Apa itu Benchmarking? Serta Proses dan Jenis-jenisnya

Posted on Februari 20, 2021 by Agni Haryantoin Bisnis
sistem operasi

Kenali, Apa itu Benchmarking? Serta Proses dan Jenis-jenisnya — Benchmarking adalah suatu proses mengidentifikasikan “praktek terbaik” terhadap dua produk dan proses produksinya hingga produk tersebut dikirimkan. Benchmarking memberikan wawasan yang diperlukan untuk membantu manajemen dalam memahami proses dan produknya baik dengan cara membandingkannya dengan Industri yang serupa maupun dengan Industri yang berbeda. Benchmarking dalam bahasa Indonesia sering disebut dengan Tolok Ukur atau Patokan.

Tujuan utama dari Benchmarking adalah untuk memahami dan mengevaluasi proses ataupun produk saat ini sehingga menemukan cara atau  “Praktek Terbaik” untuk meningkatkan proses maupun kualitas produk. Benchmarking dapat dilakukan untuk proses produksi, produk, jasa maupun sistem dalam suatu organisasi.

Tahapan Proses Benchmarking

brand advocacy marketing

Kenali, Apa itu Benchmarking? Serta Proses dan Jenis-jenisnya — Proses Benchmarking merupakan proses yang melihat keluar (produk lain, organisasi lain, sistem lain) untuk mengetahui bagaimana orang lain mencapai tingkat kinerja mereka dan memahami proses kerja yang mereka gunakan. Dengan demikian, Benchmarking dapat menjelaskan apa yang terjadi dibalik kinerja baik proses ataupun produk yang dibandingkan. Jika diterapkan dengan tepat, Benchmarking dapat membantu suatu organisasi dalam meningkatkan kinerja organisasinya ataupun proses produksinya.

Terdapat 4 tahapan penting dalam menerapkan Benchmarking :

  1. Memahami secara detail proses produksi atau produk saat ini.
  2. Menganalisis proses produksi atau produk lainnya yang berkinerja baik.
  3. Membandingkan proses produksi atau produk sendiri dengan proses produksi atau produk yang berkinerja baik.
  4. Menerapkan langkah-langkah perbaikan yang diperlukan untuk mendekati proses produksi ataupun produk yang berkinerja baik tersebut.

Dalam penjabarannya, Robert Camp dalam bukunya yang diterbitkan pada tahun 1989 mengemukakan Metodologi Benchmarking yang terdiri dari 12 Tahapan, yaitu :

  1. Memilih Subyek
  2. Menentukan Proses
  3. Mengidentifikasikan Mitra yang berpotensi untuk dibandingkan
  4. Mengidentifikasikan sumber data
  5. Mengumpulkan data-data dan memilih mitra untuk dibandingkan
  6. Menentukan kesenjangannya
  7. Menetapkan perbedaan proses
  8. Target kinerja yang diharapkan
  9. Melakukan Komunikasi
  10. Penyesuaian Tujuan
  11. Menerapkan
  12. Meninjau ulang dan penyesuaian ulang

Klasifikasi Benchmarking

Kesalahan Telemarketing

Berikut klasifikasi benchmarking terbagi menurut subjek dan objeknya sebagai berikut.

Menurut Subjeknya

Benchmarking Internal

Benchmarking internal adalah benchmarking yang dilakukan di dalam suatu organisasi atau perusahaan. Biasanya Benchmarking internal ini dilakukan oleh perusahaan yang memiliki cabang atau anak perusahaan.

Benchmarking Eksternal

Ini adalah benchmarking yang dilakukan dengan membandingkan perusahaan sendiri dengan perusahaan lain yang serupa.

Dibagi menjadi dua diantaranya adalah sebagai berikut:

  1. Competitive benchmarking, artinya perusahaan sendiri dibandingkan dengan pesaing utama perusahaan.
  2. Non-competitive benchmarking, yang terdiri dari dua:

Functional : Membandingkan fungsi yang sama dari organisasi yang berbeda pada berbagai industri.

Generic : Melakukan perbandingan proses bisnis dasar yang cenderung sama pada setiap industri.

Menurut Objek Yang Diamati

Kenali, Apa itu Benchmarking? Serta Proses dan Jenis-jenisnya — Strategic Benchmarking, yaitu Benchmarking yang mengamati bagaimana orang atau organisasi lain mengungguli persaingannya.

Process Benchmarking, yaitu Benchmarking yang membandingkan proses-proses kerja.

Functional Benchmarking, yaitu Benchmarking yang melakukan perbandingan pada Fungsional kerja tertentu untuk meningkatkan operasional pada fungsional tersebut.

Performance Benchmarking, yaitu Benchmarking yang membandingkan kinerja pada produk atau jasa.

Product Benchmarking, yaitu Benchmarking yang membandingkan produk pesaing dengan produk sendiri untuk mengetahui letak kekuatan (Strength) dan kelemahan (Weakness) produknya.

Financial Benchmarking, yaitu Benchmarking yang membandingkan kekuatan finansial untuk mengetahui daya saingnya.

Jenis-jenis Benchmarking

Bekerja di bawah tekanan

Kenali, Apa itu Benchmarking? Serta Proses dan Jenis-jenisnya — Benchmarking dapat dilakukan secara Internal yang membandingkan kinerja beberapa kelompok atau tim di dalam Organisasi ataupun secara Eksternal yang membandingkan kinerja suatu organisasi dengan organisasi lainnya atau antar Industri. Benchmarking dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, diantaranya adalah :

  • Strategic Benchmarking, yaitu Benchmarking yang mengamati bagaimana orang atau organisasi lain mengungguli persaingannya.
  • Process Benchmarking, yaitu Benchmarking yang membandingkan proses-proses kerja.
  • Functional Benchmarking, yaitu Benchmarking yang melakukan perbandingan pada Fungsional kerja tertentu untuk meningkatkan operasional pada fungsional tersebut.
  • Performance Benchmarking, yaitu Benchmarking yang membandingkan kinerja pada produk atau jasa.
  • Product Benchmarking, yaitu Benchmarking yang membandingkan produk pesaing dengan produk sendiri untuk mengetahui letak kekuatan (Strength) dan kelemahan (Weakness) produknya.
  • Financial Benchmarking, yaitu Benchmarking yang membandingkan kekuatan finansial untuk mengetahui daya saingnya.

Langkah dalam Benchmarking

  1. Pilih produk, layanan, atau departemen internal untuk dijadikan tolok ukur;
  2. Tentukan perusahaan kelas di mana Anda harus membandingkan – di organisasi mana Anda akan membandingkan bisnis Anda;
  3. Kumpulkan informasi tentang kinerja internal mereka, atau metrik;
  4. Bandingkan data dari kedua organisasi untuk mengidentifikasi kesenjangan dalam kinerja perusahaan Anda;
  5. Adopsi proses dan kebijakan yang berlaku di antara para pemain terbaik di kelasnya;

Setelah melakukan langkah itu, benchmarking akan menunjukkan perubahan apa yang akan membuat perbedaan paling besar, tetapi terserah Anda untuk benar-benar menempatkannya atau tidak.

4 Cara yang Digunakan Dalam Melakukan Benchmarking

  1. Riset in-house.

Melakukan penilaian terhadap informasi dalam perusahaan sendiri maupun informasi yang ada di publik.

  1. Riset Pihak Ketiga.

Membiayai kegiatan benchmarking yang akan dilakukan oleh perusahaan surveyor .

  1. Pertukaran Langsung

Pertukaran informasi secara langsung dapat dilakukan melalui kuesioner, survei melalui telepon, dll.

  1. Kunjungan Langsung.

Melakukan kunjungan ke lokasi mitra benchmarking (cara ini dianggap yang paling efektif ).

Proses Benchmarking

  1. Menentukan Apa yang Akan Di-benchmark

Hampir segala hal dapat di-benchmark: suatu proses lama yang memerlukan perbaikan; suatu permasalahan yang memerlukan solusi; suatu perancangan proses baru; suatu proses yang upaya-upaya perbaikannya selama ini belum berhasil. Perlu dibentuk suatu Tim Peningkatan Mutu yang akan menyelidiki proses dan permasalahannya. Tim ini akan mendefinisikan proses yang menjadi target, batas-batasnya, operasi-operasi yang dicakup dan urutannya, dan masukan (input) serta keluarannya (output).

  1. Menentukan Apa yang Akan Diukur

Ukuran atau standar yang dipilih untuk dilakukan benchmark-nya harus yang paling kritis dan besar kontribusinya terhadap perbaikan dan peningkatan mutu. Tim yang bertugas me-review elemen-elemen dalam proses dalam suatu bagan alir dan melakukan diskusi tentang ukuran dan standar yang menjadi fokus. Contoh-contoh ukuran adalah misalnya durasi waktu penyelesaian, waktu penyelesaian untuk setiap elemen kerja, waktu untuk setiap titik pengambilan keputusan, variasi-variasi waktu, jumlah aliran balik atau pengulangan, dan kemungkinankemungkinan terjadinya kesalahan pada setiap elemennya. Jika memang ada pihak lain (internal dan eksternal) yang berkepentingan terhadap proses ini maka tuntutan atau kebutuhan (requirements) mereka harus dimasukkan atau diakomodasikan dalam tahap ini.

Tim yang bertugas dapat pula melakukan wawancara dengan pihak yang berkepentingan terhadap proses tersebut (dapat pula dipandang sebagai pelanggan) tentang tuntutan dan kebutuhan mereka dan menghubungkan atau mengkaitkan tuntutan tersebut kepada ukuran dan standar kinerja proses. Tim kemudian menentukan ukuran-ukuran atau standar yang paling kritis yang akan secara signifikan meningkatkan mutu proses dan hasilnya. Juga dipilih informasi seperti apa yang diperlukan dalam proses benchmarking ini dari organisasi lain yang menjadi tujuan benchmarking.

  1. Menentukan kepada Siapa akan Dilakukan Benchmark

Tim Peningkatan Mutu kemudian menentukan organisasi yang akan menjadi tujuan benchmarking ini. Pertimbangan yang perlu adalah tentunya memilih organisasi lain tersebut yang memang dipandang mempunyai reputasi baik bahkan terbaik dalam kategori ini.

  1. Pengumpulan Data/Kunjungan

Tim Peningkatan Mutu mengumpulkan data tentang ukuran dan yang telah dipilih terhadap organisasi yang akan di-benchmark. Pencarian informasi ini dapat dimulai dengan yang telah dipublikasikan: misalkan hasil-hasil studi, survei pasar, survei pelanggan, jurnal, majalah dan lain-lain. Barangkali juga ada lembaga yang menyediakan bank data tentang benchmarking untuk beberapa aspek dan kategori tertentu. Tim dapat juga merancang dan mengirimkan kuesioner kepada lembaga yang akan di-benchmark, baik itu merupakan satu-satunya cara mendapatkan data dan informasi atau sebagai pendahuluan sebelum nantinya dilakukan kunjungan langsung.

Pada saat kunjungan langsung (site visit), tim benchmarking mengamati proses yang menggunakan ukuran dan standar yang berkaitan dengan data internal yang telah diidentifikasi dan dikumpulkan sebelumnya. Tentu akan lebih baik jika ada beberapa obyek atau proses yang dikunjungi sehingga informasi yang didapat akan lebih lengkap. Asumsi yang perlu diketahui adalah bahwa organisasi atau lembaga yang dikunjungi mempunyai keinginan yang sama untuk mendapatkan informasi yang sejenis dari lembaga yang mengunjunginya yaitu adanya keinginan timbal balik untuk saling mem-benchmark.

Para pelaku benchmarking telah dapat menyimpulkan bahwa kunjungan langsung kepada organisasi dengan praktik terbaik dapat menghasilkan pandangan dan pemahaman yang jauh lebih dalam dibandingkan dengan cara-cara pengumpulan data yang manapun. Kunjungan ini memungkinkan kita untuk secara langsung berhubungan dengan “pemilik proses” yaitu orang-orang yang benar-benar menjalankan atau mengelola proses tersebut.

  1. Analisis Data

Tim Peningkatan Mutu kemudian membandingkan data yang diperoleh dari proses yang di-benchmark dengan data proses yang dimiliki (internal) untuk menentukan adanya kesenjangan (gap) di antara mereka. Tentu juga perlu membandingkan situasi kualitatif misalnya tentang sistem, prosedur, organisasi, dan sikap. Tim mengindentifikasi mengapa terjadi kesenjangan (perbedaan) dan apa saja yang dapat dipelajari dari situasi ini. Satu hal yang sangat penting adalah menghindari sikap penolakan; jika memang ada perbedaan yang nyata maka kenyataan itu harus dapat diterima dan kemudian disadari bahwa harus ada hal-hal yang diperbaiki.

  1. Merumuskan Tujuan dan Rencana Tindakan

Tim Peningkatan Mutu menentukan target perbaikan terhadap proses. Target-target ini harus dapat dicapai dan realistis dalam pengertian waktu, sumber daya, dan kemampuan yang ada saat ini; juga sebaiknya terukur, spesifik, dan didukung oleh manajemen dan orang-orang yang bekerja dalam proses tersebut. Kemudian tim dapat diperluas dengan melibatkan multidisiplin yang akan memecahkan persoalan dan mengembangkan suatu rencana untuk memantapkan tindakan spesifik yang akan diambil, tahapan-tahapan waktunya, dan siapa-siapa yang harus bertanggung jawab.

Hasil ini akan diserahkan kepada para pelaksana penjaminan mutu (executive) untuk kemudian memantau kemajuan dan mengidentifikasi persoalan-persoalan yang timbul. Ukuran dan standar dievaluasi secara bertahap, barangkali diperlukan penyesuaian-penyesuaian terhadap rencana untuk dapat mengatasi halangan dan persoalan yang muncul. Juga para pelaksana memerlukan umpan balik dari mereka yang berkepentingan terhadap proses dan hasilnya (stakeholders).

Kesenjangan standar mungkin saja tidak dapat dihilangkan karena target organisasi terus saja berkembang dan memperbaiki diri. Yang lebih penting dari semata-mata mengejar kesenjangan adalah menjadikan benchmarking sebagai suatu kebiasaan, yang akan mendorong untuk terus memperbaiki diri. Jika perlu bahkan dapat dibuat atau dibentuk suatu departemen atau divisi tersendiri yang bertanggung jawab melaksanakan benchmarking secara terus menerus (berkelanjutan).

Proses benchmarking ini mempunyai banyak keuntungan. Benchmarking mendorong terciptanya suatu budaya perbaikan terus menerus, menghargai orang lain dan prestasinya dan membangun indera dan intuisi akan pentingnya perbaikan yang dijalankan terus menerus tersebut. Jika suatu jaringan dan kemitraan dalam benchmarking telah terbentuk maka berbagai praktik baik dan terbaik dapat saling dibagi di antara mereka.

Hambatan – Hambatan Terhadap Kesuksesan Benchmarking

  1. Fokus Internal.

Organisasi terlalu berfokus internal dan megabaikan kenyatan bahwa proses yang terbaik dalam kelasnya dapat menghasilkan efisiensi yang jauh lebih tinggi, maka visi organisasi menjadi sempit.

  1. Tujuan Benchmarking Terlalu Luas.

Benchmarking membutuhkan tujuan yang lebih spesifik dan berorientasi pada bagaimana (proses), bukan pada apa (hasil).

  1. Skedul Yang Tidak Realistis.

Benchmarking membutuhkan kesabaran, karena merupakan proses keterlibatan yang membutuhkan waktu. Sedangkan skedul yang terlampau lama juga tidak baik, karena mungkin ada yang salah dalam pelaksanaannnya.

  1. Komposisi Tim Yang Kirang Tepat.

Perlu pelibatan terhadap orang-orang yang berhubungan dan menjalankan proses organisasi sehari-hari dalam pelaksanaan benchmarking.

  1. Bersedia Menerima “OK-in-Class”

Seringkali organisasi bersedia memilih mitra yang bukan terbaik dalam kelasnya.

Hal ini dikarenakan :

Yang terbaik di kelasnya tidak berminat untuk berpartisipasi. Riset mengidentifikasi mitra yang keliru. Perusahaan benchmarking malas berusaha dan hanya memilih mitra yang lokasinya dekat.

  1. Penekanan Yang Tidak Tepat.

Tim terlalu memaksakan aspek pengumpulan dan jumlah data. Padahal aspek yang paling penting adalah poses itu sendiri.

  1. Kekurangpekaan Terhadap Mitra.

Mitra Benchmarking memberikan akses untuk mengamati prosesnya dan juga menyediakan waktu dan personilnya kuncinya untuk membantu proses benchmaking kepada organisasi sehingga mereka harus dihormati dan dihargai.

  1. Dukungan Manajemen Puncak Yang Terbatas.

Dukungan total dari manajemen puncak dibutuhkan untuk memulai benchmarking, membantu tahap persiapan dan menjamin tercapainya manfaat yang dijanjikan.

Contoh Benchmarking

komunikasi yang baik
Young asian creative hipster female leader standing and making presentation at modern office happy talking marketing idea with team. Casual asian people business meeting workshop soft tone concept.

Benchmarking Samsung terhadap produk Apple (Iphone 4)

Tahun 2013 Samsung mengeluarkan produk baru yaitu Samsung Galaxy ace. Namun, terdapat isu pelanggaran hak paten kepada Samsung karena produknya tersebut dianggap menjiplak produk Apple yaitu Iphone 4 karena terdapat kemiripan disisi keunggulan dan fitur namun disertai harga yang lebih terjangkau.

Benchmarking Samsung Iphone

Kenali, Apa itu Benchmarking? Serta Proses dan Jenis-jenisnya — Iphone 4 lebih dulu di luncurkan sebelum Samsung galaxy ace, dari pelanggaran paten, pihak pengadilan memang tidak memutuskan bahwa seluruhnya dilanggar oleh Samsung. Beberapa yang tidak dianggap melanggar antara lain adalah bagian desainnya yang jauh berbeda. Banyak pihak juga yang mengatakan bahwa Samsung telah melakukan penjiplakan terhadap produk Apple. Karena memang sudah terbukti Samsung telah melanggar hak paten dan meniru iphone. Disini sudah jelas bahwa Samsung yang melakukan benchmarking (product bechmarking) terhadap iphone. Sehingga keuntungannya, Samsung bisa lebih menguasai pasar karna memiliki harga yang sangat terjangkau oleh kalangan luas.

Hal mengejutkan juga datang dari pemberitaan di Amerika Serikat ditahun 2014, terungkap bahwa Galaxy S4 mampu mengalahkan penjualan iPhone 5. Tentu ini rekor pertama kali Samsung mampu mengalahkan Apple di pasar kandang sendiri. Dikutip dari GSMarena, Samsung menempati posisi teratas pada penjualan Mei 2013 lalu di AS, Bila di AS saja Samsung mampu mengalahkan Apple, bagaimana dengan pasar di Indonesia dan negara-negara Asia lainnya. Itu sangat menguntungkan sekali bagi Samsung.

Kerugian nya untuk iphone mengalami penurunan, dan dapat dikalahkan oleh Samsung. Dari segi harga maupun kecanggihan nya. Sebenanrnya mereka pernah bekerja sama dalam hal LCD, flash memory, dan prosesor dari Samsung, dan Apple merupakan pelanggan terbesar Samsung. Beberapa perangkat penting iPad dan iPhone, diproduksi oleh Samsung.

Benchmarking yang dilakukan Honda (Beat) terhadap Yamaha (Mio)

Kenali, Apa itu Benchmarking? Serta Proses dan Jenis-jenisnya — Yamaha mio adalah pelopor motor jenis matik di Indonesia yang mulanya diperuntukan untuk wanita. Karena produknya yang sangat populer disertai permintaan yang sangat tinggi, tidak lama kemudian Honda melakukan benchmarking lalu meluncurkan Honda Beat dengan jenis yang sama namun memiliki keunggulan yang berbeda. Hingga saat ini Honda Beat mampu menyaingi penjualan Yamaha mio.

Mulai sekarang, kendali penuh di tangan Anda. Kelola seluruh anggaran perusahaan hanya dengan ponsel Anda. Setujui maupun tolak pengajuan reimbursement dan cash advance kapanpun dimanapun. Pantau pula penggunaan budget karyawan. Anda tidak perlu lagi khawatir pada penipuan keuangan. JojoExpense dapat memperingatkan Anda mengenai percobaan penipuan dalam reimbursement dan cash advance, berkat Intelligence OCR dan Real-Time Geotagging. Segeralah beralih ke Solusi Digital!