Fleet Management (manajemen armada) adalah pengelolaan armada transportasi perusahaan, seperti mobil, kapal, van, truk, bus dan sebagainya. Fleet management dapat mencakup berbagai fungsi, seperti perawatan kendaraan, pemantauan, manajemen sopir dan manajemen bahan bakar.
Selain itu juga dapat meminimalisir risiko yang terkait dengan keselamatan, pencurian/penyalahgunaan, meningkatkan efisiensi, dan produktivitas. Untuk dapat meningkatkan performa dari Fleet Management, maka diperlukan suatu sistem untuk memantau dan mengontrol kinerja kendaraan maupun kinerja pengemudi.
Bagi perusahaan yang menggunakan banyak armada kendaraan dalam operasionalnya, mengoptimalkan Fleet Management adalah kegiatan bisnis yang mampu memberikan dampak positif yang signifikan. Dimana pemilik bisnis seringkali harus mengambil keputusan manajemen terkait armada yang sedang beroperasi. Namun seiring dengan berjalannya waktu, perusahaan tentunya terus berkembang, dan mebutuhkan banyak kendaraan. Di titik tertentu, seorang pemilik bisnis harus mempertimbangkan untuk memiliki seorang fleet manager untuk mengatur segala urusan armada dan memaksimalkan kinerja armada menjadi lebih baik.
Pada artikel kali ini, kita akan membahas mengenai apa saja yang diperlukan untuk menjalankan operasi fleet management dan bagaimana memaksimalkan peran Fleet Manager. Tujuan kami menulis ini adalah untuk memberikan pemahanan yang kuat tentang Fleet Management, sekaligus menjawab pertanyaan, apa yang harus dilakukan seorang fleet manager?
Mengimpementasikan Fleet Management membutuhkan keahlian khusus dan cara berpikir yang luas, dan membutuhkan seseorang yang mampu beradaptasi dan berkembang di lingkungan yang serba cepat. Seorang manager armada hebat dapat dengan percaya diri membuat keputusan strategis berdasarkan data yang solid yang didapat dari platform fleet management system. Dampaknya, keputusan tersebut akan menghasilkan produktifitas operasional secara total dan memberikan kepuasan terhadap pelanggan.
Secara singkat, Fleet Management dapat diartikan sebagai kegiatan mengelola kendaraan bermotor seperti motor, mobil, bus, truck, alat berat, kapal laut, maupun pesawat terbang. Dimana output-nya adalah dapat memaksimalkan pemanfaatan kendaraan secara optimal, menghemat konsumsi bahan bakar, dan memprediksi kapan waktu pemeliharaan. Dengan output yang dihasilkan, seorang Fleet Manager berperan dalam membantu melatih pengemudi untuk meningkatkan keselamatan, mematuhi peraturan, dan bertanggung-jawab terhadap armada yang sedang dikendarainya.
Fleet Management bertujuan untuk memaksimalkan efisiensi, meningkatkan produktivitas, dan meningkatkan keselamatan bagi kendaraan dan pengemudi. Untuk mencapai tujuan ini, dibutuhkan kombinasi system yang mampu melacak posisi kendaraan, melaporkan konsumsi bahan bakar, memantau driver behaviour, dan manajemen pemeliharaan kendaraan. Semua fungsi beragam tersebut harus bisa dikelola dalam satu Software Fleet Management System.
Pentingnya Fleet Manager Dalam Mengatur Banyak Armada Bagi Perusahaan Anda
Bagi sebuah perusahaan, biaya yang terkait dengan armada umumnya merupakan salah satu pengeluaran terbesar di perusahaan manapun yang mengandalkan armada kendaraan dan pengemudi untuk menyelesaikan pekerjaan. Maka, sangat masuk akal bahwa Fleet Manager adalah salah satu posisi paling penting untuk bisnis dengan banyak kendaraan bergerak.
Fleet Manager memastikan armada anda dirawat dengan baik dan siap digunakan saat dibutuhkan, dan memastikan bahwa pengemudi harus mengemudi dengan aman sesuai dengan peraturan yang berlaku. Untuk itu, Fleet Manager harus memiliki keterampilan khusus diantaranya :
- Pengetahuan teknis yang relevan dengan bisnis Anda.
- Beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan dan trend.
- Akrab dengan peraturan negara untuk kendaraan dan pengemudi komersial
- Mengedepankan prioritas bisnis (Business-oriented) dan memecahkan masalah untuk efisiensi biaya
- Memahami perawatan kendaraan dan memiliki strategi jitu untuk keselamatan pengemudi
- Kemampuan manajerial yang baik dalam mengelola kegiatan yang multitasking dan menggeser prioritas secara efektif
Meskipun Fleet Manager tidak harus mengetahui bagaimana cara memperbaiki rem ataupun cara mengganti filter bensin, seorang Fleet Manager harus memahami apa saja yang dibutuhkan saat kendaraan butuh perbaikan. Ini akan sangat membantu perusahaan dalam meminimalkan anggaran dalam pemeliharaan kendaraan.
Begitu pula dalam pengaturan rute terbaik dan pemilihan pengemudi yang sesuai demi mendapatkan feedback positif dari pelanggan. Seorang Fleet Manager harus mampu beradaptasi dan berpikir cepat saat membutuhkan kendaraan untuk mengirim barang, namun kondisi seluruh kendaraan dan pengemudi tidak tersedia. Fleet Manager harus dengan cepat mengatur ulang jadwal operasi kendaraan agar operasional kendaraan perusahaan selalu optimal dengan pemilihan rute terbaik, sehingga waktu tempuh dapat di pangkas.
Berpikir “Business-Oriented”, Menjadi Syarat Mutlak Seorang Fleet Manager
Ketika pertumbuhan armada bertumbuh semakin besar, tak hanya berpikir taktis, Fleet Manager juga harus cerdas dalam bisnis dan teknologi. Semakin banyak hal-hal kompleks yang menjadi tantangan yang harus diselesaikan. Mulai dari mengintegrasikan data armada ke sebuah platform fleet management system, memastikan semua asset digunakan secara maksimal, hingga menganalisa data analitik yang berhubungan dengan pengunaan bahan bakar, perilaku pengemudi, hingga produktifitas operasional armada.
Berurusan dengan berbagai kepribadian sepanjang hari dan berurusan dengan orang-orang di berbagai divisi, seolah menjadi makanan sehari-hari seorang Fleet Manager. Dibutuhkan kecakapan komunikasi interpersonal yang baik dalam berkoordinasi, disamping pengetahuan teknis dan keterampilan berorganisasi.
Sehingga kemampuan manajerial seorang Fleet Manager menjadi hal yang sangat penting karena harus mampu berkolaborasi dengan berbagai divisi. Membangun hubungan kerja sama yang baik dengan semua fungsi internal dalam perusahaan yang terkait dengan fungsi armada. Memberikan ide kepada pemilik bisnis untuk meningkatkan kinerja bisnis dan bekerja untuk meningkatkan profit perusahaan dengan cara mengoptimasi biaya operasional armada serendah mungkin.
Tips Fleet Management
Berikut ini 6 tip untuk menjadikan fleet management system perusahaan Anda di Indonesia lebih efektif.
1. Efisienkan Jarak Tempuh
Jarak tempuh bukanlah parameter tetap melainkan variabel yang dapat dikontrol, antara lain melalui penggunaan kendaraan yang seimbang dan perencanaan rute yang efisien. Menggunakan fleet management system berbasis GPS tracker, Anda dapat mengetahui persentase penggunaan dan durasi operasional setiap kendaraan armada Anda untuk kemudian mengaturnya agar lebih seimbang. Fleet management system juga memiliki fitur perencana rute dan penugasan kendaraan terdekat ke tujuan.
2. Perbaiki Perilaku & Produktivitas Pengemudi
Perilaku mengemudi yang aman dan efisien sangat diperlukan untuk mengelola armada kendaraan secara efektif. Fleet management system berbasis GPS tracker akan memberikan laporan pemantauan dan penilaian pengemudi berdasarkan beberapa parameter perilaku berkendara seperti mengebut, mengerem keras, akselerasi kasar, menikung tajam, dan idling. Data laporan ini dapat Anda gunakan untuk memperbaiki perilaku mengemudi para driver Anda sehingga meminimalkan risiko kecelakaan, konsumsi bahan bakar berlebih, dan keausan kendaraan, serta menjaga kepatuhan hukum pengemudi Anda di jalan.
3. Digitalisasi Penugasan
Pengelolaan tugas secara digital disertai dengan pemantauan kendaraan real-time mampu menggantikan, bahkan lebih efektif dari penugasan melalui panggilan telepon atau radio. Fleet management system berbasis GPS tracker dari Cartrack memberikan Anda solusi, yakni melalui aplikasi Communicator. Operator mendelegasikan tugas lengkap dengan informasinya, pengemudi menerimanya melalui ponsel. Progres penyelesaian tugas mudah dilacak dan bukti pengiriman berupa foto dapat langsung diunggah pengemudi melalui aplikasi. Communicator juga memiliki fitur chat dan pemindaian barcode untuk memastikan barang yang harus dikirim sesuai dengan barang yang diambil.
4. Automasi Laporan Manajemen Armada
Fleet management system yang efektif menjadikan pekerjaan lebih efisien dan meminimalkan human error. Salah satu fungsi yang perlu diakomodasi adalah automasi laporan, seperti yang tersedia pada fleet management system Cartrack. Anda dapat mengunduh lebih dari 60 jenis laporan otomatis dan mengirimnya ke e-mail Anda secara berkala. Beberapa laporan otomatis yang tersedia di antaranya Laporan Skor Pengemudi, Laporan Efisiensi Bahan Bakar, Laporan Pengisian Bahan Bakar, Laporan Trip Kendaraan, dan Laporan Kunjungan Geofence.
5. Integrasi Fleet Management Software
Penggunaan banyak software untuk mengelola armada kendaraan tentu tidak efektif. Karena itulah Anda memerlukan sistem pengelolaan armada yang terintegrasi dalam satu platform perangkat lunak. Fleet management software berbasis SaaS seperti Cartrack solusinya, yang memungkinkan manajer, dispatcher, pengemudi, teknisi pemeliharaan, hingga staf administrasi dan keuangan berkoordinasi dalam satu platform. Anda akan mendapatkan wawasan mendalam dan komprehensif terkait performa seluruh armada Anda dalam waktu singkat. Lebih efektifnya lagi, perangkat lunak berbasis SaaS ini dapat diakses di mana dan kapan saja melalui internet browser—sangat berguna bagi Anda yang menjalankan armada di beberapa area cabang di Indonesia.
6. Inspeksi Rutin Kendaraan
Pemantauan rutin kondisi kendaraan membantu melacak masalah pada kendaraan lebih dini, serta memberikan jejak audit yang kuat untuk mempermudah dalam klaim dan pengurusan administrasi lainnya terkait kendaraan. Karyawan juga perlu dilibatkan dalam proses ini untuk menumbuhkan kesadaran akan pemeliharaan kendaraan sebagai tanggung jawab bersama. Fleet management system berbasis GPS tracker memberikan kemudahan bagi Anda dan karyawan dalam hal tersebut, yakni melalui fitur pengatur jadwal pemeliharaan berdasarkan tanggal, km, dan durasi operasional, juga fitur Driver Vehicle Inspection Report (DVIR) untuk pengemudi dapat melaporkan masalah kendaraan.
Akses mudah ke pendanaan memudahkan karyawan Anda untuk bekerja selagi proses bekerja dengan sendirinya. Tidak perlu lagi menunggu antara saat pengajuan request dan lanjut mengerjakan proyek. Kumpulkan data dari aliran dana secara otomatis dan hemat berjam-jam dari melakukannya secara manual. Anda akan mendapatkan pemahaman yang lebih baik mengenai pertumbuhan perusahaan Anda, sekaligus memonitori perilaku finansialnya. JojoExpense Membantu Anda Mengelola Pengeluaran Perusahaan dengan Lebih Efisien dan Hemat Waktu
