Dalam mengelola sumber daya manusia, sering dikaitkan dengan Human Resource Management (HRM) atau lebih dikenal dengan istilah pengelolaan sumber daya manusia. Dimana HRM adalah hal yang umum dilakukan di lingkungan perusahaan untuk menunjang kinerja karyawan.
HRM sering diterapkan pada perusahaan berskala besar yang telah memiliki pola dan prosedur yang baik dimana pengaturan sumber daya ini dilakukan sedemikian rupa untuk membantu terwujudnya visi dan misi perusahaan. Akan tetapi ada banyak karyawan serta pegawai yang mengabaikan maupun menyepelekan hal ini, sehingga tidak bisa melaksanakan program semaksimal mungkin.
Dalam artikel berikut ini akan dijelaskan mengenai apa itu Human Resource Management, termasuk manfaat, tujuan dan langkah pelaksanaan yang umum dilakukan oleh sebuah perusahaan terhadap karyawannya. Kita simak saja penjelasannya.
Pengertian Human Resource Management
Pengertian dari Human Resources Management itu sendiri adalah suatu cara yang dibuat untuk mengatur sumber daya (tenaga kerja) yang ada di dalam perusahaan. Sistem tersebut diciptakan untuk memaksimalkan setiap individu secara efektif, sehingga tujuan bersama dapat tercapai.
Tidak hanya itu Human Resources Management memiliki tugas yaitu men-design sebuah sistem Human Resources dengan harapan hal tersebut dapat diaplikasikan dalam industri – industri yang sedang berkembang.
Selain itu Human Resource Management atau yang sering disingkat dengan HRM merupakan suatu metode yang dibentuk untuk mengatur sumber daya (tenaga kerja) yang terdapat dalam sebuah perusahaan. Sistem ini diciptakan dengan tujuan untuk memaksimalkan kinerja setiap individu secara efektif, sehingga tujuan dan cita-cita perusahaan dapat tercapai.
Human Resource Management ini secara sederhana merupakan pemanfaatan keahlian karyawan sesuai dengan bidang yang dikuasai dan menempatkannya pada posisi yang tepat. Sehingga nantinya diharapkan karyawan yang ditempatkan pada sebuah posisi dapat berperan maksimal melaksanakan tugas dan tanggung jawab yang telah disepakati.
Tujuan Human Resource Management
Dunia usaha dan industri saat ini sedang tumbuh dalam Iingkungan pasar yang mapan dan sangat penuh dengan persaingan.
Namun dunia usaha dan industri masih banyak yang belum melakukan inovasi, terutama di bidang teknologi dan produk-produknya.
Untuk itu adanya HRM memiliki Tujuan yang telah dipilah menjadi 12 tujuan kebijakan yaitu :
- Mengelola SDM sebagai aset yang penting untuk keunggulan kompetitif organisasi.
- Menyelaraskan kebijakan HRM dengan kebijakan bisnis dan strategi perusahaan.
- Pengembangan kebijakan SDM yang sesuai dengan prosedur dan sistem yang ada dalam perusahaan , dan
- Membangun sebuah organisasi yang sederhana dan lebih fleksibel yang mampu merespon lebih cepat terhadap perubahan.
- Mendorong kerja tim dan kerjasama melintasi batas-batas internal organisasi.
- Membuat filosofi berorientasi pelanggan yang kuat di seluruh organisasi.
- Memberdayakan karyawan untuk mengelola pembelajaran dan pengembangan diri mereka sendiri , dan
- Mengembangkan strategi penghargaan yang dirancang untuk mendukung budaya berbasis kinerja , dan
- Meningkatkan keterlibatan karyawan melalui komunikasi internal yang lebih baik , dan
- Mewujudkan komitmen karyawan yang lebih besar untuk organisasi
- Meningkatkan tanggung jawab sesuai garis manajemen untuk kebijakan SDM.
- Mengembangkan peran manajer sebagai fasilitator
Fungsi Human Resource Management
Fungsi HRM (Human Resources Management) secara keseluruhan ada enam yaitu:
1. Job Analysis and Design
Sesuai dengan strategi perusahaan yang telah ditetapkan oleh top manajement, maka departemen SDM (Sumber Daya Manusia) membuat analisa skill, abilty dan knowledge dari yang diperlukan perusahaan untuk menjalankan strategi perusahaan. Analisa inilah yang disebut job analysis.
Analisa ini kemudian dikembangkan menjadi struktur organisasi dengan job description – job description untuk menjalankan strategi perusahaan. Pada job description itu tentu ada requirement skill, ability dan knowledge. Proses inilah yang disebut job design
Recruitment and Selection
Departemen SDM kemudian membuat iklan lowongan kerja dan mengadakan rekruitment dan tentu saja menyeleksi pelamar-pelamar kerja. Rekruitmen adalah proses dari perusahaan mencari pelamar-pelamar untuk kemungkinan dijadikan karyawan.
Selection merupakan proses seleksi untuk mengidentifikasi para pelamar yang sesuai dengan skill, ability dan knowledge yang dibutuhkan perusahaan untuk menjalankan strategi perusahaan.
2. Training and Development
Setelah departemen SDM mendapatkan staf sesuai dengan jobs requirement, ada posisi-posisi tertentu yang memerlukan training khusus, ada posisi-posisi yang tidak perlu training khusus karena skill sudah dimiliki oleh staf baru ini.
Departemen juga perlu memberikan pengembangan-pengembangan soft skill untuk melihat potensi leadership dari setiap staf yang telah direkrut.
3. Performance Management
Tujuan performance management adalah untuk memastikan bahwa aktivitas , hasil kerja dan produktivitas karyawan sesuai dengan strategi perusahaan. Departemen SDM perlu membuat sistem penilaian karyawan supaya ada peningkatan produktivitas dari karyawan/staf.
Tentu saja peningkatan produktivitas ini juga harus disertai peningkatan kesejahteraan karyawan. Manajer yang memiliki pengetahuan detail mengenai pekerjaan dari bawahannya cenderung memberikan penilaian performance secara subyektif.
Untuk manajer yang tidak menguasai secara detail pekerjaan dari anak buahnya, menggunakan alar ukur performance dalam penilaian performance.
4. Pay Structure, Incentives, and Benefits
Departemen perlu membuat struktur gaji misalnya gaji pokok dan tunjangan. Tujuannya supaya standarisasi struktur penggajian perusahaan jelas, dan pengeluaran perusahaan untuk gaji sesuai produktivitas dari karyawan :
- Incentives dibuat untuk memotivasi karyawan bekerja lebih produktif lagi.
- Sementara Benefits adalah sebagai upaya perusahaan agar karyawan senang dan menikmati bekerja di perusahaan.
- Pay Structure, Incentives, and Benefits juga mengantisipasi jika kondisi ekonomi perusahaan memburuk.
- Perusahaan yang dalam masa perkembangan akan lebih banyak memberikan incentive untuk memacu karyawannya berinovasi.
- Perusahaan yang dalam masa mature akan lebih banyak memberikan benefit.
Untuk itu perusahaan harus pandai-pandai mengatur pay structure, incentives dan benefits supaya produktivitas karyawan tinggi dan tidak membebani perusahaan.
5. Labor and Employee Relations
Perusahaan perlu menjaga hubungan yang baik dengan karyawan-karyawan. Departemen harus memahami undang-undang tenaga kerja setempat. Departemen SDM juga perlu menjaga hubungan yang baik jika ada pembentukan serikat buruh pada perusahaan tersebut.
Mengenai labor dan employee relations ini pada dasarnya adalah bagaimana perusahaan memandang karyawan-karyawan. Perusahaan dapat memandang karyawan sebagai aset yang harus terus dikembangkan atau perusahaan dapat memandang karyawan sebagai beban yang harus terus dikurangi biayanya.
Perusahaan-perusahaan yang membutuhkan skill yang tinggi akan melihat karyawan sebagai aset, sedangkan perusahaan yang membutuhkan skill yang rendah akan melihat karyawan sebagai biaya. Perusahaan yang sehat seharusnya melihat karyawan yang produktif sebagai aset.
Pentingkah Pengaturan Karyawan ?
Tentu saja pengaturan karyawan ini dilakukan dengan beberapa tujuan penting dan berikut ini adalah beberapa poin tujuan yang diinginkan dalam mengatur karyawan sesuai bakat dan posisinya, yaitu :
- Membantu mengelompokkan keahlian dan kemampuan personal karyawan supaya dapat diarahkan pada posisi dan bidang yang sesuai.
- Memastikan tugas dan tanggung jawab karyawan yang tepat sasaran, efektif dan efisien. Sehingga tidak terjadi keterlambatan dalam pekerjaan yang ditugaskan.
- Melihat potensi karyawan lebih lanjut termasuk mempetakan pola kekuatan dan kelebihan karyawan pada bidang yang dibutuhkan.
- Menambah efektifitas kerja para personel dalam berbagai aspek seperti efektifitas waktu dan beban kerja.
Manfaat Pengaturan Sumber Daya
Dengan mengatur sumber daya yang ada di dalam sebuah perusahaan, secara tidak langsung ada banyak manfaat yang bisa diperoleh. Terutama bagi tim HRD perusahaan yang bertugas secara khusus dalam hal yang satu ini. Untuk lebih lengkapnya, berikut ini beberapa manfaat pengaturan yang bisa diperoleh perusahaan, yaitu :
- Membantu mencapai target yang ditetapkan perusahaan sehingga secara tidak langsung dapat membantu menambah pendapatan serta keuntungan perusahaan sepenuhnya.
- Mengarahkan orang yang tepat pada posisi yang tepat, sehingga dapat mencapai hasil yang jauh lebih maksimal daripada dikerjakan secara asal dan tanpa pengaturan.
- Manajemen waktu dan pekerjaan yang lebih maksimal serta optimal. Sehingga pekerjaan bisa cepat diselesaikan dengan baik tanpa harus memerlukan waktu lebih atau penambahan sumber daya.
- Mempermudah pimpinan dalam mengarahkan personel untuk tugas yang sesuai serta mencapai tujuan masing-masing personel lebih maksimal.
- Mempermudah pembekalan yang diperlukan termasuk pemberian pelatihan yang sesuai minat dan bakat sehingga dapat lebih mudah pula untuk melihat potensi karyawan sepenuhnya pada bidang yang ditekuni.
Cara Penerapan Human Resource Management yang Efektif
Tentu saja mengatur sebuah atau bahkan lebih sumber daya bukan perkara yang mudah bagi perusahaan. Perlu kerja keras dan upaya dari tim HRD untuk mengelompokkan keahlian masing-masing karyawan dan menetapkan posisi yang tepat bagi karyawan tersebut.
Belum lagi membagi tugas serta pekerjaan yang bisa jadi memusingkan untuk mencapai visi perusahaan seutuhnya. Ditambah melakukan peningkatan kompetensi dan keahlian karyawan agar dapat mencapai target yang ditetapkan.
Oleh sebab itu perlu tips dan langkah yang tepat untuk mewujudkan hal tersebut. Salah-salah maka perusahaan tidak bisa memaksimalkan sumber daya yang dimiliki.
Supaya hal ini bisa berjalan lancar, maka sebaiknya sebagai pengusaha pemula, lakukan beberapa langkah berikut ini supaya dapat melaksanakan human resource management yang maksimal, yaitu :
1. Buat Database Karyawan Sesuai Pendidikan
Pertama-tama tentu perusahaan perlu untuk memastikan data karyawan yang tepat dan benar. Terutama dalam hal keahlian dan latar belakang pendidikan. Hal ini diperlukan supaya nantinya mempermudah tim HRD perusahaan dalam mengarahkan seseorang pada posisi yang diperlukan.
2. Selektif dalam menilai Potensi Karyawan
Selanjutnya tetapkan tugas dan beban kerja pada karyawan yang sesuai dengan keahlian tersebut. Pastikan pula beban kerja yang diberikan sesuai dengan jumlah serta tahun pengalamannya. Seorang pekerja yang baru saja lulus tidak dapat disamakan dengan mereka yang sudah bekerja bertahun-tahun. Disini tim HRD harus jeli melihat potensi karyawan dengan lebih selektif.
3. Penilaian Kinerja Karyawan
Setelah melakukan pembagian tugas dan posisi yang tepat, maka selanjutnya perlu dilakukan penilaian kinerja karyawan sehingga dapat melihat apakah pembagian kerja yang dilakukan sudah sesuai atau belum.
4. Pelatihan Peningkatan Skill Karyawan
Apabila pembagian kerja sudah sesuai maka ada baiknya meningkatkan keahlian karyawan dengan jalan memberikan pelatihan yang tepat dan sesuai. Disini tentu akan membantu meningkatkan kemampuan karyawan dalam melaksanakan pekerjaan lebih cepat sehingga dapat meraih target perusahaan lebih baik juga.
5. Evaluasi Produktifitas Karyawan
Terakhir, supaya lebih maksimal selalu lakukan evaluasi efektifitas dan produktivitas karyawan sepenuhnya. Sehingga akan mudah untuk menemukan solusi apabila karyawan dianggap tidak produktif atau target tidak tercapai sepenuhnya.
Indikator Risiko Human Resource Management
Untuk terciptanya lingkungan kerja yang bagus, diperlukan adanya Manajemen risiko di bidang Human Resource yang jelas. Hal ini baik dalam sebuah perusahaan untuk memastikan terwujudnya tujuan dan sasaran strategis perusahaan.
Untuk ituperlu juga mempertimbangkan beberapa indikator resiko yang bisa saja terjadi, diantaranya adalah :
1. Perbandingan Pelamar dan Kebutuhan Jumlah SDM
Salah satu indikator risiko dalam Human Resource Management adalah perbandingan jumlah pelamar dan kebutuhan jumlah SDM. Bagian Human Resource harus bisa meramalkan ketersediaan kandidat yang potensial dalam pekerjaan yang spesisifik. Tentu saja rasio ini bisa dihitung dengan cara membagi jumlah pelamar yang masuk dengan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan di suatu perusahaan. Hal ini membuat sebuah perusahaan dapat mengantisipasi dan mempersiapkan ketersediaan kandidat pada perekrutan karyawan selanjutnya.
2. Varians Pelamar dengan Pekerja yang Berhenti
Perlu adanya perbandingan jumlah pelamar dan jumlah pekerja yang meninggalkan perusahaan berkontribusi pada manajemen risiko di bidang Human Resource. Definisi dari pekerja yang berhenti adalah dengan beragam faktor alasan seperti resign ataupun masa pensiun.
Dengan mengetahui varians ini, perusahaan bisa meramalkan ketersediaan kandidat dalam perencanaan penggantian dan mempersiapkan rencana proses rekrutmen untuk regenerasi Sumber Daya Manusia (SDM).
Jika perbedaan jumlah pelamar dan pekerja yang berhenti dinilai cukup jauh, perusahaan juga hendaknya dapat melakukan pendekatan pada karyawan dengan menganalisa tingkat kepuasan bekerja. Dari hal ini, perusahaan dapat menilai apakah penghargaan kesetiaan dan kompetensi pada karyawan dibutuhkan atau tidak.
3. Rasio Staf Pendukung
Tidak kalah pentingnya dalam indikator risiko Human Resource Management adalah Rasio Staf Pendukung. Rasio ini dapat diketahui dengan membagi jumlah dari staf pendukung yang ada dengan total staf dari perusahaan.
Cara ini dilakukan oleh Departemen Human Resource sebagai bahan pertimbangan sebelum memilih untuk menggunakan jasa outsourcing atau tidak dalam perekrutan selanjutnya.
4. Persentase Pekerja Tiap Departemen
Indikator persentase ini merupakan salah satu indikator risiko di bidang Human Resource Management. Hal ini penting untuk mengetahui nilai persentasenya, dengan cara ini Anda bisa membandingkan jumlah pekerja yang ada pada masing-masing departemen bisnis dengan total pekerja dalam suatu kurun waktu tertentu. Departemen bisnis yang dimaksud di sini di antaranya adalah Departemen Keuangan, Akunting, Teknologi & Informasi, Pemasaran, dan lainnya.
5. Employee Productivity Index
Dengan rata-rata pengeluaran untuk pekerja yang mencapai hampir 50% dari biaya operasional perusahaan, maka Employee Productivity Indeks atau Indeks Produktivitas Pekerja merupakan salah satu indeks yang menunjukkan budaya kerja para pekerja dari sebuah perusahaan.
Indeks yang cukup kritikal ini merupakan salah satu indikator risiko Human Resource Management yang mempengaruhi kapabilitas sebuah perusahaan. Employee Productivity Indeks membantu Departemen Human Resource untuk menganlisa apakah para pekerja sudah bekerja sesuai kemampuan dalam memberi kontribusi maksimal bagi perusahaan.
Solusi Software Manajemen Keuangan dan Manajemen SDM
Selain komponen Human Resource Management yang perlu Anda perhatikan. Manajemen keuangan perusahaan pun juga tak kalah penting dan tidak boleh diabaikan. Karena seperti yang kita tahu, kondisi keuangan perusahaan memegang peranan penting dalam operasionalnya.
Penerapan Human resource management yang baik terbukti membantu perusahaan mencapai target dengan baik dan maksimal. Oleh sebab itu sebaiknya perusahaan memfokuskan hal tersebut serta memiliki sistem yang salah satunya melalui penggunaan produk atau software yang sesuai, Contohnya saja melalui penggunaan JojoTimes,
Dimana dengan produk yang satu ini maka tentu bisa membantu terlaksananya pengaturan karyawan yang optimal, termasuk mengetahui absensi dan cuti yang diajukan oleh tiap karyawan tersebut. Penggunaan software JojoTimes, membantu menyimpan data karyawan lebih rapi dan akurat. Perusahaan juga dengan mudah dapat menambahkan data yang diperlukan secara cepat dan sistematis.
Tentu saja beraneka ragam manfaat ini bisa didapatkan berkat fitur menarik yang ada pada JojoTimes. Di antaranya yaitu fitur Attendance Clock-Out Validation (with Biometric Face Recognition & Geo-Tagging), Overtime with/without Approval (Calculation Based on Government Regulation), Project Activities Reporting, Productivity Daily Reporting, Productivity Daily Reporting Offline Mode, serta beberapa fitur pendukung lainnya.
Sehingga dengan adanya fitur ini, tentu saja tidak perlu ragu jika ingin beralih menggunakan JojoTimes. Jadi, tunggu apa lagi, segera dapatkan coba gratis dan biarkan produk ini bekerja maksimal membantu pengelolaan absensi serta produktivitas karyawan perusahaan Anda semaksimal mungkin.
