Pentingnya Analisis Jabatan untuk Profesionalisme Pegawai

Analisis Jabatan

Bagi Anda yang menginginkan perusahaannya menjadi kompetitif, maka analisis jabatan menjadi salah satu langkah penting yang tak boleh disepelekan. Hal ini didasarkan pada fakta bahwa giatnya suatu perusahaan tergantung pada kinerja Sumber Daya Manusia (SDM) di dalamnya. Tentunya, SDM tersebut harus ditempatkan pada tempat yang tepat agar tercipta mutu atau profesionalisme pegawai perusahaan.

Penempatan SDM pada tempat yang tepat, atau dalam bahasa kerennya yaitu “right man in the right place”, diawali dengan proses analisis jabatan agar kemudian dapat diketahui kemampuan apa yang harus dikuasai oleh SDM yang akan direkrut oleh perusahaan. Proses ini bertujuan agar semua pegawai dalam perusahaan memiliki kapabilitas dalam melaksanakan bidang pekerjaannya masing-masing yang akan mewujudkan sistem merit, di mana struktur perusahaan begitu ramping namun sangat produktif akibat setiap pegawai yang sangat cakap melakukan pekerjaannya. Siapa sih pengusaha yang tidak menginginkan keorganisasian perusahaannya ramping struktur namun kaya akan fungsi? Rasanya semua pimpinan organisasi mengidamkannya karena hal tersebut dapat dikatakan sebagai perwujudan efisiensi tingkat tinggi dalam sebuah organisasi.

Nah, Anda sebagai pengusaha perlu memahami apa itu Analisis Jabatan dan ragam keuntungan yang didapatkan apabila proses tersebut dilakukan dengan baik. Yuk, langsung saja simak uraian di bawah ini!

Pengertian Analisis Jabatan

Petinggi perusahaan

Analisis Jabatan dapat diartikan sebagai proses pengumpulan informasi tentang jabatan tertentu (dalam perusahaan Anda) dan penentuan unsur pokok yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaannya. Di sisi lain, istilah ini juga diartikan sebagai proses yang dilakukan secara sistematis dalam menentukan keterampilan, tugas, dan pengetahuan yang perlu dikuasai SDM untuk melakukan pekerjaan tertentu dalam organisasi. Dari pengertian tersebut, dapat diketahui bahwa Analisis Jabatan ini sangat penting untuk diadakan agar dapat ditentukan kemampuan apa yang harus dimiliki SDM yang akan mengisi jabatan tertentu dalam perusahaan Anda sehingga diisi oleh seorang yang ahli di bidangnya.

Penempatan pegawai pada tempat yang tepat akan menghasilkan produktivitas dan efisiensi tingkat tinggi bukanlah hanya teori belaka. Untuk mencapai tujuan organisasi (termasuk perusahaan), tentunya diperlukan penggerak yang dapat mengantarkannya untuk mencapai tujuan tersebut secara cepat dan tepat. Penggerak yang dimaksud adalah SDM itu sendiri. Oleh sebab itu, konsep “right man in the right place” adalah kunci kesuksesan perusahaan Anda.

Waktu yang Tepat Melakukan Analisis Jabatan

Waktu Tepat untuk Analisis Jabatan

Berikut adalah waktu yang tepat untuk melakukan proses ini, yaitu:

1. Ketika organisasi dibentuk atau didirikan

Ketika Anda membentuk atau mendirikan perusahaan, maka akan dibutuhkan SDM untuk mengawali berjalannya perusahaan tersebut. Walaupun pada awalnya SDM yang dibutuhkan itu sedikit, namun Anda tetap harus melakukan analisis jabatan agar penggerak awal perusahaan memiliki kecakapan dalam melaksanakan pekerjaannya sehingga menimbulkan perkembangan perusahaan yang positif. Begitupun ketika akan mulai merekrut pegawai baru, analisis jabatan menjadi sangat penting sebagai penentu arah perkembangan perusahaan, apakah meningkat atau menurun.

2. Jabatan baru dan perubahan pekerjaan

Perubahan struktur dan pekerjaan di masa kini memang merupakan hal yang tak terelakkan. Banyak pekerjaan dalam perusahaan yang harus mengikuti perkembangan teknologi dan pembaruan metode serta sistem demi mencapai efisiensi tingkat tinggi. Begitupun dinamika strategi perusahaan yang mengikuti arus perubahan trend berdasarkan hukum permintaan dan penawaran, misalnya kebijakan untuk memulai pemasaran ke ranah sosial media yang membutuhkan social media officer.

Kemudian, dibuatlah pekerjaan/jabatan baru dalam perusahaan yang kemudian ditentukan kemampuan seperti apa yang harus dimiliki seorang pengisi jabatan tersebut nanti. Untuk itu, analisis jabatan perlu dilakukan dengan baik agar SDM yang diterima nanti dapat mencapai target pekerjaan yang telah ditentukan.

Tujuan Analisis Jabatan

Tujuan Menganalisa Jabatan

Setelah mengetahui waktu yang tepat untuk melakukan proses analisis jabatan, Anda juga harus memahami tujuan dan metodenya agar proses tersebut dapat dilakukan secara esensial. Tujuan analisis jabatan, menurut Sedarmayanti (2016), adalah untuk memperoleh jawaban dari pertanyaan-pertanyaan berikut:

1. Tugas fisik dan mental apa yang dikuasai dan dilakukan oleh pegawai?

Analisis jabatan dapat membantu Anda menentukan tugas apa yang harus diemban oleh jabatan tertentu. Kemudian, Anda dapat menentukan skill apa yang harus dimiliki oleh seorang yang akan menempati jabatan tersebut.

2. Kapan pekerjaannya harus diselesaikan?

Dengan mempertimbangkan beban kerja dari tugas yang telah ditentukan, maka Anda dapat memperhitungkan waktu penyelesaian tugas tersebut agar tercipta kewajaran kerja bagi pegawai. Jika hasil analisis menunjukkan beban kerja jabatan tersebut sangat ringan, Anda dapat menetapkan ketentuan bahwa pekerjaan jabatan tersebut harus diselesaikan dalam waktu yang singkat.

3. Di mana pekerjaan itu harus dilakukan?

Selain kemampuan pegawai dan waktu penyelesaian pekerjaannya, melalui analisis jabatan, Anda juga dapat mengetahui di mana sebaiknya pekerjaan tersebut dilakukan. Jika pekerjaan tersebut membutuhkan lingkungan yang kondusif dan menenangkan, maka Anda dapat membuat ruang kerja yang tidak berisik atau memberi kelonggaran pada pegawai untuk bekerja di tempat ia merasa tenang, jauh dari kegaduhan.

  • Isi form berikut ini untuk mendapatkan demo gratis aplikasi HRIS hari ini.
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

4. Bagaimana seharusnya pegawai melakukan pekerjaan masing-masing?

Kemudian, Anda juga dapat menentukan bagaimana pegawai melakukan pekerjaannya. Misalnya saja jabatan administrator, ketajaman analisis dan ketelitian tentu menjadi soft skill yang penting untuk mengurangi human error yang dapat mempengaruhi efektivitas dan efisiensi kebijakan perusahaan. Dengan demikian pula, Anda dapat mencari SDM yang analitis, detail, dan teliti untuk mengisi jabatan tersebut.

5. Untuk apa pekerjaan mereka dilakukan?

Hal ini berkaitan dengan target pekerjaan suatu jabatan. Misalnya jabatan marketing, maka pekerjaannya harus menghasilkan dampak yang bagi bagi penjualan produk perusahaan.

6. Persyaratan apa yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan?

Nah, akhirnya sampai pada persyaratan bagi SDM yang akan mengisi jabatan tersebut. Artinya, analisis jabatan dapat membantu Anda menentukan kualifikasi akademis maupun teknis bagi calon pelamar yang ingin mengisi suatu jabatan dalam perusahaan Anda. Hal ini merupakan langkah awal untuk mewujudkan sistem merit sebagaimana telah dijelaskan di atas. Suatu jabatan yang diduduki oleh orang yang tepat dapat membuat perusahaan Anda menjadi sangat efisien dan produktif.

Deskripsi dan Spesifikasi Jabatan

Deskripsi dan Spesifikasi Jabatan

Setelah melakukan analisis jabatan, maka Anda akan menghasilkan dua instrumen yaitu Deskripsi Jabatan dan Spesifikasi Jabatan yang dapat digunakan untuk menentukan seorang yang layak mengisi jabatan tertentu.

Deskripsi Jabatan itu sendiri yaitu dokumen yang memuat keterangan atau informasi mengenai tugas-tugas, kewajiban, dan tanggung jawab pekerjaan suatu jabatan. Informasi yang dimuat dalam Deskripsi Jabatan adalah sebagai berikut:

1. Identifikasi Jabatan (nama jabatan, departemen/bagian, hubungan, pelaporan, nomor, kode jabatan)
2. Tanggal analisis jabatan
3. Ringkasan jabatan
4. Tugas yang dijalankan

Sedangkan Spesifikasi Jabatan dapat diartikan sebagai kualifikasi minimum yang harus dimiliki seseorang agar dapat melakukan pekerjaan tertentu dengan baik. Informasi yang dimuat dalam Spesifikasi Jabatan adalah sebagai berikut:

1. Persyaratan pendidikan
2. Pengalaman
3. Sifat kepribadian
4. Kemampuan fisik

Dengan adanya kedua instrumen tersebut, Anda telah memiliki dasar untuk mewujudkan sistem merit dengan konsep “right man in the right place” sehingga perusahaan Anda akan mencapai efisiensi dan produktivitas tingkat tinggi melalui profesionalisme pegawai.

Manfaat Penerapan Analisis Jabatan

Penerapan analisis jabatan dilakukan perusahaan bukanlah tanpa manfaat didalamnya. Adapun manfaat penerapan analisis jabatan antara lain sebagai berikut:

Memecahkan masalah tentang kepegawaian

Dalam perusahaan tentu terdapat masalah kepegawaian khususnya dalam menjalankan tugasnya. Namun, dengan penerapan analisis jabatan maka hal ini dapat mudah diatasi karena analisis jabatan berkemampuan menangkap berbagai masalah tentang kepegawaian menjadi sebuah manfaat yang bisa digunakan.

Penempatan posisi tenaga kerja

Analisis jabatan yang dilakukan perusahaan ternyata mampu menangkap posisi seperti apa yang tepat untuk seorang karyawan. Seperti adanya kesesuaian antara keterampilan, kemampuan maka akan menjadi langkah tepat bagi sebuah perusahaan dalam menempatkan posisi tenaga kerja.

Sebagai sarana promosi sebuah jabatan

Promosi jabatan terkadang perlu dilakukan untuk meningkatkan skill dari karyawan tersebut. Dengan adanya analisis jabatan ini maka perusahaan dapat memilih orang yang tepat untuk melakukan promosi jabatan. Hal ini juga ternyata berimbas pada tanggung jawab yang hendak diberikan kepada karyawan tersebut.

Penambahan sebuah organisasi

Jika sebuah organisasi atau perusahaan terdapat kekurangan, maka informasi yang diberikan dari hasil analisis jabatan akan digunakan sebagai saran dalam pembenahan. Hal ini tentu menjadi sebuah keuntungan bagi perusahaan karena dapat memberikan sebuah kebijakan baru.

Pentingnya Analisis Jabatan Bagi Perusahaan

Penerapan analisis jabatan bagi perusahaan sangatlah penting. Sangat disayangkan jika perusahaan tidak menerapkan analisis jabatan. Berikut merupakan alasan pentingnya analisis jabatan bagi perusahaan:

Menjamin arus kerja

Dalam arus kerja, ada keterkaitan antara pekerjaan satu dengan lainnya. Ketika ada salah satu dari pekerjaan belum paham bagaimana pekerjaan yang sehausnya maka kegiatan perusahan tersebut akan terhenti dan tidak efektif.

Terhindar dari tumpang tindih dan konflik

Meski bidangnya berbeda, pasti ada saja karyawan yang mengerjakan pekerjaan yang sama. Hal ini tentu akan berimbas pasa kurangnya tanggung jawab yang ada. Namun, dengan adanya analisis jabatan maka hal ini dapat diatasi dengan mudah.

Penentu kualitas sumber daya manusia

Sumber daya manusia menjadi penentu bagaimana perusahaan dapat bergerak. Kesadaran akan kualitas sumber daya manusia dan akan memberikan persaingan terhadap bagaimana perusahaan tersebut dijalankan.

Menjadi sarana tumbuh kembangnya perusahaan

Ketika memiliki sumber daya yang terampil, maka hal ini dapat menjadi kunci sukses tumbuh kembangnya suatu perusahaan. SUdah jelas ketika melakukan analisis jabatan maka hal ini dapat menjadi jembatan perusahaan untuk dapat berkembang kea rah yang lebih baik.

memang pada dasarnya sebuah perusahaan haruslah memiliki sumber daya manusia yang berkualitas. Kualitas tersebut tentu menjadi langkah untuk bisa diterapkan pasa posisi jabatan yang tepat. Dengan analisis ini maka dapat menjadi cara yang paling sistematis untuk dapat memajukan perusahaan.

Aspek-aspek Analisis Jabatan

100+ Financial Pictures | Download Free Images on Unsplash

Analisis jabatan sangat perlu dilakukan untuk dapat mendesain organisasi dan menetapkan uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan hingga evaluasi jabatan. Adapun penjelasan dari ketiga aspek tersebut antara lain sebagai berikut:

Uraian Jabatan

Bbiasa disebut sebagai job description, uraian pekerjaan berisi informasi tertulis yang berisikan uraian tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan dan berbagai aspek pekerjaan pada suatu jabatan dalam organisasi. Uraian pekerjaan ini harus diuraikan dengan jelas agar pekerja dapat mengenal dan mengetahui tugas dan tanggung jawabnya masing-masing yang harus dicapai. Uraian pekerjaan harus menjadi pedoman pekerja agar pekerjaan mereka lebih terstruktur, jelas dan mudah dimengerti.

Spesifikasi pekerjaan

Spesifikasi pekerjaan adalah daftar dari tuntutan manusiawi dalam suatu jabatan seperti keterampilan, kepribadian dan lain-lain sesuai dengan produk dari analisis jabatan tersebut. Dalam pengembangan spesifikasi jabatan, maka diperlukan pertimbangan dari semua elemen seperti pengetahuan, kemampuan, kecapakan dan berbagai hal lainnya.

Evaluasi pekerjaan

Evaluasi kerjaan merupakan menilai berat atau ringan, mudah atau sukar, besar atau kecilnya risiko pekerjaan dan memberikan ranking, nama, dan harga atau gaji dari suatu jabatan. Jika pekerjaan terasa berat, sukar, berisiko besar dan ranking jabatan semakin tinggi maka harga dan gaji akan semakin besar. Namun, sebaliknya jika pekerjaa terasa mudah, ringan, risiko kecil, tanggung jawab yang kecil dan ranking jabatan yang rendah maka gajinya semakin kecil.

Metode Analisis Jabatan

Metode ini harus didasarkan pada tujuan-tujuan dari penggunaan informasi seperti evaluasi pekerjaan, kenaikan pembayaran, pengembangan dan lain sebagainya merupakan pendekatan yang paling cocok untuk organisasi tertentu. Berikut merupakan metode yang digunakan dalam menentukan analisis jabatan menurut Mondy (2008):

Kuisioner

Kuisioner biasanya digunakan dengan cepat dan ekonomis. Analisis jabatan ini nantinya dapat memberikan kuisioner terstruktur kepada para karyawan yang mengidentifikasikan tugas-tugas yang mereka jalankan.

Observasi

Dalam observasi, analisis pekerjaan mengamati karyawan dalam menjalankan tugas pekerjaan dan mencatat hasil observasinya. Dalam metode ini digunakan khususnya untuk mengumpulkan informasi mengenai pekerjaan yang menekankan keterampilan manual seperti operator mesin.

Wawancara

Dalam metode wawancara maka karyawan dahulu untuk membantunya mendeskripsikan tuas-tugas yang dikerjakannya. Kemudian, analisis tersebut menghubungi supervisor untuk memperoleh informasi tambahan dalam rangka memeriksa ketepatan informasi yang diperoleh dari karyawan dan mampu mengklarifikasikan hal-hal tertentu.

Catatan Karyawan

Dalam metode ini, analisis jabatan dikumpulkan dengan meminta para karyawan mendeskripsikan aktivitas kerja mereka sehari-hari dalam sebuah buku harian.

Kombinasi Metode

Metode kombinasi ini dilakukan dalam menganalisis pekerjaan-pekerjaan klerikal dan administrative. Analisis mungkin dapat menggunakan kuiesioner yang didukung dengan wawancara dan observasi yang terbatas. Analisis ini harus menggunakan kombinasi beberapa teknik yang dibutuhkan untuk menghasilkan deskripsi atau spesifikasi pekerjaan yang akurat.

Tahap Proses Analisis Jabatan

Tahapan proses analisis jabatan menurut Hasibuan (2011) adalah sebagai berikut:

  • Menentukan penggunaan hasil hasil informasi atas analisis jabatan yaitu dengan penganalisis yang harus mengetahui secara jelas apa kegunaan dari hasil informasi analisis jabatannya.
  • Mengumpulkan berbagai informasi tentang latar belakang yaitu penganalisis haruslah mengumpulkan , mengkualifikasikan data, dan meninjau informasi latar belakang.
  • Melakukan seleksi muwakal jabatan yang akan dianalisis yaitu penganalisis harus memilih beberapa muwakal jabatan yang harus dianalisis.
  • Mengumpulkan informasi analisis jabatan yaitu dimana penganalisis kemudian mengadakan proses ini secara actual dengan menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku karyawan yang diperlukan, kondisi kerja dan syarat-syarat personel yang akan melaksanakan pekerjaan.
  • Meninjau infomrasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan, yaitu analisis jabatan yang menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi pekerjaan.
  • Menyusun deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan yaitu penganalisis pekerjaan yang kemudian menyusun deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan.
  • Meramalkan perkembangan perusahaan yaitu penganalisis juga harus memperhitungkan atau meramalkan perkembangan deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan dan apakah di kemudian hari diperlukan pengayaan pekerjaan dalam perusahaan.

Mempertahankan Profesionalisme Pegawai

Jojo Times

Profesionalisme pegawai perlu diawasi dengan baik agar analisis jabatan yang telah dilakukan tidak sia-sia dan menghasilkan dampak positif bagi perusahaan. Salah satu cara mewujudkan pengawasan yang baik adalah dengan menggunakan aplikasi JojoTimes.

Ada banyak fitur dalam JojoTimes yang dapat membantu upaya Anda mempertahankan bahkan meningkatkan profesionalisme pegawai. Misalnya, Accurate GPS Location via Geotagging, Check In & Check Out Monitoring, Fake ID Detection, dan masih banyak lainnya yang dapat Anda gunakan untuk mengawasi gerak-gerik pegawai apakah sudah bekerja sesuai waktu dan lokasi yang telah ditentukan atau tidak.

Dengan menggunakan JojoTimes, Anda juga mendapatkan banyak keuntungan atau benefit seperti pemantauan real-time secara akurat, sistem kehadiran terintegrasi, dan masih banyak lagi yang dapat dirasakan hanya dengan satu aplikasi saja. Anda tidak perlu lagi membuang-buang biaya untuk memasang fasilitas mahal untuk memastikan pegawai bekerja sesuai waktu dan lokasi yang telah ditentukan. Jika ada yang lebih efisien, mengapa harus yang lain? Yuk, coba percobaan gratis/free trial aplikasi JojoTimes dan rasakan manfaatnya bagi perusahaan Anda!