Absensi Karyawan: Pengertian, Format, Tujuan dan Manfaat

Sebagai seorang Human Resource (HR) di sebuah perusahaan, kamu harus memastikan bahwa setiap karyawan akan menerima gaji yang sesuai dengan absensi kehadiran mereka setiap bulannya. Di mana data absensi karyawan berpengaruh pada jumlah gaji karyawan sesuai aturan di perusahaan kamu.

Pada banyak kasus, tidak sedikit perusahaan yang menerapkan aturan ini bagi setiap karyawan yang bekerja di perusahaannya. Hal ini dimaksudkan, sebagai salah satu upaya untuk menunjukkan kedisiplinan dan tanggung jawab karyawan kepada perusahaan.

Jika karyawanmu berjumlah sedikit, mungkin hal tersebut bukanlah sebuah masalah yang serius untukmu. Namun, bagaimana jika karyawanmu jumlahnya sangat banyak?

  • Isi form berikut ini untuk mendapatkan demo gratis aplikasi Officeless hari ini.
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Tentu saja, kamu harus bisa membuat sebuah sistem dan contoh absensi karyawan yang cocok bagi perusahaanmu. Hal itu dilakukan demi efisiensi dan efektivitas waktu yang kamu miliki sebagai seorang HR di perusahaan tersebut.

Yuk simak artikel dibawah ini, karena kami akan membahas hal-hal yang berkaitan dengan absen untuk karyawan yang wajib kamu ketahui sebagai seorang HR.

Pengertian Absensi Karyawan

Sebelum membahas lebih lanjut tentang absen, mari kita pelajari lebih dulu terkait pengertian apa itu absensi karyawan? bisa dikatakan, absens untuk karyawan merupakan sebuah data yang menunjukkan tentang kehadiran karyawan setiap harinya dalam sebuah perusahaan.

Data yang dapat dihasilkan dari sebuah sistem absen adalah waktu kedatangan dan kepulangan karyawan yang hadir untuk bekerja di kantor. Kemudian, karyawan yang tidak masuk kerja juga dapat diketahui statusnya apakah yang bersangkutan izin atau sakit.

Data tersebut pun dapat menunjukkan kejelasan, mengenai keberadaan karyawan baik yang hadir maupun absen. HR pun tidak akan bingung saat menghitung data kehadiran karyawan, terutama pada saat mendekati tanggal gajian.

Bahkan, di perusahaan yang sudah menerapkan sistem yang canggih, lembur karyawan juga bisa terdata secara otomatis. Sehingga, para HR bisa memantau apa saja yang dikerjakan oleh para karyawannya.

Format Absensi Karyawan

Setiap perusahaan pasti memiliki ciri khas atau format tertentu ketika melakukan absensi karyawan. HR sangat memerlukan format absensi yang tepat untuk mendata jumlah kehadiran karyawan dengan baik, tepat, dan akurat.

  • Isi form berikut ini untuk mendapatkan demo gratis aplikasi Officeless hari ini.
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Pentingnya penggunaan format absensi karyawan ini karena akan berpengaruh terhadap besaran gaji yang akan diterima oleh para karyawan. Sehingga, HR tidak boleh sembarangan atau main-main dalam menangani masalah ini.

Alih-alih senang saat hari gajian, para karyawan sangat mungkin melakukan protes jika gaji yang diterima tidak sesuai dengan harapan dan aturan perusahaan karena keteledoran HR saat menghitung absensi karyawan.

Nah, sebagai HR perusahaan, jangan sampai kamu merugikan orang lain atas kesalahanmu menghitung data absensi karyawan. Berikut ini format absensi karyawan yang biasa digunakan oleh perusahaan atau organisasi:

Absensi Karyawan Manual

Seperti namanya, absensi karyawan dengan format manual karena menggunakan metode yang konvensional yaitu kertas dan alat tulis. Peralatannya sangat sederhana dan mudah sekali ditemukan di mana pun. Sistem ini juga tidak bergantung kepada teknologi atau tidak membutuhkan internet sama sekali.

Setiap harinya, para karyawan harus mengantri untuk melakukan absen di suatu meja yang sudah disiapkan. Kemudian, karyawan mencantumkan tanda tangan pada kertas sebagai bukti kehadiran pada hari itu.

Bukan hanya saat datang saja, tetapi saat jam pulang kantor pun mereka harus mengantri untuk absen.

Sepertinya di era modern ini, sudah sangat jarang ada perusahaan yang menggunakan sistem manual untuk absensi karyawan. Sistem ini cukup menyita waktu karena karyawan harus mengantri hanya untuk absen.

Padahal, jika karyawan tidak harus mengantri, ketika datang ke kantor ia bisa segera melakukan pekerjaannya. Sehingga, waktu kerjanya pun bisa lebih produktif. Belum lagi kecurangan yang mungkin terjadi jika ada karyawan yang menitipkan absen dengan memalsukan tanda tangan.

Absensi karyawan

Absensi Karyawan Online

Setelah meninggalkan absensi karyawan dengan format manual, sekarang banyak perusahaan menggunakan format absensi secara online. Kecanggihan teknologi masa kini membuat absensi karyawan dapat direkam secara digital dengan alat elektronik.

Karyawan tidak perlu repot menuliskan tanda tangannya di atas kertas hanya untuk absen. Misalkan saja, jika perusahaan menggunakan finger print untuk melakukan absen, karyawan hanya perlu menempelkan jarinya pada mesin tersebut.

Kemudian mesin tersebut akan merekam kehadiran karyawannya secara otomatis. Cara ini terbilang lebih efektif dan hemat waktu dibandingkan format manual yang telah ada sebelumnya.

Tingkat kecurangan seperti titip absen pun sangat tidak mungkin terjadi karena sidik jari tiap orang pastilah berbeda.

Sejarah singkat absensi karyawan

Awalnya, sistem absen untuk karyawan ini sengaja diciptakan oleh Willard L. Bundy di tahun 1888. Saat itu, Willard berhasil mewujudkan sebuah mesin pengukur waktu di Auburn, New York. Tak lama kemudian, sang adik yang bernama Harlow E. Bundy mendirikan Manufacturing Company, perusahaan pelayanan mesin absen untuk karyawan di Amerika.

Setelah Harlow memutuskan untuk pensiun, perusahaan tersebut bersatu dengan International Time Recording (ITR). Perusahaan tersebut bergerak di bidang software dan hardware. Kemudian, ITR berubah nama menjadi International Business Machines (IBM) dengan tetap memproduksi mesin absensi karyawan, hardware, dan juga software.

Tujuan dan manfaat absensi harian karyawan

Kamu pasti tahu, bahwa setiap hal yang diciptakan di dunia pasti memiliki tujuannya masing-masing. Nah, berikut ini beberapa alasan mengapa absensi karyawan penting bagi suatu perusahaan.

  • Sistem absen bertujuan untuk memonitor kedatangan sekaligus kepulangan para karyawan di suatu perusahaan.
  • Absensi memungkinkan pencatatan data yang baik dan detail dalam suatu sistem yang terintegrasi.
  • Mempermudah perhitungan absen karyawan untuk mempermudah penggajian.
  • Memantau kehadiran setiap karyawan, terutama yang datang terlambat atau pulang lebih awal dari ketentuan perusahaan.
  • Tim HR bisa lebih cepat menghitung jumlah absen karyawan karena telah terintegrasi dengan sistem tertentu.

Begini cara absensi pegawai dari masa ke masa

Ternyata, cara absensi karyawan terus mengalami perubahan seiring berkembangnya zaman. Tentu saja, hal ini juga terkait dengan teknologi yang mengalami kemajuan secara signifikan. Berikut ulasan selengkapnya untuk kamu.

1. Absensi analog

Secara definisi, absensi analog merupakan alat penghitung waktu kerja karyawan secara manual yang sudah digunakan oleh banyak perusahaan sejak dua abad silam. Umumnya, absensi analog ini disebut sebagai absensi ceklok.

Ketika menggunakan absensi jenis analog, kamu akan melihat sebuah mesin yang terdiri dari slot atau lubang untuk memasukkan kartu absen karyawan dan jam analog yang menunjukkan waktu terbaru. Saat karyawan memasukkan kartu tersebut ke dalam slot, maka waktu akan otomatis tercetak pada kartu absen.

Harga mesin absensi analog ini tergolong murah dan cocok digunakan bagi perusahaan berskala kecil dengan jumlah karyawan di bawah 100 orang. Namun, absensi analogi jadi kurang relevan jika digunakan di zaman serba digital seperti saat ini.

Bukan hanya boros kertas, absensi analog juga kurang efektif karena karyawan harus mengantri cukup lama untuk ceklok satu per satu. Selain itu, absensi jenis ini rawan pemalsuan. Sebab, karyawan yang bandel bisa saja berbuat curang dengan menitipkan kartu absensinya setiap bolos kerja.

2. Absensi digital berbasis PIN

Siapa sangka, absensi digital telah digunakan sejak tahun 1970-an. Absensi satu ini memiliki beberapa tombol angka dan huruf yang jadi cikal bakal mesin absen kekinian. Sesuai dengan namanya, absensi digital satu ini menggunakan kata sandi atau password yang diberikan kepada setiap karyawan di suatu perusahaan.

Sebelum diterapkan, para karyawan harus mendaftarkan dirinya ke dalam sistem. Kemudian, mereka harus membuat password masing-masing dan mengisinya pada alat absensi digital yang telah dipasang oleh perusahaan bersangkutan. Proses absensi ini wajib dilakukan oleh semua karyawan pada saat datang kerja ataupun pulang kerja sebagai bukti kehadiran.

Kelebihan absensi digital semacam ini adalah hemat anggaran. Sebab, tidak perlu menggunakan banyak kertas. Cara penggunaan alatnya pun sangat mudah. Kamu cukup memasukkan kata sandi dan data tersebut akan tercatat secara akurat oleh sistem. Namun sayangnya, absensi digital seperti ini masih memiliki celah kecurangan. Apabila ada karyawan yang berniat titip absen, maka mereka hanya perlu memberitahukan password-nya kepada orang lain.

3. Absensi Magnetic Card

Diciptakan sejak tahun 1980, absensi magnetic card ini memadukan antara manual dan digital yang hanya memiliki sedikit perbedaan secara fisik. Mesin absensi satu ini memiliki tambahan slot untuk menggesek kartu di samping mesin, meski cara kerjanya nyaris serupa dengan mesin absen digital. Untuk mendata absensi karyawan, kamu harus memiliki access card sebagai medianya.

Pada dasarnya, cara absensi magnetic card ini jauh lebih canggih dan modern daripada dua cara absensi sebelumnya. Sebab, absensi satu ini menggunakan teknologi khusus untuk mendata kehadiran karyawan di suatu perusahaan. harganya pun relatif murah ketimbang cara absensi lainnya.

Meski harganya cukup murah, kualitas dari mesin ini bisa diperhitungkan karena cukup menggesekkan kartu, maka data kehadiran karyawan bisa tersimpan dengan baik dalam suatu sistem.

Seperti halnya absensi analog dan juga digital, absensi satu ini masih mungkin terjadi kecurangan. Sebab, karyawan bisa menitipkan kartu tersebut kepada orang lain. Belum lagi keterbatasan kapasitas pengguna yang hanya sekitar 250 orang saja.

4. Absensi fingerprint

Sejak tahun 1997 silam, absensi berbentuk fingerprint mulai marak digunakan. Absensi ini menggunakan sidik jari sebagai alat autentifikasi pengguna ataupun karyawan suatu perusahaan. Ada berbagai rumor yang mengatakan, bahwa sang pencipta absensi fingerprint menyadari, bahwa setiap manusia di seluruh dunia memiliki pola sidik jari yang berbeda. Bahkan, hal ini juga berlaku bagi manusia yang terlahir kembar.

Mesin absensi fingerprint mengharuskan para karyawan melakukan absensi dengan menempelkan jari yang telah direkam sebelumnya ketika tiba dan pulang. Kelebihan mesin ini mampu menyimpan data dalam jumlah cukup besar, bahkan mencapai puluhan ribu karyawan.

Pencatatan data kehadiran tersebut juga dinilai lebih akurat dengan sistem yang tergolong praktis. Namun sayangnya, mesin absensi fingerprint cenderung mengalami error atau proses yang lambat. Apalagi saat fingerprint yang dideteksi dalam keadaan basah, kotor, ataupun berkeringat. Bisa dikatakan, mesin absensi satu ini sangat sensitif saat digunakan.

5. Absensi digital berbasis web

Tidak seperti sistem absensi pada umumnya, absensi digital berbasis web ini terletak pada komputer atau laptop karyawan. Setiap karyawan memiliki username dan password masing-masing dengan tingkat keakuratan data cukup tinggi.

Menariknya, username dan password ini hanya bisa digunakan oleh satu orang saja. Selain itu, absensi berbasis web ini bisa diakses di mana dan kapan saja selagi karyawan tersebut tersambung dengan koneksi internet.

Bisa dikatakan, cara absensi semacam ini sangat cocok untuk perusahaan yang memiliki banyak cabang di berbagai wilayah. Sebab, sistem absensi berbasis web terintegrasi di mana saja selama menjangkau koneksi internet. Namun justru itu yang menjadi kekurangannya. Absensi ini sangat tergantung pada koneksi internet sehingga saat terjadi pemadaman atau koneksi internet tidak stabil, maka karyawan tidak bisa melakukan absen kehadiran.

6. Absensi berbasis mobile

Seiring pesatnya penggunaan smartphone di seluruh dunia akhirnya memicu terobosan baru dalam cara absensi karyawan di suatu perusahaan. Saat ini, telah hadir berbagai aplikasi absensi mobile yang memungkinkan segala informasi tersimpan dalam database berbasis cloud.

Dengan demikian, perusahaan tidak perlu menyediakan perangkat atau mesin absensi untuk pendataan kehadiran karyawan di setiap harinya. Perusahaan hanya perlu mendaftar sekaligus membuat akun bagi setiap karyawannya.  

Sayangnya, seperti absensi berbasis web, jaringan internet yang stabil dan memadai sangat dibutuhkan setiap pengguna absensi satu ini.

Contoh Absensi Karyawan

Dari sekian banyak contoh absensi karyawan yang ada di internet, mari kita coba pelajari contoh yang dibuat oleh Microsoft berikut ini:

Pada gambar di atas, Micsoroft focus pada ketidakhadiran karyawan atau dengan kata lain karyawan yang tidak masuk kantor dengan alasan tertentu. Kode L warna merah berarti karyawan tidak masuk karena liburan, kode P berwarna orange berarti karyawan tidak masuk kantor karena alasan pribadi, kode S warna hijau berarti karyawan tidak masuk kerja karena sakit.

File excel tersebut menunjukkan ada 13 lembar kerja. 12 lembar kerja diawal berisi jadwal absen karyawan setiap bulannya, sesuai dengan jumlah bulan dalam setahun. Kemudian, lembar kerja yang terakhir berisi tentang nama-nama karyawan seluruh karyawan yang bekerja pada perusahaan tersebut.

Jumlah hari pun disesuaikan dengan kalender tahunan masehi yang berlaku di masyarakat. Dan juga, nama karyawan pun disesuaikan dengan data yang ada pada mesin absensi yang ada di perusahaan. Jadi, jika kamu tertarik memakai template miliki Microsoft ini, sesuaikan saja data perusahaanmu ke dalam tabel ini ya!

Selanjutnya, untuk tabel kehadiran karyawan kamu bisa memasukkan unsur-unsur seperti datang tepat waktu atau terlambat, pulang cepat atau lembur, dan hal-hal yang berkaitan dengan kehadiran karyawan yang kamu jadikan sebagai pertimbangan.

absensi karyawan

Sistem Absensi Karyawan

Setelah membahas tentang pengertian, format, dan contoh absensi karyawan, selanjutnya kita akan membahas lebih lanjut tentang sistem absensi karyawan dalam sebuah perusahaan.

Bagaimana sistem absensi yang berlaku di perusahaanmu? Apakah sudah efektif atau efisien dari segi waktu dan fungsinya?

Sebuah sistem yang baik tentu harus dibangun oleh HR agar hal tersebut dapat menguntungkan perusahaan dalam banyak aspek terutama data kehadiran karyawan.

Dalam penerapannya, sistem absensi karyawan akan sangat bermanfaat untuk mengelola data-data karyawan dengan terorganisir. Semua data absen akan terpusat dalam satu sistem utama yang terintegrasi.

Teknologi yang kian hari semakin berkembang, banyak melahirkan sistem absensi perusahaan yang semakin baik. Kamu mungkin mengenal beberapa mesin absensi seperti, mesin absensi digital, biometrik, magnetic card, atau finger print yang dijadikan acuan sistem absensi karyawan pada perusahaan tertentu.

Meskipun sudah dinilai canggih, namun alat-alat tersebut tidak fleksibel untuk di bawa kemana saja. Dalam arti lain, kamu harus datang ke kantor untuk melakukan absen. Padahal, misalnya kamu harus melakukan meeting pagi di sebuah kawasan yang dekat dengan tempat tinggal, namun kamu harus ke kantor dulu untuk absen. Sungguh tidak efektif bukan?

absensi karyawan

Nah, Jojonomic sebagai salah satu perusahaan yang bergerak di bidang teknologi pun melakukan sebuah inovasi untuk absensi karyawan bernama JojoTimes.

Dengan JojoTimes, kamu bisa absen kapan pun dan di mana pun menggunakan aplikasi yang di HP kamu. HR pun tidak mengalami kesulitan untuk memantau dan mengawasi kinerja karyawan. Adanya fitur GPS, sehingga HR bisa tahu keberadaan karyawan dan apa yang dikerjakannya. Informasi data yang disajikan pun real-time, sehingga tidak mungkin terjadi penipuan oleh karyawan. Ayo segerakan JojoTimes sekarang juga!