Bagaimana Memaksimalkan Efektivitas Perjalanan Dinas?

Ada banyak cara yang dapat dilakukan untuk menjaga agar kondisi keuangan perusahaan tetap dalam kondisi yang baik yaitu dengan efektivitas perjalanan dinas. Penghematan uang untuk perjalanan dinas ini jika dilakukan dengan baik akan memberikan efek positif untuk keuangan perusahaan. Sayangnya, tidak semua orang paham apa itu efektivitas.

Hal tersebut disebabkan karena aspek efektivitas cenderung memiliki sifat yang kualitatif dan berdasarkan pada pertimbangan dan kepentingan yang unik yang berasal dari masing-masing unit kerja. Dari lembaga seperti perusahaan punya justifikasi yang berbeda antara yang satu dengan yang lainnya terkait dengan substansi perjalanan dinas.

Di samping itu, efisiensi yang lebih prosedural dan juga mekanis dapat dibenahi sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Akan tetapi, pengubahan dan penyesuaian anggaran tersebut harus dilaksanakan dengan pertanggungjawaban. Pembenahan terkait dengan bagian ini akan mempengaruhi peningkatan akan aspek efektivitas dari perjalanan dinas yang akan dilakukan oleh oknum tertentu. Selain itu juga akan meminimalisir penyalahgunaan perjalanan dinas yang menyimpang.

  • Isi form berikut ini untuk mendapatkan demo gratis aplikasi HRIS hari ini.
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Menggunakan Prinsip Pengeluaran

Tujuan utama dari dilakukannya efektivitas perjalanan dinas adalah untuk meminimalisir uang yang diterima secara LS (lump sum) atau jumlah penuh pelaku perjalanan dinas tersebut. Sehingga pelaku perjalanan dinas tersebut hanya akan mendapatkan biaya sebesar yang diberikan untuk kebutuhan perusahaan, misalnya hanya tiket transportasi dan uang saku.

Dalam pelaksanaannya, semua biaya yang diperlukan untuk perjalanan dinas tersebut harus dilakukan berdasarkan biaya atau at cost. Tidak hanya itu, pengeluaran yang dilakukan tetap harus dicatat dengan baik sehingga saat rekap dilakukan, akan jelas, uang perusahaan tersebut dipergunakan untuk apa saja.

Pencatatan biaya pengeluaran tersebut tidak hanya dilakukan secara manual atau dengan menggunakan uang cash, namun juga dengan menggunakan kartu kredit. Lewat pembayaran secara non tunai ini, pengecekan dan pelacakan akan mudah dilakukan baik oleh pribadi ataupun terkait dengan instansi yang bersangkutan, terlebih jika sudah berkaitan dengan Negara.

efektivitas perjalanan dinasJikapun dalam perjalanan dinas tersebut memaksa pelaku mengeluarkan uang, pelaku tersebut dapat menyimpan bukti penggunaannya. Bukti penggunaan biaya untuk keperluan perusahaan dengan menggunakan biaya pribadi atau reimburse ini, tetap harus bisa dipertanggungjawabkan dan untuk efektivitas dan pengetatan biaya, bagian keuangan tetap berhak untuk menolak. Apalagi jika yang direimburse tersebut tidak terkait dengan perusahaan.

Cara Meningkatkan Efektivitas Perjalanan Dinas

Untuk meningkatkan efisiensi dalam pengadaan perjalanan dinas, dapat dilakukan sesuai dengan prinsip yang akan dijelaskan di bawah ini. Namun sebelumnya, sistem yang dibangun tersebut dengan prinsip-prinsip efektivitas tersebut, akan membantu Anda untuk mendapatkan keuntungan berikut.

  • Mengurangi potensi pemanfaatan untuk kepentingan pribadi.
  • Melindungi pelaku perjalanan dinas saat menjalankan tugasnya terutama untuk aparatur Negara.

Prinsip Pengadaan Terlembaga

Efektivitas perjalanan dinas juga bisa dilakukan dengan cara pengadaan terlembaga. Maksudnya adalah pembayaran biaya perjalanan dinas dengan cara yang lebih terpusat atau terlembaga. Dengan cara ini akan lebih memudahkan dan meningkatkan akuntabilitas perusahaan.

efektivitas perjalan dinas

Untuk institusi pemerintahan, cara ini belum terlalu banyak dipergunakan. Namun, untuk lembaga internasional dan perusahaan swasta, cara ini sudah banyak diterapkan. Jikapun lembaga pemerintahan melakukan cara ini, maka bisa dilakukan dengan cara membuat kontrak terlebih dahulu atau perjanjian. Kemudian dilakukan pengadaan tiket ke penyedia jasa yang memberikan harga terjangkau dalam kurun waktu tertentu. Misalnya untuk 1 tahun.

  • Isi form berikut ini untuk mendapatkan demo gratis aplikasi JojoTimes hari ini.
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Lewat cara tersebut, aka nada pertanggungjawaban dari perjalanan dinas yang dilakukan yaitu dengan adanya bukti fisik atau boarding pass dan juga transaksi resmi berdasarkan pada tagihan dari penyedia jasa. Manfaat lainnya dari pemusatan pengadaan ini juga akan membantu meminimalisir konflik kepentingan yang dilakukan pelaku perjalanan dinas.

Prinsip Meminimalisir Keuntungan Pribadi

Prinsip ini akan membantu mengurangi keuntungan pribadi yang diperoleh oleh pelaku perjalanan dinas. Misalnya dengan menggunakan kartu kredit yang membuat orang tersebut mendapatkan point atau mileage perjalanan. Di satu sisi, poin yang dikumpulkan tersebut akan bisa membantu untuk mengurangi biaya bagasi yang harus ditanggung. Namun di sisi lain juga memberikan potensi yang besar dalam penyalahgunaan kepentingan yang bisa digolongkan sebagai gratifikasi.

Kalaupun point tersebut bisa terkumpulkan, maka perusahaan dapat mencontoh Jepang yang menghanguskan poin yang diperoleh tersebut atau seperti AS yang membuat point tersebut menjadi milik Negara. Dengan cara ini, anggaran seperti APBN akan menjadi semakin hemat. Ditambah hal ini juga akan menjadi disinsetif tambahan untuk perjalanan jarak jauh.

Prinsip Kelayakan Dinas

Untuk meningkatkan efektivitas dalam pengadaan perjalanan dinas, bisa juga dilakukan tinjauan apakah perjalanan dinas tersebut harus dilakukan atau bisa saja dihapuskan. Banyak penyimpangan yang terjadi dengan kedok perjalanan dinas sehingga menyebabkan pembengkakan biaya.

efektivitas perjalanan dinasBesar biaya dinas ini bisa disesuaikan dengan tingkat biaya hidup di tempat tujuan sehingga pemberian uang saku juga akan bisa dirubah. Misalnya, untuk perjalanan dinas ke Jakarta butuh uang saku yang lebih besar dibandingkan dengan perjalanan dinas ke Jogja yang punya biaya hidup lebih rendah. Selain biaya hidup di tempat tujuan, pertimbangkan pula hal berikut yang akan mempengaruhi besar kecilnya biaya yang harus dikeluarkan saat perjalanan dinas:

  • Asuransi perjalanan.
  • Transportasi lokal.
  • Uang harian.

Catat Efektivitas Perjalanan Dinas di JojoExpense

Dari keempat prinsip tersebut, tetap harus dilakukan pencatatan yang baik. Pencatatan tersebut sebaiknya tidak hanya dilakukan atau dituliskan di buku catatan khusus ataupun di komputer karena kedua media tersebut bisa saja hilang. Namun, Anda juga bisa menuliskannya di aplikasi yang sudah terintegrasi dengan cloud dan database, misalnya dengan jojoExpense.

Di JojoExpense, Anda akan memperoleh beberapa keuntungan seperti:

  • Mencegah terjadinya penipuan karena adanya reimbursement dan cash advance yang akan membantu Anda untuk menyimpan dan mengolah keuangan secara real time. Apalagi saat perjalanan dinas, peluang penipuan akan semakin tinggi karena bisa saja pelaku perjalanan dinas menggunakan uang perusahaan untuk kepentingan yang lainnya.
  • Menghemat waktu untuk proses pengolahan data misalnya untuk penerimaan dan penolakan pengajuan data yang dilakukan oleh pegawai.
  • Memungkinkan Anda untuk bisa mengerjakan dan mengontrol data dan anggaran dimana saja dan kapan saja karena JojoExpense sudah dilengkapi dengan cloud.

Dalam JojoExpense, sudah dilengkapi dengan fitur reimburse baik lewat website ataupun lewat aplikasi dan juga mobile approval. Dengan cara ini, Anda tidak perlu membutuhkan waktu lama untuk melakukan reimburse bahkan bisa langsung melakukan transfer ke rekening untuk mengganti biaya dalam perjalanan dinas tersebut.

Karena hal tersebut, daripada Anda bingung untuk mengontrol efektivitas perjalanan dinas yang dilakukan, segera kunjungi https://jojonomic.com/produk/jojoexpense-reimburse-online/. Akan ada versi gratis yang bisa Anda coba terlebih dahulu sebelum Anda bisa menggunakan fitur lengkap sesuai dengan kebutuhan Anda. Jadi, ucapkan selamat tinggal untuk kerumitan mengelola keuangan perusahaan. Lalu ucapkan selamat datang pada kemudahan dan kepraktisan pengontrolan finansial di perusahaan Anda.