
Mengapa demikian? Karena setiap perusahaan memiliki strategi bisnis yang berbeda, objektif periodik yang berbeda-beda, dan bisnis model yang berbeda beda pula. Selain itu periodenya pun berbeda beda, ada business expense template bulanan, per kuartal, ataupun per tahun.
Yang terpenting dalam pembuatan business expense template perusahaanmu adalah memiliki fungsi yang sesuai, mudah dimengerti, serta dapat digunakan berulang kali.
Komponen Umum Business Expense Template
Meskipun tidak memiliki format khusus yang menjadi acuan pembuatannya, tapi ada komponen-komponen yang umum dimiliki dalam setiap business expense template perusahaan. Adapun komponen-komponennya adalah sebagai berikut:
Tanggal
Komponen yang umum dan harus ada adalah tanggal kapan biaya dikeluarkan. Tanggal berguna untuk merekam keseluruhan transaksi yang terjadi dari awal sampai akhir periode perusahaan beroperasi. Pentingnya tanggal juga berguna untuk mempermudah mengorganisir data dan melacak data pengeluaran saat dilakuakn pengauditan pembukuan perusahaan.
Jumlah
Selanjutnya adalah kolom jumlah yang berguna untuk mencatat nominal biaya yang dikeluarkan. Tidak mungkin rasanya jika kamu membuat template untuk biaya tidak memiliki kolom jumlah. Bukan hanya itu kolom jumlah juga harus ada pada setiap jenis biaya yang dikeluarkan, sehingga mempermudah pengelompokan jenis biaya dalam pembukuan besar perusahaan.
Subtotal dan total biaya
Kolom ini digunakan untuk menjumlahkan biaya keseluruhan yang dikeluarkan. Baik dari jumlah dari setiap jenis biaya yang dikeluarkan (subtotal) ataupun jumlah pengeluaran secara keseluruhan (total).
Deskripsi penggunaan biaya
Komponen terakhir yang ada dalam setiap pembuatan business expense template adalah kolom deskripsi yang berguna untuk mencatat informasi tambahan tentang pengeluaran atau biaya tersebut.
Sebenarnya masih banyak lagi komponen yang terdapat pada template pengelolaan biaya yang dikeluarakan oleh perusahaan. Hanya saja kembali lagi, apakah komponen tersebut memang dibutuhkan atau tidak. Jika tidak dibutuhkan maka hanya akan menambah tingkat kesulitan baik dari segi pemahaman ataupun pembukuan.
Penting untuk kamu garis bawahi bahwa pembuatan business template perusahaan adalah alat yang digunakan oleh internal perusahaan dalam mencatat, mengorganisir, dan merekam setiap biaya yang dikeluarkan, yang nantinya semua biaya tersebut akan dimasukan kedalam pembukuan akuntansi dan neraca perusahaan sebagai bagian dari bentuk pertanggung jawaban keuangan.
7 Software Gratis dalam Membuat Business Expense Template Perusahaanmu
Nah, setelah kamu mengetahui kolom-kolom apa saja yang umunya ada pada sebuah business expense template, sekarang kamu bisa langsung membuatnya.
Untuk bisnis skala kecil menengah, rasanya kamu cukup menggunakan software-software dibawah ini sebagai alat mengelola keuangan perusahaanmu.
Apa saja software-softwarenya? Berikut pembahasannya.
Google Sheets
Google sheets adalah salah satu produk free web software dari google docs. Produk-produk yang ditawarkan terdiri dari google docs, text editing software (mirip seperti Ms. Word), Spreadsheet (mirip seperti Ms.Excel), Slide (mirip Ms.Powerpoint), dan Form yang dapat digunakan untuk membuat formulir.
Untuk penggunaan untuk perorangan, kamu tidak perlu mengeluarkan biaya sedikit pun, alias gratis. Kamu hanya perlu memiliki akun/email google, maka kamu sudah dapat menggunakan software satu ini.
Google docs juga memiliki fitur G Suite dengan fitur tambahan dan sistem keamanan yang lebih baik. Tentu saja kamu bisa menggunakan fitur satu ini atau mencoba trialnya terlebih dahulu.
Microsoft Office Template
Software berikutnya adalah Microsoft office template memiliki banyak pilihan template yang dapat kamu gunakan. Software satu ini juga dapat memberimu ragam business expense template gratis yang dapat kamu gunakan sesuai dengan kebutuhanmu.
Smartsheets
Smartsheet adalah perusahaan SaaS (software as a service) yang menawarkan jasanya dalam hal kolaborasi dan manajemen kerja. Software yang ditawarkan digunakan untuk menetapkan tugas, melacak kemajuan proyek, mengelola kalender, berbagi dokumen, dan mengelola pekerjaan lain, menggunakan antarmuka pengguna tabular.
Untuk mendapatkan template expense kamu tidak perlu menggunakan jasanya, kamu bisa mengunduh setiap template yang diberikan pada halaman free expense template ini.
Vertex42
Vertex42 adalah penyedia layanan profesional dalam mendesign berbagai macam template. Mulai dari template budget/expense, kalender, data analis, dan masih banyak lagi.
Vertex42 memiliki lebih dari 400 template unik untuk berbagai macam kebutuhan, yang semuanya didesign dan dibuat sendiri oleh tim Vertex42. Kamu dapat mengunduh templatenya secara gratis, sesuai dengan kebutuhanmu.
Jangan lupa subscribe sebagai bentuk dukungan agar mereka terus memberikan template-template gratis yang berkualitas.
Score
Score adalah organisasi non profit yang mendedikasikan waktunya untuk menolong bisnis dengan skala kecil untuk tumbuh dan berkembang, serta mencapai tujuannya.
Organisasi non profit satu ini juga memiliki program berupa workshop dan mentorship yang dapat memberi panduan bagi para pemilik bisnis kecil yang masih berkembang. Selain itu, score juga memberikan bermacam-macam business template gratis yang dapat diunduh dan digunakan oleh siapapun.
Template.net
Template.net adalah website yang memberikan jasa pembuatan template untuk perusahaan. Website satu ini juga memiliki lebih dari 50.000 template design yang dapat kamu edit sesuai dengan kebutuhanmu.
Template.net menawarkan berbagai macam template gratis mulai dari brosur, poster, majalah, form kontrak, dan masih banyak lagi. Tentu saja website ini juga memiliki business template gratis yang dapat kamu unduh.
PDF Converter
PDF converter adalah web software yang memberikan layanan konversi dokumen kedalam format PDF file. Kamu juga mencoba software premiumnya dengan mendowload program pada halaman utamanya.
Website ini tidak hanya menyediakan layanan konversi pdf, tapi juga memberikan 15 template business gratis yang dapat kamu unduh dan gunakan, sesuai dengan kebutuhan perusahaanmu.
Biaya dan Pajak
Informasi tambahan, pentingnya mengelompokan biaya-biaya yang dimiliki perusahaan adalah kamu dapat mengurangi beban pajak terhadap penghasilan bruto perusahaanmu. Ada 13 jenis biaya yang dapat mengurangi pajakmu berdasarkan situs resmi direktorat jendral pajak.
- Biaya yang secara langsung atau tidak langsung berkaitan dengan kegiatan usaha yang diatur dengan atau berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan
- penyusutan atas pengeluaran untuk memperoleh harta berwujud dan amortisasi atas pengeluaran untuk memperoleh hak dan atas biaya lain yang mempunyai masa manfaat lebih dari 1 (satu) tahun
- iuran kepada dana pensiun yang pendiriannya telah disahkan oleh Menteri Keuangan
- kerugian karena penjualan atau pengalihan harta yang dimiliki dan digunakan dalam perusahaan atau yang dimiliki untuk mendapatkan, menagih, dan memelihara penghasilan
- kerugian selisih kurs mata uang asing
- biaya penelitian dan pengembangan perusahaan yang dilakukan di Indonesia
- biaya beasiswa, magang, dan pelatihan
- piutang yang nyata-nyata tidak dapat ditagih dengan syarat telah dibebankan sebagai biaya dalam laporan laba rugi komersial. Pelaksanaannya diatur lebih lanjut dengan atau berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan
- sumbangan dalam rangka penanggulangan bencana nasional yang ketentuannya diatur dengan Peraturan Pemerintah
- sumbangan dalam rangka penelitian dan pengembangan yang dilakukan di Indonesia yang ketentuannya diatur dengan Peraturan Pemerintah
- biaya pembangunan infrastruktur sosial yang ketentuannya diatur dengan Peraturan Pemerintah
- sumbangan fasilitas pendidikan yang ketentuannya diatur dengan Peraturan Pemerintah
- sumbangan dalam rangka pembinaan olahraga yang ketentuannya diatur dengan Peraturan Pemerintah.
Nah, selain informasi pengurangan pajak dari biaya-biaya yang dikeluarkan ada informasi tambahan lain nih yang penting untuk kamu simak.
JojoExpense adalah aplikasi yang dapat membantu kamu mengontrol expense perusahaanmu dari mana saja dengan mudah. Aplikasi ini juga memiliki business expense template dengan data akurat dan relevan terhadap pertumbuhan perusahaan anda.
Selain prosesnya yang otomatis dan cepat JojoExpense juga memiliki sistem yang memastikan pengelolaan keuangan perusahaanmu terbebas dari potensi kecurangan keuangan.
