Mengirim invoice Kamu secara online sangat masuk akal. Sistem invoice yang benar-benar tanpa kertas akan menghemat banyak waktu dan uang tips kelola invoice perusahaan.
Bila Kamu mengelola invoice dengan baik, Kamu akan dibayar tepat waktu dan arus kas Kamu tetap hijau. Dengan begitu banyak opsi perangkat lunak invoice otomatis di luar sana, Kamu dapat membuat pembuatan invoice lebih cepat dan membebaskan lebih banyak waktu untuk fokus menjalankan bisnis Kamu.
Tetapi menangani invoice perusahaan tidak selalu mudah. Banyak pemilik usaha kecil mengeluh tentang invoice mereka yang terlambat dibayar.
Hal ini dapat memiliki efek serius pada arus kas dari pemula. Menangani invoice perusahaan Kamu membutuhkan beberapa pekerjaan dan ada beberapa hal yang dapat Kamu lakukan yang akan meningkatkan proses.
Untuk membantu Kamu mengelola invoice secara online dan menjaga arus kas Kamu tetap stabil, berikut adalah beberapa tip penting yang perlu diingat:
Kirim Penawaran Tertulis Di Muka pada tips kelola invoice perusahaan
Sebaiknya kelola ekspektasi klien Kamu dengan mengirimkan perkiraan harga tertulis terlebih dahulu sebelum Kamu mengirimkan produk atau layanan yang Kamu tawarkan kepada mereka.
Dengan begitu, mereka akan memiliki gagasan yang jelas tentang apa yang mereka setujui dan tidak ada kejutan besar ketika mereka mendapatkan tagihan akhir.
Penawaran Kamu harus mencakup perkiraan biaya pekerjaan, dengan langkah-langkah proyek yang diuraikan dengan jelas. Apakah Kamu menagih per jam atau proyek, klien harus tahu apa yang diharapkan. Ini juga harus mencakup biaya tambahan seperti bahan dan perlengkapan.
Uraikan Ketentuan Pembayaran Kamu, Dan Patuhi Mereka
Ketentuan pembayaran Kamu menguraikan bagaimana Kamu dibayar dan mencakup perincian seperti bentuk pembayaran yang akan Kamu terima, mata uang yang Kamu gunakan (jika Kamu bekerja secara internasional) dan denda keterlambatan.
Selain itu, syarat pembayaran Kamu harus menjelaskan tanggal jatuh tempo saat invoice harus dibayar. Di masa lalu, tanggal jatuh tempo invoice bisa mencapai 30-60 hari.
Namun, ini adalah kemunduran pada hari-hari transfer bank dan pembayaran dengan cek melalui surat siput. Saat ini invoice dapat dibayar secara elektronik dengan mengklik tombol, jadi syarat pembayaran 30 hari tidak lagi diperlukan.
Jadi, dengan mengingat hal ini, Kamu dapat merasa sepenuhnya dibenarkan dengan menambahkan tanggal jatuh tempo satu minggu ke invoice Kamu secara online.
Ketentuan pembayaran Kamu harus dicantumkan dengan sangat jelas dalam invoice. Jika Kamu memiliki invoice yang Kamu pikir akan dibayar dalam waktu seminggu dan klien mengira itu akan jatuh tempo pada akhir proyek, ini akan menyebabkan masalah.
Untuk menghindari situasi ini, pastikan klien Kamu menyetujui persyaratan secara tertulis sebelum Kamu mulai. Menyimpan jejak kertas dari semua yang Kamu setujui sangat penting, sehingga Kamu memiliki sesuatu untuk dirujuk kembali jika ada perselisihan yang muncul di masa depan.
Kirim Invoice ke Orang yang Tepat pada tips kelola invoice perusahaan
Apakah Kamu yakin bahwa invoice Kamu telah berakhir di kotak masuk orang yang tepat? Ini sering menjadi alasan penundaan, jadi pastikan Kamu memeriksa ulang.
Orang yang bertanggung jawab untuk membayar tagihan belum tentu orang yang memesan pekerjaan dari Kamu.
Sebelum Kamu mengirim invoice, tanyakan email mana yang harus dikirim dan kepada siapa harus ditujukan. Invoice yang dikirim ke orang tertentu kemungkinan besar akan dibayar dengan cepat.
Jangan Tunda Mengirim Invoice Secara Online
Apa pun yang Kamu lakukan, jangan tunda pengiriman invoice secara online. Ya, itu bisa menjadi pekerjaan yang membosankan dan membosankan terutama jika Kamu tidak menyukai angka dan mengisi detail. Namun, ketika Kamu menunda invoice, Kamu mendorong kembali hari gajian Kamu.
Plus, jika klien harus menunggu beberapa saat sebelum menerima invoice, mereka mungkin akan sibuk, melupakan proyek atau beralih ke hal lain. Hal ini dapat membuat lebih sulit untuk mendapatkan pembayaran tepat waktu dari mereka.
Kamu dapat membuat invoice jauh lebih mudah dengan menggunakan program perangkat lunak penggajian dan pembukuan yang menghitung invoice untuk Kamu. Ketika semuanya dapat dilakukan dengan beberapa klik, kemungkinan besar Kamu tidak akan menundanya.
Sertakan Semua Informasi Penting Mengenai tips kelola invoice perusahaan
Tanyakan kepada pelanggan Kamu informasi apa yang mereka butuhkan untuk memproses invoice Kamu dengan cepat dan mudah. Apakah mereka memerlukan nomor pesanan pembelian? Rincian pekerjaan selesai? Deskripsi barang dan jasa yang dibeli?
Jika mereka akan menggunakan rekening bank internasional, detail bank apa yang mereka perlukan untuk memproses pembayaran? Jika Kamu tidak memasukkan informasi ini pertama kali, informasi tersebut dapat ditolak atau ditunda. Kirim invoice dengan informasi yang diperlukan dan Kamu akan mengurangi kemungkinan hambatan untuk menerima pembayaran.
Jadilah Persisten pada tips kelola invoice perusahaan
Terkadang Kamu harus mengejar pembayaran pada invoice. Ini tidak berarti bahwa klien tidak mau membayar Kamu, atau mereka tidak senang dengan produk atau layanan Kamu.
Lebih sering daripada tidak, mereka sibuk dan invoice Kamu terjebak di pasir hisap dari daftar tugas mereka. Atau, telah diteruskan ke departemen akun mereka yang telah menandainya sebagai “prioritas rendah” sehingga mereka dapat mengalokasikan arus kas ke aspek bisnis lainnya.
Apapun alasannya, terkadang Kamu harus gigih untuk mendapatkan bayaran. Kirimi mereka email pengingat saat mendekati tanggal jatuh tempo, lalu tindak lanjuti. Kamu dapat menggunakan alat seperti Boomerang atau Streak untuk membantu Kamu mengembalikan email ke kotak masuk pada tanggal tertentu. Ini adalah cara sederhana untuk mengingat untuk menindaklanjuti.
Atau, Kamu dapat menggunakan perangkat lunak invoice yang secara otomatis mengirimkan pengingat kepada klien untuk Kamu. Beberapa perangkat lunak invoice akan memberi tahu Kamu ketika invoice telah dibuka. (Untuk berjaga-jaga jika klien berpura-pura belum melihatnya.)
Jika klien Kamu tidak menanggapi email, Kamu dapat mengangkat telepon dan menghubungi mereka. Terkadang hanya itu yang diperlukan untuk memulai pembayaran invoice.
Penutup
Onboarding sendiri merupakan hal penting yang harus dilakukan perusahaan terutama untuk para karyawan baru. Karena dengan proses onboarding yang baik kaan menjadikan karyawan yang potensial dan berkualitas kedepannya. Salah satu yang dapat anda lakukan untuk memantau karyawan baru adalah menggunakan sistem absensi dari Jojo Times.
Jojo Times merupakan aplikasi absensi online yang berbasis cloud sehingga sangat cocok sekali untuk digunakan pada perusahaan. Perangkat lunak yang satu ini mempermudah Anda dalam memantau absensi karyawan secara realtime kapan dan dimanapun.
