Inilah Pentingnya Bukti Transaksi Bagi Keuangan Perusahaan

Kita biasanya suka menerima bukti transaksi semisal kita baru saja berbelanja di supermarket, bukan? Nah, bukti transaksi yang akan kita bahas kurang lebih mirip-mirip seperti itu. Dalam artikel ini akan dibahas pengertian secara harfiah bukti transaksi, tujuan, manfaat, jenis dan sebagainya. Yuk discroll artikelnya.

Apa Itu Bukti Transaksi?

Transaksi adalah suatu kegiatan yang diakukan seseorang yang menimbulkan perubahan terhadap harta atau keuangan yang dipunyai baik itu bertambah ataupun berkurang. Misalnya menjual harta, membeli barang, membayar hutang, serta membayar berbagai macam biaya untuk memenuhi sebuah kebutuhan hidup. Dalam transaksi terdapat sebuah administrasi transaksi. Adapun yang dimaksud dengan administrasi disini ialah suatu kegiatan untuk mencatat perubahan keuangan seseorang atau oraganisasi yang dilakukan secara teliti serta mengunakan suatu metode-metode tertentu.

Tujuan Bukti Transaksi

Tujuannya adalah agar lebih mempermudah dalam pencatatan setiap transaksi yang terjadi.

Dan bagian yang kedua (Sub atau bonggol kwitansi) di pengang oleh penjual. Tujuannya supaya bisa dijadikan sebagai bukti pencatatan penerimaan uang.

  • Ratusan perusahaan menggunakan Jojonomic untuk mengelola kegiatan bisnis sehari-hari dan meningkatkan kinerja karyawan.
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Manfaat Bukti Transaksi

Secara khusus bukti transaksi dalam proses dan kegiatan akuntansi memiliki manfaat dan fungsi sebagai berikut:

  • Mengetahui pihak yang bertanggung jawab atas terjadinya transaksi,
  • Menjadi media yang berisikan data informasi keuangan,
  • Dasar untuk pencatatan akuntansi,
  • Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan transaksi dalam bentuk tulisan,
  • Menghindari duplikasi pada pengumpulan data keuangan.

Jenis-Jenis Bukti Transaksi

Adapun pembagian bukti transakasi itu terdiri dari 2 jenis, yaitu sebagai berikut :

Bukti transaksi internal

Adalah suatu bukti pencatatan setiap transaksi yang terjadi di dalam perusahaan tersebut. Biasanya berupa memo dari pimpinan ataupun orang tertentu.

Bukti transaksi eksternal

Jenis ini adalah suatu bukti pencatatan setiap transaksi yang terjadi antara sih perusahaan dengan pihak luar perusahaan. Adapun bukti-bukti dari transaksi eksternal yaitu sebagai berikut:

Faktur

Faktur adalah sebuah bukti transaksi tentang perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit dan dibuat oleh pihak penjual untuk disampaikan kepada pihak pembeli. Faktur biasanya dibuat dua rangkap. Yaitu, yang asli dan copyan. Faktur yang asli diberikan kepada pembeli yakni sebagai bukti pencatatan pembelian secara kredit. Sedangkan yang copyanya dibawa oleh penjual sebagai bukti pencatatan penjualan secara kredit.

Kwitansi (Official Receipt)

Kwitansi adalah sebuah bukti transaksi tentang penerimaan uang atas pembayaran suatu barang ataupun yang lainnya. Kwitansi dibuat dan ditanda tangani oleh kedua belah pihak baik pihak yang menerima uang maupun pihak yang sudah melakukan pembayaran. Biasanya kwitansi terdiri dari dua bagian, yakni bagian pertama dan kedua.

Bagian pertama diberikan kapada pihak yang membayar. Tujuannya untuk bukti pencatatan pengeluaran uang.

  • Ratusan perusahaan menggunakan Jojonomic untuk mengelola kegiatan bisnis sehari-hari dan meningkatkan kinerja karyawan.
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Dan bagian yang kedua (Sub atau bonggol kwitansi) di pengang oleh penjual. Tujuannya supaya bisa dijadikan sebagai bukti pencatatan penerimaan uang.

Nota debet (Debit Memo)

Nota debet adalah sebuah bukti transaksi tentang perhitungan atau pemberitahuan yang dikirim oleh suatu perusahaan atau suatu badan usaha kepada konsumennya. Nota debet memberitahukan kepada konsumen bahwa akunnya sudah didebet dengan jumlah tertentu. Penerima nota debet tersebut akan mencatat pada akun pihak pengirim nota yang terdapat pada sisi kredit.

Nota kredit

Lalu, ada juga nota kredit, nota ini adalah suatu bukti transaksi tentang pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim oleh sebuah perusahaan atau badan usaha kepada pelanggannya. Nota kredit ini di berikan kepada konsumen supaya konsumen tersebut tahu bahwa akunnya sudah dikredit dengan jumlah tertentu. Penerima nota kredit tersebut akan mencatat pada akun pihak pengirim nota yang terdapat pada sisi debet.

Cek (Cheque)

Cek adalah sebuah bukti transaksi yang berbentuk surat perintah yang tidak bersyarat kepada suatu bank untuk membayar sejumlah uang dari seorang nasabah. Cek ditandatangani oleh pihak yang menjadi nasabah. Dan nasabah tersebut memiliki simpanan pada bank tersebut dalam bentuk giro. Lembaran cek terdiri dari dua bagian, yaitu bagian utama dan bagian bonggol. Lembar utama diserahkan kepada pihak lain sebagai alat pembayaran. Struk/bonggol cek dipakai untuk bukti tambahan transaksi yang disatukan dengan kwitansi bukti dari pembayaran.

Bilyet giro

Bilyet giro adalah sebuah bukti transaksi yang berbentuk surat perintah dari nasabah kepada pihak bank supaya memindah pembukuan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima. Pemilik tabungan sudah menyebutkan nama penerima dalam bilyet giro pada bank yang sama ataupun pada bank yang lain. Penerima bilyet giro tak dapat menukarkannya dengan uang tunai kepada bank yang bersangkutan, akan tetapi penerima tersebut bisa menyetorkan bilyet giro kepada bank sebagai tambahan simpanan pada rekeningnya.

Rekening Koran

Rekening koran adalah  sebuah bukti tentang mutasi kas pada bank yang disusun oleh pihak bank untuk para nasabahnya. Rekening koran dipakai untuk dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas menurut perusahaan, dan juga saldo kas menurut bank.

Bukti setoran bank

Jenis bukti setoran bank adalah suatu bukti setiap nasabah saat melakukan setoran bank. Nasabah harus mengisi slip setoran yang sudah disediakan oleh bank terlebih dahulu. Tujuannya untuk bukti bahwa nasabah tersebut benar-benar menyetorkan uang pada bank tersebut.

Bukti memorandum

Berikut pengertian dari bukti memorandum, jadi bukti ini adalah sebuah bukti yang dikeluarkan oleh pimpinan perusahaan ataupun pihak tertentu yang mempunyai wewenang. Bukti memorandum dipakai untuk kejadian-kejadian yang berlangsung didalam internal perusahaan tersebut. Bukti memorandum biasanya terjadi pada akhir periode seperti memo untuk mencatat gaji para pegawai yang masih dibayar.

Bukti kas masuk dan bukti kas keluar

Ini diartikan sebagai bukti atas penerimaan uang yang masuk yang dilengkapi dengan bukti tertulis. Seperti contohnya: kwitansi dan nota. Sedangkan pada bukti kas keluar adalah suatu bukti transaksi atas pengeluaran uang kas. misalnya seperti : kwitansi dari kreditur dan nota kontan asli.

Jenis-Jenis Transaksi

Dalam kehidupan sehari-hari transaksi yang dilakukan suatu perusahaan dibagi menjadi 2 (dua) jenis, yaitu sebagai berikut :

Transaksi internal

Transaksi internal adalah sebuah transaksi yang terjadi di dalam perusahaan yaitu transakasi yang hanya melibatkan personalia yang terdapat di dalam sebuah perusahaan saja. Transaksi internal lebih menekankan pada perubahan posisi keuangan yang terjadi di bagian dalam perusahaan. Misalnya, memo dari pimpinan kepada seseorang pegawai, perubahan nilai keuangan karena kemunduran perusahaan, dan pengunaan perlengkapan kantor. Transaksi keuangan dibuat dan dikeluarkan juga oleh perusahaan itu sendiri.

Hal ini juga dapat diartikan sebagai bukti pencatatan atas kegiatan-kegiatan yang terjadi di dalam perusahaan itu sendiri yang berhubungan dengan posisi keuangan perusahaan tersebut. Contohnya : pada penghapusan tanggungan hutang sebuah sektor usaha suatu perusahaan dan lain-lain.

Transaksi eksternal

Jadi transaksi eksternal adalah suatu transaksi yang melibatkan pihak luar perusahaan yaitu transaksi yang melibatkan orang luar atau organisasi luar. Transaksi eksternal juga dapat diartikan sebagai bukti pencatatan atas kegiatan-kegiatan yang terjadi pada perusahaan yang berhubungan dengan pihak luar dari perusahaan tersebut. Contohnya seperti : transaksi penjualan, pembelian, pembayaran hutang piutang dan lain sebagainya.

Artikel ini sudah cukup jelas bukan dalam menjelaskan bukti transaksi? Nah, selain itu ada info penting lain lagi nih. Kamu perlu tahu kalau ada aplikasi HRIS (Human Resources Information System) yaitu software pembantu kinerja HRD yang salah satunya adalah produk Jojonomic.

Salah satu produknya adalah JojoExpense. JojoExpense ini adalah manajemen pengeluaran berupa reimbursement dan cash advance yang dapat dilakukan secara online. Jadi kamu tidak perlu lagi menunggu berbulan-bulan untuk menunggu pencairan reimbursement atau cash advance.

Karena aplikasi ini dapat diakses secara real time. Canggih, bukan? Oiya, kita juga ada demo gratisnya loh, bagi kalian-kalian yang ingin mencoba. Bisa klik link ini JojoExpense. Selamat mencoba teman-teman