Faktur dalam akuntasi merupakan alat bukti yang sah dalam pencatatan setiap transaksi yang terjadi dalam satu periode akuntansi. Dalam dunia usaha sendiri faktur terbagi menjadi faktur penjualan dan faktur pembelian. Jika kamu lihat secara singkat sulit membedakan dua jenis faktur tersebut.
Pada artikel ini kita akan bersama-sama membahas secara khusus tentang faktur pembelian, susunan, serta kegunaannya. Yuk, langsung saja kita mulai pembahasannya!
Faktur Penjualan vs Faktur Pembelian
Apabila kamu melihat secara singkat faktur penjualan dan pembelian, rasa-rasanya kamu akan sulit menemukan perbedaannya. Karena dari konponen dan cara penyusunannya sekilas hampir sama. Untuk mengetahui perbedaan antara faktur penjualan dan pembelian penjelasannya adalah sebagai berikut.
Faktur Penjualan
Faktur penjualan adalah dokumen yang diberikan oleh supplier, vendor, atau penjual kepada pembelinya saat menjual dan mengirimkan produknya.
Di dalamnya terdapat informasi tentang jenis barang yang dibeli, jumlah, harga, diskon yang diberikan oleh penjual kepada pembelinya, dan total biaya yang harus dibayarkan.
Tujuan utama dari faktur penjualan adalah sebagai catatan atau rekaman transaksi penjualan. Faktur ini menjadi salah satu cara untuk mengetahui penjualan yang telah terjadi berdasarkan tanggal barang terjual. Serta jumlah pembayaran yang telah diterima, dan jumlah piutang yang dipunya.
Faktur Pembelian
Sedangkan faktur pembelian adalah dokumen komersil untuk setiap pemesanan atau pembelian yang dilakukan oleh pembeli. Faktur akan dibuat setelah saat PO (purchase order) dilakukan dan sale (penjualan) telah terkonfirmasi dari kedua belah pihak.
Kedua jenis faktur sebenarnya sama saja. Jika pembeli melakukan pesanan barang atau jasa, maka setelah purchase order selsesai dan dikonfirmasi, sistem akan membuat faktur.
Faktur yang diterima ini merupakan faktur pembelian dan penjual mulai memperoses pesanan yang lalu kemudian akan dikirim.
Faktur tersebut kemudian dijadikan sebagai dokumen pelengkap saat pengiriman barang akan dilakukan, yang kemudian menjadi faktur penjualan yang diterima oleh pembeli.
Saat pemesanan telah terjadi dan terkonfirmasi umumnya faktur akan membuat dua salinan. Satu untuk penjual dan satunya untuk pembeli.
Masing-masing disimpan sebagai bukti transaksi yang dibutuhkan dalam penyusunan pembukuan akuntansi masing-masing perusahaan.
Purchase Order (PO)
Seperti penjelasan sebelumnya dibuatnya faktur, maka harus ada purchase order terlebih dahulu. Purchase order adalah dokumen yang di isukan oleh pembeli kepada penjualnya.
Dokumen ini sebagai bentuk komitmen pembeli dalam melakukan pembayaran setelah barang dikirim dan dikonfirmasi sesuai dengan pesanan pembeli. Salah satu keuntungan pembeli adalah dapat melakukan pemesanan tanpa perlu melakukan pembayaran secara langsung.
Dari sudut pandang penjual purchase order (PO) adalah cara memberikan piutang kepada pembeli tanpa adanya resiko, karena adanya bukti dokumen yang mewajibkan pembayaran oleh pembeli terhadap barang dan jasa yang akan atau telah dikirim.
Komponen Purchase Order (PO)
Adapun komponen yang ada dalam purchase order antara lain
- Jumlah pesanan
- merek, stock keeping units (SKUs), atau nomor model
- harga per unit
- tanggal pengiriman
- lokasi pengriman
- alamat pembayaran
- ketentuan pembayaran, misal maks. 30 hari setelah tanggal pengiriman
Kalau kamu bertanya kenapa susunannya mirip dengan faktur? Seperti penjelasan sebelumnya purchase order adalah langkah awal dari pembuatan faktur. Baik itu faktur pembelian ataupun faktur penjualan.
Proses Pucrhase Order (PO) Menjadi Faktur
Alur proses purchase order (PO) menjadi faktur adalah sebagai berikut:
- Pembeli atau perusahaan menentukan barang ataupun jasa yang diperlukan dalam bisnisnya
- perusahaan kemudian melalukan pemesanan yang umumnya saat ini dengan cara elektronik melalui website atau platform sejenis dengan template purchase order (PO) perusahaan penjual.
- Perusahaan penjual menerima purchase order (PO) dan memberikan konfirmasi kesanggupan dalam memenuhi pesanan kepada pembelinya.
- Kadang terjadi hal dimana penjual tidak dapat menyelesaikan atau memenuhi pesanan pembeli. Purchase order tidak dikonfirmasi dan dilakukan pembatalan.
- Jika pesanan dapat diselesaikan dan telah dikonfirmasi. Penjual mulai menyiapkan pesanan dari inventarisnya dan mengorganisir personel yang dibutuhkan.
- Faktur dibuat baik faktur pembelian yang disimpan oleh penjual dan faktur penjualan sebagai dokumen penting yang dibutuhkan oleh pembeli.
- Pengiriman dilakukan sesuai dengan tanggal dan tempat pengiriman yang tertera dalam faktur.
- Pembeli menerima barang, kemudian melakukan pembayaran sesuai dengan ketentuan pembayaran yang tertera dalam faktur penjualan.
- Dalam kedua faktur terdapat nomor PO yang sama yang memudahkan identifikasi pemesanan baik bagi penjual ataupun pembeli, jika terjadi kesalahan atau ketidaksesuaian pemesanan.
Fungsi Purchase Order
Fungsi utama purchase order antara lain
- Bagian penting dari faktur penjualan dan pembelian
- membantu mengelola inventaris dan manajemen keuangan secara lebih akurat dan efisien
- mempermudah pem-budgetan, ketersediaan kas atau pembayaran harus tersedia sebelum PO diisukan
- mempercepat dan mempermudah proses pengiriman. Dengan adannya tanggal dan tempat pengiriman yang tertera dalam PO mempermudah penjual memperoses pesanan mulai dari persiapan, pengemasan, hingga pengiriman.
Adapun kerugian dengan sistem PO adalah pekerjaan extra yang tidak perlu apabila ada pemesanan dengan jumlah yang sangat kecil.
Namun dengan tekonologi digital yang digunakan banyak perusahaan saat ini, masalah tersebut dirasa tidak relevan lagi, mengingat prosesnya sudah dilakukan secara otomatis dan digital.
Faktur pembelian vs faktur penjualan
Sebelumnya kita telah membahas tentang faktur penjualan dan faktur pembelian dalam penjelasan singkat. Meskipun sama, setiap faktur digunakan secara berbeda. Faktur penjualan diberikan oleh penjual sebagai data yang berisi tentang barang yang dibeli, jumlah, diskon, dan hal-hal terkait lainnya. Biasanya, ini diberikan di tengah transaksi untuk memberi tahu pembeli tentang barang apa pun yang dia beli.
Faktur pembelian berbeda. Itu diberikan di akhir transaksi sebagai konfirmasi atas beberapa barang yang telah dibeli. Sedangkan faktur penjualan digunakan untuk mencatat berapa banyak uang yang telah dibayarkan dan / atau untuk menunjukkan hutang yang belum dibayar.
Meskipun keduanya berbeda, namun memiliki fungsi yang sama sebagai data yang akan digunakan untuk membuat laporan keuangan.
Persamaan antara pesanan pembelian dan pesanan penjualan:
- Adanya PO dan SO memiliki daftar barang dan jasa yang akan terlibat dalam transaksi yang tercantum di dalamnya.
- Baik PO dan SO adalah dokumen yang mengikat secara hukum ketika pihak penerima dari salah satu dokumen menerimanya.
- Baik PO dan SO banyak digunakan dalam transaksi bisnis ke bisnis (B2B) di industri seperti manufaktur, grosir, dan ritel.
Perbedaan antara pesanan pembelian dan pesanan penjualan:
- PO dibuat dan dikeluarkan oleh pihak pembeli, sedangkan SO dibuat dan dikeluarkan oleh pihak penjual.
- Sebuah PO dikirim ke pemasok tanpa nomor SO di atasnya, sedangkan SO dikirim ke pembeli dengan nomor PO yang disertakan pada dokumen SO (pesanan penjualan yang memiliki nomor pesanan pembelian di atasnya bertindak sebagai kepatuhan pemasok dengan persyaratan PO).
- Dalam beberapa kasus, SO dapat dikirim ke pembeli untuk mengonfirmasi pembelian, tanpa PO dikirim ke pemasok terlebih dahulu. Beberapa kebijakan pembelian menghambat jenis perilaku pembelian dalam suatu organisasi, seperti ” Kebijakan Tanpa PO Tanpa Pembayaran”.
Praktik Pembuatan Faktur yang mempercepat pembayaran
Jika bisnis Kamu menderita karena klien yang membayar lambat, Kamu adalah mayoritas. Satu survei yang dirilis oleh PaySimple menemukan bahwa 80% bisnis kecil menerima pembayaran setelah tanggal jatuh tempo.
Kamu dapat membuat faktur lebih efektif dan mempercepat pembayaran dari pelanggan dengan memanfaatkan solusi faktur digital dan mengikuti praktik terbaik tertentu:
Otomatiskan Penagihan Berulang
Jika Kamu memiliki pelanggan yang melakukan pembelian yang sama setiap bulan, jangan buang waktu Kamu untuk menulis ulang faktur yang sama. Siapkan faktur berulang dengan penyimpanan aman informasi kartu kredit dan pembayaran otomatis. Kemudian kirim tanda terima otomatis setelah faktur dipenuhi.
Tingkatkan Skor Kualitas Faktur Kamu
Tahukah Kamu bahwa pelanggan 15% lebih cenderung membeli kembali dari bisnis yang mencantumkan logo di faktur mereka? ZipBooks membangun data ini – dan banyak lagi lainnya – menjadi “ Skor Kualitas Faktur ” yang diperbarui secara langsung saat Kamu mengedit faktur.
Wawasan yang dapat ditindaklanjuti ini didasarkan pada jutaan poin data untuk membantu Kamu melakukan perbaikan kecil yang menghasilkan hasil besar. Hal-hal seperti mengidentifikasi persyaratan pembayaran dan menambahkan deskripsi mendetail membantu menjamin bahwa tidak ada kebingungan saat pelanggan Kamu menerima faktur mereka.
Otomatiskan Pengingat Pembayaran Terlambat
Gunakan pengingat pembayaran terlambat otomatis sehingga klien tidak pergi terlalu jauh dari tanggal jatuh tempo dan melupakan pembelian. Tindak lanjuti hari setelah pembayaran jatuh tempo dan jadwalkan pengingat tambahan juga.
Gunakan bahasa yang jelas
Gunakan bahasa yang jelas dan mudah dimengerti. Satu studi menyarankan bahwa “hari” alih-alih “bersih” membawa pembayaran lebih cepat, dan mengatakan “tolong” atau “terima kasih” meningkatkan persentase faktur yang dibayar lebih dari 5% .
Hal-hal seperti mengidentifikasi persyaratan pembayaran dan menambahkan deskripsi mendetail membantu menjamin bahwa tidak ada kebingungan saat pelanggan Kamu menerima faktur mereka. Faktur yang mereka terima harus sama persis dengan kontrak yang mereka tanda tangani, jadi tidak ada kejutan.
Template Faktur Digital
Pertimbangkan untuk menggunakan template faktur, dengan item baris tersimpan, untuk membantu Kamu membuat dan mengirim permintaan pembayaran dalam hitungan detik. Faktur digital, (suatu keharusan di zaman kita), menyediakan tautan langsung ke pemroses pembayaran favorit Kamu.
Pembayaran lebih awal
Beberapa mungkin menyarankan untuk mempercepat siklus faktur dengan menghukum pembayaran yang terlambat. Ini tidak selalu berhasil. Klien yang tidak terburu-buru untuk membayar tagihan Kamu kemungkinan besar tidak akan terburu-buru membayar biaya keterlambatan Kamu . Faktanya, terkadang biaya keterlambatan membenarkan penundaan pembayaran lebih jauh, karena mereka telah mengeluarkan biaya tersebut.
Sebaliknya, coba berikan insentif untuk pembayaran lebih awal. Pertimbangkan untuk menawarkan diskon untuk pembayaran di awal atau di hari yang sama. Iklankan diskon ini pada kontrak dan faktur awal sehingga klien mengetahui pilihan mereka dan bersemangat untuk membayar lebih awal.
Jika Kamu tidak mampu membayar biaya semacam ini di muka, pertimbangkan untuk menawarkan diskon untuk pembelian di masa mendatang, atau mungkin menawarkan paket pembayaran.
Bagaimana cara membayar faktur pembelian?
Untuk membayar faktur pembelian, kita dapat melakukannya dengan uang tunai atau metode pembayaran lainnya. Namun, ada kasus khusus di mana Kamu tidak dapat membayar karena arus kas. Pembayaran jangka pendek bisa menjadi solusi yang baik untuk masalah ini.
Mintalah pembayaran dari pelanggan. Jika mereka memilih pembayaran jangka pendek, maka Kamu bisa menambahkan penjelasan tentang jumlah uang yang masih harus dibayar. Namun, akan lebih efektif jika Kamu menggunakan perangkat lunak faktur yang akan membantu Kamu mengaturnya.
Umumnya akan ada kotak pilihan pembayaran yang bisa Kamu klik dan atur apakah pelanggan akan melakukan pembayaran sebagian atau penuh. Salah satu software yang bisa Kamu gunakan adalah Paper.id. Ini adalah perangkat lunak faktur yang mudah digunakan. Selain itu, berbagai fitur tersedia mulai dari inventaris, pengeluaran, akuntansi, dan lain-lain.
Bagaimana cara mengisi dan mencatat faktur pembelian?
Terkadang, masih ada orang yang tidak bisa mencatatkan invoice pembeliannya dengan mudah karena pengisian yang acak. Oleh karena itu, penting untuk diperhatikan beberapa tips berikut yang akan kami berikan. Pertama, pastikan untuk mengisinya sesuai urutan abjad, sehingga memudahkan Kamu mencari invoice saat dibutuhkan.
Metode paling populer untuk mencatat faktur Kamu adalah dengan memesan penempatan. Yang terbaru akan diletakkan di halaman depan atau paling atas. Akan sangat membantu jika Kamu menemukan faktur terbaru atau lainnya berdasarkan tanggal pembuatan.
Untuk pencatatan invoice, akan lebih mudah bagi Kamu untuk melakukannya di komputer. Sebagian besar software akuntansi memiliki fitur yang mudah diatur, sehingga Kamu dapat menemukan invoice berdasarkan nama atau urutan abjad. Jika masih dilakukan secara manual, Kamu bisa membedakan invoice berdasarkan tanggal, nama supplier, atau apapun yang mudah dikenali
Komponen Faktur Pembelian
Koponen-komponen penting yang harus ada dalam faktru pembelian antara lain:
- Nama perusahaan atau Identitas PKP (Pengusaha Kena Paja) penjual. Bagian ini mencakup nama, logo serta alamat perusahaan.
- Nama konsumen atau PKP (Pengusaha Kena Pajak) pembeli. Bagian ini berisi nama PKP pembeli, lengkap dengan alamat kantornya.
- Nomor seri/nomor transaksi, nomor ini adalah nomor PO yang memudahkan identifikasi transaksi dalam akuntansi
- Tanggal faktur, bagian dari PO. Karena dalam akuntansi, transaksi direkam berdasarkan urutan tanggal transaksi. Mulai dari transaksi paling awal hingga transaksi teraktual pada periode akuntansi yang berlangsung
- Detail transaksi, berisi komponen PO seperti jumlah, merek, SKUs, harga per unit, dan lain sebagainya
- Nominal yang dibayar. Nominal yang tertera pada faktur penjualan/faktur pembelian mencakup sub-total dari setiap BKP (Barang Kena Pajak), PPN (Pajak Pertambahan Nilai) yang dipungut dan total harga yang harus dibayar konsumen. Pentingnya subtotal penting bagi pembeli untuk mengetahui harga awal sebelum dikenakan PPN.
- Nama-tanda tangan kasir dan nama-tanda tangan konsumen. Faktur penjualan/faktur pembelian juga berisi dua keterangan ini, sebagai bukti bahwa transaksi sudah dilakukan dan atas persetujuan kedua belah pihak.
Fungsi
Adapun beberapa fungsi utama dari faktur pembelian adalah sebagai berikut:
- Bukti sah dalam pembukan akuntansi perusahaan penjual
- Dokumen identifikasi yang bisa digunakan mengecek status inventoris dan keuangan
- Bukti fisik terkonfirmasi yang menyatakan bahwa transaki pengiriman barang atau jasa sudah diterima dan sesuai dengan pesanan pembeli.
- Dokumen klaim kuat apabila sewaktu-waktu terjadi komplain dari pembeli, misal ketidak sesuain barang dan pemesanan. Karena pada dasarnya faktur pembelian harus juga dikonfirmasi oleh pembeli baik dengan tanda tangan atau cara lainnya yang menyatakan keabsahan konfirmasi transaksi.
- Sumper perhitungan dan bukti pajak bagi perusahaan penjual.
Setelah kalian membaca artikel ini apakah kalian sudah bisa membedakan dua jenis faktur tersebut? Secara fisik kedua faktur sama saja, yang mengeluarkan juga penjual dan diberikan kepada pembeli.
Bedanya salinan yang dipegang pembeli merupakan faktur penjualan dan salinan yang dimiliki penjual yang umumnya sudah dikonfirmasi pembeli disebut faktur pembelian. Fungsi utama dalam akuntansipun sama saja, hanya subjeknya yang berbeda.
Dalam akuntansi keuagan dan pengeluaran adalah hal yang tidak bisa dipisahkan. JojoEpense adalah aplikasi yang menawarkan kemudahan untuk kamu dalam mengelola pengeluaran perusahaanmu dari mana saja dan kapan saja.
Proses reimbursement dan cash advance dilakukan secara otomatis, sehingga meningkatkan produktifitas dan efisiensimu hingga 76%.
Tidak hanya itu dengan aplikasi ini kamu dapat mendeteksi dan mencegah potensi penipuan keuangan yang mungkin terjadi dalam mengelola keuangan.
Jadi, segera install dan coba sendiri demonya untuk merasakan fitur yang dimiliki aplikasi ini. Selamat mencoba!
