Dalam manajemen perusahaan dan bisnis terdapat berbagai dokumen resmi. Dokumen tersebut selalu berada dalam lingkup manajemen masing-masing departemen. Bagi orang yang sudah tergabung dalam sebuah organisasi atau departemen manajemen perusahaan, Anda pasti sudah familiar dengan dokumen ini. Dokumen ini disebut nota dinas, lalu bagaimana contoh nota dinas yang baik dan benar?
Nota dinas merupakan istilah yang terkait dengan kata “catatan”. KBBI memberi pengertian bahwa nota memiliki arti, yaitu surat pengangkatan / memo / peringatan atau surat penjelasan resmi yang dikeluarkan oleh organisasi resmi, seperti pemerintah pusat, pemerintah daerah, dll.
Nota ini merupakan bagian dari surat yang sudah dikenal dan sering digunakan di banyak instansi pemerintah. Pimpinan sering menggunakan nota dinas untuk memberikan catatan kepada bawahan atau karyawannya. Oleh karena itu, dapat dilihat bahwa nota ini adalah bagian dari suatu organisasi internal atau instansi yang hanya dalam lingkup perusahaan/organisasinnya saja.
Tentu, membuat nota dinas tidaklah boleh sembarangan, karena menyangkut urusan mewakili organisasi atau perusahaan terkait. Oleh karena itu, harus disesuaikan dengan format yang ada selama pembuatan. Namun sebelum membahas cara membuat dan format nota dinas, mari kita lihat dulu penjelasan tentang apa itu nota dinas.
Pengertian Nota Dinas
Nota dinas adalah dokumen internal staf, yang disiapkan oleh pejabat yang berwenang untuk menyampaikan laporan, pemberitahuan, deklarasi, permintaan atau komunikasi pendapat kepada pejabat lain. Berisikan hal-hal rutin dalam bentuk catatan ringkas, yang dapat segera ditangani oleh petugas dan ditanggapi. dan tidak boleh digunakan untuk membuat keputusan mutasi karyawan.
Nota ini digunakan untuk komunikasi antara bawahan dan atasan atau antara pejabat pada level yang sama atau antara atasan dan bawahan. Dengan perkembangan teknologi, penggunaan nota dinas masih menjadi pilihan dan tidak akan berubah seiring perkembangan. Hal ini dikarenakan pengolahan formal nota ini yang dimiliki perusahaan akan memudahkan dalam pelaksanaannya.
Lingkup Penggunaan Nota Dinas
- Nota Dinas dari pejabat tingkat pertama kepada Menteri Keuangan, dan sebaliknya.
- Unit organisasi eselon I, keterangan resmi antara pejabat di lingkungan kantor pusat (misalnya hubungan antara pejabat eselon dua dengan pejabat eselon dua, dan sebaliknya, hubungan antara pejabat eselon dua dan pejabat eselon dua dan sebaliknya hubungan antara pejabat eselon tiga di unit organisasi eselon II).
- Instruksi resmi antar pejabat di kantor wilayah (misalnya, pejabat eselon III ke pejabat eselon II, dan sebaliknya, pejabat eselon III ke pejabat eselon III atau sebaliknya, pejabat eselon IV ke pejabat eselon III atau sebaliknya).
- Instruksi resmi di lingkungan kantor layanan dan UPT (misalnya, pejabat eselon IV hingga pejabat eselon III, dan sebaliknya, atau antara pejabat eselon IV di lingkungan kantor layanan).
Tujuan dan Fungsi Nota Dinas
Tujuan utama pembuatan nota dinas adalah sebagai sarana komunikasi antara pejabat dengan pejabat lain yang bertanggung jawab atas tugasnya. nota ini berisi surat pendek atau uraian singkat tentang tindakan yang harus diambil penerima surat.
Tentu saja fungsinya beragam dalam membuat nota dinas yaitu, berisi informasi tentang pesanan atau instruksi, pengingat pesan untuk organisasi terkait karena dapat dijadikan sebagai arsip surat, bukti atas kesepakatan atau bentuk instruksi resmi yang digunakan sebagai panduan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.
Format Nota Dinas
Pembuatan nota dinas tidak membutuhkan keahlian khusus, tetapi penting untuk menggunakan bahasa Indonesia yang jelas dan mengikuti ejaan yang benar dan tepat. Selain itu, penulisan dan pembuatan nota harus memperhatikan isi penyampaian yang dapat dipahami si penerima, sehingga surat tersebut dapat dirumuskan atau dilaksanakan oleh penerima surat. Sebelum memperkenalkan contohnya, mari kita pelajari dulu penjelasan tentang pengaturan nota ini, di antaranya:
Kepala Surat
Bagian kepala berisi informasi tentang organisasi atau institusi penerbit. Biasanya deskripsi kepala judul sama dengan yang digunakan untuk surat resmi. Bagian pertama menjelaskan identitas organisasi atau perusahaan.
Bagian Pembuka
- Kata / kalimat “Nota Dinas” dicantumkan.
- Nomor.
- Tujuan publikasi.
- Asal yang menyatakan siapa pejabat penerbit. Sumber nota menggunakan kata “dari”.
- Alasan penerbitan. Misalnya; permintaan, perhatian, permohonan.
Isi Surat
Isi nota ini berisi penjelasan yang lebih rinci tentang pemberitahuan untuk pejabat yang ditunjuk. Bagian ini berisi beberapa paragraf. bagian ini juga menentukan seberapa penting alasan di balik menulis nota.
Bagian Penutup
- tanggal.
- Nama atau posisi level pejabat pada catatan.
- tanda tangan.
- Nama penandatanganan resmi.
- NIK.
- salinan/tembusan.
Contoh Nota Dinas
Berikut ini adalah contoh petunjuk nota dinas untuk instansi pemerintah:
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan
Pemerintah Kota Medan
Sumatera Utara
Jalan Sisingamangaraja 12 Telp (046) 974662
NOTA DINAS
Nomor: 666 / ND-101 / VII / 2020
Yth: Kepala Seksi Humas Departemen Pendidikan dan Kebudayaan
Dari: Direktur Bidang Pendidikan dan Kebudayaan
Tanggal: 9 Desember 2020
Sifat: Penting
Lampiran:-
Hal: Perjalanan dinas, mengunjungi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan sebagai perwakilan, dalam rangka mensosialisasikan dan mempromosikan kursus pendidikan terkini.
Dalam rangka memberikan konsultasi dan jejaring sosial untuk mata kuliah baru dalam sistem pendidikan, perlu adanya penjelasan dan informasi detail tentang sistem perkuliahan terkini. Oleh karena itu, konsultasi akan dilakukan di bidang-bidang berikut:
Hari/Tanggal: Jumat / 25 Desember 2020
Waktu: 10.00-selesai
Lokasi: Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Jakarta
Oleh karena itu, kami meminta Penanggung Jawab Bagian Humas Dinas Pendidikan dan Kebudayaan untuk mengikuti acara sosial ini, karena biaya perjalanan dan akomodasi sudah menjadi tanggung jawab urusan administrasi.
Demikian nota dinas ini saya sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Kepala Dinas Bidang Pendidikan dan Kebudayaan
Kota Medan
John Sidabutar, MD
NIP 98726089923
Tembusan:
- Kepala Eksekutif.
- Sekretaris yang membidangi hubungan masyarakat.
Kesimpulan
Perilaku nota dinas ibarat aliran informasi dan komunikasi dalam suatu perusahaan atau organisasi. Yang perlu Anda perhatikan adalah kata kunci “internal” dalam deskripsi resmi. Dengan dokumen ini, alur kerja antar departemen, informasi dan komunikasi dapat berjalan dengan baik. Komunikasi sangat penting untuk menjaga kinerja internal yang positif dari suatu organisasi atau perusahaan. Jika internal organisasi atau perusahaan Anda bagus, maka hasil kinerja yang positif juga akan tercapai.
Dengan bantuan sistem pemantauan aktivitas real-time, anti-fraud dan manajemen sumber daya manusia otomatis, kinerja tim perusahaan atau organisasi anda dapat ditingkatkan hingga 100%. JojoTimes adalah solusi untuk memenuhi semua kebutuhan HR seluler Anda.
JojoTimes memungkinkan karyawan atau bawahan Anda absensi masuk dan keluar di mana saja. Dilengkapi dengan pengenalan wajah biometrik, penentuan posisi GPS yang akurat, dan deteksi identitas palsu, Anda tidak perlu khawatir tentang penipuan dan kebohongan yang mereka lakukan.
Saat bekerja dari jarak jauh, karyawan Anda mungkin diminta untuk melaporkan aktivitas mereka. Dengan cara ini, Anda selalu dapat memastikan bahwa karyawan Anda benar-benar menggunakan jam kerja mereka sebagaimana mestinya.
Anda juga dapat mengatur dan menyusun rencana kerja dan shift karyawan sesuai dengan kebutuhan masing-masing departemen untuk mengoptimalkan sinkronisasi antara pemberi kerja dan karyawan. Tunggu apalagi, daftar JojoTimes sekarang juga dan nikmati Ujicoba gratisnya!
