Perkembangan teknologi dimasa kini memang bisa membuat berabgai perkerjaan begitu mudah, salah satunya dengan hadirnya e-signature. Kita bisa menandatangi berbagai berkas melalui perangkat elektronik seperti handphone ataupun komputer.
Tentu saja terobosan seperti ini sangat membantu. Apalagi jika perusahaan yang memang bermain di pasar internasional. Jika membutuhkan penanda tanganan berkas pihak terkait tidak usah lagi harus mendatangi negara tempat berkas tersebut diadakan. Tapi cukup melakukan tanda tangan didalam media elektroniknya.
Sebenarnya perubahan adanya e-signature bisa menjadi hal positif maupun negatif bagi perusahaan. Positif karena akan memudahkan berbagai kerjasama antar perusahaan laur negeri dengan lokal. Sedangkan bisa menimbulkan dampak negatif karena berkas tersebut disimpan secara digital.
E-Signature Harus Disimpan Dengan Aman
Seperti yang sudah diketahui bahwa ancaman pencurian data selalu saja bisa terjadi ketika berhubungan dengan elektronik. Jika ternyata tanda tangan anda sangat berpengaruh dan bisa memberikan benefit untuk disalah gunakan oleh oknum hacker tentu ini akan merugikan.
Sebelum menerapkan e-signature pada perusahaan anda. Sebaiknya mendalami lebih dalam proses dari penandatanganan eletronik ini. Sebab akan sangat riskan jika ternyata tandatangan anda malah digunakan untuk penipuan dan lain sebagainya.
Hal ini mungkin saja terjadi. Mengingat beringasnya serangan hacker jika sudah terjadi. Situs-situs pemerintahan saja bisa diretas oleh hacker apalagi data pribadi yang tidak tersimpan dengan baik seperti tanda tangan elektronik ini.
Basis penyimpanan untuk e-signature haruslah aman. Seperti basis penyimpanan cloud karena terdapat berbagai enkripsi yang tidak mudah dijebol oleh hacker. Jangan berikan kesempatan orang-orang untuk bisa mendapatkan data pribadi yang penting seperti tanda tangan ini.
Berbagai modus kejahatan bisa saja terjadi dengan menggunakan tanda tangan palsu. Karena teknologi editing foto sekarang sudah sangat maju. Apalagi jika ternyata tanda tangan ini bersifat elektronik dan mudah dipindahkan.
Sumber dokumen juga harus anda pastikan keasliannya. Sebab salah satu modus penipuan lewat elektronik adalah phising dimana anda digiring untuk masuk kedalam perangkap peretas melalui berbagai link. Tehnik phising ini juga bisa terjadi ketika anda hendak melakukan e-signature.
Jadi hanya tanda tangani dokumen yang benar-benar sudah dipastikan keasliannya dan jelas sumber pemberinya. Ini sangat penting untuk keselamatan anda dan bisa menghindarkan dari berbagai tindak kejahatan yang mungkin saja terjadi.
Pemerintah sendiri tidak mau kecolongan mengenai e-signature ini. Maka dirancang sebuah peraturan yang melindungi hak dan kewajiban dari setiap pihak yang terkait didalam tanda tangan elektronik ini. Peraturan perundang-undangan yang membahas tentang tanda tangan elektronik berada pada UU no 11 tahun 2008.
Dijelaskan bahwa tanda tangan elektronik adalah salah satu berkas untuk verifikasi dan autentikasi. Jadi kelegalan sebuah tanda tangan elektronik sudah diakui oleh negara dari tahun 2008 silam. Tapi seiring dengan berkembangnya zaman muncul peraturan yang semakin memperkuat posisi e-signature.
Syarat Yang Harus Dipenuhi Untuk E-Signature
Jika manfaatnya sudah jelas maka harus ada syarat yang mengikat. Agar penggunaan tanda tangan elektronik tidak disalahgunakan oleh oknum tidak bertanggungjawab. Berikut adalah rincian syarat apa saja yang harus dipenuhi menurut PP no 82 tahun 2012 ayat 3.
Saat pembuatan prosesnya harus terjamin kerahasiannya. Inilah yang terpenting, tidak boleh ada pihak yang tidak terkait ketika melakukan e-signature. Karena tanda tangan elektronik sangat rentan disalahgunakan.
Menggunakan pengunci kriptografi yang tidak mudah ditembus. Seperti yang sudah dijabarkan diatas bawah jika penyimpanan tanda tangan elektronik memang harus sangat ketat. Tidak boleh begitu saja disimpan dan disamakan dengan file biasa.
Karena akan sangat mungkin media elektronik yang digunakan untuk menyimpan e-signature. Tersebut terkena virus, lalu virus ini mencuri data-data penting anda termasuk tanda tangan elektronik. Akhirnya dengan berkas itu oknum peretas bisa menggunakannya untuk hal yang buruk.
Sebagai pihak penandatangan maka berkas tersebut harus dimiliki secara utuh. Akan sangat berbahaya jika bukan disimpan oleh pihak penandatangan. Karena kredibilitas dan juga keamanannya bisa terganggu jika hasil tanda tangannya disalah gunakan oleh berbagai oknum.
Media penyimpanan e-signature harus bisa mengetahui jika ada perubahan janggal yang terjadi didalam file tersebut. Perubahan sekecil apapun akan berdampak kepada pemegang tanda tangan. Karena berkas yang ditanda tangani berupa elektronik.
Sangat riskan terjadinya kecurangan perubahan isi dokumen. Maka dari itu pihak penandatangan harus aware dengan meletakan berkas e-signature didalam media yang bisa mengetahui jika terjadi perubahan kecil maupun besar pada file tersebut.
Terakhir adalah setiap orang yang terlimbat ketika adanya penandatanganan elektronik harus sebaik mungkin menjaga kerahasiannya. Tidak boleh memamerkan ataupun menyebarkan bahwa telah terjadi penandatanganan secara elektronik mengenai berkas tersebut.
Hanya pihak yang terkait saja boleh mengetahui segala hal tentang e-signature ini. Penyimpanan didalam sistem tanda tangan harus tidak boleh bisa diakses selain oleh pihak terkait. Demi keamanan pihak penandatangan dan agar e-signature bisa diakui sah.
Pahami Isi Informasi Elektronik Didalam Berkas
Tentu saja pihak yang akan menandatangi harus memahami dengan betul isi dari berkas elektonik tersebut. Jangan sampai jika terjadi satu dan lain hal menyangkut berkas tersebut pihak penandatangan tidak bisa memberikan alasan yang jelas.
Paling sedikit keamanan autentikasi yang melindungi tanda tangan elektronik ini harus berisi 2 tahap. Contohnya tanda tangan elektronik harus dilidungi dengan pin dan juga pertanyaan terkait pribadi pihak terkait. Pertanyaan ini biasa digunakan oleh provider email di Internet saat akan melakukan recovery password.
Kesahandari e-signature hanya berlaku kepada para pihak terkait saja. Walaupun kuasa dari tanda tangan ini hanya dimiliki oleh pihak yang menandatangani tapi tidak menutup kemungkinan terjadinya penyelewengan. Karena beragam modus kejahatan melalui perangkat elektronik akan lebih mudah dizaman ini.
Pihak perusahaan harus lebih waspada dan peka terhadap berbagai kemungkinan yang akan terjadi kedepannya. Untuk bisa mengoptimalkan penggunaan tanda tangan elektronik ini perusahaan bisa memanfaatkan perangkat lunak.
Salah satu perangkat lunak yang mendukung e-signature adalah JojoExpense dari Jojonomic. Dengan peran serta dari JojoExpense anda bisa mengontrol keuangan perusahaan dimanapun. Karena anda bisa mengakses perangkat lunak ini melalui ponsel.
Tentu saja JojoExpense sudah dilengkapi dengan kecerdasan OCR. Dengan bantuan kecerdasan buatan ini segala jenis kemungkinan penipuan bisa diprediksi. Anda tidak usah takut lagi kepada berbagai modus penipuan yang mungkin mengintai.
Proses pengajuan dan perhitungan terkait keuangan perusahaan anda akan dilakukan secara otomatis oleh software ini. Cukup pilih menu apa yang akan anda gunakan didalam JojoExpense dan perangkat lunak otomatis menampilkannya.
Jika ingin mencoba terlebih dahulu maka ada versi demo dari perangkat lunak ini. Download saja langsung melalui website resmi Jojonomic dan dapatkan versi demo JojoExpense secara gratis tanpa harus membayar.
