Contoh Risalah Rapat yang Benar

Apakah Anda merasa kesulitan untuk mendapatkan setiap poin penting dari rapat yang baru Anda ikuti? Atau Anda adalah seorang sekretaris akan tetapi masih bingung bagaimana sih sebenarnya cara membuat risalah rapat yang baik dan benar. Mungkin artikel Contoh Risalah Rapat ini adalah jawaban Anda semua yang sedang mempunyai keluhan seperti di atas. Disini aku akan menjelaskan secara terperinci dan gamblang, mulai dari pengertian, cara membuat, fungsi, dan contoh-contoh risalah rapat atau meeting minutes yang bisa Anda jadikan referensi tentunya. Oke simak langsung saja. Selamat membaca.

Pengertian Risalah atau Notulen Rapat

Risalah rapat adalah catatan yang dicatat selama rapat. Mereka mencatat permasalahan kunci yang sedang dibahas, usulan yang diusulkan atau dipilih, dan kegiatan yang akan dilakukan. Risalah rapat biasanya dibuat oleh anggota kelompok yang ditunjuk. Tugas mereka adalah memberikan catatan akurat tentang apa yang terjadi selama pertemuan. Kayaknya sudah jelas ya dari pengertian diatas, bahwa risalah rapat adalah hal yang wajib ada ketika rapat sebagai bukti yang nantinya dikumpulkan menjadi arsip.

Format Penulisan Risalah Rapat yang Benar

Sebenarnya format Contoh Risalah Rapat menyesuaikan terhadap kebijakan perusahaan masing-masing. Terkadang sebuah perusahaan sudah menyiapkan template risalah rapatnya, tetapi apa salahnya jika kita mengetahui cara membuatnya dan apa saja yang seharusnya ada di dalam sebuah risalah rapat.

1.      Judul Rapat

Urutan pertama tentunya adalah judul dari rapat yang Anda ikuti. Anda harus mencatatnya secara terperinci judul dari rapatmu. Biasanya pimpinan rapat menuliskannya di undangan rapat yang disebarkan atau pimpinan rapat memberitahukannya lebih awal kepada Anda selaku sekretaris.

2.      Tempat dan Tanggal Rapat

Selanjutnya masih komponen basic dari sebuah rapat yaitu kapan rapat tersebut berlangsung. Untuk tempat, tulis ruangan, nama gedung, kota atau alamat umumnya. Untuk tanggal Anda harus menuliskan jam rapat dimulai sekaligus durasi rapat berapa jam atau berapa hari.

3.      Daftar Hadir Siapa Saja yang Mengikuti Rapat

Nomer tiga adalah siapa saja yang hadir di rapat tersebut. Apabila Anda mengetahui betul daftar absen peserta rapat, maka ini membuat pekerjaanmu mudah karena Anda sudah tahu siapa saja orang yang akan Anda laporkan ke pimpinan rapat nantinya.

4.      Tujuan Rapat

Setiap rapat tentunya harus memiliki satu tujuan utama. Anda mungkin mendiskusikan banyak topik, tetapi tetap aja harus ada satu tujuan utama dalam catatanmu. Sangat penting untuk mencatat ini karena membantu memberikan arahan pada pertemuan dan kejelasan mengenai fokusnya. Contohnya “mensosialisai UMKM tentang digital marketing”.

5.      Daftar Agenda

Selanjutnya adalah agenda apa saja yang ada di dalam rapat. Mulai dari awal sampai akhir, terkadang di beberapa peraturan untuk membuat risalah rapat pencatat diharuskan mencatat siapa saja yang mengajukan usulan dan bagaiman isi usulan atau pendapat tersebut.

6.      Tempat dan Tanggal Rapat Selanjutnya

Berikutnya untuk rapat yang misalnya belum selesai, atau memang rapat tersebut memiliki agenda rutin setiap bulannya. Pencatat harus menuliskan kapan dan dimana rapat selanjutnya akan berlangsung.

7.      Hasil Pembahasan Rapat

Ini adalah poin yang sangat penting dan seharusnya Anda menuliskannya dengan baim dan benar. Entah itu rapat resmi atau tidak. Anda hanya perlu mencatat poin-poin penting atau jika rapat tersebut adalah rapat pembagian tugas, Anda harus mencatat tugas dan jabatan bagi siapa saja yang bersangkutan. Hal ini membuat rapat menjadi maksimal dan bisa menjadi parameter apakah poin-poin rapat telah dilaksanakan atau malah belum.

Fungsi Risalah Rapat

cara mendapatkan karyawan berkualitas

·         Menjadi Panduan

Setiap kali mencatat rapat, Anda berarti membuat sebuah panduan. Anda dan tim akan dapat mengawasi komitmen setiap anggota tim. Anda juga dapat melacak jadwal dan kapan jatuh tempo atau deadline. Inilah sebabnya mengapa risalah rapat dapat berfungsi sebagai panduan untuk tim Anda. Semua rencana yang telah diputuskan di rapat dapat Anda temukan dengan mudah, dan Anda akan memiliki panduan saat Anda menyelesaikan setiap hal yang diputuskan dalam rapat.

·         Pengingat

Terkadang karena banyaknya hal yang terjadi, membuat Anda melupakan apa saja atau keputusan apa yang telah dirapatkan. bagusnya, tim dapat bergantung pada risalah rapat untuk memeriksa kemajuan mereka. Apakah mereka sudah mengerjakannya dengan benar? Apakah ada sesuatu yang terlewat atau terlupakan? Atau ada hal lain yang perlu dilakukan? Anda tidak akan mengabaikan tugas apa pun selama Anda memiliki dokumen akurat yang dapat membantu Anda mengingat apa saja.

Risalah rapat juga bermanfaat karena merupakan pengingat yang efektif untuk rapat berikutnya. Tim dapat membahas risalah rapat sebelumnya untuk mengingatkan setiap peserta tentang apa yang terjadi, topik apa yang mereka diskusikan, dan keputusan yang mereka buat.

·         Referensi Bagi Anggota yang Tidak Hadir Selama Pertemuan

Konflik dalam jadwal atau keadaan darurat dapat terjadi dan beberapa orang tidak dapat menghadiri rapat. Dengan membuat ringkasan rapat, semua orang yang melewatkan rapat dapat mengetahui tentang apa yang terjadi dan diberi tahu tentang apa yang mereka lewatkan. Anda dapat dengan mudah mengirim email tindak lanjut ke semua peserta setelah rapat dan melampirkan risalah rapat. Oleh karena itu, tidak ada yang tertinggal dan setiap orang berada di pemahaman yang sama tentang apa tujuan perusahaan dan bagaimana mencapainya.

·         Menghemat Waktu

Dengan setiap rekan tim mengetahui tanggung jawab mereka sendiri, seluruh tim dapat sepenuhnya fokus pada tugas yang ditentukan. Apakah mereka berada dalam melakukan tugasnya dengan benar atau tidak, mereka akan tahu apa tugas mereka sepenuhnya. Dan tentu saja, tim tidak harus bertemu dan menghabiskan waktu yang berharga hanya untuk membahas hal yang sama lagi.

·         Arsip Perusahaan

Perusahaan yang berusaha untuk mencapai target baru dalam industri mereka, pasti akan menghadapi litigasi di sepanjang jalan. Pada saat-saat ini, mereka pasti membutuhkan bukti kuat untuk pembelaan mereka. Risalah rapat dapat memenuhi tujuan tersebut dan disajikan sebagai bukti kuat. Risalah rapat berisi semua fakta pertemuan di sana. Anda akan dapat menentukan siapa yang ada di sana saat itu terjadi, bagaimana anggota memutuskan tindakan tertentu, dan lain-lain. Ini dapat membuktikan niat perusahaan yang sebenarnya dan membuat mereka lolos.

Contoh Risalah Rapat

Nama Komite/Organisasi

Risalah Rapat

Pembukaan

Rapat rutin (Nama Organisasi/Panitia) dipanggil untuk datang (pada waktu) pada tanggal di lokasi oleh (Nama Fasilitator).

Penyajian

Nama yang hadir

Persetujuan agenda

………………

Persetujuan Notulen

……………….

Topik Pembuka

……………..

Ide baru

……………….

Agenda untuk Rapat Selanjutnya

Daftar apa saja

Penundaan

………..(optional)

Notulen oleh:

Nama

Disetujui oleh:

Nama

Oke mungkin itu saja Contoh Risalah Rapat yang bisa di bagikan kepada anda tentang tentang Risalah rapat. Semoga membantu.

Nah, jika Anda memerlukan software akuntansi untuk kegiatan pembukuan bisnis, Anda bisa menggunakan Aplikasi JojoExpense yang memiliki fitur terlengkap, mudah digunakan, dan harga yang terjangkau.

loyalitas pelanggan

Produk populer untuk meningkatkan produktivitas perusahaan
Hemat waktu, uang, dan tenaga dengan otomasi sekaligus streamlining tugas HR & Finance.

Aplikasi JojoExpense

Solusi Manajemen Pengeluaran Perusahaan yang Fleksibel, JojoExpense memudahkan staf keuangan untuk memantau disbursement perusahaan secara real-time dan akurat. Hemat waktu hingga 77% dengan proses pelaporan pengeluaran otomatis!

Aplikasi JojoExpense memiliki fitur yang populer

  1. Monitor disbursement uang panjar kerja di manapun kapan pun
  2. Proses pelaporan dan pengarsipan reimbursement otomatis dan dapat disesuaikan
  3. Peraturan budget yang disesuaikan untuk reimbursement dan Cash Advance

Buktikan kinerjanya dengan klik Coba Gratis Sekarang