Human capital management system atau HCMS, adalah cara mengelola sumber daya manusia (SDM) yang dimiliki oleh perusahaan. Human capital ini menjadi salah satu jenis aset tak berwujud suatu perusahaan yang memiliki nilai ekonomi.
Nilai ekonomi didapat dari personel perusahaan baik berupa keterampilan, kreativitas, pengalaman kerja, dan lain sebagainya yang digunakan untuk menghasilkan barang ataupun jasa yang memiliki nilai.
HCMS secara sederhana adalah sebuah sistem teknologi, software yang mempermudah tugas divisi human resource (HR) sebuah perusahaan. Yuk, langsung saja kita bahas bersama-sama mengenai tema satu ini.
Perbedaan HCMS, HRIS, dan ERP
HCMS, HRIS, dan ERP adalah ketiga sistem yang umum digunakan di hampir semua perusahaan dalam mengelola sumber daya manusianya. Namun apakah kamu mengetahui apa dari ketiga sistem tersebut?
Human Capital Management System (HCMS)
HCMS adalah sistem tekonlogi atau software yang digunakan dalam memperoleh, menugaskan, dan mengembangkan karyawan perusahaan secara efektif, guna meningkatkan nilai ekonomi yang dihasilkan oleh karaywan perusahaan.
Human capital sangatlah penting bagi kesuksesan sebuah perusahaan. Konsep dari human capital sendir menyadari bahwa tidak semua personel perusahaan memiliki kompetensi dan kinerja yang sama.
Tapi perusahaan dapat meningkatkan kualitas dan performa human capital yang dimiliki dengan training, seminar, dan lain sebagainya. Setiap kompetensi dan kemapuan yang dimiliki setiap karyawan berbeda-beda.
Kompetensi dan kemampuan tersebut pasti memiliki nilai ekonomi baik bagi perusahaan itu sendiri, maupun ekonomi secara keseluruhan.
Sistem ini mencakup hal administratif, taktis, dan strategis dalam mengelola human capital perusahaan. Adapun penjabaranya sebagai berikut.
Administratif
Di dalamnya terdapat:
- Administrasi personel/karyawan
- Ada juga administrasi benefit, reward, dan keutungan lainnya sesuai kebijakan perusahaan
- Administrasi Payrol
- Aturan dan Prosedur
- Self service porta untuk karyawan
- Informasi manajemen perusahaan, dan
- Service center
Strategis dan Taktis
Di dalamnnya terdapat
- Visualisasi organisasi
- Perencanaan dan manajemen tenaga kerja
- Recruitment dan hiring
- Orientasi karyawan
- Kebijakan kompensasi karyawan
- Manajemen kompetensi dan performa
- Ada juga manajemen waktu dan biaya
- Alur kerja
- Pendidikan dan training
- Laporan dan analisis
Human Resouce Information System (HRIS)
HRIS adalah sistem informasi atau solusi secara online yang digunakan dalam entri data (data entry), data tracking, dan data informasi yang digunakan oleh seorang HR dalam menjalankan tugasnya.
Data-data tersebut umumnya berisi informasi umum tentang personel perusahaan seperti:
- Informasi demografis seperti umur, jenis kelamin, tanggal lahir, kontak yang bisa dihubungi, dan lain sebagainya
- Kemudian informasi pekerjaan seperti jabatan, divisi kerja, besaran pemberian upah, dan lainnya
- Permintaan cuti dan lainnya
HRIS bisa dibilang sebagai subsistem dari HCMS perusahaan dalam mengelola dan meningkatkan nilai dari human capital yang dimiliki perusahan tersebut.
Adapun penggunaan sistem jenis ini di banyak perusahaan bisa didasari alasan-alasan sebagai berikut.
Pengorganisiran
Dengan menggunakan HRIS, kamu tidak perlu lagi mencari data karyawan secara manual dari tumpukan berkas-berkas ataupun dari ratusan file excel database perusahaan. Setiap informasi yang kamu butuhkan bisa dengan mudah kamu lacak, temukan dan update dalam hitungan detik saja.
Kemudahan
Dengan hanya menekan beberapa tombol dari sistem HRIS yang kamu gunakan kamu sudah mendapatkan data yang kamu inginkan.
Menghemat Waktu
Tugas seorang HR tidak hanya mencari data saja, tapi ada pekerjaan lain juga yang masih menunggu. Efisiensi seorang HR merupakan faktor penting dalam kelancaran operasi bisnis perusahaan.
Masih banyak lagi alasan lain mengapa perusahaan menggunakan teknologi dalam meningkatkan efisiensi, dalam hal ini pengelolaan informasi para karyawannya.
Enterprise Resource Planning (ERP)
ERP adalah teknologi manajemen integrasi yang mencakup hampir seluruh sektor perusahaan. Mulai dari proses produksi, human resouce, customer realtionship managament, sales, dan hal lain yang mencakup proses utama bisnis sebuah perusahaan.
ERP umumnya menyediakan informasi secara real-time antara proses bisnis satu dengan proses bisnis lainnya dan menjaga alur kerja tetap berjalan tanpa hambatan.
Sistem ini secara terus menerus melakukan update database yang tesimpan dalam database utama perusahaan. Melakukan pelacakan (tracking) setiap sumber daya seperti uang, bahan material, kapasitas produksi, payrol yang merupakan bagian dari HCMS, dan lainnya.
Sistem ERP yang dimiliki perusahaan berbeda antara perusahaan satu dan lainnya, disesuaikan dengan bisnis model, jenis produk, skala produksi dan sebagainya.
Mengapa HCMS Penting bagi Perusahaan?
Personel atau individu yang setiap harunya bekerja dan memberikan kontirbusi positif bagi perusahaan merupakan aset berharga bagi perusahaan.
Sebagai aset yang berharga individu dan talenta-talenta yang dimaksud akan memberi dampak sukses tidaknya sebuah perusahaan. Oleh sebab itu mengelola human kapital sangat penting dalam merekrut dan mempertahankan talenta-talenta tersebut.
Produktifitas dan kenyamanan personel dengan talenta berharga yang dibutuhkan merupakan kunci sukses bagi setiap perusahaan. HCMS membantu HR profesional dalam menjalankan tugasnya menemukan, mengorientasi, melatih, memotivasi, dan meningkatkan keikutsertaan karywan dalam memajukan perusahaan.
Masalah yang Dihadapi dalam Human Capital Management
Banyak masalah yang mungkin dihadapi seorang HR profesional dalam mengelola Human capital sebuah perusahaan. Masalah yang dihadapi umumnya seperti manajemen kinerja yang buruk, analisis kinerja yang buruk, perubahan organisasi internal perusahaan, dan lain sebagainya.
Software HCMS yang baik akan dapat menjegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan diatas. Semua data dihimpun dan diolah sedemikian rupa, sehingga menjadi data yang komprehensif dan dapat membantu HR dan orang-orang di eksekutif level dalam membuat keputusan.
Faktor Penting dalam Memilih HCMS
Memilih HCMS yang tepat akan mempermudahmu mengurus segala urusan HR dalam mengelola dan meningkatkan keompetensi karyawannya. Tidak hanya itu pemilihan sistem atau software yang tepat juga akan memberi dampak positif pada perkembangan perusahaan secara menyeluruh.
Adapun faktor penting yang harus kamu perhatikan adalah sebagai berikut.
Akses
Hal pertama yang perlu kamu perhatikan dalam memilih sistem HCMS untuk membantu HR perusahaanmu adalah kemudahan akses, 24/7, dari mana saja, kapan saja, dan dapat digunakan diberbagai platform.
Keamanan
Kedua adalah jaminan keamanan dari penyimpanan database perusahaanmu. Kamu tidak ingin data-data penting human capitalmu hilang dicuri ataupun di akses oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.
Mudah
Cari lah sistem yang mampu menunjang pekerjaan HRmu dengan lebih mudah. Tampilan yang tidak membingungkan, akses yang mudah, penggunaan yang mudah dimengerti, hingga instalasinya yang mudah.
Fitur dan Fungsi
Selanjutnya perhatikan lah fitur yang ditawarkan. Meskipun Banyak program serupa, cari lah sistem yang memiliki fitur yang sesuai dengan perusahaan.
Tidak semua fitur dari setiap software relevan bagi semua perushaan. Mungkin software satu, dengan fitrunya memberikan manfaat yang luar biasa bagi sebuah perusahaan, tapi fitur tersebut dirasa kurang pas bagi perusahaan lainnya.
Karena setiap perusahaan memiliki bisnis model yang berbeda, jenis produk yang berbeda, industri yang berbeda, dan skala operasi bisnis yang berbeda pula.
Harga
Cari lah software HCMS yang memiliki harga yang sesuai dengan manfaat yang ditawarkan. Mahal bukan berarti dapat memberi manfaat lebih dan murah bukan berarti tidak berkualitas.
Umumnya HCMS dengan harga yang cukup mahal memiliki fitur lebih dari produk kompetitornya yang serupa. Jika kamu tidak menggunakan seluruh fitur, lebih baik mencari software serupa dengan fitur dan manfaat yang sesuai untuk perusahaanmu.
Kemampuan Scale Up
Seiring berjalannya waktu tentu kamu mengingikan pertumbuhan kamu berkembang dan bertumbuh, baik dari sisi pendapatan, jumlah karyawan, volume produksi dan lainnya.
Carilah software HCMS yang mampu mengakomodasi hal-hal tersebut, sehingga kamu tidak perlu melakukan pembelian ulang dan adaptasi ulang terhadap software dan program baru yang dapat berdampak pada efisiensi dan produktifitas HRmu.
Jojonomic memberikan solusi bagi perusahaanmu dan menawarkan aplikasi yang dapat meningkatkan efisiensi dan produktifitas HRmu.
Dengan JojoExpense kamu bisa mengontrol anggaran dari mana saja dan kapan saja. Ditambah fitur yang dapat mencegah dan mendeteksi potensi penipuan keuangan.
JojoTimes membantu kamu mengontrol aktifitas tim dan posisi tim yang kamu pimpin dalam dari smartphonemu. Pengajuan kebijakan cuti dan lembur menjadi lebih fleksibel, jika kamu menggunakan aplikasi satu ini.
JojoPayroll membayar gaji karyawan bukan lagi masalah one click transfer gaji secara real time ke 150+ bank yang terdaftar di Indonesia. Slip gaji digital mempermudah dan mengurangi penggunaan kertas yang dapat memangkas biaya operasi perusahaan.
