Penyusunan Berita Acara Rapat yang Baik dan Benar

Berita acara adalah sebuah naskah dinas (atau surat) yang di dalamnya memuat pernyataan pengesahan tentang suatu kegiatan, rapat, kehilangan, kerusakan dan serah terima barang, penyelesaian pekerjaan, kejadian, peristiwa, perubahan status, dll. Bagi suatu permasalahan masalah baik berupa pelaksanaan, perencanaan ataupun pengendalian kebijaksaan pimpinan. Susunan berita acara rapat yang dibuat oleh notulen biasanya memiliki unsur pokok yang harus ditaati.

Berita Acara

Surat ini bisa diartikan sebagai sebuah dokumentasi yang berupa catatan resmi mengenai suatu peristiwa atau pernyataan yang berlaku di mata hukum. Maka dari itu dalam setiap peristiwa penting, terutama yang berkaitan dengan sebuah organisasi atau instansi tertentu wajib membuat berita acara.

Berita acara ini biasanya disahkan oleh beberapa pihak, terutama pemimpin rapat agar bisa dipertanggung jawabkan secara hukum dan sifatnya mengikat.

Macam-Macam Berita Acara

Selain kegunaan surat berita acara secara umum, terdapat pula tujuan pembuatannya secara rinci atau menjurus sesuai dengan kondisi dibuatnya surat ini. Berikut beberapa macam surat berita acara beserta kegunaannya, diantaranya:

Berita acara serah terima.

Kegunaan surat berita acara yang pertama sesuai dengan jenisnya adalah berita acara serah terima, yang dibedakan kembali menjadi beberapa jenis atau bagian dengan fungsinya masing – masing. Jenis yang pertama adalah berita acara serah terima hasil pekerjaan yang memiliki fungsi untuk membuktikan bahwa pekerjaan yang sudah diamanahkan oleh pihak lain sudah mampu diselesaikan dengan baik dan pihak pelaksana sudah mampu bertanggung jawab dengan baik.

Kedua adalah berita acara serah terima jabatan yang berfungsi sebagai bukti yang sah adanya serah terima jabatan antara dua pihak yang bersangkutan. Dan selanjutnya adalah surat berita acara serah terima barang yang fungsinya sebagai bukti telah terjadinya pembelian barang dan barang tersebut sudah diserahkan kepada pihak yang membeli.

Berita acara rapat

Nah berita acara rapat ini berfungsi sebagai dokumentasi atau catatan hasil rapat yang berisi poin – poin penting yang sudah disepakati bersama. Dalam sebuah rapat sangat penting dibuat surat berita acara ini sebagai dokumentasi hasil pertemuan resmi yang sudah diadakan. Surat ini perlu ditandatangani oleh pemimpin rapat dan sekretaris.

Berita acara kegiatan

Kegunaan surat berita acara sesuai dengan fungsi yang selanjutnya adalah berita acara kegiatan. Kegiatan yang dilakukan bisa berupa kegiatan formal maupun informal untuk dokumentasi resmi dalam sebuah kegiatan yang dilaksanakan.

Berita acara kejadian

Surat berita acara kejadian memiliki fungsi yang sangat penting sebagai alat untuk membuktikan sebuah kejahatan atau peristiwa sebenarnya dan menjadi salah satu alat bukti rumah sakit, kepolisian, kehakiman dan bukti penting lainnya.

Berita acara kesepakatan

Saat sebuah rapat atau perundingan beberapa pihak lalu sudah menemukan kesepakatan bersama maka diperlukan sebuah berita acara kesepakatan untuk menuliskan poin – poin yang sudah disepakati bersama.

Berita acara pemeriksaan

Biasanya berita acara ini akan dibuat oleh notulen hukum kemudian diterbitkan oleh pihak kepolisian yang bisa digunakan sebagai salah satu bukti pada persidangan di pengadilan nantinya.

Ciri-Ciri Berita Acara Rapat yang Baik dan Benar

Surat berita acara merupakan sebuah alat dokumentasi atau arsip dalam bentuk catatan teks yang akan menjadi bukti resmi sebuah kejadian atau peristiwa yang berlaku di mata hukum.

Sebelum membahas mengenai susunan berita acar,a kini akan melihat terlebih dahulu ciri – ciri umum berita acara agar layak digunakan dan bisa dikatakan sebagai surat berita acara yang baik, berikut diantaranya:

  • Sebuah berita acara haruslah menggunakan bahasa Indonesia yang baku dan formal agar terlihat lebih sopan
  • Gunakan bahasa yang mudah dimengerti dan dipahami oleh semua orang
  • Berita acara dibuat dengan bahasa yang tidak bertele – tele dan langsung menuju inti pembahasan
  • Ditulis secara lengkap, jelas dan padat
  • Teks yang dibuat berdasarkan fakta yang terjadi dilapangan tanpa tambahan apapun
  • Sebuah berita acara juga harus membuat detail keterangan waktu serta tempat terlaksananya sebuah acara atau kegiatan
  • Dibuat sesegera mungkin setelah peristiwa terjadi atau kegiatan dilakukan
  • Ditugaskan pada pihak – pihak yang ditunjuk, dalam hal ini contohnya sekretaris atau notulen acara.
  • Dalam kasus berita acara yang berkaitan dengan hukum harus dilengkapi dengan materai agar berita acara memiliki kekuatan hukum yang lebih.

Susunan Berita Acara

Berita acara merupakan salah satu dokumen penting yang bisa dijadikan bukti. Sehingga penulisannya harus memperhatikan beberapa hal dan harus tersusun secara sistematis. Sehingga nantinya bisa dipergunakan sebaiknya untuk kepentingan pembuatan surat berita acara. Berikut ini susunan berita acara yang benar, yaitu :

  • Kepala berita acara yang dituliskan dengan huruf besar dan dibuat di tengah lebaran naskah paling atas
  • Nomor berita acara
  • perihal surat berita acara
  • isi berita acara

Dalam isi berita acara mencakup beberapa hal penting yang juga tidak boleh dilewatkan seperti:

  • keterangan waktu mulai dari hari, tanggal, bulan dan tahun, serta tempat pelaksanaan acara.
  • Nama, NIP, pangkat  dan lainnya
  • Alamat
  • Permasalahan pokok yang akan menjadi pembahasan
  • Penutup berita acara

Di dalam penutup berita acara ini harus mencakup beberapa hal penting dan tidak boleh terlupakan, diantaranya:

  • Tempat pelaksanaan, tanggal bulan serta tahun
  • Beberapa pihak yang terlibat dalam berita acara
  • Nama pihak pejabat yang terlibat dalam berita acara dalam hal ini bisa saja ketua rapat serta sekretaris
  • Stempel jabatan beserta tanda tangan asli serta nama
  • Tanda tangan para saksi

    • Isi form berikut ini untuk mendapatkan demo gratis aplikasi HRIS hari ini.
    • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Unsur-unsur yang Harus ada Dalam Berita Acara

Setelah mengetahui susunan berita acara, maka harus diketahui pula unsur-unsur yang harus ada dalam berita acara, yaitu :

  • Keterangan waktu serta tempat pelaksanaan
  • Identitas penyerahan jabatan, di sini disebutkan nama lengkap, jabatan, NIP dan disebut sebagai pihak pertama
  • Selanjutnya Identitas penerima jabatan, dalam hal ini juga dituliskan nama lengkap dengan jelas, jabatan, serta NIP, dan akan disebut sebagai pihak kedua
  • Isi surat berita acara dan biasa disebut dengan klausal yang menyatakan bahwa telah terjadi serah terima jabatan antara pihak pertama kepada pihak kedua
  • Objek yang akan diserahkan pihak pertama kepada pihak kedua, dalam hal ini bisa berbentuk, tanggung jawab, benda, arsip, hak dan kewajiban, dan lain sebagainya dan ditandatangani oleh kedua belah pihak
  • Saksi

Contoh Berita Acara Rapat

Terdapat berbagai macam berita acara, salah satunya adalah untuk rapat. Berikut ini contoh contoh berita acara rapat yang baik dan benar, yang bisa dijadikan sebagai acuan.

Kesimpulan

Kegunaan surat berita acara memang sangat penting dalam sebuah peristiwa dan wajib ada, terutama dalam acara formal yang melibatkan organisasi atau instansi tertentu karena akan menjadi bukti tertulis dan menghindari kesalahpahaman kemudian hari.

Nah ketika mengadakan rapat dan membuat surat berita acara, tentunya tidak bisa memantau kinerja karyawan secara langsung. Jika ingin memantau kinerja karyawaan, saat ini terdapat cara yang mudah, yaitu dengan JojoTimes.

Jojo Times merupakan sebuah aplikasi yang bisa dilakukan untuk absensi secara digital. Tidak hanya absensi, Jojo Times juga bisa digunakan untuk memonitor karyawan atau tim secara real time, dan karyawan atau tim juga bisa melaporkan kegiatan mereka secara terpadu. Selain itu juga dapat menghemat waktu kamu dalam hal pengajuan cuti yang jika menggunakan cara lama butuh prosedur berbelit, dengan JojoTimes, semua dilakukan secara digital dan otomatis. Yang paling penting, database karyawan kamu terjamin aman.

Jadi tunggu apalagi? Yuk tingkatkan kinerja tim dengan sistem monitoring dan pengelolaan administrasi otomatis dengan Jojo Times.