HRM adalah? Apa Saja Fungsi dan Manfaatnya dalam Perusahaan?

Dalam perusahaan kita sering mendengar istilah HRM yaitu Human Resource Management atau dalam bahasa Indonesia disebut manajemen sumber daya manusia atau yang mengelola SDM. Karena manusia adalah sumber yang paling berharga di semua perusahaan.

Tidak hanya sektor TI, Perbankan, Ritel, atau Asuransi, sumber daya manusia merupakan sumber yang paling penting dalam proses kerja perusahaan. SDM merupakan suatu usaha kerja atau jasa yang diberikan dengan tujuan melakukan proses produksi. Dengan kata lain, SDM adalah kualitas usaha yang dilakukan seseorang dalam jangka waktu tertentu guna menghasilkan jasa atau barang. Nah, Anda dapat menyimak artikel dari Jojonomic berikut ini untuk memperoleh penjelasan yang lengkap mengenai HRM.

Apa Itu HRM ?

Sebagai pemilik usaha ataupun praktisi HR tentunya Anda menginginkan sumber daya yang mampu bekerja secara optimal. Itulah pentingnya ada Human Resource Management.

Sistem ini diciptakan dengan tujuan untuk memaksimalkan kinerja setiap individu secara efektif, sehingga tujuan dan cita-cita perusahaan dapat tercapai. Human Resource Management ini secara sederhana merupakan pemanfaatan keahlian karyawan sesuai dengan bidang yang dikuasai dan menempatkannya pada posisi yang tepat.

Sehingga nantinya diharapkan karyawan yang ditempatkan pada sebuah posisi dapat berperan maksimal melaksanakan tugas dan tanggung jawab yang telah disepakati sesuai dengan skill yang dimiliki oleh karyawan tersebut.

Jadi pada intinya HRM atau Human Resource Management adalah kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan dan pemutusan hubungan tenaga kerja dengan maksud untuk membantu mencapai tujuan organisasi atau perusahaan. Selain itu manajemen SDM adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan atas pengadaan, pengembangan, dan pemberian.

Pandangan Strategis Manajemen SDM

1. Karyawan/Staf adalah aset manusia yang akan meningkatkan nilai bagi organisasi apabila diterapkan kebijakan investasi dan program yang tepat .
2. Organisasi yang efektif menyadari bahwa staf sama bernilainya dengan modal dan aset fisik organisasi.
3. Staf adalah sumber daya yang bernilai bagi keunggulan kompetitif yang berkelanjutan.

Indikator yang ada dalam HRM

1. Job analysis

Proses yang sistematis untuk menentukan keterampilan, tugas, dan pengetahuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan dalam organisasi.

2. Human Resource Planning

Proses yang sistematis untuk mencocokan antara kebutuhan organisasi atau posisi pekerjaan yang dibutuhkan dalam organisasi, dengan suplai eksternal manusia selama periode waktu tertentu; atau proses dimana organisasi mencoba untuk memastikan bahwa ia memiliki jumlah orang-orang berkualitas yang tepat, sesuai dengan pekerjaannya, pada waktu yang tepat.

3. Proses Recruitment

Proses menarik individu secara tepat waktu, dalam jumlah yang cukup, dan dengan kualifikasi yang tepat, untuk melamar pekerjaan pada suatu organisasi.

4. Selection

Proses memilih dari sekelompok individu pelamar yang paling cocok untuk posisi tertentu dan organisasi.

Fungsi Manajemen Sumber Daya

Pada dasarnya manusia mampu bekerja menghasilkan sebuah jasa atau barang dari usaha kerjanya tersebut. Selain itu mampu bekerja berarti mampu melakukan berbagai kegiatan yang memiliki nilai ekonomis.

Begitu juga sumber daya manusia atau calon karyawan yang direkrut pada sebuah perusahaan umumnya memiliki keahlian dan kemampuan yang berbeda-beda, untuk itu sangat diperlukan pengaturan agar sumber daya tersebut menemukan posisi yang tepat sesuai kebutuhan perusahaan.

Untuk itu supaya memastikan pemenuhan kebutuhan perusahaan secara menyeluruh dapat terpenuhi, maka pihak HRD perlu untuk memetakan kekuatan serta keahlian karyawan sesuai kebutuhan tiap bidang pekerjaan.

Konsep HRM dan penerapannya

Konsep HRM adalah memandang manusia sebagai sumber yang suatu saat bisa habis jika dipakai terus menerus. Sehingga dalam human resources management tersebut juga dilakukan pengelompokan keahlian serta upaya untuk menambah kemampuan dan keahlian tersebut.

Sehingga kedepannya diharapkan manajemen perusahaan memiliki sumber daya berkualitas sesuai dengan harapan dan spesifikasi skill yang diinginkan oleh manajemen.

Manfaat HRM dalam Perusahaan

Melalui adanya manajemen sumber daya yang baik dalam sebuah perusahaan, secara tidak langsung perusahaan akan memperoleh banyak manfaat.

Beberapa Manfaat HRM yaitu :

Manfaat manajemen SDM memang lumayan penting untuk mengarahkan kinerja karyawan sesuai dengan yang diharapkan perusahaan.

1. Membantu Mencapai Target Perusahaan

Manfaat HRM juga sebagai pendorong cita-cita perusahaan sehingga secara tidak langsung dapat membantu menambah pendapatan serta keuntungan perusahaan sepenuhnya.

2. Mengarahkan Sumber Daya

Membantu mengarahkan kinerja karyawan pada posisi yang tepat, sehingga dapat memperoleh hasil yang jauh lebih maksimal daripada dikerjakan secara asal dan tanpa pengaturan.

3. Memperoleh Pemanfaatan Waktu

Mengatur waktu pekerjaan yang lebih maksimal serta optimal, sehingga pekerjaan bisa cepat diselesaikan dengan baik tanpa harus memerlukan waktu lebih atau penambahan sumber daya.

4. Membantu pimpinan

mempermudah dalam mengarahkan personel untuk tugas yang sesuai serta mencapai tujuan masing-masing personel lebih maksimal.

5. Mengadakan pembekalan

Pemberian pelatihan yang sesuai minat dan bakat sehingga dapat lebih mudah pula untuk melihat potensi karyawan sepenuhnya pada bidang yang ditekuni.

Cara Menerapkan Manajemen SDM dalam Perusahaan

Sekarang ini meskipun komputer telah mampu menyederhanakan proses kerja sebagian besar sektor, tenaga manusia tetap saja diperlukan, bahkan di industri yang berorientasi mesin seperti manufaktur dan produksi.

Namun tetap saja mengelola manajemen sumber daya manusia tentunya bukan sesuatu yang mudah. Diperlukan kerja keras dan upaya dari tim HRD untuk mengelompokkan keahlian masing-masing karyawan dan menetapkan posisi yang tepat bagi mereka.

Selain itu juga diperlukan pembagian tugas serta pekerjaan serta peningkatan kompetensi dan keahlian karyawan agar dapat mencapai target yang ditetapkan. Oleh sebab itu perlu tips dan langkah yang tepat untuk mewujudkan hal tersebut. Maka jika salah langkah, perusahaan tidak bisa memaksimalkan sumber daya yang dimiliki. Supaya hal ini bisa berjalan lancar, maka sebaiknya sebagai pengusaha diperlukan beberapa langkah berikut ini supaya dapat melaksanakan Human Resource Management yang maksimal.

1. Menentukan Human Resources

Dalam menentukan human resources, diperlukan kandidat yang sesuai dan mampu mengatur pembuatan serta perencanaan struktur dan job desk karir karyawan.

Karyawan yang berada di divisi human resources juga harus dibekali dengan kemampuan-kemampuan yang menunjang mereka  untuk berkembang menjadi seorang profesional human resources. Oleh sebab itu,  perusahaan perlu untuk memastikan data karyawan yang tepat dan benar. Terutama dalam hal keahlian dan latar belakang pendidikan. Hal ini diperlukan agar mempermudah tim HRD perusahaan dalam mengarahkan seseorang pada posisi yang diperlukan.

2. Menetapkan Skill SDM

Strategi human resources management yang kedua ini penting untuk dilakukan, karena karyawan tidak hanya ditempatkan di bidang sesuai dengan yang mereka lamar, namun akan lebih baik jika menempatkan mereka sesuai dengan skill dan keahlian yang mereka miliki.

Hal tersebut dilakukan agar mereka bisa menciptakan inovasi pada hasil kerjanya kepada perusahaan karena mereka bekerja sesuai dengan keahlian yang mereka miliki. Tetapkan tugas dan beban kerja pada karyawan yang sesuai dengan keahlian yang mereka miliki.

Pastikan pula beban kerja yang diberikan telah sesuai dengan jumlah pengalamannya. Seorang fresh graduate tentunya tidak dapat disamakan dengan mereka yang sudah bekerja bertahun-tahun. Tim HRD harus jeli melihat potensi karyawan dengan lebih selektif.

3. Management Trainee untuk Fresh Graduate

Merekrut fresh graduate juga dinilai lebih efektif dalam memenuhi kebutuhan perusahaan terhadap SDM yang tepat sasaran. Dengan mengadakan program management trainee ini, perusahaan bisa membentuk tenaga kerja sesuai dengan yang diinginkan.

4. Melakukan Penilaian

Setelah melakukan pembagian tugas dan posisi yang tepat, maka selanjutnya perlu dilakukan penilaian kinerja karyawan untuk melihat apakah pembagian kerja yang dilakukan sudah sesuai dengan SOP.

Jika pembagian kerja sudah sesuai, maka ada baiknya untuk terus dilakukan peningkatan keahlian karyawan dengan cara memberikan pelatihan yang tepat dan sesuai dengan bidangnya. 

Langkah ini tentu akan membantu meningkatkan kemampuan karyawan dalam melaksanakan pekerjaan dengan lebih cepat sehingga dapat meraih target perusahaan dengan lebih baik juga.

5. Mendukung dan Menghargai Kebutuhan Karyawan

Bagian terpenting dari program human resources management yang tidak boleh ditinggalkan adalah memberikan dukungan dan menghargai kebutuhan karyawan.

selain itu selalu berikan apresiasi pada setiap tugas yang dikerjakan oleh SDM dan berikan mereka fasilitas yang diperlukan. Hal tersebut akan mampu meningkatkan produktivitas perusahaan. 

6. Lakukan Evaluasi

Terakhir, supaya lebih maksimal selalu lakukan evaluasi efektivitas dan produktivitas karyawan sepenuhnya. Sehingga akan mudah untuk menemukan solusi apabila karyawan dianggap tidak produktif atau target tidak tercapai sepenuhnya.

Solusi Sistem Software HRM

Tidak hanya sistem manajemen SDM yang harus diperhatikan namun perlu juga menerapkan sistem software yang nantinya dapat membantu tim HR mengelola dan memanfaatkan sumber daya manusia secara efektif dalam sebuah perusahaan.

Saat ini internet telah menyediakan platform bagi para kandidat yang terampil untuk menemukan peluang yang tepat. Sehingga penting bagi perusahaan untuk memastikan agar karyawan mereka yang berpengalaman dan berharga merasa bahagia sehingga mereka termotivasi untuk bekerja demi perkembangan diri dan perusahaan.

Bagian HR mencoba untuk mencapai hal ini dengan penilaian kinerja berkala dan memberikan pelatihan agar karyawan dapat terus menyerap teknologi baru yang relevan dengan perusahaan. Hal ini akan menciptakan nilai lebih untuk karyawan dalam hal tunjangan dan juga keterampilan mereka.

Bagaimana Sistem Software HRM Membantu Departemen HR?

Konsep kerja dari Perangkat lunak human resource management ini menyimpan data karyawan termasuk keterampilan karyawan, detail penilaian, keterampilan tambahan atau pengalaman karyawan.

Selain itu menyimpan program pelatihan yang diberikan oleh perusahaan, dan lain-lain yang berguna bagi manajer HR selama perekrutan, pemindahan, dan penilaian, sehingga jika ada kekosongan dalam organisasi, manajer HR secara langsung dapat memeriksa data karyawan dan mencari pengganti karyawan yang kosong tersebut.

Dengan cara ini, perusahaan dapat menghemat biaya pada proses rekrutmen dan pada saat bersamaan, karyawan juga akan merasa dihargai dan diakui oleh perusahaan yang terus memotivasi mereka.

Mekanisime Database Software HRM

Sistem software yang efisien akan selalu memberikan notifikasi mengenai apapun, termasuk hari-hari spesial masing-masing karyawan, dan sistem ini akan mencatat tanggal lahir setiap karyawan secara otomatis.

Sehingga HR dapat merencanakan perayaan ulang tahun bagi karyawan yang bersangkutan dari jauh- jauh hari sebelumnya, dan semua dokumen terkait dengan karyawan selalu tersedia untuk HR hanya dalam sekali klik. Selain itu jika sistem software ini terhubung dengan daftar kehadiran dan catatan kerja karyawan.

Kemudian manajer HR dapat dengan mudah memeriksa karyawan yang mengerjakan proyek pada waktu tertentu dan juga bisa memberikan pekerjaan kepada karyawan yang belum mengerjakan apapun lalu jika ada data yang sama dapat dikonsolidasikan dan dicek untuk dibuat perencanaan kerja.

Hal ini mempermudah HR untuk memantau setiap karyawan terhadap pekerjaan yang ditugaskan dan waktu penyelesaian sehingga tindakan korektif dapat diambil kapan pun diperlukan.

Modul-Modul yang Harus Ada dalam Software HRM

Selain komponen Human Resource Management yang perlu Anda perhatikan. Manajemen keuangan perusahaan pun juga tidak kalah pentingnya serta tidak boleh diabaikan.

Karena kondisi keuangan perusahaan memegang peranan penting dalam operasionalnya. Anda tidak bisa menjalankan operasional bisnis dengan kondisi keuangan yang kacau dan tidak tertata. Selain itu, keuangan perusahaan yang kacau menandakan bahwa bisnis Anda berjalan dengan cara yang tidak sehat. Anda harus segera memperbaikinya atau gulung tikar menjadi risiko terburuk yang bisa menimpa bisnis Anda.

Sistem Software HR yang kompeten idealnya harus memiliki beberapa catatan yaitu :

1. Rincian data karyawan
2. Deskripsi tugas setiap karyawan
3. Database Kemampuan Karyawan
4. Daftar Kehadiran Seluruh Staf dan karyawan
5. Perencanaan Kerja
6. Catatan pekerjaan sehari-hari
7. Daftar Gaji

Setiap karyawan seharusnya tidak perlu kebingungan atau kerepotan dalam mencari informasi mengenai keterangan gaji, progress yang mereka lakukan, kalender kantor, daftar kehadiran, dan data kolega mereka sendiri.

Solusi Manajemen Keuangan Anda

Karena melakukan entri data setiap karyawan dengan cara manual tentunya sangat memakan waktu dan pastinya hal ini bisa mengganggu pekerjaan departemen HR yang lainnya.

Agar mereka bisa lebih fokus pada pekerjaan mereka masing-masing tanpa pusing mencari data secara manual. Maka di era digital seperti saat ini karyawan perlu paham bahwa ada begitu banyak perangkat lunak yang bisa Anda manfaatkan untuk membantu pengelolaan keuangan dalam perusahaan. Salah satunya adalah memakai aplikasi JojoExpense.

Cara Kerja Aplikasi JojoExpense

Cara bekerja aplikasi ini adalah melakukan pencatatan serta pengeluaran perusahaan yang juga dilengkapi berbagai macam fitur penting seperti Cash Advance, Reimbursement Online, Mobile Approval dan masih banyak lagi yang lain. 

Tidak hanya itu Software HRM ini secara berkala dapat meninjau data dan membuat pengaturan yang diperlukan untuk memperbaiki kondisi kerja karyawan dan keseluruhan departemen demi kemajuan perusahaan.

Kelebihan Aplikasi JojoExpense

Kelebihan aplikasi ini juga dilengkapi dengan teknologi Intelligence OCR dan Realtime Geotagging yang memungkinkan Anda untuk terhindar dari risiko fraud financial yang dilakukan oleh karyawan tidak bertanggung jawab.

Menarik, bukan? So, tunggu apa lagi? Yuk, coba demo GRATIS dari JojoExpense dan perpanjang penggunaannya kapan pun setelah Anda merasakan manfaatnya.