Arti follow up sebenarnya cukup sederhana. Mungkin beberapa orang yang tidak mengikuti perkembangan zaman merasa cukup asing dengan kata-kata ini. Namun tentu saja istilah ini sudah sangat familiar bahkan mulai dari anak sekolah hingga para profesional.
Apa itu follow up?
Istilah ini jika disebut dalam bahasa Indonesia memiliki arti sebagai tindak lanjut. Yang dimaksud dengan tindak lanjut disini adalah suatu langkah yang diambil dan dilakukan setelah memperkenalkan produk kepada orang lain. Anda bisa memperkenalkan produk atau layanan jasa atau lainnya kepada orang lain.
Perkenalan produk atau bisnis atau layanan jasa yang ditawarkan kepada orang lain akan dilanjutkan dengan adnaya tindak lanjut dari orang lain. Aktivitas tindak lanjut dari orang lain kepada anda inilah yang disebut dengan arti follow up. Sebenarnya suatu tindak lanjut dapat dilakukan dengan cara yang simple atau sederhana. Untuk memancing respon dari pihak pembeli atau klien mengenai responnya terhadap penawaran Adna maka Anda bisa menanyakan kembali mengenai produk yang telah ditawarkan. Dengan menghubungi kembali pihak klien dan pihak konsumen maka Anda bisa memastikan respon dari mereka.
Tindak lanjut ini tentu sangat diperlukan bagi dunia bisnis agar penjualan produk yang ditawarkan bisa mencapai target dan tepat sasaran. Sebab pada dasarnya semua perusahaan memiliki keinginan untuk bisa mendapatkan profit dari adanya penjualan produk atau lainnya. Oleh karena itu bukan merupakan hal yang salah bila Anda menanyakan kembali respon dari pihak konsumen atau klien Anda. Dengan demikian maka Anda bisa menanyakan jawaban atau tanggapan dari mereka mengenai peluang penjualan produk yang telah ditawarkan. Follow up pada dasarnya akan membantu Anda dalam menjalankan bisnis atau usaha.
Strategi follow up leads paling jitu
Dalam setiap kampanye marketing, baik konvensional ataupun digital, tujuannya selalu untuk mendapatkan prospek atau leads. Berdasarkan definisinya, leads merupakan orang yang tertarik dengan suatu produk atau jasa yang kamu tawarkan. Contohnya, kamu mengisi sebuah form survei secara online untuk mengetahui bagaimana cara meningkatkan jumlah followers akun Instagram bisnis milik kamu.
Kemudian, kamu akan menerima e-mail dari perusahaan agensi yang mengadakan survei di situs mereka, tentang bagaimana mereka bisa membantu kamu supaya penjualan mengalami peningkatan. Tentu saja tidak mungkin perusahaan tersebut mengirimkan sebuah e-mail tanpa mengetahui apakah kamu tertarik dengan bisnis online, bukan?
Informasi yang kamu berikan melalui survei tersebut bisa membantu perusahaan terkait untuk menjadi lebih personal dalam membuka komunikasi. Dengan demikian, mereka bisa memberikan solusi atas permasalahan yang dialami oleh para klien potensialnya, baik itu dengan memberikan konsultasi produk ataupun jasa.
Dalam suatu skema bisnis, perolehan leads potensial dikerjakan oleh tim marketing, sedangkan yang mengubah leads itu sendiri menjadi customer dengan adanya pembelian ataupun penggunaan produk dilakukan oleh tim sales. Namun ada saat di mana kedua bagian tersebut menjadi satu kesatuan yang sama.
Pada dasarnya, skema apapun yang kamu pilih, strategi paling penting setelah mendapatkan leads atau prospek adalah follow up. Strategi follow up yang baik dan berhasil sangat tergantung pada keterampilan tiap-tiap sales.
Meski demikian, ada beberapa prinsip yang wajib diikuti oleh setiap sales seperti berikut ini agar strategi follow up yang dilakukan menuai hasil memuaskan.
Memilih waktu yang tepat untuk mulai menghubungi prospek
Ketahuilah, pemilihan waktu yang tepat untuk menghubungi prospek pertama kali adalah bagian paling penting. Oleh sebab itu, kamu wajib membuat jadwal untuk sekadar mengirimkan e-mail atau telepon terima kasih dalam waktu 12 hingga 24 jam. Jangan sampai, kamu membiarkan prospek tertarik dengan bisnis tapi dibiarkan tanpa adanya follow up.
Percayalah, e-mail atau telepon akan memberikan kesan kepada prospek bahwa kamu menghargai customer dan bakal memberikan solusi yang tepat untuk permasalahannya.
Lakukan komunikasi secara personal
Pada sebagian besar kasus, customer justru lebih sering merespon komunikasi yang dilakukan secara personal. Namun mengingat banyaknya prospek yang datang, bisa saja kamu tidak memiliki waktu untuk membalas satu persatu pesan tersebut. Oleh sebab itu, kamu bisa memanfaatkan fitur pesan otomatis yang disediakan oleh penyedia layanan e-mail, website, ataupun media sosial supaya lebih mudah menghubungi prospek yang dimaksud.
Tapi jangan lupa untuk menyusun korespondensi yang terpersonalisasi. Artinya, dalam koresponden yang dibuat, kamu bisa memasukkan nama prospek dan informasi lain berdasarkan page yang mereka kunjungi di website tersebut.
Menggunakan beragam channel komunikasi
Biasanya, prospek memilih saluran komunikasi tertentu. Namun, bisa saja kamu belum tahu pasti saluran komunikasi mana yang lebih disukai oleh prospek tersebut, bukan? Oleh sebab itu, kamu bisa menggunakan e-mail, telepon, ataupun media sosial sebagai saluran komunikasi.
Melalui berbagai saluran komunikasi seperti ini, kamu bisa selalu siap sedia manakala prospek menghubungi kamu dengan saluran komunikasi yang dipilihnya. Dengan begitu, kamu bisa langsung merespon pesan tersebut secara cepat dan tanggap.
Membuat jadwal follow up leads
Biasanya, kamu membutuhkan sekitar 7 hingga 10 kali komunikasi terlebih dulu supaya prospek bisa terkonversi menjadi penjualan. Dengan adanya jadwal follow up, maka kamu pun bisa lebih konsisten dalam berkomunikasi dan mencegah prospek mencari informasi tentang produk secara mandiri.
Bisa dikatakan, membuat jadwal follow up justru akan memberi kamu gambaran tentang follow up yang hendak dijalankan. Selain itu, buatlah jadwal follow up yang memiliki tujuan untuk memberikan kemudahan kepada prospek tersebut.
Membuat catatan komunikasi
Apabila kamu menggunakan CRM atau Contact/Customer Relation Management, maka kamu telah melakukan hal yang benar. Ketahuilah, CRM bakal memberi kamu catatan setiap customer yang telah di-follow up beserta catatan tentang hasil komunikasi tersebut.
Jika kamu belum menggunakan CRM, maka kamu bisa memanfaatkan excel dan membuat spreadsheet yang memuat informasi prospek. Mulai dari kontak, tanggal pertemuan, catatan pertemuan, hingga metode yang digunakan untuk merawat komunikasi dengan prospek yang bersangkutan.
Mampu menghentikan komunikasi dengan prospek yang tidak potensial
Adakalanya kamu harus menghentikan komunikasi dengan prospek yang dinilai tidak potensi. Itulah sebabnya, kamu patut membuat segmentasi setiap prospek berdasarkan kualifikasi tertentu, di antaranya:
- Benarkah prospek berniat melakukan pembelian?
- Apakah prospek termotivasi?
- Keputusan prospek berdasarkan pada hal tertentu?
Apabila mereka tidak memiliki kualitas di atas, maka kamu jangan langsung mengeluarkan prospek tersebut dari daftar yang telah dibuat. Sebaiknya, masukkan mereka ke dalam prospek yang akan di-follow up nanti dan buat kampanye marketing dengan target prospek tersebut.
Nah, jika prospek tersebut tetap tidak bisa masuk ke dalam kualifikasi di atas, maka keputusan paling tepat adalah menghentikan komunikasi dengan mereka dan beralih pada prospek potensial lainnya.
Makna dan arti follow up dalam bisnis
Secara garis besar, perusahaan yang tidak melakukan follow up kepada pelanggannya memiliki peluang lebih besar untuk direbut posisinya oleh para kompetitor. Apalagi jika mereka rutin melakukan follow up untuk menggaet para pelanggan tersebut.
Jika diibaratkan, kamu telah melepas pelanggan dengan tidak melakukan follow up pasca promosi. Akibatnya, pelanggan tersebut akhirnya didekati oleh pedagang lain yang lebih rajin melakukan follow up untuk sekadar memastikan mereka menyukai produk yang ditawarkan. Nah, jika pelanggan kamu pada akhirnya beralih ke lapak pesaing, maka bisa dipastikan kamu bakal merugi.
Ilustrasi semacam itu seringkali jadi alasan para pengusaha untuk menerapkan sistem follow up. Semakin rajin melakukan follow up kepada konsumen dan mempertahankannya dengan baik, maka semakin besar pula kemungkinan perusahaan tersebut untuk tetap mendapatkan pemasukan.
Namun ternyata, arti follow up bukan hanya sebatas itu saja. Masih ada banyak arti follow up untuk perusahaan yang patut kamu pahami dengan baik, di antaranya:
Menambah pemasukan perusahaan
Ketika kamu rajin melakukan follow up, maka bisa dipastikan bakal lebih banyak orang yang merasa tertarik dengan produk ataupun layanan yang kamu tawarkan. Dengan bertambahnya jumlah konsumen, tentu saja omzet perusahaan pun turut meningkat.
Memastikan konsumen selalu mendapatkan informasi terbaru
Manfaat follow up berikutnya adalah memastikan pelanggan setia kamu selalu mendapat informasi terbaru. Kamu bebas menentukan untuk menginformasikan hal baru terkait produk atau layanan yang ditawarkan oleh konsumen, seperti tips dan trik yang bermanfaat, informasi rilis produk terbaru, testimonial pelanggan, dan lain sebagainya.
Menjadi media pengingat untuk konsumen
Salah satu tujuan dari follow up adalah mengingatkan konsumen tentang produk yang pernah kamu tawarkan sebelumnya. Ketika pertama kali menawarkan produk, mungkin saja konsumen masih berada dalam tahap pertimbangan. Dengan mencoba menindaklanjuti pembicaraan sebelumnya, kamu bisa memberikan penjelasan produk yang lebih mendalam sehingga konsumen bisa memberikan tanggapan secara pasti.
Langkah Follow Up
Ada beberapa langkah melakukan follow up yang dapat dilakukan, antara lain yaitu:
1. Telepon
Hingga saat ini, telepon masih saja menjadi suatu benda yang dapat digunakan untuk mempertahankan kelangsungan komunikasi. Dengan telepon klien atau konsumen maka Anda bisa menanyakan respon dari klien dan konsumen Anda secara langsung. Telepon bisa menjadi suatu alat komunikasi yang efektif dan efisien sehingga bisa digunakan untuk menanyakan respon klien dan konsumen Anda. Memang di zaman sekarang ini hampir semua ornag melakukankomunikasi dua arah dengan menggunakan telepon seluler. Namun tetap saja hal ini berarti bahwa Anda telah menggunakan telepon untuk melakukan komunikasi. Telepon dalam hal ini digunakan untuk mengembangkan dunia bisnis.
2. Sms
Tidak hanya telepon saja tetapi Anda juga bisa menanyakan respon klien dan konsumen melalui sms. Sms sendiri merupakan layanan dari telepon seluler yang bisa digunakan untuk menunjang komunikasi Anda. Dengan saling mengirim sms maka Anda dan klien bisa saling mengirim pesan sesuai dengan apa yang diinginkan. Namun saat ini tampaknya sms sudah sering diabaikan. Banyak orang yang saat ini menggunakan layanan chat daripada sms. Chat sebenarnya memiliki fungsi yang sama dengan sms. Hanya saja chat bisa dilakukan bila Anda tersambung ke jaringan internet. Ada banyak layanan yang ditawarkan pada Anda sekalian untuk bisa melakukan chat dengan klien dan konsumen. Bahkan ada beberapa fitur chat yang juga menawarkan adanya fitur voice record ataupun fitur video call. Tampaknya kemajuan zaman memberikan dampak hingga sampai ke dalam aspek telekomunikasi.
3. Email
Sama dengan chat tampaknya Anda juga bisa saling berkirim pesan melalui email. Email sendiri merupakan suatu surat elektronik yang dapat meghubungkan Anda dengan orang lain. Anda dapat saling berkirim pesan dengan menggunakan surat elektronik ini. Namun kehadiran email ini tampaknya tidak sepopuler fitur chat yang bisa diakses melalui internet. Tidak banyak orang yang selalu memperhatikan email sehingga ia tidak tahu jika ada pesan yang dikirimkan padanya. Terkadang juga tidak ada notifikasi sehingga pesan yang masuk melalui email tidak bisa dibaca dalam waktu yang cukup singkat. Namun bagaimanapun juga email dinilai sebagai fasilitas yang tepat untuk mengirimkan pesan pada orang lain. Terlebih lagi bila Anda merupakan bagian dari suatu perusahaan yang ingin mempromosikan suatu produk. Anda bisa menawarkan produk perusahaan dengan mengirimkan informasi dan brosur melalui email dan lainnya.
4. Pertemuan Langsung
Bertemu klien dan konsumen secara langsung merupakan hal yang paling efektif untuk melakukan follow up. Sebab pada dasarnya berkunjung atau bertemu secara langsung bisa membuat Anda bertatap muka dengan klien atau konsumen. Nuansa pertemuan juga bisa mendukung proses pembicaraan antara Anda dengan klien dan konsumen. Biasanya tindak lanjut akan dilakukan setelah adanya penawaran produk didepan umum. Atau mungkin saja penawaran produk dilakukan melalui tatap muka sehingga informasi mengenai produk bisa dijelaskan secara lebih rinci. Melalui pertemuan langsung inilah maka pembicaraan dapat dilakukan dengan lebih santai sehingga suasana bisa menjadi lebih akrab.
Manfaat Follow Up
Pada sebuah perusahaan atau bisnis tentu arti follow up secara tidak langsung menjadi bagian yang sangat penting. melalui tindakan ini maka Anda bisa mengetahui respon konsumen dan klien apakah jawabannya memuaskan ataukah tidak. Bahkan untuk melakukan hal ini diperlukan teknik atau strategi tertentu agar apa yang dilakukan ini bisa memberikan hasil terbaik. Misalnya saja saat konsumen dan klien tampak ragu-ragu maka Anda bisa melakukan promo produk untuk yang kesekian kalinya. Dengan demikian maka Anda bisa mendapatkan hasil yang diinginkan.
Selain itu tindak lanjut ini juga bisa dilakukan untuk mencari prospek di langkah selanjutnya. Dengan adanya tindak lanjut maka Anda mungkin bisa memastikan konsumen dan klien yang sekiranya memang tertarik dengan produk Anda. Untuk ke depannya Anda bisa memastikan konsumen dan klien tersebut apakah sekiranya bisa bekerja sama dengan Anda atau mungkin bisa melakukan pembelian terhadap produk Anda. Langkah follow up bagaimanapun juga dapat menjadi salah satu bagian dari strategi pemasaran sehingga bisnis Anda bisa berjalan dengan lancar.
Kesimpulan
Dari penjelasan di atas, bisa dilihat bahwa arti follow up dalam bisnis termasuk cukup penting tujuan dan manfaatnya. Sama pentingnya dalam memastikan sistem keuangan perusahaan yang lebih terpadu, lebih efektif dan efisien. Oleh karena itu gunakan produk keuangan yang tepat, misalnya menggunakan JojoExpense. Dengan produk tersebut maka perusahaan akan memperoleh aneka macam manfaat mulai dari pencatatan keuangan yang detil, minimalisasi resiko penipuan atau fraud, hingga proses reimburse dan akses keuangan perusahaan yang lebih mudah.
Tentu saja beberapa manfaat ini bisa didapatkan berkat adanya berbagai fitur hebat pada JojoExpense. Antara lain berupa fitur Multiple Receipts Attachment, Approval Policies by Amount, Multi-stage Approval & Disbursement Flow, Approval Status Tracking Monitor, Monitoring Requester’s Budget Limit, serta aneka fitur menarik lainnya. Sehingga tidak perlu ragu dan khawatir lagi saat memutuskan untuk menggunakan produk tersebut. Jadi, putuskan sekarang, segera beralih pada JojoExpense dan dapatkan coba gratisnya di perusahaan Anda secepatnya!
