Dalam setiap biaya atau expense yang dikeluarakan perusahaan sangat penting bagi perusahaan tersebut untuk melakukan pengawasan atau tracking terhadap biaya-biaya yang dikeluarkan. Lalu bagaimana cara track business expense yang tepat?
Cara track business expense sendiri beragam, kamu bisa membuat atau menyusun sendiri atau kamu juga bisa menggukan bantuan aplikasi untuk track busines expense perusahaanmu.
Pengontrolan dan tracking expense sangat penting agar kamu tidak melakukan overspending dari budget yang telah ditetapkan sebelumnya.
Yuk, langsung saja kita bahas apa saja cara dan alternatifnya.
Cara Pertama: Membuat Sendiri Sistem Tracking Expense
Pasti muncul pertanyaan dibenakmu, lho, memang bisa membuat sistem untuk melakukan tracking business expense bagi perusahaan kita?
Kamu bisa membuat sendiri sistem tracking expense untuk perusahaan kamu, apa lagi jika perusahaanmu belum terlalu besar atau perusahaanmu masih dalam kategori perusahaandengan skala kecil menengah.
Sebenarnya, poin yang paling penting dari pembuatan sistem ini adalah funsinya yang dapat melakukan tracking expense pada bisnis yang kamu jalankan.
5+ Langkah Do It Yourself Cara Track Business Expense Perusahaan
Kamu bisa mengikuti langkah-langkah berikut untuk merancang sendiri sistem yang memudahkanmu mengelola pengeluaran-pengeluaran dalam perusahaanmu, Berikut penjelasannya.
Membuat Akun Bank Perusahaan
Hal pertama yang perlu kamu lakukan adalah membuat akun terpisah yang memang penggunaannya diperuntukan untuk bisnismu. Membuat akun terpisah akan memudahkan kamu mengontrol budget bisnismu.
Bayangkan jika kamu menggabungkan akun bank bisnis dan akun bank pribadi, pada saat kamu melihat laporan keuanganmu apa yang terjadi? Selain kamu akan mendapatkan laporan keuangan yang panjang, kamu akan kesulitan membedakan mana pengeluaran pribadi dan mana pengeluaran bisnismu.
Memisahkan akun bank perusahaan dan bank pribadi bagi usaha bisnis kecil menegah merupakan salah satu langkah vital cara track business expense.
Kelompokan Jenis Expense
Setelah kamu membuat akun bank perusahaan terpisah langkah berikutnya yang perlu kamu lakukan adalah mengelompokan jenis-jenis expense perusahaanmu.
Pengelompokan jenis expense seperti:
- payroll
- biaya Utilitas
- pengeluaran operasional harian
- biaya konsultasi
- uang Sewa
- dan biaya-biaya lainnya.
Kenali Jenis Pajak yang Kamu Tanggung
Langkah kedua adalah kenali jenis-jenis pajak yang sangat mempengaruhi pengeluaran perusahaanmu. Jangan sampai kamu tidak memikirkan hal satu ini, tiba-tiba kamu kaget saat expense yang kamu keluarkan tidak sesuai dengan perkiraan awal.
Keuntungan mengenali jenis pajak tidak hanya berguna dalam track expense, tetapi dengan mengenal jenis pajak dengan jelas kamu dapat mengatur strategi agar pembayran pajakmu tidak berlebih atau bahkan bisa berkurang.
Membuat Sistem Pembukuan
Pembukuan penting sebagia salah satu cara track business expense, bagi perusahaan kecil sekalipun. Dengan adanya sistem pembukuan kamu dapat menganalisa pengeluaran apa saja yang paling banyak, adakah kemungkinan untuk menekan expense perusahaan, atau hal apa yang perlu diperbaiki untuk meningkatkan profitabilitas.
Sistem pembukuan yang baik dan tepat juga dapat mencegah kebocoran budget yang sudah kamu anggarkan sebelumnya. Selain itu kamu dapat mendeteksi penggunaan expense yang kurang efisiean sehingga dapat dilakukan perbaikan.
Sebab meskipun semua pengeluaran operasiaonal dalam bisnis itu penting. Tapi masing-masing jenis biaya atau expense memiliki tingkat kepentingan atau urgency yang berbeda-beda.
Track Expense Bisnismu
Langkah selanjutnya adalah mengontrol dan mengawasi biaya-biaya yang telah dikeluarkan. Simpan setiap resi, faktur, tanda terima sebagai bukti yang dapat dipertanggung jawabkan dalam pencatatan pembukan bisnismu.
Tidak hanya pengeluaran seperti gaji karyawan yang harus kamu perhatikan tapi biaya-biaya lain yang juga menjadi tanggungan perusahaan. Contoh biaya transportasi, uang makan, biaya meeting, dan biaya sejenis yang memang menjadi tanggungan perusahaan.
Rekrut Seorang Akuntan
Tips tambahan adalah rekrut akuntan yang dapat mengelola keuangan kamu. Optimalnya akuntan tersebut mengerti seluk beluk tentang peraturan pemerintah yang berkaitan mengenai expense seperti payroll dan pajak.
Dengan bantuan akuntan yang handa; kamu akan sangat membantu dalam mengelola pengeluaran perusahaanmu. Sehingga kamu dapat fokus kepada hal lain yang penting terhadap perkembangan perusahaanmu.
Cara Kedua: Menggunakan Software dan Aplikasi Tracking Expense
Alternatif lain, cara track business expense adalah dengan menggunakan bantuan software atau aplikasi yang dapat melakukan semuanya secara otomatis.
Saat ini banyak aplikasi yang menawarkan kemudahan tracking business expense dengan fitur-fitur yang mereka miliki. Kadang cukup membingungkan cara memilih aplikasi atau software yang tepat.
Berikut adalah tips untuk memilih apliasi tracking expense yang tepat sesuai dengan kebutuhan perusahaanmu.
Harga
Harga adalah salah satu faktor penting awal yang kamu perlu perhatikan dalam memilih software atau aplikasi tracking business exepense. Murah atau mahalnya harga software tergantung dari benefit atau manfaat yang diberikan.
Jangan sampai kamu memilih harga murah tapi tidak memberikan manfaat maksimal dalam mengontrol pengeluaran perusahaan kamu.
Mudah digunakan
Poin kedua yang kamu perlu perhatikan dalam memilih aplikasi tracking expense yang tepat untuk perusahaanmu adalah kemudahan penggunaanya.
Kamu tidak mau kan justru dipusingkan dengan aplikasi baru yang sulit digunakan. Karena penyesuaian membutuhkan waktu dan aplikasi yang sulit dimengerti akan membutuhkan waktu penyesuaian yang lebih lama.
Memiliki Fitur Reciept Capture
Mengapa fitur ini penting dimiliki dalam sebuah software expense? Karena setiap transaksi yang terjadi membutuhkan bukti yang dapat dipertanggung jawabkan dalam pembukan perusahaan dan bukti transaksi merupakan kaedah yang harus ada dalam akuntansi perusahaan.
Jika Software atau aplikasi expense yang kamu pilih tidak memiliki fitur ini dan masih mengandalkan bukti transaksi dalam bentuk hardcopy sebagai bukti, lebih baik kamu menggunakan spread sheet dalam bentuk excel saja.
Kamu hanya perlu menambahkan fungsi perhitungan excel, maka perhitungan akan dilakukan secara otomatis. Kamu dapat menghemat biaya, meskipun kamu harus melakukan input data secara manual yang memakan waktu sangat lama dan rentan dengan potensi terjadinya kesalahan.
Pengaturan Approval Workflow Sesuai Kebutuhan
Memungkinkan pengaturan approval terhadap expense yang diajukan karyawan. Pengaturan approval ini harus dapat dibuat berdasarkan tinkatan manajerial yang berwenang memberikan approval sesuai dengan ketentuan perusahaan tersebut.
Dengan adanya pengaturan Approval Workflow yang ada pada sebuah software expense dapat proses pencarian dana selain cepat tapi juga dapat dipertanggung jawabkan.
Proses Reimbursement
Softwar atau aplikasi tracking software juga harus memiliki fitur reimbursement yang cepat dalam hitungan menit. Proses reimbursement yang cepat akan membuat produktifitas dan efisiensi kerja HRD perusahaan kamu meningkat.
Sehingga mereka dapat melakukan pekerjaan penting lainnya seperti memastikan karyawan nyaman dan dapat bekerja dengan baik.
Dapat Berintegrasi dengan Software lainnya
Poin penting selanjutnya dalam memilih tracking software expense adalah software tersebut dapat terintegrasi dengan software lainnya yang dimiliki perusahaan dan dapat bekerja secara bersamaan.
Costumization dan Flexibilitas
Selanjutnya adalah memiliki kemampuan costumization yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Karena pastinya setiap perusahaan memiliki kebijakan dan SOP yang berbeda-beda antara satu dan lainnya.
Support yang baik
Terakhir adalah support dari customer service yang selalu siap menyelesaikan masalah anda. Jadi jika suatu waktu terjadi kesalahan kamu dapat segera meminta bantuan dari customer service penyedia jasa tersebut untuk mencari jalan keluar.
Bukan tidak mungkin kamu akan menglami kendala teknis seperti error dan bug atau kendala-kendala lainnya seperti kesalahan input data awal yang umum terjadi.
Pastikan kamu tidak hanya mendapatkan software terbaik tapi juga layanan yang terbaik pula.
Nah, kalau kamu ingin mengunakan aplikasi expense sebagai cara track business expense dalam perusahaanmu, kamu bisa coba menggunakan JojoExpense.
JojoExpense memiliki semua keunggulan yang telah disebutkan diatas, Apalikasi satu ini juga memiliki fitur yang dapat mendeteksi potensi penipuan keuangan yang masih terjadi di banyak perusahaan kecil ataupun besar.
selain itu tim kami juga siap mendampingi dan memberikan solusi terhadap kesulitan-kesulitan yang perusahaan kamu alami.
