Munculnya pandemi di dunia membuat pemerintah mengeluarkan segala kebijakan untuk social dan physical distancing. Salah satu kegiatan yang terdampak adalah bekerja kantoran. Sehingga hal tersebut mengakibatkan pelaku usaha harus memperkerjakan karyawanya secara remote atau work from home (WFH). Kegiatan seperti itu memang sudah tidak asing lagi bagi perusahaan startup, perusahaan media digital, atau industri kreatif, bekerja secara remote. Karena bekerja jarak jauh, maka dibutuhkan aplikasi work from home yang dapat menunjang pekerjaan seperti ketika bekerja di kantor.
Tentang Work From Home (WFH)
Masa pandemi membuat adanya berbagai kebijakan yang dikeluarkan baik oleh pemerintah maupun pelaku usaha. Pemerintah telah mengeluarkan kebijakan pembatasan sosial berskala besar (PSBB) sebagai strategi mengatasi wabah COVID-19, yaitu penerapan social distancing atau physical distancing yang lebih luas disertai penegakan hukum. Prinsip dari kebijakan ini adalah memutus rantai penularan virus corona dengan mencegah interaksi sosial secara langsung. Dalam kebijakan tersebut, maka sekolah dilaksanakan dengan belajar di rumah, segala kegiatan di luar rumah dibatasi, serta perusahaan wajib mempekerjakan karyawan dari rumah atau work from home (wfh).
Work from home adalah suatu istilah bekerja dari jarak jauh, lebih tepatnya bekerja dari rumah. Jadi pekerja tidak perlu datang ke kantor tatap muka dengan para pekerja lainnya. Sebenarnya work from home ini sudah tidak asing bagi para pekerja freelancer, namun mereka lebih sering menyebutnya dengan kerja remote atau remote working.
Keuntungan
Jika dibandingkan dengan bekerja secara normal di kantor, bekerja dari rumah atau work from home memiliki beberapa kelebihan, yaitu :
- Kelebihan dari penerapan work from home yang pertama adalah biaya operasional kantor menjadi menurun, karena kantor tidak perlu menyediakan komputer, tempat kerja, internet, listrik dan makan siang untuk pekerja.
- Dalam bekerja, work from home lebih fleksibel dan dilakukan dimana saja sesuai dengan keinginan. Selain fleksibel masalah tempat bekerja, kegiatan ini juga fleksibel tentang waktu bekerja. Yang terpenting adalah bisa bertanggung jawab dengan pekerjaannya.
- Produktivitas meningkat. Ini terjadi karena tingkat stres bekerja semakin berkurang sehingga produktifitas kerja bertambah. Karena kadangkala, ketika bekerja di kantor, bisa menimbulkan stres yang berasal dari kemacetan jalan, suasana kantor, teman kantor, dan sebagainya.
- Tingkat stres yang menurun membuat kepuasan bekerja semakin meningkat. Ketika mampu menyelesaikan pekerjaan lebih baik dan lebih cepat, tentu ini akan meningkatkan kepuasan kerja sehingga karyawan menjadi loyal terhadap perusahaan.
Kekurangan
Selain memiliki kelebihan, bekerja dari rumah atau work from home juga memiliki kekurangan yang tidak didapatkan bila bekerja dilaksanakan secara normal di kantor. Kekurangan tersebut adalah :
- Dalam hal memonitor pekerja saat melakukan work from home, lebih susah dibandingkan saat bekerja di kantor secara langsung. .
- Motivasi kerja bisa hilang karena suasana berbeda jauh dengan kerja di kantor. Apalagi godaan di rumah lebih banyak dan tidak ada pengawasan dari atasan langsung, sehingga membuat motivasi kerja lama kelamaan menjadi hilang.
- Terjadi miskomunikasi. Komunikasi menjadi tantangan terbesar saat melakukan work from home. Untuk itu harus selalu online dan mudah dihubungi, sehingga saat ada diskusi atau koordinasi tidak ketinggalan info.
- Semua biaya operasional bekerja otomatis pindah semuanya saat kerja dari rumah. Mulai dari listrik, internet dan makanan yang sebelumnya menjadi tanggung jawab dari kantor.
Aplikasi penting ketika WFH
Saat sedang bekerja dari rumah atau work from home, pastinya membutuhkan suatu penghubung yang bisa menghubungkan pekerja dengan pekerja kantoran lainnya. Penghubung tersebut bisa melalui aplikasi. Karena dengan aplikasi, diharapkan bisa menyelesaikan pekerjaan seperti ketika dikerjakan di kantor. Selain itu, juga dibutuhkan beberapa aplikasi untuk berkomunikasi, serta aplikasi manajemen karyawan hingga akunting. Nah berikut ini ada beberapa penjabaran tentang aplikasi yang harus ada ketika menjalankan work from home.
1. Video Conference / meeting
Biasanya meeting dilakukan di kantor, restoran, hotel, atau tempat lainnya. Ketika work frome home, meeting dilakukan secara online melalui aplikasi video conference sebagai gantinya. Ada beberapa aplikasi yang bisa menjadi pilihan, yaitu Google Hangouts Meet, Zoom, Skype, dan masih banyak lagi. Aplikasi tersebut bisa di download di Google Playstore untuk android, Appstore bagi pengguna Apple, dan bisa juga dijalankan di komputer atau laptop. Pastikan pemilihan aplikasi tersebut disesuaikan dengan kebutuhan meeting, karena masing-masing aplikasi memiliki fitur yang berbeda-beda.
2. Aplikasi Office and Task Management
Supaya semua pekerjaan yang biasanya dilakukan di kantor, kini dapat dilakukan di rumah, maka semua aplikasi perkantoran yang biasa digunakan di perangkat kantor Anda, kini sebaiknya Anda mengharuskan mengunggah aplikasi tersebut di laptop rumah Anda. Aplikasi perkantoran yang biasa digunakan adalah Microsoft Word, Excel, Powerpoint,Google Sheet, dan lain-lain, serta khusus untuk Anda graphic designer, Anda bisa unggah beberapa aplikasi besutan keluarga Adobe, seperti, Adobe Premiere Pro, Adobe Photoshop dan lain sebagainya.
3. Surat elektronik (e-mail) dan Save document
Karena email dikirim secara real-time, efisiensinya jauh melebihi surat fisik yang membutuhkan waktu. Beberapa perusahaan menggunakan email kantor untuk kebutuhan surat-menyurat maupun bekerja. Ada beberapa email yang dapat digunakan gratis seperti Gmail. Namun, jika Anda membutuhkan komunikasi yang sifatnya interaktif, menggunakan e-mail kurang efektif.
Selain email, terdapat aplikasi yang bisa dipakai untuk penyimpanan, karena email memiliki kapasitas pengiriman. Untuk itu perlu adanya aplikasi Cloudly Save Document untuk bisa mengirimkan lampiran foto, video, dan media lainnya hingga ratusan MB seperti Google Drive.
4. Aplikasi percakapan (chat)
Aplikasi berkirim pesan instan seperti Whatsapp ternyata cukup membantu selama WFH. Ditambah dengan hadirnya fitur video call dengan resolusi yang berkualitas membuat proses memonitori kerja karyawan pun semakin mudah. Secara keseluruhan, aplikasi dan fitur yang ada di dalamnya sangat mudah digunakan. Selain melalui aplikasi, Whatsapp juga tersedia dalam versi website. Jadi, dapat membuat Anda lebih fokus bekerja karena tidak perlu bolak-balik lihat handphone untuk keep in touch dengan bos dan rekan kerja.
5. Aplikasi Software Accounting Online
Aplikasi Software Accounting kali ini yang dibahas adalah aplikasi yang berbasis Cloud, dengan teknologi terkini yang mampu digunakan pada semua perangkat, tanpa harus install ulang, dan bisa digunakan untuk beberapa pengguna yang bisa Anda berikan kepada banyak karyawan secara gratis, tanpa biaya tambahan.
6. Aplikasi absensi karyawan
Aplikasi absensi online sangat bermanfaat baik dalam mengelola presensi karyawan WFH maupun karyawan yang bekerja di kantor seperti biasa. Bagi karyawan WFH yang tidak menunjukkan kehadiran secara fisik, sistem presensi/absensi online memudahkan karyawan melaporkan kehadirannya dari jauh. Bagi karyawan yang bekerja di kantor, aplikasi absen yang bisa diunduh di handphone –baik Android maupun iPhone– tentunya akan lebih praktis, aman dan nyaman digunakan dibandingkan mesin kehadiran fingerprint yang penggunaannya harus dibagi dengan banyak orang dan beresiko menularkan penyakit.
Kesimpulan
Aplikasi adalah salah satu hal penting ketika bekerja secara remote. Ada berbagai aplikasi yang dibutuhkan mulai dari aplikasi berkirim pesan, video conference, akunting, hingga absensi. Kesemua itu dilakukan untuk mensiasati agar tetap bisa bekerja walaupun tidak berada di kantor. Salah satu aplikasi penting ketika wfh adalah aplikasi absensi online. Nah saat ini terdapat aplikasi yang bisa terintegrasi dengan sistem absensi bahkan hingga pengaturan izin cuti dan advance, yaitu JojoTimes.
Jojo Times merupakan sebuah aplikasi yang bisa dilakukan untuk absensi secara digital. Tidak hanya absensi, Jojo Times juga bisa digunakan untuk memonitor karyawan atau tim secara real time, dan karyawan atau tim juga bisa melaporkan kegiatan mereka secara terpadu. Selain itu juga dapat menghemat waktu kamu dalam hal pengajuan cuti yang jika menggunakan cara lama butuh prosedur berbelit, dengan JojoTimes, semua dilakukan secara digital dan otomatis. Yang paling penting, database karyawan kamu terjamin aman.
Jadi tunggu apalagi? Yuk tingkatkan kinerja tim dengan sistem monitoring dan pengelolaan administrasi otomatis dengan Jojo Times.
