Analisis Beban Kerja, Bagaimanakah Itu?

Apakah Anda pernah mendengar tentang analisis beban kerja atau workload analysis? Sebenarnya workload analysis adalah suatu proses yang dilakukan untuk menghitung beban kerja di suatu posisi/sub posisi dan juga kebutuhan jumlah orang untuk mengisi posisi/sub posisi tersebut.

Sedangkan secara luasnya, analisa beban kerja dilakukan untuk mengetahui seberapa besar jumlah beban kerja relatif seorang karyawan, suatu pekerjaan, jabatan, divisi, cabang, unit kerja hingga perusahaan itu sendiri secara menyeluruh. Berikut ini adalah panduan lengkap membuat analisa beban kerja yang bisa dilakukan, simak hingga selesai ya.

Agar bisa terus tumbuh, perusahaan tentunya membutuhkan pegawai sebagai sumber daya utamanya. Kebutuhan pegawai perusahaan itu sendiri disusun berdasarkan analisis beban kerja (workload analysis).

Ketika perusahaan Anda butuh merekrut pegawai baru atau mengevaluasi kinerja dari susunan pegawai yang sudah ada, Anda pasti perlu untuk menganalisis beban kerja yang ada.

Apa itu analisis beban kerja atau workload analysis? Analisis beban kerja adalah serangkaian metode yang digunakan untuk menentukan dan menghitung beban kerja pada suatu posisi pekerjaan serta jumlah orang (pegawai) untuk mengisi posisi pekerjaan tersebut. Itu semua membutuhkan tugas pokok, fungsi, analisis, serta informasi tentang sebuah posisi atau jabatan.

Dalam analisis beban kerja, terdapat tiga tahapan utama, yakni penyusunan uraian tugas pokok dan fungsi suatu posisi atau jabatan, perhitungan beban kerja, dan pendekatan analisis.

Tahap-Tahap dalam Metode Analisa Beban Kerja

Ada berbagai tahapan dalam metode analisa beban kerja yang perlu Anda ketahui, antara lain sebagai berikut:

Metode Daftar Pertanyaan

Metode daftar pertanyaan nantinya bisa diaplikasikan menggunakan cara penyusunan daftar pertanyaan terbuka yang berisi mengenai uraian tugas setiap pemegang posisi/jabatan. Selain itu, metode daftar pertanyaan juga harus disesuaikan dengan hasil dari analisis jabatan.

Metode Wawancara Langsung

Metode wawancara ini dilakukan dengan cara mewawancarai setiap pegawai dan pemegang posisi/jabatan tentang tugas pokok dan fungsi tertentu mereka. Biasanya wawancara akan dilakukan pada individu.

Metode Pengamatan Langsung (Observasi)

Metode satu ini berupa observasi atau pengamatan secara langsung pada seorang yang pemegang posisi atau jabatan. Jenis pekerjaan apa yang dipegang serta bagaimana pekerjaannya.

Pendekatan Analisis Beban Kerja

Jika sudah mengetahui hasil perhitungan isi kerja serta uraian tugas pokok dan fungsi suatu posisi, Anda hanya perlu menganalisis beban kerja posisi tersebut. Proses analisis dapat dilakukan dengan cara melakukan pendekatan. Berikut beberapa pendekatan yang dapat digunakan dalam analisis beban kerja.

Pendekatan Organisasi

Pada pendekatan organisasi yang dilihat adalah dari sudut pandang (susunan) organisasi ini akan menghasilkan pemahaman tugas dan fungsi tiap satuan kerja dan posisi, serta bagaimana sistem koordinasi yang dibutuhkan antar satuan kerja. Dengan demikian, Anda bisa mengetahui tugas individual setiap pekerja sekaligus tugas sebagai bagian dari team work dalam kesatuan perusahaan.

Seperti yang kita ketahui bahwa organisasi merupakan suatu wadah dan juga sistem kerja sama dari berbagai jabatan yang ada. Dengan adanya pendekatan organisasi, maka berbagai informasi akan didapatkan, seperti fungsi kerja, fungsi berikut dengan tanggungjawabnya, tugas kerja, proses pekerjaan, tolak ukur tiap pekerjaan, persyaratan yang harus dipenuhi seperti keterampilan, mental, pendidikan, pengalaman yang dimiliki, dan juga kemampuan apa yang dipunyai.

Dengan adanya pendekatan organisasi ini maka prosedur kerja bisa didapatkan. Selain itu, sangat penting untuk dibuatkan hubungan antar organisasi berikut dengan kegiatannya, sehingga dengan demikian para pegawai akan mengetahui apa saja tugasnya, bagaimana cara untuk mengerjakannya dan juga dengan siapa saja pegawai tersebut perlu melakukan hubungan kerja.

Pendekatan Analisis Jabatan

Pendekatan analisis jabatan diharapkan mampu memberikan suatu pemahaman mengenai jumlah, penempatan, hingga penerimaan pegawai pada waktu yang ditentukan. Dengan demikian, promosi, rewarding dan mutasi bisa dilakukan berdasarkan analisis beban kerja melalui pendekatan ini.

Pada poin ini, jabatan yang dimaksud memang bukan terbatas hanya jabatan fungsional ataupun struktural saja. Namun, diarahkan kepada jabatan yang non-struktural dan bahkan lebih bersifat teknis dan umum.

Dengan adanya pendekatan analisis jabatan, maka bisa diperoleh berbagai jenis informasi seputar jabatan, seperti beban kerja, rincian tugas, hasil kerja dan yang pasti identitas jabatan. Dengan adanya informasi tersebut, maka rincian tugas dan hasil kerja dapat dimanfaatkan sebagai bahan untuk dapat mengkaji beban kerja.

Pendekatan Administratif

Dalam analisis beban kerja dengan pendekatan administratif, nantinya akan diperoleh kebijakan organisasi dan berbagai hal lain yang berkaitan dengan administrasi pegawai dalam perusahaan.

Aspek Analisis Beban Kerja

Tidak ketinggalan, bahwa di dalam prosesnya juga terdapat beberapa aspek penting yang diikut sertakan. Berikut ini aspek analisis beban kerja tersebut:

Norma Waktu Kerja

Merupakan waktu yang diperlukan agar bisa menyelesaikan atau menghasilkan suatu pekerjaan tertentu. Durasi pada norma waktu kerja ini relatif tetap (tidak berubah-ubah). Jika suatu perusahaan telah menetapkan norma waktu kerja, maka pegawai, pimpinan dan yang termasuk ke dalam anggota perusahaan memiliki jumlah waktu yang sama. Maka dari itulah, norma waktu ini ditetapkan menjadi variabel tetap.

Meskipun bersifat tetap, namun norma waktu kerja bisa saja mengalami perubahan, karena adanya faktor-faktor seperti perubahan sistem kerja, perubahan cuaca, perubahan dari alat yang digunakan, perubahan kebijakan dan lain sebagainya.

Volume Kerja

Yang kedua adalah volume kerja. Yang dimaksud dengan volume kerja adalah jumlah dari beban kerja yang diterima oleh setiap karyawan di suatu perusahaan dan beban terselesaikan hingga tuntas. Maka dari itulah, jika diperhatikan dengan seksama setiap divisi atau bagian di perusahaan volume pekerjaannya tidak sama, sehingga volume kerja ditetapkan sebagai variabel tidak tetap.

Jam Kerja Efektif

Dan yang terakhir adalah jam kerja efektif. Yang merupakan alat ukur yang digunakan pada analisis beban kerja (workload analysis). Dengan jam kerja efektif, kita dapat mengetahui rincian hari kerja yang efektif. Dan dua hal inilah yang bisa dipakai pada saat perhitungan.

Perhitungan Beban Kerja

Setelah mengetahui uraian tugas pokok dan fungsi dari suatu posisi atau jabatan, maka selanjutnya Anda hanya perlu menghitung beban kerja per waktu dan volume (porsi) kerja. Cara perhitungannya dengan mengelola data yang diperoleh dari laporan beban kerja yang sudah dilakukan unit pelaksana yakni dengan formula beban kerja × waktu = isi kerja.

Lalu, Bagaimana Cara Menghitung Beban Kerja?

Setelah melakukan pendekatan di atas, maka diharapkan Anda dapat memiliki perspektif yang lebih luas lagi. Selanjutnya, Anda bisa melakukan perhitungan beban kerja per waktu dan volume kerja. Bila didasarkan pada peraturan pemerintah, kerja efektif adalah lima jam per hari. Jumlah ini telah dikurangi oleh beberapa keperluan karyawan seperti makan dan melepas lelah. Pada waktu lima jam inilah dapat diketahui volume kerja standar yang dapat diraih.

Caranya yaitu dengan mengolah data laporan beban kerja yang dilakukan oleh unit pelaksana. Setelah itu, melalui data laporan beban kerja yang berasal dari satuan organisasi, Anda dapat menghitung isi kerja dengan cara berikut: Isi kerja = beban kerja x waktu. Lalu setelah semua jenis produk dikalkulasikan, tentukan jumlah dari isi kerja jabatan dan unit melalui cara satuan orang per jam (QJ).

Ada sekitar empat waktu kerja yang efektif, yakni waktu kerja per hari, minggu, bulan, dan tahun. Rumus yang ditetapkan untuk rumus waktu kerja efektif per hari adalah 1 hari x 7 jam x 60 menit = 8.400 menit.

Sedangkan untuk waktu kerja efektif per tahun adalah 240 hari x 7 jam x 60 menit = 100.800 menit.

Rumus yang berlaku untuk isi kerja jabatan beserta hasil hitung dari jumlah kebutuhan pegawai per jabatan yaitu waktu penyelesaian kerja dikali dengan beban kerja dibagi waktu kerja efektif.

Mengukur Beban Kerja Abstrak

Ada beberapa infomasi yang diperlukan untuk bisa mengukut beban kerja abstrak, antara lain:

  1. Rincian tugas dari jabatan yang ingin diukur.
  2. Berapa frekuensi dari setiap tugas yang ada di dalam satuan tugas.
  3. Berapa jumlah waktu yang memang dibutuhkan untuk setiap tugas.
  4. Waktu Penyelesaian Tugas yang didapatkan dari perkalian beban kerja dengan norma waktu yang ada.
  5. Waktu kerja efektif.
  6. Dan yang terakhir yaitu pengukuran kerja untuk beban kerja konkret.

Mengukur Beban Kerja Konkret

Anda telah mengetahui bagaimana cara mengukut beban kerja abstrak. Dan di poin kali ini, pembahasan kita mengenai mengukur beban kerja konkret.

Sedangkan beberapa informasi yang dibutuhkan untuk mengukur beban kerja konkret, antara lain:

  1. Rincian tugas dari jabatan yang ingin di ukur.
  2. Satuan hasil kerja.
  3. Berapa jumlah waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas yang ada.
  4. Berapa target untuk waktu kerja dalam satuan waktu.
  5. Volume kerja, yang didapatkan dari perkalian beban kerja dengan norma waktu.
  6. Waktu kerja yang efektif.

Analisa Kebutuhan Pegawai

Pembahasan yang bersangkutan dengan analisis beban kerja yang selanjutnya adalah analisa kebutuhan pegawai. Yang menjadi pertanyaan di analisa kebutuhan pegawai ini yaitu berapa banyak kah jumlah pegawai yang memang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu tugas? Pertanyaan ini bahkan menjadi salah satu yang paling kritis.

Untuk menjawab pertanyaan tersebut maka, tidak bisa sembarangan. Karena untuk menjawabnya dibutuhkan pemahaman yang baik mengenai 3 konsep yang dianggap sebagai latar belakangnya, antara lain beban tugas, standar kerja rata-rata, dan juga waktu efektif yang dibutuhkan. Untuk lebih jelasnya, simak penjelasan di bawah ini:

  1. Target Volume Kerja / Beban Tugas : Adalah volume dari pekerjaan yang harus diselesaikan dalam batas waktu tertentu. Ada beberapa satuan yang bisa menyatakan target volume kerja, seperti lembar, kilogram, meter, meter kubik, berkas, laporan dan satuan lazim lainnya yang sering digunakan.
  2. Tingkat Pelaksanaan Standar / Standar Kerja Rata-Rata : Adalah volume pekerjaan yang bisa diselesaikan oleh seorang pegawai ataupun sekelompok pegawai dalam batas waktu dan standar kualitas tertentu.
  3. Waktu Kerja Efektif : Dan yang dimaksud dengan waktu kerja efektif adalah waktu untuk kerja yang telah ditetapkan secara formal, dan waktu tersebut telah dikurangi dengan waktu luang (istirahat).

Pengukuran beban kerja ini harus dimulai dengan pengukuran dan juga perumusan dari norma waktu. Karena setiap tahapan atau proses penyelesaian pekerjaan harus sesuai dengan uraian yang ada dan prosedur kerja yang diberlakukan oleh perusahaan tersebut.

Saat melakukan pengukuran dan juga perumusan norma waktu, maka sangat perlu dilakukan dengan cermat dan teliti. Anda harus memperhatikan tingkat wajar dari penggunaan waktu pada saat kerja untuk pimpinan maupun pegawai dan kebenaran dari uraian tahapan kerja untuk bisa menghasilkan produk yang sesuai, sehingga dengan demikian dapat diperoleh hasil dari pengukuran beban kerja yang sesuai juga.

Manfaat Analisis Beban Kerja

Ada berbagai manfaat yang didapatkan dari analisis beban kerja ini. Apa saja manfaatnya? Mari simak penjelasannya di bawah ini.

  1. Dapat menjadi tolak ukur dalam menentukan berapakah jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan.
  2. Menjadi tolak ukur atau salah satu faktor dalam mengurangi atau menambahkan karyawan/ pegawai di suatu divisi.
  3. Jika suatu divisi di sebuah perusahaan sudah yakin dengan jumlah anggotanya maka pola karir akan jauh lebih mudah terstruktur. Sehingga karyawan akan lebih mudah untuk mengetahui jenjang karirnya di perusahaan tersebut.
  4. Bermanfaat sebagai penyusun remunerasi, yang berarti bahwa hasilnya akan dijadikan sebagai acuan untuk penilaian para karyawannya yang sesuai dengan bidang masing-masing. Contohnya saja, jika ada karyawan yang kinerjanya di bawah standar maka akan diberikan punishment yang sesuai dengan ketentuan setiap perusahaan. Dan sebaliknya, jika karyawan bekerja dengan baik, maka akan diberikan apresiasi yang bisa berupa hadiah atau uang.
  5. Manfaat yang selanjutnya yaitu dapat menyempurnakan tugas seseorang (pimpinan atau pegawai), seperti apakah perlu diadakannya penambahan atau pengurangan beban kerja, atau bahkan apakah sudah mencapai rentang kerja standar.
  6. Struktur organisasi dapat disempurnakan. Misalnya saja menggabungkan suatu jabatan, memisahkan jabatan, atau bahkan menciptkana jabatan yang baru.
  7. Menyempurnakan SOP atau bisa juga disebut dengan Standard Operating Procedure yang berkaitan erat dengan aktivitas pekerjaan, tugas-tugas, penyempurnaan struktur organisasi dan bahkan jabatan.
  8. Dapat menjadi indikator untuk bisa menentukan standard waktu atau jatuh tempo dari setiap tugas yang diberikan, dan berbagai aktivitas yang berkaitan dengan perusahaan tersebut.
  9. Dan manfaat yang terakhir adalah untuk bisa mengukur kebutuhan pada setiap karyawan. Contohnya saja dalam pengembangan diri. Dan hal tersebut pastinya dapat dihitung melalui berapa lama waktu untuk bekerja atau kebutuhan dari setiap pegawai atau karyawan tersebut yang bisa menjadi keuntungan untuk perusahaannya.

Demikian penjelasan mengenai analisis beban kerja. Perlu diingat bahwa, jika Anda menginginkan analisa yang lebih detail setiap standar waktu dalam bekerja atau menyelesaikan pekerjaan pada unit-unit tertentu haruslah dihitung juga. Maka dari itulah analisis ini juga memerlukan ketelitian yang lebih mendalam lagi.

Setelah membaca mengenai uraian di atas, maka Anda sudah mengetahui tentang berbagai manfaat dan juga cara menghitung analisis beban kerja. Memang banyak orang yang mengatakan bahwa menghitung analisis beban kerja cukup sulit, sehingga Anda membutuhkan team khusus untuk melakukan penghitungan agar bisa mendapatkan standar kerja yang lebih baik lagi. Meskipun demikian, Anda juga tetap bisa melakukannya sendiri asalkan dengan hati-hati dan tetap teliti.

Aplikasi JojoTimes tidak hanya bisa memonitoring absensi lewat GPS yang akurat, fingerprint, atau pun fake ID Detection namun juga integrasi dengan gaji. Sehingga jika performanya membaik, maka gaji juga akan naik,

Maka dari itulah, agar pekerjaan Anda sebagai HR menjadi lebih nyaman, contohnya saja untuk pengelolaan administrasi, yuk kunjungi saja JojoTimes dan dapatkan gratis demo selama 14 hari. Jangan lupa juga ya install versi gratisnya untuk mencoba manfaatnya secara langsung!