Budgeting bagi sebuah perusahaan merupakan salah satu aspek yang sangat penting dalam kegiatan perencanaan. Biasanya berbagai divisi atau departemen di perusahaan diharuskan membuat perencanaan anggaran yang sesuai dengan tujuan perusahaan. Termasuk didalamnya adalah divisi Human Resource atau HR yang wajib membuat Budgeting.
Selama ini persepsi orang tentang divisi HR meski dipandang sebagai divisi yang tidak menghasilkan uang dan hanya menghabiskannya, akan tetapi divisi HR memiliki tanggung jawab besar untuk mengelola aset perusahaan yang tidak dapat diukur dengan uang, yaitu manusia. Oleh karena itu, HR budgeting juga merupakan aspek perencanaan penting dan harus disusun dengan baik agar tujuan perusahaan dapat tercapai.
Apa itu Budgeting?
Budgeting atau yang lebih dikenal dengan penganggaran merupakan suatu bagian dari perencanaan yang harus dilakukan oleh setiap organisasi ataupun perusahaan dalam suatu periode tertentu sesuai dengan program kerja yang disusun oleh masing-masing Divisi/Departemen. Penganggaran umumnya direncanakan setiap 1 tahun sekali dimana penyusunan anggaran tersebut harus sejalan dengan tujuan perusahaan yang ingin dicapai dalam 1 periode ke depan.
Selain itu definisi budgeting atau penganggaran adalah salah satu proses keuangan terpenting yang dapat Anda lakukan. Namun jika Anda tidak pernah bekerja dengan anggaran, atau belum merasakan semua manfaat yang ditawarkan penganggaran, mungkin Anda akan bertanya-tanya mengapa ini merupakan aspek yang penting dalam pengelolaan keuangan pribadi atau bisnis Anda?
Artinye lebih simpelnya manfaat budgeting sangat penting karena membantu Anda mengontrol pengeluaran, melacak pengeluaran, dan menghemat lebih banyak uang.
Tidak hanya itu proses budgeting adalah proses yang membantu Anda membuat keputusan keuangan yang lebih baik, mempersiapkan diri untuk keadaan darurat, keluar dari hutang, dan tetap fokus pada tujuan keuangan jangka panjang Anda.
Tujuan Utama Budgeting
Nah, untuk itu sebelum melakukan HR Budgeting, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu apa tujuan utama dari dilakukannya penganggaran oleh sebuah perusahaan dan tujuan tersebut adalah sebagai berikut:
- Sebagai alat ukur bagi pihak manajemen dalam melakukan perencanaan keuangan di masa yang akan datang.
- Membuat perencanaan mengenai seberapa besar anggaran biaya yang ditetapkan dan untuk dijadikan sebagai acuan otorisasi keuangan.
- Alat untuk mengukur seberapa besar tingkat pencapaian dari target perusahaan dan efisiensi biaya yang dikeluarkan.
Prinsip Budgeting
Setelah mengetahui apa itu anggaran dan tujuan utama dilakukannya sebuah penganggaran, Anda perlu memahami prinsip-prinsip yang digunakan dalam budgeting, yaitu:
- Anggaran disusun untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan pada periode selanjutnya yang didasarkan pada data budget dan realisasi pada periode sebelumnya.
- Dapat menggunakan beberapa asumsi dalam melakukan proyeksi untuk periode mendatang. Dengan berdasarkan pada regulasi yang berlaku ataupun perkembangan situasi dan kondisi di lingkungan internal dan eksternal perusahaan.
- Secara garis besar komponen budget terdiri atas dua bagian, yaitu terkait dengan kegiatan operasional (rutin) dan proyek (tidak rutin).
- Budget dituangkan dalam nilai mata uang yang dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan yang telah direncanakan.
Agar dapat melakukan penyusunan anggaran, maka Anda perlu memiliki pengetahuan dan juga kemampuan dalam mengoperasikan perangkat lunak pengolah spreadsheet seperti Microsoft Excel atau sejenisnya. Biasanya perusahaan besar yang menerapkan budgeting sudah memiliki template tersendiri dan tidak jarang sudah ada ketentuan tentang cost center atau kodefikasi untuk setiap jenis biaya yang akan dianggarkan tersebut.
Namun apabila perusahaan belum menyediakan template tersebut, Anda dapat menyusun budget dengan format sederhana yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Cara Menyusun HR Budgeting
Dalam penyusunan HR Budgeting ada berbagai hal yang perlu diperhatikan agar anggaran HR di perusahaan Anda dapat lebih efektif, efisien dan sesuai dengan kebutuhan. Untuk itu, Anda dapat melakukan langkah-langkah berikut dalam melakukan HR budgeting.
1. Menyiapkan data yang dibutuhkan
HR Budgeting tentu akan lebih mudah dilakukan apabila Anda telah memiliki data terkait HR budget dan realisasi periode-periode sebelumnya. Dengan begitu Anda dapat membandingkan data yang sudah ada dengan data yang Anda miliki. Namun bagaimana jika tidak tersedia data tersebut karena ini kali pertamanya dilakukan penyusunan budget di bagian HR? tidak perlu bingung, Anda hanya perlu menyiapkan data-data berikut:
Struktur organisasi perusahaan dan headcount (jumlah tenaga kerja) saat ini dan juga Manpower Planning untuk periode yang akan datang. Ada baiknya juga jika data tersebut dilengkapi dengan level jabatan, lokasi kerja, masa kerja, usia, status pernikahan, jumlah anggota keluarga, dll. Sehingga Anda dapat lebih mudah menghitung proyeksi gaji, benefit dan atribut lainnya.
Selain itu proses perubahan struktur organisasi, program internalisasi corporate culture, atau jika membutuhkan jasa konsultan terkait program change management, atau employee satisfaction survey, dll juga akan membutuhkan waktu dan biaya yang perlu untuk dimasukkan ke dalam rancangan anggaran. Namun kembali lagi, hal tersebut harus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan
Data mengenai pemenuhan kebutuhan tenaga kerja, meliputi:
a ) Biaya rekrutmen meliputi candidate sourcing, jasa portal rekrutmen, iklan rekrutmen di Koran atau media lain, jasa headhunt/consultant, job fair, dll.
b ) Biaya perjalanan dinas untuk melakukan rekrutmen di luar kota (bagi perusahaan dengan lokasi kerja di luar kota).
c ) Biaya seleksi dan tes yang dilakukan terkait dengan proses rekrutmen, seperti: TPA, psikotes, tes kemampuan bahasa asing, tes keahlian, medical check up, dll.
d ) Biaya program induksi atau pengenalan lingkungan perusahaan bagi karyawan baru.
e ) Biaya pengadaan fasilitas dan peralatan kerja bagi karyawan baru, seperti: meja, kursi, telepon, komputer, printer, mobil dinas, dll yang perlu dipahami lebih lanjut dan disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku di perusahaan karena beberapa komponennya termasuk ke dalam Capital Expenditure (CAPEX) yang termasuk dalam pembelian aset.
Data mengenai penggajian karyawan, meliputi:
a ) Gaji masing-masing karyawan yang bisa dikelompokkan sesuai dengan kebutuhan, seperti berdasarkan unit kerja, level jabatan, dll.
b ) Ketentuan perusahaan mengenai sistem dan struktur penggajian termasuk juga mekanisme perhitungan kenaikan gaji karyawan.
c ) Ketentuan perusahaan mengenai sistem benefit yang diberikan kepada karyawan.
d ) Ketentuan pemerintah mengenai pengupahan, pajak penghasilan, THR, asuransi tenaga kerja seperti BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, dll. Apabila perusahaan masih menggunakan upah minimum yang ditetapkan oleh pemerintah setiap tahunnya, maka dapat digunakan asumsi tentang proyeksi kenaikan upah minimum untuk tahun yang akan datang.
e ) Data tingkat inflasi.
Data mengenai program pelatihan (training) karyawan dan employee engagement, meliputi:
a ) Data program training internal dan eksternal yang sudah dilengkapi dengan kebutuhan training, jadwal, peserta, serta biaya yang dibutuhkan.
b ) Data kebutuhan fasilitas dan peralatan yang dibutuhkan untuk menjalankan program training. Apabila perusahaan memiliki training center, maka perlu menyiapkan data tentang biaya operasional training center terkait dengan program training yang telah disusun.
c ) Biaya rekreasi atau program lain yang dipertimbangkan perlu untuk dilakukan di periode selanjutnya sehubungan dengan program employee engagement yang bertujuan untuk meningkatkan motivasi dan produktivitas karyawan
2. Mengelompokkan data menjadi data utama dan data pendukung
Penyusunan anggaran merupakan proses perhitungan biaya yang dibutuhkan yang dikategorikan dalam aktivitas operasional maupun yang bersifat proyek. Selain itu pengelompokan dilakukan kembali dengan lebih detail dan disesuaikan dengan sifat pekerjaan, unit kerja, dll. Manfaat dari pengelompokan ini adalah untuk memudahkan Anda dalam melakukan tracking dan membandingkan antara budget dengan realisasinya.
3. Lakukan penyusunan budget
Susunlah anggaran yang dibutuhkan setiap bulannya untuk setahun kedepan. Hal yang perlu diperhatikan adalah bahwa dalam melakukan perhitungan dan penyusunan anggaran harus disesuaikan dengan program kerja atau target kerja yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Anda harus lebih cermat dan detail dengan seluruh fungsi yang menjadi tanggung jawab dari bagian HR sehingga kebutuhan biaya dalam menjalankan fungsi tersebut dapat dialokasikan sesuai dengan target dan jadwal yang telah ditentukan.
4. Bandingkan dengan budget dan realisasi periode sebelumnya
Karena hanya sebuah perencanaan, HR budgeting seringkali tidak sesuai dengan realisasi pada periode terkait. Namun, biasanya perbedaan antara budget dan realisasi tidak jauh karena penyerapan dana tersebut dapat menjadi indikator bahwa program yang direncanakan berjalan dengan baik atau tidak.
Oleh karena itu, budget dan realisasi di periode sebelumnya sangat diperlukan sebagai referensi untuk menyusun budget di periode yang akan datang. Anda dapat membandingkan keduanya dengan menghitung selisih dan juga masukkan analisa dan evaluasi mengenai perbedaan yang HR budget yang akan datang dan juga budget dan realisasi di tahun sebelumnya.
5. Ajukan dan presentasikan rancangan anggaran Anda
Apabila rencana anggaran telah selesai disusun, maka langkah terakhir yang harus dilakukan adalah mengajukannya kepada atasan yang mengambil keputusan tentang HR budgeting. Anda juga dapat berdiskusi kembali dengan unit kerja terkait mengenai jadwal dan target yang Anda susun yang sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Persiapkan juga data pendukung apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. presentasikan dengan baik dan sajikan rencana anggaran sehingga petinggi perusahaan yakin bahwa budget yang Anda susun telah sesuai dengan apa yang dibutuhkan perusahaan yang akan membantu perusahaan untuk mencapai tujuan di periode mendatang.
Atur Budget Perusahaan dengan Software Otomatis
Sudah menjadi hal yang lumrah bahwa penyusunan budget terutama di unit kerja HR tidak jarang mendapat sorotan karena ada persepsi bahwa HR is not making money, HR is only spending money.
Tetapi apabila Anda sudah memahami konsep HR as the business partner for the company, maka hal tersebut seharusnya tidak menjadi hambatan bagi Anda. Sebagai orang HR, Anda memiliki tanggung jawab mengelola aset perusahaan yang tidak dapat diukur dengan uang, yaitu sumber daya manusia.
Untuk itu atur budgeting perusahaan Anda dengan memakai software yang otomatis terintegrasi dengan bank data Anda, sehingga memudahkan menyusun laporan HR Budgeting.
Tingkatkan Efisiensi Manajemen Pengeluaran Perusahaan Anda
Kumpulkan data secara otomatis, tingkatkan produktivitas dan cegah penipuan keuangan serta pegang kendali penuh anggaran perusahaan dengan mudah dan kapanpun dimanapun dengan JojoExpense. Lebih cepat, mudah, tanpa perlu repot.
JojoExpense Membantu Anda Mengelola Pengeluaran Perusahaan dengan Lebih Efisien dan Hemat Waktu
Berikut ini adalah Cara JojoExpense Membantu Perusahaan Anda
Mampu Mengontrol Anggaran dimana saja
Mulai sekarang, kendali penuh di tangan Anda. Kelola seluruh anggaran perusahaan hanya dengan ponsel Anda. Setujui maupun tolak pengajuan reimbursement dan cash advance kapanpun dimanapun. Pantau pula penggunaan budget karyawan.
Cegah Penipuan Keuangan
Anda tidak perlu lagi khawatir pada penipuan keuangan. JojoExpense dapat memperingatkan Anda mengenai percobaan penipuan dalam reimbursement dan cash advance, berkat Intelligence OCR dan Real-Time Geotagging.
Hemat Waktu dengan Proses Otomatis
Fokuskan tenaga dan waktu berharga Anda pada hal yang benar-benar penting. Serahkan setiap proses pengajuan cash advance dan reimbursement pada JojoExpense dan biarkan prosesnya berjalan otomatis, tanpa kehilangan kendali dengan custom approval flow dan policy. Tidak ada lagi tenaga dan waktu berharga yang terbuang sia-sia.
Pemahaman Lebih Mendalam Tentang Pengeluaran
Kumpulkan data dari aliran dana secara otomatis dan hemat berjam-jam dari melakukannya secara manual. Anda akan mendapatkan pemahaman yang lebih baik mengenai pertumbuhan perusahaan Anda, sekaligus memonitori perilaku finansialnya.
Tingkatkan Produktivitas dan Efisiensi
Akses mudah ke pendanaan memudahkan karyawan Anda untuk bekerja selagi proses bekerja dengan sendirinya. Tidak perlu lagi menunggu antara saat pengajuan request dan lanjut mengerjakan proyek.
Mengurangi Biaya Kertas
Digitalisasikan manajemen finansial Anda dan singkirkan kebutuhan bukti transaksi tercetak. Keuangan perusahaan Anda juga akan menjadi lebih teratur dan efisien.
Menggunakan Aplikasi finance & expense dari Jojonomic, terbukti terbaik dan sudah diakui oleh perusahaan yang memakai aplikasi ini, dimana tentu saja akan disukai oleh tim Anda.
Selain itu Produk Finance & Expense Jojonomic sudah siap digunakan, dan mudah dipakai serta memiliki ROI besar untuk semua jenis bisnis.
Mengelola Data Klien Menjadi Lebih Mudah
JojoExpense memberi Anda akses mudah menuju keuangan perusahaan Anda tidak peduli tempat dan waktu.
Baik Anda mau mengajukan request reimbursement atau mengizinkan cash advance, semua dapat dilakukan melalui telepon genggam Anda.
Anda dapat mengajukan request Anda secara langsung atau simpan untuk nanti, misalnya Anda ingin cek ulang aplikasi Anda. Semuanya tergantung Anda—Anda yang berkuasa soal manajemen finansial Anda sendiri.
Ketika Anda sudah duduk di meja Anda, Anda bisa fokus sepenuhnya pada tugas-tugas penting dan serahkan manajemen sampingan pada proses otomatis.
Aplikasi Finance & Expense Suites
siap memantau dan mengelola keuangan serta HR Budgeting perusahaan Anda secara mudah dan Real-Time.
JojoExpense
Solusi Manajemen Pengeluaran Perusahaan yang Fleksibel, JojoExpense memudahkan staf keuangan untuk memantau disbursement perusahaan secara real-time dan akurat. Hemat waktu hingga 77% dengan proses pelaporan pengeluaran otomatis!
Kenali beberapa Fitur Populer yang siap membantu kinerja Anda
- Monitor disbursement uang panjar kerja di manapun kapan pun
- Proses pelaporan dan pengarsipan reimbursement otomatis dan dapat disesuaikan
- Peraturan budget yang disesuaikan untuk reimbursement dan Cash Advance
Jangan Anda pesan sebelum mencoba kinerja aplikasi JojoExpense, dengan mencoba akun gratis caranya klik Coba Gratis Sekarang.
Menyusun HR budgeting yang merupakan pengeluaran perusahaan adalah sebuah tanggung jawab besar. JojoExpense membantu Anda dalam mengelola pengeluaran perusahaan agar lebih efisien dan hemat waktu. Software yang satu ini dapat diakses melalui ponsel pintar yang Anda miliki di manapun dan kapanpun.
