Mengenal Apa itu Action Plan, simak penjelasannya!

Action plan atau perencanaan adalah persiapan awal menuju tindakan. Setidaknya secara analitis, perencanaan harus dipisahkan dari implementasi sehingga pengambilan keputusan atas kebijakan sangat penting dapat diambil dan implikasinya dapat dipahami lebih awal sebelum tindakan.

Sebuah organisasi atau perusahaan tentunya memiliki target atau sasaran yang ingin dicapai. Contohnya penjualan produk perusahaan A pada tahun 2021 ditargetkan mencapai 6,5 miliar rupiah atau meningkat 30% dibandingkan tahun sebelumnya, 5 miliar rupiah.

Untuk mencapai target tersebut, perusahaan perlu membuat action plan sehingga manajemen dapat memetakan apa yang harus dilakukan demi mencapai target yang telah ditetapkan.

Pengertian Action

Action plan atau inisiatif strategis merupakan langkah strategis yang dilakukan oleh organisasi atau perusahaan untuk mewujudkan sasaran startegisnya.

Menurut Wikipedia, Rencana tindakan adalah rencana terperinci yang menguraikan tindakan yang diperlukan untuk mencapai satu atau lebih tujuan .

Tujuan Action Plan

  1. Mengidentifikasi apa saja yang harus dilakukan
  2. Menguji dan membuktikan bahwa:
  • Sasaran atau target dapat tercapai sesuai dengan waktu yang telah dijadwalkan
  • Adanya kemampuan untuk mencapai target
  • Tersedianya sumber daya yang dibutuhkan
  • Informasi ataupun data yang dibutuhkan untuk mendukung tercapainya target atau sasaran perusahaan dapat diperoleh
  • Terdapat alternatif yang harus diperhatikan.

3. Memudahkan komunikasi antara masing-masing unit kerja dalam organisasi.

4. Mensupport pegawai atau stakeholders lain dalam organisasi untuk mencapai target organisasi.

Kriteria Action Plan yang Baik

Action plan yang dijalankan dengan baik dan efektif oleh perusahaan tentunya akan mempermudah pihak yang terkait untuk mencapai tujuan. Berikut ini beberapa kriteria bisa dikatakan baik, antara lain:

1. Specific (spesifik) :

Dibuat haruslah spesifik atau jelas dan berkaitan dengan keadaan yang ingin diubah. Action plan perlu penjelasan secara pasti berapa Sumber Daya Manusia (SDM) yang dibutuhkan, apa saja syaratnya, bagaimana dan kapan mengkomunikasikannya.

2. Measurable (terukur) :

Action plan harus dapat menunjukkan apa yang sesungguhnya akan dicapai.

3. Attainable/achievable atau accepted (dapat dicapai atau diterima) :

Action plan harus dapat dicapai dengan teknik dan metode yang bisa dilakukan. Inisiatif strategis tersebut efektif dan tidak harus membutuhkan anggaran yang besar.

4. Realistic (nyata) :

Action plan harus sesuai (logic) dan bisa diterapkan di suatu organisasi atau di suatu wilayah dengan populasi yang menjadi target.

5. Time bound (sesuai waktu) :

Action plan dibutuhkan dengan target waktu tertentu atau sesuai dengan timing-nya agar kegiatan dapat berjalan efektif.

Berikut 9 Langkah untuk Membuat Action Plan :

  1. Kemukakan solusi Anda dalam satu rangkaian goal.

Setelah Anda meyepakati sebuah solusi untuk sebuah masalah tertentu di dalam organisasi Anda, pertama Anda perlu mendefinisikan solusi tersebut ke dalam sejumlah goal dan objektif. Sebagai contoh, setiap  goal dapat diekspresikan sebagai berikut: “Agar kita dapat ….., kita harus …..” Catat setiap goal di bagian atas papan tulis atau selembar kertas.

2. Hasilkan sebuah daftar berbagai tindakan untuk setiap goal.

Gunakan brainstorming untuk menghasilkan sebuah daftar tindakan untuk mencapai sebuah goal dan catat ini dibawah goal. Atur daftar tindakan yang diusulkan secara berurutan.

3. Siapkan time line.

Dimulai dengan sebuah titik waktu berlabel “sekarang” dan berakhir dengan titik berlabel “tujuan tercapai“, buat timeline untuk mengalokasikan tanggal dateline di setiap tindakan yang telah diurutkan, yang terdaftar di bawah goal tertentu. Penting sekali bagi Anda menyelesaikan urutan dan waktu secara tepat jika Anda ingin meraih “tujuan tercapai” secara efektif

4. Alokasikan sumber-sumber yang ada.

Sumber daya finansial dan SDM harus dialokasikan untuk setiap langkah tindakan. Jika sumber yang ada terbatas, atau selalu kurang dari kebutuhan pada tahap apapun, mungkin sebaiknya Anda kembali ke langkah sebelumnya dan merevisinya.

5. Identifikasi masalah yang kemungkinan akan muncul.

Pertimbangkan berbagai hal yang kemungkinan tidak berjalan sesuai rencana dalam proses pencapaian goal tertentu. Daftarkan masalah-masalah tersebut dan identifikasi penyebabnya dan tindakan yang tepat untuk mengatasinya. Tindakan ini mungkin perlu ditambahkan ke slot yang sesuai di dalam timeline

6. Kembangkan strategi untuk memantau kemajuan.

Daftarkan cara untuk memantau kemajuan dari yang telah dibuat. Tahapan-tahapan pemantauan harus disertakan juga dalam timeline.

7. Delegasikan tugas-tugas

Ambil setiap titik pada timeline secara bergantian dan tanyakan: “Siapa yang akan melakukan apa, pada tanggal yg telah ditentukan untuk melakukan tugas yang telah ditetapkan?” Bagikan tugas-tugas ini kepada setiap individu atau tim yang sesuai

8. Perkiraan berbagai biaya.

Berikan pertimbangan pada ekspenditur yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas yang ada. Semua biaya yang harus dimasukan pada saat penyusunan anggaran. Jika dana tidak tersedia, tugas harus ditinjau ulang dan, bila perlu, direvisi atau dihilangkan.

9. Implementasikan rencana.

Terjemahkan semua informasi Anda ke kertas baru, daftarkan semua tindakan yang diperlukan, orang yang bertanggung jawab untuk tugas tertentu, dan kapan tugas tersebut harus diselesaikan. Setelah sudah  diselesaikan, informasi ini sekarang dapat diberikan kepada semua yang terlibat.

Perbedaan Pekerjaan Rutin dan Action Plan, dan Hubungannya dengan Target

Pekerjaan sehari-hari atau rutinatas yang dilakukan dengan seperti biasanya (tanpa target tertentu), maka kita akan mendapatkan hasil yang sehari-hari atau malah mendapatkan hasil yang lebih buruk dari pencapaian sebelumnya. Hal tersebut bisa terjadi dikarenakan beberapa faktor, seperti:

  • Adanya tren yang mengalami perubahan, seperti jumlah kompetitor yang semakin banyak.
  • Pelanggan yang semakin kritis akan produk atau layanan yang diberikan.
  • Adanya aus pada mesin produksi (jika perusahaan atau industri).
  • Adanya orang baru yang kurang berpengalaman sehingga membuat hasil produksi atau layanan yang diberikan tidak sesuai target.

Namun, apabila pekerjaan rutin yang dikerjakan ternyata mencapai target, sesungguhnya pencapaian target tersebut lebih karena ”by accident”, bukan ”by design”, misalnya:

Trend kenaikan penjualan sejalan dengan pertumbuhan ekonomi yang semakin baik di masyarakat.

Permintaan produk atau layanan meningkat karena daya beli masyarakat membaik, atau karena trend terhadap produk yang dijual membaik.

Banyak organisasi atau perusahaan yang terjebak dengan rutinitas, sehingga tidak ada waktu untuk mengerjakan suatu action plan. Perusahaan terjebak dengan rutinitas dikarenakan beberapa hal seperti:

Untuk mengerjakan pekerjaan rutin saja, waktunya sudah tidak cukup (sudah pulang malam)

Karyawan atau pihak lain yang terkait tidak bisa menunda pekerjaan rutinitas yang diberikan kepadanya. Sedangkan action plan yang telah dibuat bersama bisa ditunda, akhirnya prioritas jatuh pada pekerjaan rutin

Sebagaimana diketahui action plan merupakan sebuah proses yang ditempuh untuk mencapai sasaran kegiatan (target). Namun, kebanyakan manajemen sebuah organisasi atau perusahaan terjebak pada pencapaian hasil (pencapaian target) bukan pada cara untuk mencapai target tersebut.

Setiap kali karyawan melaksanakan meeting hanya fokus pada pencapaian hasil atau target. Pihak manajemen kurang melakukan monitoring pelaksanaan action plan sebagai penyebab tidak tercapainya target yang telah ditetapkan.

Berdasarkan hubungan anatara action plan dengan target dan pekerjaan rutinan tersebut di atas, maka ada persyaratan penting pada action plan yang harus dipenuhi:

  •  Action plan bukanlah sebuah penjabaran target dan juga bukan pekerjaan rutin.

Contohnya:

Target penjualan produk sebesar 4 miliar, maka action plan bukan berisi target divisi A adalah 1,5 miliar, target divisi B adalah 2,5 miliar.

Melakukan monitoring pencapaian sales tiap bulan, mengunjungi pelanggan setiap 6 bulan, melakukan audit ISO 9001 setiap 6 bulan, membahas setiap claim yang masuk, dan melakukan meeting koordinasi atau tugas rutin yang lainnya yang kesemuanya tersebut merupakan sudah rutinitas dilakukan.

  • Action Plan merupkan kegiatan atau aktivitas kerja baru yang belum pernah dilakukan sebelumnya.

Selain itu, action plan juga bisa berupa program improvement yang dilakukan oleh perusahaan untuk mengatasi kelemahan sistem yang sudah ada.

Demikianlah penjelasan mengenai apa itu action plan, tujuannya, langkah-langkah penyusunannya. Semoga organisasi atau perusahaan Anda dapat menerapkan action plan yang benar setelah memahami konsep action plan di atas.

JojoPayroll Membantu Anda Mengelola Payroll Perusahaan dengan Cara Baru yang Lebih Baik. Kelola penggajian bulanan perusahaan menjadi mudah dengan aplikasi otomatis JojoPayroll. Semua perhitungan telah disesuaikan dengan Kebijakan Perburuhan Indonesia, di mana basis data karyawan dapat diintegrasikan dengan pajak pribadi, asuransi, tunjangan, dan reimbursement. JojoPayroll dapat melakukan transfer gaji secara real time ke 150+ akun bank di Indonesia, otomatis dengan satu klik. Gunakan JojoPayroll untuk membantu pekerjaan anda!