Efisiensi SDM (Sumber Daya Manusia) merupakan salah satu tantangan utama dalam banyak perusahaan di mana pun. Di mana perusahaan dituntut untuk dapat membangun kinerja dengan penggunaan waktu dan sumber daya yang efektif. Pada umumnya hal ini merupakan tugas dari departemen HRD (Human Resource and Development). Untuk melakukannya, penting untuk mengetahui apa yang diperlukan dalam menciptakan lingkungan kerja yang efisien. Juga tidak kalah penting, adalah bagaimana memahami cara menyebarkan hal tersebut ke setiap departemen dalam suatu organisasi usaha.
Banyak usaha maupun riset telah dilakukan untuk mencari rumusan yang tepat dalam efisiensi SDM. Walaupun hal ini tidak dikatakan rumit, akan tetapi tidak juga dapat dikatakan mudah, untuk menemukan formulasi yang tepat bagi sebuah organisasi usaha. Karena dalam efisiensi SDM, tidak hanya sebatas mengatur jumlah tenaga kerja yang ditempatkan pada tiap – tiap bagian. Namun, dalam ruang lingkup yang lebih luas, efisiensi SDM dapat meliputi seluruh aspek usaha yang ada dalam suatu usaha.
Rumus Produktivitas
Secara sederhana dapat diasumsikan bila produktifias sumber daya manusia pada suatu perusahaan (organisasi usaha) tinggi, maka efisiensinya juga tinggi. Dan dapat dihitung dengan membandingkan antara input dengan output. Namun, selain tenaga kerja atau SDM, banyak faktor yang dapat mempengaruhi produktivitas. Diantaranya : waktu dan biaya, bahkan dalam ruang lingkup yang lebih luas, lokasi maupun kondisi lingkungan dapat mempengaruhi produktivitas.
Karena banyak faktor yang bersifat kualitatif, untuk menyederhanakan perhitungan rasio produktivitas, faktor – faktor tersebut biasanya diabaikan. Hanya faktor yang bersifat kuantitatif seperti waktu maupun biaya yang biasanya dijadikan patokan dalam menghitung produktivitas. Sehingga biasanya perhitungan produktivitas biasanya dilakukan secara parsial. Misalnya perhitungan produktivitas biaya dan produktivitas kerja, dihitung secara terpisah. Untuk menghitung produktivitas kerja, dapat menggunakan rumus :
Produktivitas = ( (Output x Waktu Standard) / (Jumlah Tenaga Kerja x Waktu Kerja) ) x 100%
Output : adalah hasil dari kegiatan produksi yang dilakukan, satuannya menyesuaikan barang yang diproduksi (unit, liter, kilogram)
Waktu Standard : merupakan waktu rata – rata wajar, yang digunakan untuk membuat barang yang diproduksi.
Jumlah Tenaga Kerja : jumlah tenaga kerja yang digunakan, satuannya orang.
Waktu Kerja : waktu yang digunakan dalam memproduksi barang.
Semakin tinggi nilai produktivitas kerja yang diperoleh dari rumus di atas, maka secara teori, semakin tinggi juga efisiensi kerja pada suatu usaha. Apabila nilai produktivitasnya rendah, bagian HRD dapat melakukan rencana efisiensi SDM. Misalnya dengan mengurangi jumlah tenaga kerja, atau sebaliknya, dengan menambah tenaga kerja.
Motivasi SDM
Faktor manusia dalam sebuah usaha, merupakan faktor terpenting, karena sebagai subjek, tenaga kerja dalam suatu usaha lah yang akan menentukan di dalam proses produksi. Sehingga bagian HRD yang baik dalam suatu organisasi usaha, adalah yang dapat memberikan motivasi kepada setiap tenaga kerja yang terlibat dalam usaha tersebut. Seorang karyawan yang merasa hasil kerjanya dihargai, akan lebih termotivasi dalam pekerjaannya.
Uang memang dapat menjadi salah satu alat untuk merangsang motivasi bagi pekerja, namun tanpa pengelolaan yang baik, malah akan menurunkan produktivitas. Pada umumnya banyak organisasi menerapkan sistem “punish and reward” bagi tenaga kerjanya. Di mana “reward” di sini berhubungan dengan kenaikan penghasilan maupun bonus berupa uang.
Walaupun secara umum sistem “punish and reward” cukup berhasil memotivasi karyawan dalam suatu usaha. Namun, dalam perspektif yang lebih luas, belum tentu cara tersebut berhasil untuk meningkatkan efisiensi SDM. Karena dapat saja motivasi untuk memperoleh “reward” tadi bukan mendorong karyawan untuk meningkatkan produktivitasnya secara positif. Misalnya dengan menyewa tenaga freelance untuk mengejar produksi.
Cara lain yang mulai populer digunakan dewasa ini adalah dengan membuat lingkungan kerja yang nyaman. Seperti yang dapat dilihat pada kantor pusat Google, di mana lingkungan maupun ruangan kerjanya didesain sedemikian rupa, sehingga tidak menyerupai kantor pada umumnya. Hal ini tentunya dilakukan bukan tanpa dasar. Sebagaimana makhluk hidup lainnya, manusia juga cenderung memilih habitatnya, baik untuk tempat tinggal maupun untuk bekerja. Orang yang berada pada habitat atau lingkungan yang tidak disukainya, akan mudah stress dan menurun produktivitasnya. Sehingga dengan menciptakan lingkungan kerja yang unik, sesuai dengan tipe karyawan, sudah terbukti dapat meningkatkan produktivitas kerja.
Membangun Komunikasi
Banyak masalah dapat diselesaikan melalui komunikasi yang baik. Sehingga komunikasi yang baik antar karyawan maupun bagian dalam suatu usaha, juga merupakan salah satu aspek penting dalam produktivitas usaha. Karena bagaimana pun juga, sebagai makhluk sosial, manusia perlu berinteraksi dengan lingkungannya. Komunikasi yang baik antar pekerja merupakan salah satu bagian dari Lingkungan kerja yang baik. Dan lingkungan kerja yang baik, tentunya dapat meningkatkan efisiensi SDM di dalamnya.
Mendesain Ulang Proses
Mendesain ulang proses atau melakukan restrukturisasi dalam alur kerja dapat mengoptimalkan produktivitas. Tujuan utamanya adalah untuk menghilangkan langkah-langkah dan biaya yang tidak perlu untuk membuat alur kerja lebih efisien. Proses mendesain ulang selain menata kembali semua alur kerja, beserta pola interaksinya, juga meliputi efisiensi SDM berikut alat dan bahan yang digunakan.
Penggunaan Tekhnologi Informasi
Pada era revolusi industri 4.0 saat ini, peranan tekhnologi informasi pada berbagai bidang semakin tidak dapat dihindari. Dengan penggunaan aplikasi yang dibuat untuk melayani kebutuhan HRD, dapat meningkatkan efisiensi maupun produktivitas perusahaan. Untuk itu diperlukan sebuah aplikasi bisnis yang handal dan sesuai dengan karakter perusahaan. Agar dapat mengakomodir kebutuhan perusahaan, aplikasi tersebut yang setidaknya memiliki fungsi :
- Management potensi karyawan dan membuat pelaksanaan tugas sehari – hari menjadi lebih cepat, fleksibel dan sederhana.
- Pengelolaan minat dan bakat, yang dapat membantu dalam mengatur proses seleksi.
- Pengawasan kinerja karyawan dan mendeteksi peluang masalah yang dapat menjadi kendala dalam pekerjaannya.
- Penanganan tugas – tugas administrasi dasar seperti absensi, pelacakan lokasi, maupun penggajian.
Banyak perusahaan yang mempertimbangkan ulang, untuk membangun sebuah aplikasi bisnis karena faktor biaya. Sementara, banyak kasus aplikasi bisnis yang sudah dibuat tidak sepenuhnya cocok dengan bisnis proses dalam perusahaan tadi. Padahal pada saat sekarang ini, keberadaan aplikasi tersebut sudah sangat dibutuhkan.
Memperhatikan kondisi dan kebutuhan tersebut di atas, saat ini telah hadir Jojonomic. Sebuah aplikasi bisnis yang dapat menjawab permasalahan bisnis, maupun kendala biaya tersebut. Sebagai aplikasi bisnis yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan HRD maupun management. Aplikasi utamanya Jojonomic Pro, telah dilengkapi fungsi – fungsi seperti yang disebutkan di atas, yang dibedakan menjadi tiga aplikasi :
- Jojo Times, yang berfungsi untuk mempermudah absensi maupun konerja pemantauan karyawan.
- JojoExpense, yang memudahkan pengelolaan maupun pencatatan penggunaan anggaran perusahaan.
- Serta Jojo Payrol, yang berfungsi untuk melakukan sistem penggajian secara otomatis.
Selain keunggulan dari ketiga aplikasi utama di atas tadi, Jojonomic juga mudah dikustomisasi sesuai kebutuhan perusahaan. Serta biayanya yang fair dan relatif murah, perlu dipertimbangkan penggunaannya, oleh perusahaan yang ingin usahanya berjalan efektif dan efisien.
