HR Cloud, Solusi untuk Setiap Permasalahan Human Resource

HR Cloud

Dalam dunia HR atau human resource, kehadiran software digital banyak memberikan dampak positif bagi kinerja orang-orang yang ada di dalamnya. Di mana eksistensi perangkat lunak ini dapat membantu memudahkan pekerjaan mereka. Mulai dari pengelolaan sumber daya manusia (SDM), pengembangan diri karyawan, pengolahan data, penggajian, manajemen keuangan, perhitungan pajak, tunjangan dan masih banyak lagi lainnya.

Lewat perangkat lunak modern tersebut, perhitungan data apapun tak perlu lagi dilakukan secara manual. Karena semuanya dapat dijalankan secara otomatis dengan hasil yang lebih akurat. Selain itu, suatu pekerjaan dapat diselesaikan dengan jauh lebih cepat. Sehingga waktu yang tersisa dapat digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan lainnya.

Nah, seiring berjalannya waktu aplikasi HR pun banyak bermunculan dilengkapi dengan berbagai macam inovasi yang progresif. Salah satunya adalah dengan keberadaan HR Cloud. Di mana aplikasi ini dianggap jauh lebih baik dibanding software HR yang versi sebelumnya yakni On-Premise HR.

Lantas, apa sih sebenarnya HR Cloud itu? Benarkah eksistensinya jauh lebih baik dibandingkan jenis software HR yang lain? Lalu apa saja manfaat atau kelebihan yang ditawarkan oleh aplikasi yang satu ini?

Pada artikel berikut, Jojonomic akan mengajak Anda untuk mengenal lebih jauh mengenai HR Cloud. Penasaran, kan? Simak lengkap artikelnya berikut ini, ya.

Apa Itu HR Cloud?

Mengenal HR CLoud

Secara sederhana, HR Cloud merupakan sebuah aplikasi yang dibuat khusus untuk memudahkan pekerjaan divisi human resource di dalam perusahaan. Aplikasi ini bekerja dengan konsep cloud computing (komputasi awan) di mana perangkat yang Anda gunakan harus terhubung dengan jaringan internet untuk menggunakannya.

Yang menarik dari HR Cloud dibandingkan software On-Premise HR adalah Anda tak perlu khawatir lagi soal space penyimpanan dalam gadget yang digunakan. Jika pada software On-Premise, setiap data yang sudah diolah akan disimpan di dalam perangkat yang digunakan seperti komputer, laptop atau ponsel.

Sedangkan pada HR Cloud, seluruh data akan disimpan di dalam sebuah server cloud yang nantinya dapat diakses kapan pun lewat gadget mana pun. Misalnya, Anda mencatat sebuah laporan pada aplikasi HR Cloud melalui PC perusahaan. Kemudian Anda ingin mengakses data tersebut melalui laptop pribadi dari rumah. Hal ini dapat dilakukan dengan mudah tanpa hambatan. Tentunya selama laptop yang Anda gunakan tersebut terhubung dengan koneksi internet, ya.

Meski menawarkan kemudahan terhadap akses data dan penyimpanan, kenyataannya masih banyak perusahaan yang belum mengadopsi sistem HR Cloud yang satu ini. Padahal jika dibandingkan dengan software On-Premise, HR Cloud menawarkan lebih banyak keuntungan. Di antaranya adalah sebagai berikut:

Keuntungan Menggunakan HR Cloud

Keuntungan Menggunakan HR Cloud

1. Lebih terjangkau 

Jika Anda berpikir bahwa HR Cloud merupakan sebuah program yang eksklusif. Anggapan tersebut tentunya salah besar. Sebab, tak seperti software On-Premise atau perangkat HR biasa pada umumnya, dengan layanan ini Anda tak perlu membeli lisensi atau melakukan instalasi. Karena Anda bisa mengaksesnya langsung melalui browser yang ada di gawai Anda.

Selain itu, sistem yang digunakan biasanya adalah sistem subscribe atau berlangganan. Sehingga Anda harus memperbaruinya secara berkala agar dapat mengakses dan menggunakan layanannya.

2. Hemat kertas

Tidak hanya lebih terjangkau, layanan HR Cloud juga memungkinkan Anda dapat menjalankan operasional perusahaan dengan tanpa menggunakan banyak kertas. Sehingga biaya pengeluaran perusahaan pun dapat lebih ditekan. Mengingat kertas menjadi salah satu komponen yang paling banyak dibutuhkan dalam operasional sebuah perusahaan. Mulai dari untuk membuat invoice, slip gaji, berkas-berkas dan masih banyak lagi lainnya.

  • Isi form berikut ini untuk mendapatkan demo gratis aplikasi HRIS hari ini.
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

3. Tanpa harus melakukan maintenance

Berbeda dengan software HR yang memerlukan instalasi atau pemasangan, layanan komputasi HR ini dapat digunakan tanpa harus dipasang terlebih dahulu dalam komputer atau perangkat yang akan Anda pakai. Di mana Anda bisa langsung mengaksesnya melalui web browser yang ada di gawai Anda.

Selain itu, perihal upgrade fitur tertentu Anda tak perlu khawatir, karena keseluruhan sistem merupakan tanggung jawab dari penyedia layanan. Anda hanya perlu membayar biaya berlangganan dan apabila ke depannya terdapat perubahan tampilan atau update fitur tertentu, secara otomatis Anda akan mendapatkannya.

Berbeda dengan penggunaan aplikasi On-Premise HR, di mana Anda harus membeli lisensi dan apabila terdapat update fitur terbaru, Anda harus melakukannya secara mandiri.

4. Keamanan data yang lebih terjamin

Menyimpan data hanya dalam perangkat komputer atau laptop saja tentu sangat rawan rusak atau hilang karena terhapus secara tidak sengaja. Terlebih jika sewaktu-waktu perangkat tersebut terkena virus yang mengharuskannya untuk direset ulang. 

Nah, dengan layanan komputasi HR ini Anda tak perlu khawatir lagi soal risiko tersebut. Karena seluruh data yang Anda catat akan tersimpan secara otomatis ke server cloud pusat.

Nantinya data tersebut akan dienkripsi sehingga tidak semua orang dapat mengakses serta membacanya. Hanya orang-orang tertentu saja yang memiliki akses atau dapat melihat datanya seperti pimpinan perusahaan.

5. Memberikan kemudahan pada karyawan

Layanan HR Cloud ini tak hanya berguna bagi para praktisi human resource dalam perusahaan. Namun juga penting untuk meningkatkan efektivitas komunikasi dengan karyawan. Di mana lewat layanan yang ada, setiap karyawan bisa mengaksesnya melalui akun masing-masing untuk mengajukan cuti, reimbursement, cash advance dan lain-lain secara online. Menarik, kan?

Sehingga karyawan tak perlu lagi mengisi berkas-berkas tertentu yang cukup rumit dan memakan banyak waktu. Karena semuanya dapat dilakukan dengan mudah lewat perangkat gawai yang mereka gunakan.

6. Dapat diintegrasikan dengan berbagai sistem dalam perusahaan

Keuntungan dari menggunakan layanan komputasi HR ini adalah Anda dapat dengan mudah melakukan integrasi pada berbagai macam sistem yang ada dalam perusahaan. Mulai dari sistem absensi, payroll atau penggajian, rekening bank, pajak dan masih banyak lagi lainnya.

Tentunya hasil data yang diberikan oleh layanan HR ini akan jauh lebih akurat dibandingkan dengan melakukanya secara manual atau konvensional. Di mana sangat mungkin terjadi human error dalam setiap prosesnya.

7. Laporan otomatis

Tak hanya itu, HR Cloud juga menawarkan fitur laporan yang dapat dibuat secara otomatis dan tersusun rapi. Sehingga para praktisi human resource dalam perusahaan dapat lebih menghemat waktunya dan mengalokasikannya untuk menyelesaikan pekerjaan yang lain.

Dengan demikian hal ini akan sangat berpengaruh terhadap produktivitas karyawan dalam perusahaan. Terutama bagi para divisi HR yang memegang banyak tanggung jawab besar.

hr cloud

Strategi dan Tips Dalam Mengimplementasikan HR Cloud

Adopsi dengan menggunakan cloud based, software as a service atau SaaS dalam suatu human resources management system disingkat HRMs menjadi salah satu perkembangan HR yang paling diminati pada masa ini. dikatakan bahwa dalam suatu studi atau penelitian yang dilakukan pada tahun 2014, lebih dari hampir separuh survey mengatakan bahwa perusahaan mereka telah menggunakan sistem yang berbasis cloud based HRMS dalam penyelesaian masalahnya.

Salah satu keuntungan yang bisa didapatkan dengan menggunakan teknik tersebut adalah pengalaman baru dalam mengakses inovasi serta memberikan ide – ide tambahan pada bisnis yang ada.

Tidak diragukan bahwa banyak sekali tim HR yang mengalami berbagai permasalahn – permasalahan yang memusingkan. Beberapa permasalahan dasar yang sangat memusingkan tersebut antara lain adalah :

  • Jenis prioritas bisnis apa yang ingin anda tuju dengan menggunakan SaaS?
  • Apa saja implementasi yang paling tepat untuk digunakan dalam Saas hingga memenuhi target bisnis yang anda inginkan?
  • Bagaimana cara anda mampu memaksimalkan investasi anda dalam SaaS untuk menjadi keuntungan bagi perusahaan nantinya?
  • Langkah – langkah apa saja yang bisa anda ambil untuk mensosialisasikan program tersebut kepada para pegawai?

Pekerjaan HR dalam suatu perusahaan tentu saja memiliki peran yang sangat penting dalam mengurus sumber daya manusia. Seiring dengan perkembangan zaman, teknologi juga semakin bergerak maju sehingga memunculkan trobosan baru seperti perangkat lunak cloud yang mampu memudahkan perkerjaan HR. Berikut ini adalah tips dan trik yang dapat anda lakukan untuk meningkatkan dan memaksimalkan kerja menggunakan perangkat lunak HR cloud.

cloud hr

Menghitung Payroll

Tips dan trik selanjutnya yang dapat anda gunakan untuk memaksimalkan kegunaan cloud HR yaitu dengan menggunakannya untuk kepentingan perhitungan payroll. Payroll yang umumnnya dilakukan secara manual dapat dengan mudah dihitung menggunakan HR cloud. Kegunaan cloud yang paling umum salah satunya untuk menghitung payroll. Dimana payroll ini juga merupakan hal penting bagi perusahaan.

Dari mulai perhitungan dan pengaturan gaji, pesangon, THR dan potong gaji semuanya biasanya dihitung secara manual yang tentunya membutuhkan waktu dan usaha lebih banyak, namun dengan memanfaatkan cloud akan semakin mempermudah pekerjaan HR. Karena itulah ini dapat menjadi tips dan trik untuk meningkatkan dan mengoptimalkan kerja dengan menggunakan cloud untuk perhitungan payroll.

Fungsi Keamanan

Anda dapat memaksimalkan penggunaan cloud antara lain yaitu dengan menggunakannya untuk bagian keamanan. Mungkin banyak orang yang masih merasa asing untuk ini. Dengan anda menggunakan cloud sebagai kemanan tentu saja akan menambah pemaksimalan kerja dengan menggunakan cloud. Salah satu fungsi yang dapat cloud lakukan yaitu melindungi data penting perusahaan. Dengan hal ini tentu saja anda dapat memanfaatkannya untuk mengoptimalkan kerja dari cloud itu sendiri.

Banyak perusahaan yang sudah menyadari bahwa HR Cloud memberikan sejenis proteksi tambahan yang mampu menjaga kerahasiaan suatu data perusahaan. Dimana hal tersebut tentunya sangat bermanfaat untuk meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan anda dengan perusahaan lainnya.

Penting untuk menjaga produk anda tetap memiliki unsur ‘rahasia’ yang membuatnya jauh berbeda dengan perusahaan lain. Meski terkadang unsur rahasia tersebut tidaklah terlalu menonjol namun hal tersebut dapat menjadi karakteristik atau wajah dari perusahaan anda sendiri.

hr cloud

Menganalisis Kerja

Tips dan trik selanjutnya yang dapat anda lakukan untuk mengoptimalkan cloud yaitu dengan menggunakan cloud untuk menganalisis kerja karyawan. Dengan menggunakan cloud untuk menganalisis kerja karyawan tentu saja akan semakin memaksimalkan kerja dan mempermudah HRD. Analisis kerja karyawan sangat dibutuhkan untuk kepentingan misalnya untuk menganalisis kera dari masing-masing karyawan dan melakukan promosi atau kenaikan pangkat bagi karyawan yang sudah berkerja dengan baik.

Pergunakan Layanan Mandiri

Di dalam sistem cloud terdapat berbagai kegunaan yang dapat anda gunakan untuk meningkatkan dan memaksimalkan kerja di perusahaan anda. Salah satunya tips dan trik yang dapat anda lakukan untuk mengoptimalkan cloud sehingga fungsi kerja meningkat yaitu mempergunakan fitur layanan mandiri. Salah satu dari kegunaan fitur ini yaitu dengan membuat karyawan dapat membuat perubahan misalnya tunjangan pribadinya sehingga kerja HR lebih ringan.

Gunakan Sebagai Alat Komunikasi

Tips dan trik selanjutnya yang dapat anda lakukan untuk dapat memaksimalkan kerja menggunakan cloud yaitu dengan menggunakannya sebagai alat komunikasi. Anda dapat menggunakan cloud ini sebagai alat komunikasi dengan karyawan sehingga meningkatkan keterlibatan karyawan dan menghasilkan komunikasi timbal balik HR dengan kryawan yang lebih baik.

Kita semua tahu bahwa salah satu tujuan dari perusahaan atau bisnis yaitu meningkatkan atau membuat kepuasan pelanggan terhadap produk atau jasa kita menadi lebih baik. Nah untuk mewujudkannya salah satunya yaitu dengan membuat hubungan keterlibatan karyawan yang baik. Ketika sistem dari dalam baik, maka akan berdampak pada hasil luarnya yang dapat membaik pula. Karena itu anda dapat memanfaatkan cloud disini sebagai alat komunikasi sehingga keterlibatan karyawan menjadi lebih baik.

hr cloud

Kunci Strategi HR Cloud

Sebuah pengertian yang baik mengenai perubahan yang akan terjadi dalam tim HR itu sendiri akan membuat strategi yang telah dipersiakan dengan matang berjalan dengan sempurna. Ulasan kali ini diharapkan mampu menambah pola pikir anda dalam penerapan HR cloud itu sendiri kedalam suatu bisnis yang ada.

Kunci yang bisa anda gunakan untuk memilih jenis HR cloud yang tepat dan paling sesuai bagi perusahaan, antara lain adalah :

1. Mengidentifikasi bisnis yang sedang anda kembangkan sekarang dan di masa yang akan datang serta peran HR Cloud di dalamnya. Pahami bagaimana suatu pelayanan bekerja saat ini dan bagaimana ia akan bekerja di kemudian hari.

2. gunakan pengetahuan jangka panjang anda, pengetahuan bisnis secara objective dan kedepan dalam memprioritaskan setiap startegi implementasi yang didasarkan pada tipe perjalanan perkembangan perusahaan. Gunakan kunci karakteristik dari masing – masing nilai seperti kecepatan dan jumlah investasi yang diperlukan serta hasil apa saja yang diharapkan atau dianalisis akan terjadi. Baik yang bersifat menguntungkan atau bahkan yang merupakkan. Pertimbangkan semuanya dengan baik dan hati – hati agar penerapan HR Cloud itu sendiri tidak menjadi suatu ‘bencana’ yang merugikan perusahaan.

3. Mendeterminasi segala jenis organisasi, jasa yang dibutuhkan dan teknologi – teknoilogi yang akan digunakan untuk mulai berkembang itu sendiri. Pilihlah jenis strategi yang paling cocok dengan bisnis SaaS yang anda inginkan. Fokus pada penyelesaian masalah dan memprioritaskan atau mengutamakan timeline yang sesuai dengan implementasi yang diharapkan.

Penutup

Jojo Expense

Itulah tadi sekilas informasi mengenai definisi dari layanan HR Cloud serta ragam manfaat yang bisa Anda dapatkan. Seperti yang telah kami sebutkan sebelumnya, layanan komputasi HR ini menawarkan lebih banyak keuntungan bagi para pelaku bisnis dibandingkan software yang mengharuskan membeli lisensi terlebih dahulu. Namun demikian semua keputusan berada di tangan Anda. Apakah Anda ingin mengadopsi sistem yang satu ini? Atau tetap mau menggunakan software On-Premise HR?

Salah satu perangkat yang dapat Anda gunakan untuk memudahkan kinerja HR dalam perusahaan adalah Jojo Expense. Aplikasi berbasis cloud ini memungkinkan Anda dapat mengelola keuangan perusahaan dengan cara yang lebih efektif dan efisien bahkan hingga 76 persen.

Aplikasi Jojo Expense juga dilengkapi berbagai macam fitur unggulan mulai dari Reimbursement Online, Cash Advance, Mobile Approval, Control Budgeting dan masih banyak lagi lainnya. Tak hanya itu, perangkat ini juga dibekali teknologi mutakhir berupa Intelligence OCR dan Realtime Geotagging yang memungkinkan Anda untuk terhindar dari risiko penipuan keuangan atau fraud financial. Menarik, bukan?

So, tunggu apa lagi? Yuk, gunakan Jojo Expense dan permudah cara Anda dalam mengelola keuangan perusahaan sekarang juga!