Akuntan adalah salah satu posisi yang krusial dalam sebuah perusahaan. Tanpa adanya akuntan ditakutkan akan terjadi kekacauan keuangan di sebuah perusahaan. Selain itu akuntan juga bertanggung jawab untuk mengawasi dan menghitung aliran keuangan. Pergantian seorang akuntan keuangan terkadang dapat menimbulkan beberapa masalah untuk perusahaan. Apa saja yang dapat terjadi jika perusahaan berganti akuntan? Bagaimana jika akuntan sebuah perusahaan terlalu sering berganti? Apa dampaknya?
Akuntan
Sebelum kita membahas dampak dari pergantian akuntan kepada perusahaan, ada baiknya kita mengenal terlebih dahulu profesi seorang akuntan.
Akuntan sebagai profesi adalah seseorang yang telah belajar dan menguasai ilmu akuntansi dan bertanggung jawab dengan keuangan sebuah perusahaan. Seorang akuntan bertanggung jawab terhadap semua sektor keuangan sebuah perusahaan, seorang akuntan akan membuat laporan keuangan laporan perpajakan, administrasi keuangan, menyusun anggaran pemasukan/pengeluaran tahunan/bulanan perusahaan, hingga memproses gaji karyawan.
Tidak semua akuntan akan melakukan hal seperti di atas secara persis. Tugas seorang akuntan biasanya bergantung pada bagaimana kebijakan perusahaan, tetapi hal di atas adalah sebuah hal yang bisanya jamak dikerjakan oleh seorang akuntan. Biasanya perusahaan yang sangat besar akan membentuk tim akuntan khusus yang tugasnya dibagi lagi menjadi hal-hal yang lebih spesifik dalam lingkup keuangan perusahaan
Pergantian Akuntan pada Perusahaan
Tidak bisa dipungkiri pada sebuah perusahaan pasti akan terjadi sebuah pergantian karyawan, pergantian ini dapat disebabkan oleh banyak faktor. Tidak hanya itu, pergantian karyawan pasti akan terjadi pada semua posisi, tak terkecuali pada seorang akuntan perusahaan.
Jika seorang akuntan perusahaan berganti, biasanya ada beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk mencegah terjadinya kesalahan penghitungan keuangan sebuah perusahaan hal ini dimaksudkan untuk mencegah timbulnya kerugian. Apa saja yang harus diperhatikan sebuah perusahaan jika akuntannya berganti?
Hal yang Harus Diperhatikan saat Berganti Akuntan
Hal yang paling mendasar dan krusial, tetapi terkadang sering diabaikan. Pastikan perusahaan memperhatikan hal-hal krusial berikut dalam proses mengganti akuntan perusahaan, memang terkadang hal ini terlihat sepele, tetapi jika salah atau terlewat, dampak jangka panjang yang ditimbulkan karena ketidak cermatan mengganti akuntan bisa sangat berbahaya. Berikut ini adalah hal-hal yang harus diperhatikan:
Pastikan Akuntan Pengganti Memiliki Kemampuan yang Sama
Akan menjadi sebuah permasalahan yang menghabiskan biaya dan waktu jika akuntan pengganti tidak memiliki kemampuan yang minimal sama dengan akuntan sebelumnya. Perusahaan akan dirugikan dalam segi waktu dan finansial karena harus melakukan pelatihan kembali terhadap akuntan. Selain itu ada faktor lain yang sekiranya akan menghambat, yaitu proses adaptasi dengan ilmu yang baru diajarkan
Akuntan Lama Sebaiknya Tidak Langsung Pergi
Untuk mengurangi margin kesalahan dan kekacauan komunikasi ada baiknya anda menahan akuntan anda yang lama selama beberapa waktu untuk mengajarkan akuntan baru anda. Ini diperlukan sebagai sebuah sarana transfer informasi dan pembelajaran yang lebih cepat untuk akuntan baru anda. Dengan mempunyai waktu bersama dengan akuntan lama, akuntan baru anda bisa mendapatkan jawaban dari hal-hal nonteknis yang tidak didapatkan sebelumnya, selain itu akuntan baru anda dapat mempelajari bagaimana cara kerja akuntan sebelumnya.
Pastikan Akuntan Baru Mengerti Cara Membaca Laporan Akuntan Sebelumnya
Walaupun dalam ilmu akuntansi ada rumusan baku dalam pembuatan laporan keuangan, tetapi akan lebih baik lagi jika akuntan yang baru dipertemukan terlebih dahulu dengan akuntan lama, hal ini dimaksudkan agar akuntan baru tersebut bisa bertanya langsung mengenai hal-hal yang dirasa tidak familiar pada laporan keuangan sebelumnya.
Pastikan Akuntan Baru Membuat Catatan jika Caranya Membuat Akun Berbeda dari Akuntan Sebelumnya
Walaupun hal ini sudah baku dan diatur dalam ilmu akuntansi, tetapi tidak semua akuntan memiliki referensi yang sama. ada kemungkinan akuntan lama dan baru memiliki perbedaan penyebutan pada sebuah akun. Penyesuaian seperti membuat catatan perlu dilakukan untuk proses adaptasi, agar nantinya tidak terjadi sebuah kebingungan saat melihat laporan keuangan.
Buat Proses Onboarding yang Tepat
Memasukkan karyawan baru berarti perusahaan harus membuat karyawan tersebut mengerti tentang aturan dan budaya. Salah satu cara untuk memperkenalkan budaya tersebut adalah dengan membuat program onboarding. Akuntan baru perlu melakukan proses onboarding yang biasanya berlangsung dalam beberapa waktu, selain itu biasanya dalam proses onboarding (apalagi yang tidak tepat) dapat membuat karyawan/akuntan baru terhambat tingkat produktivitasnya karena bingung harus berhubungan dengan bagian mana saja jika tidak diperkenalkan terlebih dahulu. Walaupun proses onboarding sudah tepat, adaptasi personal akuntan baru kepada rekan sejawat sangat bergantung kepada dirinya sendiri, adaptasi inilah yang nantinya akan menghambat produktivitas akuntan baru tersebut.
Akuntan berganti terlalu sering
Hal ini sebaiknya dihindari sebisa mungkin. Tidak seperti bagian lain dalam sebuah perusahaan, pergantian akuntan yang terlalu sering akan sangat berpengaruh terhadap jalannya perusahaan, terutama kelancaran pencatatan alur keuangan. Hal-hal berikut ini dapat terjadi jika akuntan sebuah perusahaan berganti terlalu sering, yaitu:
- Administrasi keuangan terganggu
- Adanya kemungkinan bukti pembayaran yang hilang
- Kacaunya anggaran pengeluaran/pemasukan tiap bulan
- Laporan Perpajakan yang terbengkalai.
- Tidak adanya audit keuangan berkala yang runut
Sebenarnya kesulitan-kesulitan tersebut dapat diatasi, atau minimal dikurangi intensitas terjadinya. Dengan menggunakan aplikasi keuangan yang memadai, perusahaan dapat mengurangi risiko yang terjadi jika terjadi pergantian akuntan. Menggunakan aplikasi akan lebih memudahkan penyeragaman laporan dan pencatatan bukti pembayaran, selain itu pemilik usaha dapat langsung melihat laporan secara real time.
JojoExpense Mempermudah Pengelolaan dan Pengawasan Perusahaan menjadi Lebih Efisien.
Jojonomic mempunyai sebuah solusi untuk membantu mempermudah pengelolaan perusahaan anda. Anda tidak perlu membuang waktu untuk melakukan penghitungan terkait dengan cash advance. Semua dapat dilakukan dan disajikan dengan perangkat lunak JojoExpense.
Anda dapat mengelola seluruh anggaran perusahaan melalui ponsel anda. Menyetujui atau menolak reimbursement atau cash advance kapanpun dimanapun. Hingga memantau penggunaan budget karyawan.
Untuk invoice berjumlah kecil yang berkaitan dengan cash advance, reimbursement, dan disbursement anda tidak perlu repot mengumpulkan bukti pembayaran yang terkadang dapat tercecer. JojoExpense hanya membutuhkan foto dari bukti pembayaran tersebut dan anda dapat langsung mengajukan cash advance, reimbursement, atau disbursement.
Dengan JojoExpense anda tidak perlu khawatir akan adanya penipuan keuangan. JojoExpense dapat mendeteksi percobaan penipuan reimbursement atau cash advance, berkat Intellegence OCR dan Real Time Geo-Tagging.
Anda tidak perlu repot-repot untuk melakukan pemindaian berkas dan pengawasan yang bertele-tele. Cukup terhubung dengan internet dan anda dapat melakukan pengawasan pada perushaan anda.
Tunggu apa lagi? Download perangkat lunak versi demo JojoExpense di Jojonomic untuk mencoba. Tingkatkan efisiensi dan produktifitas perusahaan anda dengan JojoExpense seperti banyak rekanan kami yang telah terbantu dan mencobanya!
Solusi kami telah membantu lebih dari 300+ perusahana rekanan kami seperti: PT. Pertamina (Persero), PT. ISS Indonesia, dan Kementrian Perhubungan Republik Indonesia.
