Onboarding adalah salah satu tahapan yang cukup krusial untuk seorang karyawan yang baru memasuki sebuah perusahaan. Proses onboarding yang tepat dan menyenangkan akan menentukan bagaimana seorang karyawan baru dapat beradaptasi dengan lingkungan baru. Tetapi membuat sebuah proses/program onboarding yang tepat dan menyenangkan terkadang memakan banyak biaya. Ada beberapa cara yang dapat dilakukan sebuah perusahaan untuk menekan biaya ini, yuk kita lihat apa saja yang dapat dilakukan untuk mensiasati biaya onboarding!
Tujuan Onboarding
Onboarding mempunyai beberapa tujuan kunci, karena pada dasarnya pada saat proses onboarding karyawan bukan hanya diminta untuk menyelesaikan dokumen perpindahan atau membaca petunjuk kerja. Onboarding memiliki tujuan lebih dari itu, dalam proses onboarding karyawan harus dikenalkan dengan budaya organisasi.
Hal yang Perlu Dipersiapkan untuk Onboarding Karyawan
Untuk mempersiapkan sebuah proses onboarding menjadi efektif, ada hal yang sebaiknya dipersiapkan terlebih dahulu, hal-hal yang perlu dipersiapkan adalah:
- Kontrak kerja untuk karyawan baru.
- Mempersiapkan tugas yang diberikan selama masa probation.
- Mendaftarkan ke sistem absensi perusahaan.
- Menunjukkan meja karyawan baru, memperkenalkannya kepada karyawan lain.
- Memberikan pengenalan terhadap visi, misi, manfaat, fasilitas, struktur, serta job description.
- Melakukan entri data karyawan baru sesegera mungkin.
Mempersiapkan hal-hal di atas terlebih dahulu dapat menghemat biaya yang hilang saat seorang karyawan baru melakukan proses onboarding. Hal ini berkaitang dengan produktivitas seorang karyawan.
Pada saat melakukan onboarding seorang karyawan belum tentu dapat bekerja secara maksimal, hal ini tentunya akan berdampak kepada hasil pekerjaan yang menjadi tanggung jawab karyawan tersebut. Tentunya perusahaan mengharapkan karyawan yang dipekerjakan dapat langsung bekerja secara 100%, tetapi manusia pasti butuh penyesuaian dengan lingkungan baru.
Dengan menyiapkan hal-hal di atas dan tidak membebankannya kepada karyawan baru, anda dapat mempersingkat pekerjaannya dan membuatnya bisa menjadi produktiv lebih cepat.
Langkah dalam Melakukan Proses Onboarding
Karena onboarding adalah sebuah proses pengenalan perusahaan secara keseluruhan, maka ada beberapa langkah strategis yang dapat dilakukan dalam melakukan proses onboarding, yaitu:
- menyiapkan waktu khusus, misalnya 3 hari s.d. 1 minggu untuk proses onboarding.
- Memberukan visi dan misi perusahaan kepada karyawan baru agar mereka dapat memahaminya.
- Melakukan perkenalan kepada divisi lain, hal ini diperuntukkan agar karyawan paham bagian lain dari perusahaan dan hubungan dengan divisinya.
- Ice breaking dengan cara khusus, misalnya makan siang bersama.
- Menghargai dan mengetahui ekspektasi karyawan baru.
Senada dengan penjelasan sebelumnya, langkah-langkah ini sebaiknya dilakukan jika sebuah perusahaan ingin menekan biaya yang dikeluarkan dalam melakukan onboarding. Langkah strategis ini sebaiknya direncanakan jauh hari, karena hal ini akan mempersingkat waktu dalam melakukan pengenalan.
Langkah terstruktur ini diharapkan dapat mempercepat karyawan baru untuk mencapai produktivitas maksimal dan menekan biaya onboarding.
Biaya dalam Melakukan Onboarding Karyawan
Untuk membuat sebuah proses onboarding yang efektif dan menekan biaya onboarding. Ada hal yang sebaiknya diperhatikan. Biaya ini memang terkadang tidak terlihat sebagai sesuatu yang merugikan. Tetapi jika biaya ini terlalu sering keluar, lama-kelamaan dapat menjadi sebuah pengeluaran yang besar jumlahnya dan percuma.
- Dokumentasi dan Administrasi
Dalam sebauh proses onboarding diperlukan banyak pemindaian berkas seperti berkas pajak, tunjanga, dan lain-lain. Selain itu akan menjadi biaya extra jika anda mambuat sebuah buku panduan yang menunjukkan profil perusahaan anda. Biaya ini akan datang dari waktu yang anda keluarkan untuk mengelola berkas-berkas dan mencetak buku panduan tersebut.
- Produktivitas yang Belum Maksimal
Produktivitas seorang karyawan yang baru akan berbeda dengan karyawan yang sudah lama. Masa transisi seseorang karyawan yang bervariasi akan berdampak pada hasil kerja karyawan tersebut. Hal ini biasanya ditandai dengan masih sedikitnya pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan baru karena masih menyesuaikan dirinya. Untuk menghindarinya buatlah perencanaan agar karyawan baru dapat mengerjakan tugas yang jelas dan terstruktur, selain itu meminta karyawan baru untuk mempersiapkan dokumen juga akan membantu hal ini.
- Perlengkapan saat Proses Onboarding
Terkadang sebuah perusahaan memberikan perlengkapan baru kepada karyawan barunya, misalnya peralatan kantor seperti laptop, headset, hingga piranti lunak. Hal ini sebenarnya dapat dieliminasi dengan memindahkan jangka waktu pemberian dan sifatnya. Berikan barang-barang ini sebagai bentuk penghargaan dalam jangka waktu tertentu, bukan sebagai “compliment” gift.
Menghilangkan Beberapa Aspek untuk Mengurangi Biaya Onboarding
Jika memang tidak memungkinkan dan dirasa merepotkan anda dapat menghilangkan/memodifikasi beberapa aspek onboarding yang kami jelaskan di atas. Tidak dapat dipungkiri sebenarnya onboarding yang efektif tidak harus selalu memakan biaya yang mahal. Jika program dibuat dengan tepat dan dibawakan dengan baik, biasanya hal tersebut sudah cukup.
Kita bisa menghilangkan beberapa hal dalam sebuah program onboarding untuk menekan biaya onboarding, salah satu contohnya adalah “compliment gift” atau hadiah perkenalan. Terkadang perusahaan memberikan buku catatan/pulpen/topi dengan maksud menumbuhkan rasa memiliki sorang karyawan baru dengan tempatnya bekerja.
Hal ini bisa dilakukan jika dirasa keuangan perusahaan mencukupi, tetapi jika tidak juga tidak mengapa, karena biasanya dalam memesan topi/pulpen/buku catatan harus dipesan dalam jumlah tertentu. Jika hanya satu atau dua orang yang melakukan onboarding, sebaiknya tidak perlu ada compliment gift untuk menekan biaya onboarding yang dikeluarkan.
Selain itu anda bisa mengurangi biaya onboarding dengan meghilangkan kegiatan makan bersama sebagai sebuah cara untuk bonding antar karyawan. Biarkan hal ini menjadi preferensi pribadi yang diajukan sendiri oleh karyawan dengan kolega barunya. Dengan begini perusahaan anda dapat mengurangi biaya onboarding yang harus dikeluarkan.
Harap diingat kembali, onboarding yang baik tidak selalu harus mengeluarkan biaya onboarding yang besar, tetapi harus dilakukan dengan tepat.
Absen lebih Mudah dengan JojoTimes!
JojoTimes adalah sebuah solusi absensi digital dari Jojonomic. Dengan Jojotimes anda tidak perlu repot untuk melakukan pemindaian dokumen terkait absensi. JojoTimes adalah sistem absensi digital yang memiliki database yang terintegrasi memungkinkan anda untuk merubah data karyawan secara online.
Dengan menggunakan JojoTimes, anda tidak perlu repot mengisi data fingerprint/absensi manual, karena JojoTimes dapat dipakai di perangkat genggam karyawan. Absensi lebih mudah karena hanya menggunakan foto. Dengan JojoTimes kita bisa melihat waktu kedatangan, posisi karyawan, hingga mengontrol karyawan yang sedang bekerja secara remote.
Selain itu JojoTimes memiliki sebuah keunggulan lain, yaitu kemudahan untuk pengajuan, penyetujuan, dan pengaturan cuti secara online. Karyawan dapat mengajukan cuti secara online melalui aplikasi JojoTimes yang terinstall di gawainya. Aplikasi JojoTimes juga membagi cuti-cuti tersebut ke dalam beberapa kategori, seperti cuti sakit, jatah cuti tahunan, hingga izin setengah hari bekerja.
Dengan anti fraud sistem, biometric face recognition, dan geotagging yang sudah teruji, anda tidak perlu khawatir akan kecurangan yang akan dilakukan oleh karyawan, sistem kami dapat mendeteksi hal tersebut! Permudah urusan absensi perusahaan anda dengan JojoTimes!
