Untuk Anda yang sedang ditugaskan atau sekarang ini memiliki kepentingan untuk membuat surat udangan resmi, kali ini Jojonomic telah merangkum secara lengkap apa yang Anda butuhkan. Namun, pernahkah Anda mendapat surat undangan resmi yang dikirimkan dari lembaga atau instansi tertentu? Jika pernah apakah Anda memperhatikan ada apa saja isi didalam surat tersebut?
Karena pada artikel kali ini, Jojonomic tidak hanya memberikan contohnya saja, namun juga akan mengulas bagian-bagian apa saja yang harus berada pada surat undangan resmi serta struktur pada surat tersebut. So untuk lebih jelasnya, simak terus artikel ini ya!
Jenis Surat Undangan
Surat tersebut terdiri atas dua jenis, yakni surat resmi dan tidak resmi. Perbedaan pada keduanya terletak pada struktur dan fungsi yang berbeda. Berikut adalah pengertian dan juga penjelasan dari keduanya:
Surat Undangan Resmi
Surat undangan resmi adalah surat undangan yang biasanya dibuat oleh suatu perusahaan atau instansi dalam rangka menyelenggarakan sebuah agenda atau kegiatan yang diadakan dengan mengundang perseorangan, kelompok, ataupun perusahaan lain. Karena surat undangan resmi bersangkutan dengan sebuah lembaga, perusahaan, atau instansi, maka harus disampaikan dengan menggunakan bahasa yang formal.
Selain itu, dalam penulisannya, surat undangan resmi juga harus mengikuti kaidah yang berlaku. Terdapat kaidah yang harus diperhatikan oleh penulis saat menulis surat undangan resmi salah satunya adalah harus menggunakan kalimat yang baku dan menggunakan EYD dengan benar. Ciri utama surat undangan resmi salah satunya adalah penggunaan kop surat.
Surat Undangan Tidak Resmi
Bila dilihat dari namanya, dapat diketahui bahwa surat undangan tidak resmi pasti berbeda dengan surat undangan resmi. Surat undangan tidak resmi adalah surat undangan yang biasanya dibuat oleh seseorang atau individu dalam rangka mengundang atau mengajak orang lain untuk menghadiri acara pribadi yang diadakan olehnya, contohnya seperti surat undangan ulang tahun, surat undangan pernikahan dan lainnya.
Jadi dalam penulisannya, surat undangan tidak resmi tentu tidak sama dengan penulisan surat undangan resmi. Penulisan jenis surat undangan tidak resmi lebih luwes dan tidak terlalu dibatasi. Tetapi meskipun demikian, penulis harus tetap mengetahui etika yang baik ketika menuliskan surat undangan ini yaitu dengan menggunakan bahasa yang sopan dan santun.
Struktur dalam Surat Undangan Resmi
Dalam membuat surat undagan resmi ada beberapa hal yang perlu diperhaitikan. Nah berikut adalah beberapa struktur penting surat undangan resmi yang baik dan benar:
Kop Surat
Kop surat digunakan sebagai identitas resmi suatu instansi lembaga atau organisasi pengirim surat. Dalam kop surat umumnya tertulis nama lembaga instansi atau organisasi beserta logonya, alamat lengka dan kontak person yang dapat dihubungi. Dengan begitu, penerima undangan akan dapat dengan mudah mengetahui asal dari mana surat tersebut dikirim.
Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat
Sering dilupakan dan sering berakibat fatal yang berujung pada penolakan surat. Oleh karena itu, dalam membuat surat jangan lupa untuk membubuhinya dengan tempat dan tanggal pembuatan surat (misal : Malang, 16 April 2020) pada bagian kanan atas setelah kop surat.
Nama Terang dan Pihak yang dituju
Pada bagian ini, cantumkan nama lengkap beserta alamat yang dituju. Hal ini penting di perhatikan untuk menghindari terjadinya salah kirim surat kealamat lain. Tulis saja seperti Kepada YTH Bapak/ibu Pimpinan Kantor X Di Tempat.
Isi Surat
Isi bagian keempat ini dengan maksud dan tujuan anda dalam menulis surat. Karena ini adalah surat undangan resmi maka sampaikanlah maksud anda untuk mengundang pihak terkait untuk hadir dan berpartisipasi dalam kegiatan atau acara yang dimaksud.
Waktu dan Tempat
Salah satu yang terpenting adalah mencantumkan waktu dan tempat pelaksanaan dalam isi surat, agar penerima surat undangan tidak kebingungan dan mengerti waktu dan tempat pelaksanaan acara (semisal undangan dalam bentuk penyelenggaraan acara).
Lampiran atau agenda
Beberapa surat resmi ada yang menggunakan, ada pula yang tidak mempergunakannya. Agenda biasanya digunakan untuk memperjelas topik pelaksanaan acara yang akan diselenggarakan supaya penerima undangan bisa mempersiapkan atau pun mengetahui gambaran acara tersebut.
Stempel dan Tanda tangan
Stempel dan tanda tangan menjadi bukti bahwasanya undangan tersebut dikirim oleh pihak resmi yang bersangkutan sebagai penguat kebenaran surat undangan tersebut.
Pihak-pihak yang Umumnya Menggunakan Surat Resmi
Sebelum memahami contoh surat undangan resmi, penting untuk Anda sebelumnya memahami pihak-pihak yang menggunakannya:
Instansi Pemerintah
Pihak yang paling sering menggunakan surat undangan resmi adalah instansi pemerintah. Instansi inilah yang akan menyebarkan undangan resmi untuk kolega maupun pegawainya. Bahkan instansi pemerintah kerap menggunakannya untuk keperluan lain, seperti undangan pada instansi lainnya. Jika anda merupakan salah satu pegawai, di sinilah dibutuhkan contoh surat undangan.
Sekolah dan Kampus
Tidak hanya instansi pemerintahan, anda juga dapat menemukan surat undangan resmi di sekolah maupun kampus. Surat undangan resmi pada instansi pendidikan dapat diberikan para orang tua maupun guru dan dosen yang menjadi bagian dari sekolah. Penggunaan surat undangan resmi diwajibkan, agar menghormati setiap orang, termasuk wali murid.
Organisasi
Saat anda berkecimpung dalam dunia organisasi, maka bersentuhan dengan surat undangan resmi akan sangat sering terjadi. Umumnya, organisasi akan membuat surat undangan resmi untuk mengundang organisasi lainnya ataupun tamu-tamu dalam acara. Karena akan diberikan untuk orang lain, maka disinilah perlu membuat surat undangan yang baik dan benar.
Perusahaan
Berikutnya surat undangan resmi dibutuhkan oleh perusahaan-perusahaan. Tidak terbatas pada perusahaan jasa, namun juga dapat digunakan di perusahaan barang. Perusahaan akan membutuhkannya untuk mengundang karyawan maupun kolega perusahaan. Karenanya, surat undangan yang dibuat harus sesuai dengan kebutuhan dan resmi dengan tanda tangan asli.
Contoh Surat Undangan Resmi
Berikut adalah berbagai contoh surat undangan resmi yang dapat Anda contoh sesuai kebutuhan Anda:
Surat Undangan Resmi Perusahaan
Undangan Menghadiri Acara
Surat Undangan Rapat Organisasi
No : 001/Ikatila86/V/09 Jakarta, 25 Mei 2015
Lamp : ………..
Hal : Undangan Rapat Kerja 2015-2018
Yth,
Seluruh Pengurus Ikatan Alumni
Dan Alumni SMAN 38 Angkatan 86
Di Tempat
Assalamu’alaikum Wr.Wb.
Kami atas nama Pengurus Ikatan Alumni SMAN 38 Angkatan 86, dengan ini mengundang Bapak/Ibu/Saudara/I Alumni untuk ikut hadir pada acara Rapat Kerja Pengurus Periode 2015-2018 dengan Tema: “Kepedulian Demi Kemajuan Bersama” yang insya Allah akan Kami adakan pada:
Hari/Tangga : Sabtu-Minggu, 30-31 Mei 2015
Tempat : Whisma Departemen Agama Chisarua-Puncak Bogor
Acara : Rapat Kerja Pengurus Ikatan 86, Periode 2015-2018,
Sekaligus Pembubaran Panitia Family Gathering 2015.
Demikianlah Surat Undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan partisipasinya kami ucapkan terimakasih
Walaikum’salam Wr.Wb
Pengurus ikatila86
Rendi Saleh
Ketua
Tembusan:
1. Nama-Nama yang bersangkutan.
2. Ketua ikatila Pusat
Surat Udangan Rapat OSIS
Surat Undangan Resmi Seminar
JojoExpense, pencatatan pengeluaran perusahaan dalam satu sentuhan
Jojo Expense merupakan sebuah aplikasi yang didesain khusus untuk memudahkan kinerja Anda dalam manajemen keuangan dan pengeluaran. Aplikasi ini efektif dalam meningkatkan efisiensi pekerjaan hingga 76 persen.
Selain itu, fitur pendukungnya pun cukup lengkap. Mulai dari Budget Controlling, Cash Advance, Reimbursement Online hingga Transfer Antar Bank secara Real Time. Tak hanya itu, Jojo Expense juga dilengkapi dengan teknologi mutakhir berupa Intelligence OCR dan Realtime Geotagging yang memungkinkan Anda dapat terhindar dari risiko fraud financial. Menarik, bukan?
So, tunggu apa lagi? Yuk, gunakan Jojo Expense dan permudah cara Anda dalam mengelola keuangan perusahaan sekarang juga!
