Setiap perusahaan pasti melakukan pembukuan dan juga memiliki kendala dalam proses pencatatan atau pembukuan setiap transaksi tersebut. Jika kendala itu dibiarkan, maka akan berpengaruh buruk untuk masa depan. Maka dari itu, sebuah perusahaan harus membuat Bagan Akun atau Chart of Account atau CoA. Apakah itu Chart of Account? Dan bagaimana pentingnya CoA dalam dunia bisnis?
Tentang Chart of Account
Banyak nama lain dari Chart of Account, seperti bagan akun, daftar perkiraan, daftar rekening. Chart of Account sendiri adalah sebuah daftar yang tersusun dalam struktur tertentu yang terdiri dari serangkaian kode-kode dan diatur secara sistematis, yang didalamnya terdapat unsur-unsur kode akun dan nama akun.
Pada umumnya, Chart of Account dibuat untuk menampilkan laporan keuangan mulai dari neraca keuangan hingga juga laporan laba dan rugi. Dan juga bisa diubah sesuai dengan keinginan perusahaan.
Jenis-Jenis Kode Akun
Kode akun adalah rangkaian kode yang tersusun dari angka dan huruf atau bisa juga dari paduan angka dan huruf yang sistematis dan mudah dipahami oleh pihak yang berkepentingan. Nama akun dan kode akun akan digunakan untuk mengelompokkan, mencatat, melaporkan, dan juga mengontrol transaksi-transaksi keuangan dalam sebuah perusahaan.
Terdapat tiga macam kode akun, yaitu kode akun angka, kode akun huruf, dan kode paduan angka dan huruf. Kode akun angka adalah simbol yang paling banyak digunakan dalam pembuatan kode akun karena lebih fleksibel dan bisa melebihi simbol huruf. Contoh kode akun angka adalah seperti 100 000 untuk kas, 100 100 untuk kas besar, 100 200 untuk kas kecil, dan seterusnya.
Sedangkan kode akun huruf adalah simbol yang dinilai lebih berciri khas dibandingkan angka. Namun memang fleksibilitasnya lebih rendah dari angka. Tidak seperti angka, kode akun kode akun huruf tidak ada ikatan sistematika yang harus selalu diikuti. Contoh kode akun huruf adalah kode nama kota dengan JKT Jakarta, SBY Surabaya, MLG Malang.
Dan terdapat pula kode paduan angka huruf yang memadukan kekhasan huruf dan fleksibilitas angka. Biasanya simbol yang seperti ini digunakan sebagai kode dari nama perusahaan, nama pelanggan, nama pemasok, nama bank, dan sebagainya. Namun dibutuhkan pengelompokan yang lebih jelas jika menggunakan metode ini. Contoh kode dari paduan angka dan huruf adalah seperti kode wilayan penjualan jakarta dengan kode JKT 00 untuk Jakarta, JKT 01 untuk Jakarta Wilayah 1, dan JKT 02 untuk Jakarta Wilayah 2.
Manfaat Chart of Account
Ada beberapa manfaat dari Chart of Account yang perlu diketahui dan akan dirasakan jika pengaplikasiannya benar. Manfaat-manfaat tersebut adalah seperti :
- Bisa meningkatkan kontrol pencatatan
Chart of Account memiliki kode akun yang bisa menjadi identitas transaksi atau kejadian yang mudah dilihat dan diingat para pengguna. Dengan adanya CoA, maka catatan-catatan akan lebih mudah dikontrol, dibandingkan, dan di analisis, baik untuk tujuan menilai absah atau tidaknya catatan, ataupun menilai informasi dalam rangka penambilan keputusan pengguna informasi yang bersangkutan.
- Bisa mempermudah perbaikan atau penyesuaian data
Pembuatan Chart of Account bisa memudahkan dalam perbaikan data-data atau catatan yang mengalami perubahan karena adanya kesalahan pengguna atau terjadinya transaksi tambahan.
- Bisa mempermudah pemrosesan hasil catatan
Dengan Chart of Account, maka akan mempermudah dalam pemrosesan hasil catatan atau data yang telah diperoleh dan pemrosesan tersebut bisa terkontrol dan dilakukan secara efektif.
- Bisa mempermudah penyusunan laporan
Penyusunan laporan perusahaan akan lebih mudah dilakukan jika menggunakan Chart of Account
- Bisa mempermudah pembaca laporan
Kode akun bisa mempermudah seseorang untuk membaca laporan sehingga bisa membantu dalam pengambilan keputusan selanjutnya.
Syarat pembuatan Chart of Account
Terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan kode akun dalam Chart of Account agar nantinya bisa berjalan lancar dan efektif sesuai dengan harapan. Beberapa hal tersebut adalah sebagai berikut :
- Nomor yang digunakan untuk nomor kode harus dibuat seunik mungkin, sehingga setiap nomor hanya akan dipakai untuk satu perkiraan saja
- Akun perkiraan dimasukkan ke kelompok atau sub kelompok. Contohnya kas, hutang, peralatan, dimasukkan ke dalam aset aktiva lancar.
- Perkiraan yang berkaitan hendaknya disusun secara sistematis dan berurutan. Contohnya piutang dagang disusun dengan piutang lainnya
- Pemberian nomor kode tidak terlalu ketat, sehingga akan mudah jika ingin menambah akun baru. Contohnya beban diberi nomor 400, kemudian beban angkutan diberi nomor 405 dan beban lainnya diberi angka 410. Sehingga jika ada penambahan kelompok beban bisa disisipkan atau ditambahkan di antara 405-410.
- Nama akun rekening harus singkat dan jelas. Contohnya beban perjalanan kota untuk direksi lebih baik dituliskan dengan beban perjalanan dinas.
Struktur Chart of Account
Dalam penggunaan sistem komputerisasi akunting, ditentukan struktur dari Chart of Account yang bisa dilakukan dengan peraturan :
- Kode sub – sub account
- Kode perkiraan pembukuan (Akun code)
Contoh struktur Chart of Account adalah “132.12.122” . Tiga digit pertama menunjukkan klasifikasi utama laporan keuangan, seperti kewajiban, aset, piutang, dan sebagainya. Kemudian digit kedua menunjukkan subklisifikasi, yaitu termasuk jenis aset apa, aset lancar, tidak lancar, atau yang lainnya. Dan digit terakhir menunjukkan akun spesifik seperti kas, peralatan toko, dan sebagainya.
Dengan adanya Chart of Account seperti yang telah dijelaskan, maka Anda bisa dengan mudah menemukan informasi hanya dengan melihat kode penulisannya. Namun meskipun mudah, pengkodean dan pengelompokan pada sistem ini membutuhkan investasi waktu dan tenaga yang tidak sedikit. Namun saat ini bisa dilakukan dengan mudah yaitu menggunakan software akuntansi yang bisa mengelompokkan setiap transaksi yang tercatat.
Kesimpulan
Keuangan suatu perusahaan atau bisnis sangatlah riskan dan penting untuk diperhatikan. Salah satu cara agar bisa mencatat keuangan dengan baik dan rapi adaah dengan menggunakan Chart of Account. Karena seiring dengan berkembangnya teknologi, pencatatan setiap keuangan bisa dilakukan dengan mudah.
Maka dari itu, tidak ingin kan bisnisnya memiliki profit yang rendah Maka lebih baik jika sudah mendapatkan profit lebih dari bisnis anda, gunakanlah untuk Chart of Account sehingga nantinya pencatatan keuangan anda akan bisa lebih efisien.
Nah itulah sedikit penjelasan tentang apa itu Chart of Account dan beberapa jenis dan contohnya. Memang dimanapun pencatatan keuangan sangatlah berguna untuk menjaga agar perusahaan atau bisnis bisa berjalan dengan lancar.
Salah satu hal yang nantinya bisa ada dalam Chart of Account adalah gaji. Saat ini terdapat sebuah software yang berisi fitur lengkap yang menyajikan rincian penggajian karyawan secara tepat dan akurat, yaitu Jojo Payroll. Selain itu, Jojo Payroll memiliki fitur seperti perhitungan gaji pokok, lemburan, absensi, pnjaman, pph 21, dan masih banyak lagi.
Jadi yuk segera coba demo Gratis aplikasi JojoPayroll dan rasakan manfaatnya. Dan juga anda bisa memperpanjang masa langganan setelah 14 hari coba gratis. So, ditunggu ya!
