Contoh Surat Teguran Tertulis – Secara berangsur – angsur, seorang karyawan teladan bisa saja menjadi seorang slacker setelah beberapa tahun bekerja di suatu perusahaan. Mereka yang awalnya selalu datang 30 menit lebih awal bisa saja mulai terlambat hingga satu jam sekarang. Atau mereka yang tadinya giat mengisi waktu kerjanya secara produktif tiba – tiba berubah menjadi mereka yang mengolor – olor waktu istirahat serta menerima panggilan – panggilan telpon pribadi ketika jam kerja tiba.
Jadi, apa yang bisa anda lakukan untuk mendisiplinkan seorang karyawan? Apakah surat peringatan merupakan satu – satunya jalan untuk membuat pegawai anda aktif Kembali?
Ketika anda sudah menggunakan pendekatan secara halus untuk ‘membujuk’ karyawan Kembali ke tingkat disiplin yang ‘top’, cara terakhir yang bisa dilakukan untuk membuat kegiatan ‘nyeleneh’ karyawan supaya jera adalah dengan memberikan surat tertulis yang bernama surat peringatan. Tujuan dari diberikannya surat tersebut adalah untuk menginformasikan karyawan terhadap Tindakan kurang menyenangkan mereka yang akhirnya berdampak terhadap kinerja seluruh sendi di perusahaan.
Ketika karyawan telah melakukan satu pelanggaran, sangat masuk akal bagi perusahaan untuk memberikan peringatan secara verbal tanpa harus mengeluarkan surat peringatan. Jangan buru – buru untuk langsung mengeluarkan surat peringatan karna secara sengaja atau tidak, hal tersebut akan tercatat dalam pembukuan dari karyawan itu sendiri.
Jadi pastikan bahwa anda telah memenuhi kaidah tipe pendisiplinan yang benar tergantung dari situasi yang sedang anda hadapi. Dalam ulasan kali ini, akan dibahas lebih dalam menegnai surat peringatan beserta contoh dan struktur penulisannya.
Apa Itu Surat Peringatan ?
Tergantung dari jenis pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan, perusahaan bisa mempertimbangkan untuk langsung memberikan surat peringatan atau hanya menghardiknya melalui verbal.
Surat peringatan merupakan dokumentasi peringatan formal yang dikirim oleh staff HR kepada karyawan untuk memberi tahu karyawan tersebut tentang kesalahan dan detail pelanggaran serta konsekuensi yang akan datang jika karyawan gagal untuk memperbaiki diri.
Berikut adalah beberapa Langkah yang bisa anda lakukan untuk membentuk atau menulis surat peringatan yang baik dan benar.
Menulis Contoh Surat Teguran Tertulis
Perlu diingat bahwa surat peringatan merupakan salah satu tipe surat resmi. Jadi anda musti berhati – hati dalam mengikuti format penulisan yang berlaku demi memastikan informasi yang tertera di dalamnya mudah dipahami serta tersampaikan dengan baik ples professional.
Struktur penulisan Surat Peringatan antara lain adalah :
Alamat Penerima
Biasanya terdapat di garis pertama atau kedua setelah alamat pengirim, di tempatkan di sisi kiri surat.
Tanggal
Anda bisa menulis tanggal official surat peringatan tersebut satu atau dua baris di bawah alamat penerima.
Baris Subject
Subjek dari surat peringatan harus ditulis secara jelas. Contohnya dengan menulis nama lengkap dari karyawan yang bersangkutan kemudian diikuti oleh alasan teguran yang diberikan.
Penghormatan
Tidak boleh bagi perusahaan untuk langsung menyebutkan nama dari karyawan itu sendiri. Dalam penulisan pembuka surat harap menggunakan kata – kata yang baik seperti “Untuk Yang Terhormat Mr.XXX”
Paragraf Pembuka
Jangan bertele – tele dan buatlah surat peringatan seringkas dan seformal mungkin. Buatlah daftar masalah secara runtut dan terperinci, sertakan juga alasan diberikannya surat peringatan tersebut. Anda boleh menambahkan detail pelanggaran – pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan di bagian pertama kalimat dalam surat. Sebagai contoh, ketika pelanggaran tersebut terjadi di hari Senin tanggal sekian jam sekian, anda boleh menambahkannya di dalam surat.
Isi
Dalam bagian ini, anda bisa menulis apa saja Langkah yang bisa dilakukan oleh karyawan sebagai sarana memperbaiki diri. Sebagai contoh, jika anda ingin memberikan training untuk membenarkan sikap disiplin karyawan, anda bisa menuliskan detail kapan training tersebut dilakukan dan sebagainya.
Paragraph Akhir
Berisi saran tentang tindakan yang bisa dilakukan oleh karyawan untuk memperbaiki Tpelanggaran tersebut. Sebagai contoh, jika memang dikarenakan pelanggaran yang ada HR harus mengambil Tindakan tegas dengan memberhentikan karyawan tersebut, anda harus menuliskan rincian hak dan kewajiban karyawan ketika meninggalkan perusahaan tersebut. Pastikan bahwa penjelasan yang anda tuliskan akan menghindarkan perusahaan dari tuntutan – tuntutan hukum kedepannya.
Penutup
Simpulkan isi surat peringatan dengan menyisipkan catatan positif bagi karyawan. Tunjukkan bahwa anda atau perusahaan memiliki kepercayaan penuh terhadap mereka supaya bisa menjadi lebih baik lagi. Anda juga bisa mengatakan bahwa mereka merupakan asset berharga bagi perusahaan.
Nama Anda Disertai dengan Tanda Tangan
Karna anda mungkin perlu untuk membuat Salinan surat peringatan tersebut, anda bisa memberikan space atau spasi yang cukup bagi tanda tanagn karyawan di bagian bawah daftar.
Apa yang Pantas Dilakukan Dalam Pengiriman Surat Peringatan?
Tidak smeua aksi yang anda lakukan dianggap pantas ketika berhubungan dengan surat peringatan. Anda harus bisa menempatkan diri anda dan juga karyawan untuk bertindak seprofesional mungkin dengan tetap mempertahankan asas kemanusiaan. Beberapa hal yang pantas dilakukan terkait dengan surat peringatan antara lain adalah :
- Bicara Dengan Karyawan Secara Privat
- Mengirim surat peringatan secepatnya ketika peristiwa pelanggaran tersebut terjadi
- Menginformasikan apa saja konsekuensi yang ada di dalam daftar surat peringatan
- Meminta tanda tangan karyawan
- Menjaga agar selalu objective serta factual
- Selalu cek dua kali sebelum mengirim surat peringatan
- Pertimbangkan untuk mendapatkan bantuan hukum apabila diperlukan
Contoh Surat Teguran Tertulis
Berikut adalah contoh surat peringatan yang bisa anda atau perusahaan gunakan sebagai template format penulisannya.
PT Permata Belin Adi
Ruko Agung Kromo Kav. 2, B-9, Surabaya
Telp. (0271) 668121
Nomor: SP/009/11/2021
Lampiran: 2 (dua) berkas
Perihal: Surat Peringatan
Kepada Yth.
Saudara Mila Permadi
Staff Marketing PT Permata Belin Adi
di Tempat
Memperhatikan surat perjanjian kerja Penerbitan dan Pencetakan Majalah tertanggal 14 September 2021, dengan ini Direktur PT Permata Belin Adi menginformasikan.
- Berdasarkan hasil evaluasi pemantauan yang telah dilakukan Tim Pengawas PT Permata Belin Adi. Kinerja Saudara Mila Permadi selama bekerja sebagai staff marketing dinyatakan dan dinilai tidak mengacu terhadap SOP karyawan yang ditetapkan perusahaan.
- Saudara Mila Permadi tidak dapat melaksanakan tugas dengan baik seperti yang disepakati pada surat perjanjian kerja Penerbitan Pencetakan Majalah.
- Oleh karenanya Saudara Mila Permadi diberikan Teguran Tertulis.
Demikian surat ini dibuat agar dilaksanakan dan disadari sebagaimana mestinya.
Jakarta, 10 September 2021
PT Permata Belin Adi
Ali Putra
Direktur Utama
Demikian merupakan penjelasan singkat serta contoh surat teguran tertulis agar anda dapat terhindar dari kesalahan dan pelanggaran kedisiplinan perusahaan. Wajib bagi anda untuk mengikuti aturan yang sudah ditetapkan. Misalnya saja dengan menggunakan aplikasi absensi berbasis Cloud dari Jojonomic yaitu Jojotimes.
Dengan menggunakan Jojotimes Anda bisa melakukan absensi secara online tanpa harus melakukan scan sidik jari ataupun secara manual di dalam kantor. Aplikasi ini terbukti mampu membantu Anda terutama dalam mengelola administrasi Human Resource secara otomatis. Anda bisa mencoba demo gratis dahulu dengan klik Link Coba Gratis Sekarang, Ayo coba sekarang!
