Employee Database Management: Definisi, Alasan, dan Tips

Data pegawai merupakan aspek penting lain yang perlu diperhatikan selain pegawai itu sendiri. mengapa demikian? Data dan informasi pegawai bersifat rahasia, jika diakses dan jatuh ke tangan yang salah akan disalahgunakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Oleh karena itu, Employee Database Management perusahaan menggunakan software database karyawan sebagai sarana penyimpanan data dan informasi secara aman.

Apa itu perangkat lunak basis data karyawan dalam Employee Database Management?

Employee Database Management

Perangkat lunak database karyawan adalah perangkat lunak yang dirancang khusus untuk menyimpan data dan informasi karyawan secara rinci dan aman. Karyawan memiliki berbagai data dan informasi pribadi yang berbeda dengan karyawan lainnya. Misalnya PPh21, jabatan, tanggung jawab, gaji pokok, latar belakang pendidikan, dll. Semua data dan informasi yang berbeda disimpan menurut klasifikasinya untuk menghindari redundansi. Dibandingkan dengan metode manual, klasifikasi juga memungkinkan akses yang lebih mudah ke data dan informasi karyawan.

Pihak yang berhak mengakses sistem database ada di dalam perusahaan yaitu HRD dan otoritas manajemen tertentu. HRD dan manajer perusahaan hanya perlu mencari kata kunci yang terkait dengan informasi karyawan tertentu, dan sistem akan menampilkan informasi yang dicari. Kemudahan ini membuat eksekusi keputusan lebih cepat dan akurat.

Alasan pentingnya database karyawan bagi Employee Database Management perusahaan

Employee Database Management

Penggunaan awal perangkat lunak database karyawan adalah untuk memelihara dan menyimpan data dan informasi karyawan dengan aman. Namun, ada beberapa alasan lain mengapa perusahaan perlu menggunakan perangkat lunak database. Berikut adalah alasan mengapa perusahaan harus mempertimbangkan:

Laporan Employee Database Management dengan mudah

Ketika data dan informasi karyawan berada dalam database, HRD dapat dengan mudah membuat berbagai laporan. Menyiapkan laporan yang khusus digunakan untuk menganalisis data seperti gaji, kehadiran, dan beban kerja.

Employee Database Management Tanpa kertas

Akhirnya, alasan lain untuk menggunakan perangkat lunak database karyawan adalah karena mengurangi penggunaan kertas. Cloud server memungkinkan semua data dan informasi tersimpan rapi, tanpa perlu tumpukan kertas seperti cara manual. Meja itu bukan tumpukan kertas. Perusahaan akhirnya bisa perlahan menerapkan konsep paperless yang lebih ramah lingkungan.

Akses ke tingkat organisasi

Basis data juga menyimpan tanggung jawab, posisi, dan posisi karyawan saat ini. Melalui akses dan pandangan yang jelas, karyawan dapat dengan mudah memahami struktur pelaporan internal dan hierarki perusahaan secara keseluruhan. Jika ada masalah, karyawan dapat dengan jelas memahami siapa yang harus dihubungi. Fungsi alokasi dalam database juga memungkinkan HRD untuk menganalisis apakah alokasi karyawan sudah benar atau di luar beban. Jangan sampai karyawan memiliki beban kerja yang terlalu banyak dan justru menurunkan produktivitas.

Waktu Nyata

Semua data dan informasi karyawan yang dimasukkan ke dalam sistem dapat dilihat secara langsung atau real time. Perubahan waktu nyata juga membuat data pemantauan lebih mudah. Misalnya, ketika seorang karyawan HRD mengubah posisi karyawan karena promosi karyawan, karyawan, manajemen, dan karyawan HRD lainnya semua dapat melihat perubahan tersebut.

Keamanan data Employee Database Management

Bagi perusahaan, melindungi data dan informasi karyawan dari ancaman eksternal dan internal (seperti pencurian dan penyalahgunaan data) sangatlah penting. Otentikasi hierarkis dan perlindungan keamanan data dan informasi yang disimpan untuk meminimalkan pencurian dan manipulasi data. Itu tidak akan ditemukan di penyimpanan data dan informasi karyawan

Produktivitas

Bersikeras menggunakan cara manual untuk menyimpan data dan informasi membutuhkan HRD untuk mengolah kertas dan formulir yang sangat tidak efisien. Dukungan sistem yang dibangun ke dalam database memungkinkan untuk menyimpan dan mengakses semua data penting hanya dengan beberapa klik. Ini dapat menghemat banyak waktu dan meningkatkan kinerja.

Manajemen Terpusat

Dalam perangkat lunak basis data, data dan informasi karyawan disimpan secara terpusat di server cloud. Penyimpanan terpusat dengan server cloud memungkinkan penggunaan perangkat online apa pun untuk mengaksesnya kapan saja, di mana saja. Oleh karena itu, tidak perlu lagi membalik halaman atau membawa tumpukan folder untuk menemukan informasi tertentu.

Tips memilih software Employee Database Management karyawan

Employee Database Management

Beberapa alasan di atas dapat dipertimbangkan oleh perusahaan untuk beralih ke software database karyawan. Tapi bagaimana memilih software database terbaik untuk perusahaan Anda? Ini adalah tantangan bagi perusahaan untuk menemukan perangkat lunak yang paling cocok untuk mereka. Simak tipsnya di bawah ini!

Pastikan keamanan data

Keamanan data adalah masalah utama yang harus dipecahkan oleh perusahaan. Sebagai pemasok perangkat lunak database, pemasok juga harus bersedia untuk memastikan bahwa semua data karyawan perusahaan yang dikelolanya aman. Oleh karena itu, perusahaan tidak perlu khawatir dengan kebocoran data.

Memiliki fungsi dan antarmuka pengguna yang sesuai

Setiap perusahaan adalah unik dan memiliki kebutuhan yang berbeda. Memastikan software database yang disediakan oleh supplier memiliki fungsi dan user interface yang sesuai dengan perusahaan, sehingga personel internal perusahaan tidak membutuhkan waktu yang lama untuk beradaptasi dengan penggunaan software tersebut. Anda dapat mencoba demo yang disediakan oleh vendor untuk menentukan apakah fungsi dan antarmuka pengguna yang disediakan sudah sesuai.

Memiliki tim layanan yang cepat

Penggunaan software tidak selalu berjalan mulus. Perusahaan sebaiknya memilih pemasok dengan tim layanan yang bersedia membantu perusahaan mengatasi dan mencari solusi atas kesulitan perusahaan dalam penyimpanan data dan informasi karyawan.

Dari pemasok yang berpengalaman

Perangkat lunak database karyawan banyak disediakan oleh berbagai vendor. Pilih software database yang disediakan oleh vendor terpercaya dan berpengalaman yang memberikan layanan kepada berbagai pelanggan. Dengan pengalaman yang baik, pemasok dapat membantu perusahaan menyediakan perangkat lunak database terbaik lebih cepat.

Ikuti peraturan pemerintah

Manajemen sumber daya manusia (SDM) atau karyawan perusahaan harus mematuhi UU No. 1. Keputusan No. 13 Tahun 2003 tentang Sumber Daya Manusia. Memastikan vendor software memahami sepenuhnya aturan dan regulasi terkait ketenagakerjaan agar perusahaan tidak menghadapi masalah hukum di kemudian hari.

JojoTimes: Solusi perangkat lunak Employee Database Management karyawan yang tepat

Melalui pengelolaan data dan informasi karyawan yang tepat dan akurat, perusahaan dapat mengoptimalkan operasional bisnisnya. Pada saat yang sama, karyawan akan merasa bahwa perusahaan telah berhasil memenuhi tugasnya, sehingga meningkatkan semangat kerja mereka. Kombinasi motivasi karyawan yang tinggi dan proses operasi bisnis yang optimal dapat menghasilkan lingkungan perusahaan yang menguntungkan secara keseluruhan.

Pantau kehadiran karyawan Anda di mana saja. JojoTimes memungkinkan karyawan Anda masuk dan keluar dari mana saja. Dilengkapi dengan pengenalan wajah biometrik, lokasi GPS yang akurat dan deteksi identitas palsu, tidak perlu khawatir tentang penipuan dan bermain bohong.

Karyawan Anda dapat diminta untuk melaporkan kegiatan mereka ketika mereka bekerja dari jarak jauh. Dengan cara ini Anda selalu dapat memastikan bahwa karyawan Anda benar-benar menggunakan jam kerja dengan seharusnya.

Jadwal dan shift kerja karyawan juga dapat dikelola dan diatur sesuai dengan kebutuhan masing-masing divisi untuk mengoptimalkan sinkronisasi antara pengusaha dan karyawan. Organisir perusahaan Anda dengan lebih baik, tingkatkan produktivitas karyawan dan pertumbuhan perusahaan Anda—semua hanya dengan satu kumpulan aplikasi.

Ucapkan selamat tinggal pada kekacauan kertas yang konvensional, dan ucapkan selamat datang pada manajemen efisien, hanya dengan menggunakan satu rangkai alat-alat yang terintegrasi dengan satu sama lain untuk membantu meningkatkan produktivitas dan kepraktisan.

Serahkan kebutuhan administratif Anda pada proses-proses otomatis dan biarkan karyawan Anda fokus pada tugas-tugas yang lebih penting yang akan membantu perusahaan Anda tumbuh secara eksponensial. “Yuk pakai software hris dari jojonomic sekarang. Dapatkan gratis demo 14 hari”