Dimanapun tempat Anda bertransaksi, saat melakukan pembayaran atau pembelian, biasanya Anda akan mendapatkan bukti transaksi pembayaran. Baik itu saat Anda berbelanja di toko, makan di restoran atau hotel, terutama jika ada meeting dengan klien di luar kantor.
Saat transaksi pembayaran dimanapun kasir selalu akan memberikan bukti berupa struk belanja saat pembayaran. Tampaknya sepintas slip transaksi ini terlihat sepele padahal kehadirannya justru sangat penting. Walau hanya secarik kertas, namun bukti transaksi kemungkinan akan bermanfaat bagi Anda kedepannya. Berikut akan dibahas mengenai apa itu bukti transaksi, jenis-jenis dan juga manfaatnya untuk Anda. Selamat membaca ya!
Pengertian Bukti Transaksi Pembayaran
Maksud atau pengertian dari bukti transaksi adalah sebuah dokumen yang berisikan catatan kegiatan transaksi jual beli, pembayaran atau kegiatan dalam perusahaan secara tertulis.
Jadi intinya, slip transaksi belanja adalah bukti otentik yang mencatat segala transaksi yang sudah terjadi. Bukti catatan sangat penting karena akan mengurangi resiko-resiko yang kemungkinan akan terjadi nantinya seperti permasalahan atau perselisihan.
Selain itu, dengan adanya bukti ini Anda jadi tahu pihak yang bertanggung jawab terhadap terjadinya transaksi. Tujuan adanya slip transaksi ini juga untuk memudahkan pencatatan dalam setiap transaksi.
Manfaat Bukti Transaksi
Manfaat bukti pembayaran pada setiap kegiatan transaksi keuangan sangat penting, diantaranya yaitu :
- Mengetahui pihak yang bertanggung jawab atas terjadinya transaksi,
- Menjadi media yang berisikan data informasi keuangan,
- Dasar untuk pencatatan laporan keuangan
- Menghindari adanya duplikat data keuangan
- Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan bukti tertulis.
Selain itu dengan adanya bukti transaksi pembayaran dalam sebuah perusahaan, bisa menjadi bukti otentik transaksi dagang maupun jasa. Bukti tersebut kemudian diarsipkan menjadi sebuah dokumen yang kemudian menjadi alat untuk merekam seluruh transaksi yang terjadi pada perusahaan tersebut, sehingga terhindar dari duplikasi data keuangan.
Fungsi dari bukti transaksi
Berikut ini beberapa fungsi dari Slip bukti transaksi pembayaran, yaitu:
- Untuk mengetahui pihak yang bertanggung jawab atas terjadinya transaksi.
- Menjadi media yang berisikan data informasi keuangan.
- Sebagai dasar dalam pencatatan akuntansi.
- Menjadi bukti jika ada kesalahan dalam bentuk tulisan.
- Menghindari duplikasi pada pengumpulan data keuangan.
Jenis-jenis bukti Transaksi
Perlu Anda ketahui bahwa bukti transaksi dibedakan menjadi dua yaitu bukti transaksi internal dan bukti transaksi eksternal.
- Bukti transaksi internal adalah bukti pencatatan yang ditulis dalam lingkup perusahaan. Bentuknya adalah seperti memo yang biasanya diberikan oleh pimpinan kepada pegawai yang bersangkutan.
- Slip transaksi eksternal adalah pencatatan yang melibatkan perusahaan dengan pihak luar.
Bukti transaksi eksternal bisa dibedakan seperti yang berikut ini :
1) Struk belanja
Untuk Anda yang hobi belanja atau bertransaksi secara online maupun offline, pasti tidak asing dengan struk pembayaran. Bukti transfer ini bisa Anda temui ketika sedang berbelanja di supermarket, atau ketika Anda melakukan transaksi penjualan dan pembelian secara online serta ketika sudah mentransfer biaya ke pihak penjual.
2) Faktur pembelian & penjualan
Faktur merupakan pernyataan tertulis tentang barang yang dijual, baik jumlah dan harganya, yang dikeluarkan oleh pihak penjual kepada pihak pembeli.
Fungsi dari bukti pembayaran ini adalah sebagai bahan pertimbangan pembeli untuk meneliti barang-barang yang akan dibelinya. Bukti ini akan sangat diperlukan jika terjadi retur pembelian atau retur penjualan.
3) Bukti Kwitansi
Kwitansi adalah bukti yang digunakan ketika melakukan transaksi penerimaan sejumlah uang. Kuitansi dibuat dan ditandatangani oleh pihak penerima uang yang kemudian diserahkan kepada yang melakukan pembayaran. Ada dua lembar kuitansi,satu yang asli diberikan pada pihak yang membayar, sedangkan lembar kedua dapat dijadikan sebagai bukti pencatatan penerimaan uang.
4) Cek
Nah, khusus untuk bukti pembayaran berupa Cek, biasanya dibuat oleh pihak yang mempunyai rekening di bank dengan tujuan agar bank tersebut membayarkan sejumlah uang yang tertulis kepada orang yang membawa surat atau yang namanya tertulis di surat cek. Bukti pembayaran ini bisa juga diartikan sebagai perintah pembayaran.
5) Bukti Setoran Bank
Bagi Anda yang sering melakukan penyetoran uang atau penarikan uang di bank, bukti setoran bank adalah catatan transaksi, atau slip setoran, yang disediakan oleh pihak bank untuk digunakan pada saat atau setiap melakukan setoran uang ke bank.
Bukti setoran bank ini sangat dibutuhkan jika terjadi kesalahan pencatatan, karena akan dibuat rekonsiliasi bank. Itulah alasannya kenapa bukti transaksi ini perlu disimpan dengan baik.
6) Nota Kredit
Untuk bukti transaksi seperti nota kredit, fungsinya adalah dipakai sebagai bukti transaksi atas penerimaan kembali barang yang telah dijual (pengembalian). Nota kredit ini dikeluarkan oleh pihak penjual.
Bukti transaksi ini berfungsi sebagai alat persetujuan dari pihak penjual atas permohonan pengurangan harga dari pihak pembeli karena barang yang diterima mengalami kerusakan dan atau tidak sesuai dengan pesanan pembeli.
7) Bilyet Giro
Selanjutnya adalah bilyet giro sebagai surat perintah untuk memindahkan sejumlah uang dari rekening nasabah suatu bank ke rekening penerima yang namanya disebutkan dalam bilyet giro pada bank yang sama atau pada bank lain.
Penerima bilyet giro tidak bisa menukarkannya dengan uang tunai kepada bank yang bersangkutan. Tetapi dapat menyetorkan bilyet giro kepada bank untuk menambah simpanan di rekeningnya.
8) Nota Debet
Bukti nota debet merupakan dokumen transaksi sebagai permintaan pengurangan harga kepada pihak penjual atau bukti yang berisi informasi yang menyatakan tentang pengiriman kembali barang yang tidak sesuai dengan pesanan atau rusak.
Nota debet biasanya dijadikan sebagai pemberitahuan atau perhitungan yang dikirimkan suatu perusahaan atau badan usaha kepada konsumennya, bahwa akunnya telah di debet dengan jumlah nominal tertentu.
9) SlipTransaksi Mobile Banking
Ketikat menggunakan mobile banking saat melakukan transaksi, Anda akan mendapatkan bukti transaksi atau bukti transfer. Selain itu bagi Anda yang sering berbelanja secara online, bukti transfer ini bisa menjadi bukti bahwa pihak pembeli telah mentransfer sejumlah uang kepada pihak penjual.
Memahami Bukti Transaksi
Bukti transaksi adalah surat atau dokumentasi yang menyatakan bahwa seseorang, lembaga, atau perusahaan memiliki dana (uang) yang cukup untuk menyelesaikan suatu transaksi. bukti transaksi biasanya diterbitkan oleh bank komersial atau agen kustodi untuk memberikan kepercayaan atau jaminan kepada pihak lain biasanya penjual bahwa individu atau entitas yang bersangkutan memiliki dana yang cukup untuk menyelesaikan pembelian yang disepakati.
Fungsi dari bukti transaksi
Berikut ini beberapa fungsi dari Slip bukti transaksi pembayaran, yaitu:
- Untuk mengetahui pihak yang bertanggung jawab atas terjadinya transaksi.
- Menjadi media yang berisikan data informasi keuangan.
- Sebagai dasar dalam pencatatan akuntansi.
- Menjadi bukti jika ada kesalahan dalam bentuk tulisan.
- Menghindari duplikasi pada pengumpulan data keuangan.
Jenis-jenis bukti Transaksi
Perlu Anda ketahui bahwa bukti transaksi dibedakan menjadi dua yaitu bukti transaksi internal dan bukti transaksi eksternal.
- Bukti transaksi internal adalah bukti pencatatan yang ditulis dalam lingkup perusahaan. Bentuknya adalah seperti memo yang biasanya diberikan oleh pimpinan kepada pegawai yang bersangkutan.
- Slip transaksi eksternal adalah pencatatan yang melibatkan perusahaan dengan pihak luar.
Bukti transaksi eksternal bisa dibedakan seperti yang berikut ini :
- Struk belanja
Untuk Anda yang hobi belanja atau bertransaksi secara online maupun offline, pasti tidak asing dengan struk pembayaran. Bukti transfer ini bisa Anda temui ketika sedang berbelanja di supermarket, atau ketika Anda melakukan transaksi penjualan dan pembelian secara online serta ketika sudah mentransfer biaya ke pihak penjual.
- Faktur pembelian & penjualan
Faktur merupakan pernyataan tertulis tentang barang yang dijual, baik jumlah dan harganya, yang dikeluarkan oleh pihak penjual kepada pihak pembeli.
Fungsi dari bukti pembayaran ini adalah sebagai bahan pertimbangan pembeli untuk meneliti barang-barang yang akan dibelinya. Bukti ini akan sangat diperlukan jika terjadi retur pembelian atau retur penjualan.
- Bukti Kwitansi
Kwitansi adalah bukti yang digunakan ketika melakukan transaksi penerimaan sejumlah uang. Kuitansi dibuat dan ditandatangani oleh pihak penerima uang yang kemudian diserahkan kepada yang melakukan pembayaran. Ada dua lembar kuitansi,satu yang asli diberikan pada pihak yang membayar, sedangkan lembar kedua dapat dijadikan sebagai bukti pencatatan penerimaan uang.
- Cek
Nah, khusus untuk bukti pembayaran berupa Cek, biasanya dibuat oleh pihak yang mempunyai rekening di bank dengan tujuan agar bank tersebut membayarkan sejumlah uang yang tertulis kepada orang yang membawa surat atau yang namanya tertulis di surat cek. Bukti pembayaran ini bisa juga diartikan sebagai perintah pembayaran.
- Bukti Setoran Bank
Bagi Anda yang sering melakukan penyetoran uang atau penarikan uang di bank, bukti setoran bank adalah catatan transaksi, atau slip setoran, yang disediakan oleh pihak bank untuk digunakan pada saat atau setiap melakukan setoran uang ke bank.
Bukti setoran bank ini sangat dibutuhkan jika terjadi kesalahan pencatatan, karena akan dibuat rekonsiliasi bank. Itulah alasannya kenapa bukti transaksi ini perlu disimpan dengan baik.
Bukti Dana untuk Pembeli Rumah
Penjual rumah atau real estat akan sering meminta Bukti Dana dari pembeli untuk disimpan sementara mereka menunggu transaksi ditutup. bukti transaksi diperlukan karena tanpanya belum ada kepastian pembeli dapat menyelesaikan transaksi. Ini menimbulkan risiko bagi penjual, karena melepas rumah dari pasar dan kemudian membuat kesepakatan gagal akan menjadi kemunduran besar.
Surat Bukti Dana
Surat bukti dana mungkin diperlukan dari bank. Surat tersebut digunakan untuk memverifikasi bahwa pihak yang mengaku memiliki uang tersebut benar-benar memilikinya.
Hal-hal yang harus disertakan dalam Surat Bukti Dana antara lain:
- Nama dan alamat bank
- Pernyataan bank resmi
- Salinan rekening koran dan saldo pasar uang
- Saldo dana di rekening giro dan tabungan
- Laporan keuangan bersertifikat bank
- Salinan pernyataan bank online
- Tanda tangan pegawai bank yang berwenang
Di bawah ini adalah contoh dari apa yang mungkin ditulis oleh seorang bankir pribadi dalam surat Bukti Dana.
Bukti Dana untuk Imigrasi
Surat Bukti Dana dapat diperlukan untuk imigrasi ke suatu negara. Misalnya, Pemerintah Kanada mewajibkan pemohon Visa Kanada menunjukkan bahwa mereka memiliki cukup uang untuk menghidupi diri sendiri dan keluarga mereka jika mereka ingin masuk di bawah program imigrasi tertentu.
Uang tidak dapat dipinjam dari orang lain dan uang tersebut harus dapat diambil untuk biaya hidup.
Persyaratan untuk surat bukti transaksi resmi meliputi:
- Tercetak di atas kop surat resmi lembaga keuangan
- Informasi kontak bank
- Nama individu
- Daftar semua hutang, kewajiban, saldo kartu kredit, dan pinjaman
- Nomor rekening
- Tanggal setiap akun dibuka
- Saldo saat ini dari setiap akun
- Saldo rata-rata selama enam bulan terakhir
Lebih dalam Mengenai Bukti Transaksi
Pemasok harus memberikan bukti transaksi jika konsumen memintanya, atau secara otomatis untuk produk atau layanan senilai Rp 750.000 (tidak termasuk GST) atau lebih
Bukti transaksi, umumnya kuitansi atau faktur pajak, harus mudah dibaca, dalam bahasa yang sederhana dan mencantumkan:
- pemasok produk atau layanan
- ABN pemasok, jika mereka memilikinya
- ACN pemasok, jika mereka punya tapi tidak memiliki ABN
- tanggal transaksi
- produk atau layanan yang dipasok ke konsumen, dan
- harga produk atau layanan.
Konsumen biasanya perlu menunjukkan bukti transaksi untuk mengajukan klaim tentang produk atau layanan yang salah. Ini agar pemasok dapat yakin bahwa mereka memberikan perbaikan untuk produk atau layanan yang benar-benar mereka jual.
Jika konsumen tidak memiliki tanda terima atau faktur pajak, dan perlu membuat klaim, ada cara lain untuk menunjukkan bukti di mana mereka melakukan pembelian. Ini termasuk:
- perjanjian lay-by
- nomor konfirmasi atau tanda terima yang diberikan untuk transaksi telepon atau internet
- kartu garansi yang menunjukkan detail pemasok atau pabrikan dan tanggal atau jumlah pembelian
- nomor seri atau produksi yang terkait dengan pembelian di database pemasok atau pabrikan
- pernyataan kartu kredit
- salinan atau foto tanda terima.
Kadang-kadang Anda mungkin perlu memberikan lebih dari satu hal ini untuk mendukung klaim Anda – misalnya, ketika laporan mutasi kartu kredit tidak secara jelas memerinci produk.
Software JojoExpense
Solusi Manajemen Pengeluaran anggaran Perusahaan yang Fleksibel, JojoExpense memudahkan staff keuangan untuk memantau disbursement perusahaan secara real-time dan akurat. Hemat waktu hingga 77% dengan proses pelaporan pengeluaran otomatis! itulah kelebihan software keuangan JojoExpense.
Software dengan fitur populer yang Real-Time
- Monitor disbursement uang panjar kerja di manapun kapan pun
- Proses pelaporan dan pengarsipan reimbursement otomatis dan dapat disesuaikan
- Peraturan budget yang disesuaikan untuk reimbursement dan Cash Advance
Apa saja kelebihan JojoExpense ?
Salah satu produk yang dikeluarkan oleh Jojonomic adalah aplikasi yang biasa dikenal dengan nama JojoExpense ini adalah manajemen pengeluaran berupa reimbursement dan cash advance yang dapat dilakukan secara online. Jadi kamu tidak perlu lagi menunggu berbulan-bulan untuk menunggu pencairan reimbursement atau cash advance.
Untuk mengetahui seperti apa kinerja aplikasi JojoExpense sejauh mana bisa memudahkan sistem anggaran perusahaan Anda silahkan klik link berikut ini untuk mencoba aplikasi demo secara gratis Coba Gratis Sekarang
