Dalam suatu perusahaan, melakukan audit siklus pengeluaran adalah hal penting yang harus diperhatikan. Bahkan ini adalah hal wajib yang harus dilakukan secara berkala. Tentu saja aktifitas tersebut bisa menimbulkan pertanyaan bagi beberapa orang. Terutama yang kurang paham akan pentingnya melakukan audit tersebut. Oleh sebab itu supaya mendapat gambaran umumnya, berikut ini sedikit penjelasan mengenai audit siklus pengeluaran baik meliputi tujuannya, jenis, proses maupun strategi yang bisa dilakukan.
Tujuan Audit
Pengeluaran yang terjadi di perusahaan atau pribadi merupakan salah satu aspek yang perlu dilakukan audit atau pemeriksaan. Tujuan utama dari audit siklus pengeluaran adalah untuk memverifikasi pengeluaran yang telah terjadi di dalam perusahaan dalam jangka waktu tertentu. tidak jarang di dalam perusahaan terjadi pengeluaran-pengeluaran yang tidak memiliki dasar, tujuan, dan pertanggung jawabannya. Untuk mengetahui apakah pengeluaran yang terjadi merupakan pengeluaran yang dapat dipertanggung jawabkan atau tidak, diperlukan audit tersebut. Dengan begitu, karyawan perusahaan yang berkaitan dengan siklus pengeluaran perusahaan seperti operasional atau sejenisnya diharapkan lebih disiplin dan tidak meremehkan administrasi terkait pengeluaran tersebut. siklus pengeluaran yang perlu diaudit antara lain pengeluaran kas, pembelian, aktiva tetap dan aktiva tidak tetap. Tidak lupa bahwa pembayaran hutang juga harus melewati audit.
Audit dapat dilakukan bersamaan dengan karyawan yang bersangkutan dengan proses atau siklus pengeluaran perusahaan. Salah satu yang pasti ikut bersama dalam proses audit adalah bagian keuangan. Bagian penjualan atau pengadaan biasanya tidak luput ikut andil dalam verifikasi data dalam proses audit siklus pengeluaran. Audit sendiri biasanya memiliki durasi yang cukup lama atau tidaknya tergantung dari kompleksitas atau durasi dari siklus pengeluaran perusahaan. Perusahaan yang memiliki standar bagus biasanya melakukan audit siklus pengeluaran perusahaan dengan rutin setiap tahunnya untuk mengetahui sehat tidaknya perusahaan saat itu.
Jenis Audit Siklus Pengeluaran
Jenis-jenis audit yang biasa dilakukan oleh perusahaan terdiri dari 2 hal, audit internal dan audit eksternal. Perusahaan yang ingin memiliki standar ISO biasanya akan dibentuk tim khusus untuk melaksanakan kegiatan audit internal perusahaan. Perusahaan yang sudah besar pastinya memiliki banyak divisi dimana divisi-divisi tersebut menjalankan fungsinya masing-masing sesuai Standar Operasional Prosedur mereka.
Dalam melakukan audit internal di perusahaan tersebut, masing-masing divisi diharuskan bersedia untuk diaudit oleh divisi lain agar audit dapat berjalan dengan benar. Audit dengan cara ini memberikan hasil yang lebih obyektif dan sangat positif bagi perusahaan tersebut. Jika audit internal dilakukan oleh divisi itu sendiri, kekurangan administrasi siklus pengeluaran divisi tersebut akan dibiarkan atau diacuhkan agar hasil audit internal terlihat rapi, bagus, dan sempurna. Sekali lagi, bahwa hasil audit tidak akan bisa sempurna karena auditor pasti mencari celah dari setiap siklus yang terjadi saat itu.
Selain audit internal, audit eksternal biasa dilakukan oleh instansi independen untuk tujuan tertentu. salah satu tujuan dari audit eksternal yaitu untuk mendapatkan sertifikasi seperti ISO 9000. Sebelum dilakukan audit eksternal, biasanya perusahaan melakukan audit internal dengan benar agar saat audit eksternal berlangsung lebih lancar dan tidak banyak celah yang dijadikan pengurangan nilai dalam mendapatkan sertifikasi.
Proses Audit Siklus Pengeluaran
Proses audit siklus pengeluaran perusahaan bisa dilakukan di akhir tahun, saat proses sertifikasi perusahaan, atau dilakukan secara berkala. Secara idealnya, audit harus dilakukan sedini mungkin secara berkala dan konsisten. Jika audit dilaksanakan secara berkala dan konsisten, maka siklus pengeluaran perusahaan akan lebih mudah untuk ditelusuri dan diketahui pengeluaran apa saja yang terjadi selama proses siklus tersebut.
Dalam proses audit tersebut seperti ditulis di awal, dipastikan beberapa stakeholder akan dipanggil untuk memverifikasi data-data pengeluaran perusahaan atau pengeluaran di divisi tersebut. Pengeluaran yang tidak memiliki bukti lengkap administrasinya dipastikan akan dipertanyakan dalam proses audit tersebut. Untuk permasalahan seperti tidak ada data atau kekurangan data administrasi, sebaiknya ditemukan dalam proses audit internal dan diselesaikan saat itu juga atau sebelum audit eksternal dilakukan.
Pengeluaran yang memiliki administrasi rapi biasanya tidak banyak temuan-temuan auditor karena kedisiplinan para karyawan untuk taat dengan SOP perusahaan. Hal ini mampu membuahkan hasil positif saat audit dilaksanakan. Proses audit eksternal biasanya dilaksanakan oleh konsultan auditor yang sudah memegang sertifikat dan sudah berpengalaman dalam membimbing perusahaan dalam merapikan administrasi. Memang persiapan yang harus dilakukan di awal cukup rumit, membutuhkan banyak waktu dan bisa jadi harus melakukan pekerjaan ekstra. Namun hal ini menjadi salah satu kesuksesan perusahaan dalam pelaksanaan audit eksternal.
Strategi Audit Siklus Pengeluaran
Pelaksanaan audit internal mungkin bisa lebih santai dibanding dengan audit eksternal. Akan tetapi umumnya audit internal yang dilakukan oleh internal perusahaan tidak memberikan hasil yang maksimal. Oleh sebab itu diperlukan pula audit eksternal untuk memberikan kelengkapan hasil audit yang lebih valid. Yang mana keduanya perlu adanya strategi saat pelaksanaan audit berlangsung, contohnya sebagai berikut.
- Hal pertama yang harus dilakukan adalah mempersiapkan data dan administrasi yang lengkap dan rapi untuk keperluan audit internal maupun eksternal. Audit internal yang dilakukan dengan rapi harus dilanjutkan dengan penyimpanan bukti atau administrasi yang rapi untuk keperluan audit eksternal.
- Selanjutnya dalam pelaksanaan audit eksternal hindari terjadi kesalahan dari siklus pengeluaran yang perusahaan lakukan. Pertanyaan-pertanyaan yang dilayangkan oleh auditor sebaiknya dijawab dengan jelas, singkat dan tepat. Jawaban yang terlalu panjang dan berputar-putar memiliki kemungkinan lebih besar ditemukannya kesalahan dan kekurangannya.
- Kemudian ada kalanya dalam pelaksaan audit melengkapi bukti-bukti pengeluaran secara riil. Sebisa mungkin hindari ada pengeluaran yang tidak memiliki bukti fisik, seperti misalnya nota, kuitansi dan lain sebagainya.
- Terakhir, audit harus berlangsung dengan memenuhi sesuai standar yang berlaku atau persyaratan dalam mendapatkan sertifikasi. Sehingga sebagai hasil akhir, audit siklus pengeluaran yang dilakukan oleh pihak eksternal perusahaan akan sejalan dengan ketentuan pemerintah dan hukum.
Pentingnya Audit Siklus Pengeluaran
Audit siklus pengeluaran termasuk suatu hal yang penting untuk dilakukan di dalam suatu perusahaan. Audit sendiri merupakan suatu istilah yang memiliki makna sama dengan pemeriksaan. Sedangkan siklus pengeluaran merupakan gabungan kata yang menunjukkan seberapa besar sebuah perusahaan melakukan pembelian sekaligus pembayaran atas barang atau jasa tertentu. Maka audit terhadap siklus pengeluaran perusahaan sudah tentu harus dilakukan agar seluruh pengeluaran perusahaan bisa dipertanggungjawabkan.
Jadi pengeluaran perusahaan bisa lebih dipantau agar menjadi semakin efektif. Namun melakukan proses audit ini juga harus dipersiapkan dengan baik agar bisa berjalan dengan baik pula. Cara yang akan digunakan untuk melakukan proses audit juga perlu diperhatikan agar proses audit bisa memberikan hasil sesuai dengan yang diharapkan oleh perusahaan.
Persiapan Audit Siklus Pengeluaran
Libatkan stakeholder
Yang dimaksud dengan stakeholder dalam hal ini adalah seluruh pihak yang memiliki keterkaitan dengan perusahaan. Terlebih lagi jika pihak tersebut bersentuhan langsung dengan proses pengeluaran kas perusahaan untuk melalukan pembayaran terhadap barang atau jasa yang telah dibeli. Proses pelibatan stakeholder disini simaksudkan untuk meminta pertanggungjawaban dari apra stakeholder yang telah turut melakukan pengeluaran kas perusahaan dalam rangka pemenuhan kebutuhan perusahaan. Untuk itu stakeholder harus bertanggung jawab atas penggunaan dana atau kas perusahaan.
Cek bukti
Melakukan audit terhadap pengeluaran perusahaan tidaklah sembarangan. Namun untuk melakukannya dibutuhkan berbagai data mengenai pengeluaran tersebut. Seluruh bukti biasanya berupa nota atau resi pembelian dan juga kwitansi pembayaran. Maka dari itu untuk melakukan proses audit sebaiknya sebelumnya seluruh bukti pengeluaran sudah dipersiapkan. Sebab pengeluaran yang tidak disertai adanya bukti akan diragukan kebenarannya. Jika hal ini sampai terjadi maka penyusun laporan keuangan bisa dipersalahkan atas hal tersebut. Maka sebaiknya seluruh divisi di dalam suatu perusahaan selalu menyimpan dengan baik semua nota dan kwitansi. Sebab bukti-bukti tersebut nantinya akan dicek pada saat proses audit dijalankan.
Pilih waktu yang tepat
Melaksanakan proses audit sebaiknya dilakukan pada waktu yang tepat. Jangan sampai prosea audit ini dilakukan di waktu yang tidak panjang dan dalam kondisi terburu-buru. Sebaliknya usahakan agar proses audit yang biasanya dilakukan oleh akuntan ini dilakukan di waktu yang memang sudah dipersiapkan sebelumnya. Memang biasanya proses audit ini dilakukan di akhir tahun. Jadi periode pengerjaannya bisa mencapai sekali saja dalam setahun. Namun hal ini bisa berdampak tidak baik sebab proses kontrol terhadap pengeluaran perusahaan tidak bisa maksimal. Maka tentukan waktu untuk bisa melakukan proses audit secara berkala sehingga pengeluaran perusahaan selalu bisa dikendalikan dan dikelola secara lebih baik.
Cara Melakukan Audit Siklus Pengeluaran
Verifikasi data pengeluaran perusahaan
Hal pertama yang bisa dilakukan dalam penyelenggaraan audit pengeluaran perusahaan adalah melakukan verifikasi data. Tentu saja data yang dimaksud dalam hal ini adalah data mengenai pengeluaran perusahaan. Dalam hal ini akuntan berhak untuk meminta seluruh bukti berupa nota atau resi pembelian barang atau jasa serta kuitansi pembayaran. Seluruh bukti atau arsip yang ada ini akan dijadikan sebagai bahan untuk proses verifikasi.
Seluruh bukti yang ada tersebut bisa menjadi data valid dan menunjukkan adanya kebenaran. Namun jika tercantum pengeluaran yang tidak disertai dengan data atau bukti maka perlu dilakukan suatu tindak lanjut. Untuk melakukan verifikasi data juga perlu dilibatkan berbagai pihak yang sekiranya juga berhubungan langsung dengan pengeluaran perusahaan.
Cek laporan pengeluaran
Verifikasi data juga harus disertai dengan adanya cek terhadap laporan keuangan. Proses cek terhadap laporan keuangan ini tidak lain bertujuan untuk mengetahui lebih lanjut apakah setiap transaksi pembelian dan pembayaran yang tercantum di dalam laporan valid ataukah tidak. Jika memang transaksi yang terdapat pada laporan sudah benar dan disertai dengan bukti maka berarti pengeluaran tersebut bisa dipertanggungjawabkan. Melakukan cek terhadap laporan pengeluaran juga dapat berguna untuk membuat pengeluaran perusahaan menjadi lebih efektif dan efisien.
Gunakan aplikasi
Sebuah aplikasi atau juga bisa software akan sangat membantu Anda dalam melakukan proses audit. Sebab adanya aplikasi pada dasarnya bertujuan untuk mempermudah proses pelaksanaan yang dilakukan oleh perusahaan untuk mengusahakan pencapaian target. Aplikasi yang digunakan sebaiknya valid dan akurat sehingga bisa digunakan dengan benar. Penggunaan aplikasi yang tepat tentu akan membantu proses audit sehingga audit pengeluran perusahaan bisa dilakukan dalam kurun waktu yang lebih singkat dan cepat serta terhindar dari kesalahan.
Pelaksanaan Ideal Audit Siklus Pengeluaran
Sedini mungkin
Mungkin beberapa perusahaan merasa lebih pas jika proses audit dilakukan di akhir periode atau akhir tahun. Namun sebaiknya proses audit dilakukan sedini mungkin sehingga bwrbagai kesalahan atau keteledoran bisa dideteksi lebih awal. Maka segala bentuk kerugian yang bisa ditimbulkan oelh adanya pengeluaran bisa diatasi sejak awal.
Secara berkala
Proses audit pada pengeluaran kas perusahaan juga sebaiknya dilakukan secara berkala. Apa yang dilakukan oleh perusahaan ini setidaknya bisa menjadi upaya untuk menghindarkan perusahaan dari segala tindakan yang menimbulkan kerugian. Oleh karena itu audit menjadi suatu kegiatan yang perlu untuk selalu diadakan di tiap periode. Maka nantinya segala persiapan bisa dilakukan sebelumnya sehingga proses audit akan berjalan lancar.
Cenderung konsisten
Jika memang proses audit telah diagendakan di tiap periode maka sudah seharusnya hal ini dilakukan. Lakukan tindakan audit ini sesuai dengan perencanaan sehingga proses audit bisa berjalan lancar dan mencapai target. Melakukan audit memang memerlukan adnaya konsistensi agar pengeluaran perusahaan nantinya bisa terus dikelola dengan baik.
Dilakukan oleh ahli
Untuk menjalankan proses audit secara tepat dan ideal maka Anda bisa menggunakan jasa ahli. Biasanya tiap perusahaan memiliki akuntan yang juga berfungsi untuk melakukan audit. Namun bukan tidak mungkin bahwa perusahaan menggunakan jasa akuntan yang memang sangat ahli dari pihak luar untuk melakukan audit. Maka proses audit bisa sesuai dengan harapan perusahaan.
Pemanfaatan Audit Siklus Pengeluaran
Audit siklus pengeluaran tentu saja dangat diperlukan bagi setiap perusahaan. Sebab melalui proses ini maka setiap pengeluaran yang dilakukan oleh perusahaan bisa diketahui secara lebih jelas dan rinci. Jadi ke depannya pengeluaran perusahaan bisa diupayakan agar bisa berjalan secara lebih efektif. Artinya pengeluaran untuk suatu hal yang sekiranya tidak terlalu dibutuhkan mungkin bisa dihilangkan. Pengeluaran bisa ditekan agar perusahaan tidak terlalu boros sehingga tidak sampai timbul kerugian.
Oleh karena itu proses audit sebaiknya dilakukan secara kontinyu. Tujuannya adalah agar evaluasi den cek yang dilakukan pada laporan pengeluaran perusahaan bisa terus dipantau. Pemantauan ini akan emnjadi bagian dari proses kontrol terhadap keuangan perusahaan. Hingga akhirnya bisa dilakukan audit pada seluruh keuangan perusahaan sehingga ke depannya dilakukan berbagai upaya untuk memperbaiki keuangan perusahaan.
Kesimpulan
Mengatur pengeluaran perusahaan memang merupakan hal penting yang harus dilakukan. Oleh sebab itu jangan biarkan sistem pengeluaran perusahaan Anda tidak terkontrol. Gunakan sistem yang jelas dan memudahkan. Salah satunya yaitu JojoExpense yang akan membantu perusahaan Anda mengontrol pengeluaran secara lebih baik. Bahkan membantu pengontrolan otomatis kapan saja dan dimana saja. Sehingga perusahaan tidak mengalami kerugian dan bisa mengoptimalkan pengeluaran perusahaan sepenuhnya.
Tentu hal ini berkat beberapa fitur andalan dari JojoExpense, termasuk fitur Fraud Detection, Cash Advance, Budget Controlling, dan masih banyak lagi. Dengan fitur-fitur inilah pengeluaran perusahaan lebih mudah untuk dikontrol kapan saja. Pekerjaan akuntan akan jauh lebih mudah, bahkan juga lebih efisien. Tidak perlu waktu lama dan panjang dalam melakukan audit siklus pengeluaran perusahaan Anda. Tidak perlu ragu dan yakinlah, segera coba gratis JojoExpense untuk melihat secara langsung bagaimana sistem ini bekerja secara optimal dalam pengeluaran perusahaan Anda.
