Investigasi HR seringkali menjadi bagian tugas dari HR dalam rangka mengenal calon karyawan secara lebih jauh dan lebih dalam. Segala sesuatu yang berhubungan dengan karyawan di suatu perusahaan memang menjadi tugas dari tim HR untuk diselesaikan. Demikian hal ini dilakukan oleh tim HR dengan tujuan agar HR bisa mendapatkan segala informasi yang dibutuhkan mengenai calon karyawan. Tindakan ini umumnya dilakukan pada saat proses rekrutmen yaitu dengan melontarkan beberapa petanyaan pada kandidat atau calon karyawan. Oleh karena itu tidak banyak orang berpikir bahwa tindakan yang dilakukan oleh tim HR ini menjadi suatu proses dalam pelaksanaan proses rekrutmen.
Tidak hanya itu saja tetapi investigasi juga bisa saja menjadi hal penting yang dilakukan sebagai upaya untuk menyelesaikan masalah mengenai karyawan yang ada di perusahaan. Dalam hal ini tindakan tersebut akan dilakukan jika memang segala permasalahan yang dihadapi oleh para karyawan di suatu perusahaan tidak dapat diselesaikan. Segala permasalahan memang bisa saja terjadi saat bekerja sehingga para karyawan memerlukan solusi atau penyelesaian terhadap masalahnya.
Namun jika memang penyelesaian secara informal telah dilakukan dan tidak membuahkan hasil maka boleh saja bagi HR untuk melakukan penanganan masalah dengan berbagai macam tindakan. Salah satunya adalah dengan melakukan penyelidikan secara mendalam sehingga segala permasalahan bisa diselesaikan. Investigasi sendiri memiliki makna yang sama dengan penyelidikan yang dilakukan dengan tujuan tertentu. Tindakan ini bisa dilakukan oleh perusahaan untuk mencapai berbagai tujuan. Tindakan ini biasanya dilakukan oleh perusahaan pada karyawan untuk memenuhi berbagai macam kepentingan perusahaan.
Cara Melakukan Investigasi HR
Ada beberapa cara dan langkah yang ditetapkan dalam melakukan investigasi HR, di antaranya termasuk langkah-langkah berikut ini.
1. Memilih investigator
Umumnya melakukan tindakan penyelidikan dilakukan oleh perusahaan dengan maksud untuk mendapatkan informasi yang jelas dan terperinci dari para karyawan yang bekerja di perusahaan terkait. Oleh karena itu untuk melakukan hal ini diperlukan seorang investigator yang dirasa telah terampil dalam melakukan tugas penyelidikan. Perusahaan bisa memilih seorang investigator yang handal dan profesional baik dari dalam perusahaan maupun dari pihak di luar perusahaan. Namun seorang investigator haruslah memenuhi beberapa kriteria seperti misalnya bersifat independen. Selain itu ia haruslah bersikap obyektif sehingga tidak lebih condong ke salah satu pihak. Investigator juga sebaiknya tidak berada di dalam posisi otoritas langsung atas salah satu pihak atau orang yang terlibat di dalam sebuah masalah atau pengaduan.
2. Code of conduct
Code of conduct pada dasarnya mengacu pada suatu kode etik. Sebuah kode etik pada dasarnya mengandung berbagai macam kebijakan atau aturan perusahaan. Kebijakan atau aturan ini turut meliputi hal penanganan masalah atau komplain yang diterima oleh perusahaan. Berbagai jenis komplain yang diterima harus dijawab dan diselesaikan dengan cara yang berbeda. Berbagai masalah yang dihadapi oleh perusahaan sudah tentu haruslah diselesaikan oleh perusahaan dengan prosedur atau langkah dan cara yang tepat. Segala penyelidikan yang dilakukan demi mendapatkan penyelesaian masalah ini harus dilakukan dengan berdasarkan pada kode etik yang berlaku. Dalam hal ini investigator bisa mengumpulkan informasi dari para karyawan sehingga bisa mendapatkan bahan atau data untuk kemudian dianalisis. Selanjutnya bisa diperoleh jawaban apakah permasalahan yang ada memang melanggar kebijakan perusahaan ataukah tidak.
3. Merencanakan tindakan
Untuk melakukan sebuah investigasi maka perlu dilakukan sebuah perencanaan yang benar-benar matang. Perencanaan tidak hanya meliputi pemilihan investigator saja. Tetapi di dalam perencanaan ini juga perlu ditentukan siapa pihak yang akan diwawancara agar perusahaan bisa mendapatkan informasi atau keterangan secara lebih rinci. Selain itu investigator juga perlu membuat beberapa daftar pertanyaan terkait dengan sumber permasalahan. Daftar pertanyaan perlu dibuat dengan benar agar nara sumber yang diwawancara bisa memahami pertanyaan yang diajukan sehingga bisa menjawabnya dengan baik. Segala perencanaan sudah seharusnya disusun dengan matang agar proses penyelidikan dan wawancara bisa berjalan dengan lancar dan baik. Perencanaan yang matang tentu akan berpengaruh pada jalannya proses investigasi sehingga nantinya bisa didapatkan hasil yang sesuai dengan harapan bersama.
4. Mengumpulkan bukti
Suatu permasalahan yang muncul di lingkup perusahaan mungkin saja berasal dari para karyawan. Jika memang perusahaan ingin menyelesaikan masalah tersebbut maka perlu dilakukan tindakan penyelidikan dan wawancara yang biasanya dilakukan oleh seorang HR. Dalam hal ini HR akan berperan sebagai investigator yang nantinya akan melakukan wawancara pada beberapa karyawan agar dapat mengumpulkan beberapa bukti. Dari kumpulan bukti yang diperoleh HR maka perusahaan bisa melakukan evaluasi terhadap kebijakannya atau mungkin terhadap segala sesuatu yang berkaitan dengan karyawan.
5. Laporan akhir
Seluruh hasil baik wawancara maupun penyelidikan yang telah diperoleh sebaiknya disusun ke dalam suatu laporan. Di dalam laporan ini perlu ditulis berbagai macam proses penyelidikan yang dilakukan. Termasuk di dalamnya yaitu segala bukti yang diperoleh sehingga bisa menjadi data untuk dikaji secara lebih lanjut. Selain itu perlu dicantumkan pula hukum yang berlaku bagi perusahaan sehingga setiap penyelesaian yang dilakukan bisa sesuai dengan aturan dan kebijakan yang berlaku. Setiap penyelesaian yang dilakukan berdasarkan investigasi HR kemudian bisa dicantumkan di dalam laporan. Laporan ini mungkin bisa menjadi bahan untuk langkah perusahaan selanjutnya dalam mengembangkan bisnisnya.
Pelaksanaan Investigasi HR
Tindakan investigasi yang dilakukan di berbagai perusahaan tentu bertujuan untuk mencapai hal yang baik dan tidak merugikan baik pihak perusahaan maupun pihak karyawan atau lainnya. Pelaksanaan penyelidikan atau wawancara atau sejenisnya ini diharapkan agar bisa menjadi jembatan antara karyawan dengan jajaran atasan perusahaan sehingga bisa dicapai kesepakatan yang bersifat menguntungkan bagi kedua belah pihak. Bagaimanapun juga pelaksanaan investigasi oleh HR ini menjadi suatu cara yang sesuai dengan prosedur perusahaan dalam mengatasi berbagai permasalahan yang ada sehingga konflik bisa diminimalkan.
Melakukan investigasi HR memang sebaiknya dilakukan hati-hati dan terencana. Sama halnya bila ingin memastikan absensi karyawan yang lebih efektif dan efisien. Sebaiknya pastikan penggunaan produk pendukung yang sesuai. Misalnya saja melalui penggunaan JojoTimes. Dengan produk ini maka absensi karyawan dapat dipantau kapan saja dan dimana saja. Tidak hanya itu, tetapi juga membantu untuk mengetahui data diri maupun potensi karyawan yang lebih optimal.
Semua manfaat ini dapat diperoleh berkat beberapa fitur yang terdapat di dalam JojoTimes. Sebut saja fitur Mobile Check In & Check Out, Accurate GPS location via Geotagging, Check In & Check Out Monitoring, Biometric Face Recognition, Fake ID Detection, Fingerprint Feature, dan fitur-fitur yang lainnya. Karena itu jangan ragu untuk beralih pada produk ini. Segera dapatkan coba gratis pada perusahaan Anda. Lihat sendiri bagaimana JojoTimes bekerja lebih baik bagi sistem absensi yang ada dalam perusahaan Anda. Yuk, segera coba!
