Dalam arsip sebuah instansi, terdapat naskah dinas yang berisi tentang informasi tertulis mengenai jenis dan format, teknik penyusunan, kewenangan penandatanganan, dan pengamanan sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan diterima oleh pejabat yang berwenang untuk tugas pemerintahan atau instansi dan pembangunan. Terdapat dua jenis naskah dinas, yaitu naskah dinas koresponensi intern dan naskah dinas korespondensi ekstern. Salah satu naskah dinas intern yang akan dibahas adalah nota dinas.
Tentang Nota Dinas
Menurut Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 7 tahun 2018, nota dinas adalah naskah dinas intern yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas dan fungsinya di lingkungan ANRI, yang dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup fungsi, tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya yaitu Kepala ANRI, pimpinan tinggi madya, pimpinan tinggi pratama, administrator dan pengawas.
Nota Dinas berisi tentang hal yang bersifat teratur, berbentuk catatan ringkas yang tidak membutuhkan penjelasan yang panjang, serta bisa langsung dijawab dengan disposisi oleh petinggi yang dituju. Dan nota dinas ini biasanya digunakan sebagai sarana mengemukakan informasi, pesan pengingat, maupun pesan yang berisi petunjuk dengan isi yang singkat, padat, dan jelas, untuk melancarkan komunikasi.
Meskipun teknologi sudah berkembang pesat, nota dinas masih banyak dipakai karena bersifat resmi dan bisa langsung dijawab oleh penerima nota dinas.
Tujuan dan Fungsi Nota Dinas
Sebagai surat resmi, nota dinas memiliki tujuan atau fungsi yang penting dalam sebuah instansi. Beberapa tujuan atau fungsi tersebut antara lain :
- Nota dinas digunakan sebagai pesan pengingat karena surat resmi ini bisa dijadikan arsip untuk suatu instansi.
- Kemudian nota dinas bisa dijadikan sebagai alat bukti yang sah, contohnya adalah nota yang di dalamnya berisi tentang perjanjian.
- Selanjutnya, nota dinas bisa difungsikan sebagai pedoman dalam melakukan sebuah pekerjaan tertentu.
- Nota dinas juga bisa digunakan sebagai informasi yang berkaitan dengan perintah atau instruksi.
- Lalu, nota dinas digunakan untuk memberikan izin maupun juga pengembalian keputusan.
- Dan yang terakhir, nota dinas bisa digunakan juga sebagai bukti yang berkaitan dengan perkembangan dari sebuah isntansi maupun lembaga tertentu.
Cara Pembuatan Nota Dinas Sesuai dengan Peraturan Arsip Nasional
Pembuatan nota dinas tidak dibutuhkan suatu keahlian khusus, karena hanya membutuhkan pengetahuan dalam kepenulisan dan bahasa sehingga bisa menulis dengan baik dan bahasa yang baku yang sesuai dengan ejaan yang disempurnakan, dan juga pengetahuan tentang struktur pembuatan nota dinas. Karena dalam penyusunan nota dinas, harus dilakukan sesuai dengan susunan yang telah ditentukan.
Susunan nota dinas tersebut juga tercantum dalam Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 7 tahun 2018 pasal 68-72. Ketentuan-ketentuan tersebut terdiri dari :
1. Kepala
Bagian kepala nota dinas terdiri dari :
- Kop Nota Dinas terdiri atas tulisan “Arsip Nasional Republik Indonesia” dan nama unit kerja, ditulis dengan huruf kapital secara simetris di tengah atas;
- Kata “Nota Dinas” ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
- Selanjutnya, Kata “nomor” ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
- Kata “yth.” ditulis dengan huruf awal kapital dan diikuti dengan tanda baca titik dua (:); dan
- Kata “hal” ditulis dengan huruf awal kapital dan diikuti dengan tanda baca titik dua(:).
2. Batang Tubuh
Bagian batang tubuh Nota Dinas terdiri atas alinea pembuka, isi, dan penutup yang singkat, padat, dan jelas. Alinea pembuka berisi tentang uraian gagasan dari pengirim nota dinas dengan bahasa yang baik dan benar sesuai EYD sehingga bisa dipahami, dipelajari, dan diterima atau ditolak oleh penerima nota dinas.
Selanjutnya adalah alinea isi berisi beberapa bagian yaitu pembahasan, pendapat, dan rekomendasi. Pembahasan berisi tentang dasar pertimbangan, latar belakang dibuatnya nota dinas, dan juga terdapat data-data, fakta, analisis, dan juga sebab akibat yang timbul setelahnya. Kemudian Pendapat berisi tentang pikiran atau tanggapan tentang suatu hal, dan bisa jadi merupakan cara atau pemecahan masalah yang bisa dilakukan. Dan rekomendasi memuat uraian tentang anjuran, saran, dan usulan tindakan yang perlu dilakukan.
Dan bagian terakhir dari batang tubuh adalah alinea penutup, yang memuat kalimat penutup singkat, padat dan jelas.
3. Kaki
Bagian kaki Nota Dinas terdiri atas:
- Nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun dibuatnya nota dinas;
- Nama jabatan yang ditulis dengan huruf awal kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma (;);
- Tanda tangan pejabat;
- Nama lengkap pejabat tanpa gelar yang ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata; dan
- Tembusan (jika perlu), berada pada sisi kiri bawah margin dan diikuti tanda baca titik dua (:).
Hal yang Harus Diperhatikan dalam Penyusunan Nota Dinas yang Sesuai dengan Peraturan Arsip Nasional
Dalam pembuatan nota dinas, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan nota dinas. Hal itu dikarenakan agar nota dinas yang dibuat sesuai dengan kaidah peraturan undang-undang. Beberapa hal tersebut yaitu diantaranya adalah :
- Nota Dinas tidak dibubuhi cap dinas ANRI.
- Tembusan Nota Dinas ditujukan kepada pejabat di lingkungan intern ANRI;
- Penomoran Nota Dinas dilakukan dengan mencantumkan kode klasifikasi arsip, nomor Nota Dinas, dan tahun dibuatnya Nota Dinas;
- Penomoran Nota Dinas dilakukan terpisah dengan penomoran surat keluar dan masing-masing pejabat membuat nomor Nota Dinas;
- Nota Dinas hanya dapat dibuat oleh pejabat satu tingkat di bawahnya kepada atasan.
- Nota Dinas yang dibuat oleh pejabat dua tingkat di bawahnya, dibuat oleh pelaksana harian dan harus disertakan tembusan kepada pejabat yang memberi perintah untuk menjadi Plh; dan
- Nota Dinas yang dikirim merupakan Nota Dinas yang tidak dibubuhi paraf koreksi.
Contoh Nota Dinas
Nah setelah mengetahui pengertian dan panduan pembuatan nota dinas, berikut ini bisa dilihat beberapa contoh nota dinas yang bisa dijadikan referensi untuk pembuatan nota dinas yang baik dan benar, serta sesuai dengan peraturan undang-undang yang berlaku.
Kesimpulan
Nota dinas adalah dokumen resmi yang dikeluarkan sebuah instansi untuk memberikan informasi dan penjelasan untuk tujuan tertentu. Nah setelah mengetahui tentang nota dinas dan cara penyusunannya yang sesuai dengan peraturan Undang-Undang Arsip Nasional, sekarang penyusunan nota dinas bisa dilakukan dengan lebih mudah. Apalagi dengan ditunjang dengan contoh-contoh yang telah dilampirkan.
Nah dalam sebuah instansi atau perusahaan, bukan hanya surat menyurat yang penting, namun gaji karyawan sangatlah penting. Biasanya beberapa pihak akan mengalami kesulitan untuk mengaturnya. Namun jangan sedih, saat ini anda bisa mengandalkan Jojo Payroll yang bisa membantu anda dalam masalah perhitungan gaji.
Jojo Payroll memiliki fitur lengkap yang menyajikan rincian penggajian karyawan secara tepat dan akurat. Beberapa fitur yang terdapat dalam aplikasi ini mulai dari perhitungan gaji pokok, lemburan, absensi, pinjaman, tunjangan, thr, pph 21 dan masih banyak lagi lainnya. Wah menarik sekali bukan?
Makanya tunggu apalagi? Nikmati demo gratis Jojo Payroll selama 14 hari, dan perpanjang masa langganan setelahnya ya.