Invoice mungkin saja terdengar asing bagi beberapa orang terutama di kalangan masyarakat awam. Namun tentunya istilah ini sudah tampak familiar bagi kebanyakan orang yang bekerja terutama berkutat di bidang keuangan. Hal yang disebut juga dengan tagihan tersebut lebih sering dijumpai dalam dunia bisnis. Kebanyakan pengusaha tentu akan selalu berhubungan dengan hal tersebut, sebab hal ini bias menjadi bagian dari keuntungan suatu perusahaan.
Invoice sendiri sebenarnya merupakan suatu dokumen tertulis yang di dalamnya berisi penagihan hutang. Biasanya dokumen tagihan ini diberikan oleh pihak penjual kepada pihak pembeli yang melakukan hutang. Umumnya di dalamnya tercantum poin yang digunakan untuk transaksi yang pembayarannya dilakukan secara kredit atau dalam bentuk cicilan.
Invoice ini juga biasanya dibuat dalam bentuk rangkap tiga. Untuk rangkap yang asli akan menjadi arsip bagi perusahaan sendiri. Sedangkan ketiga hasil kopian juga akan menjadi arsip baik bagi pembeli maupun bagi penjual. Untuk kopian yang terakhir akan menjadi arsip keuangan di perusahaan. Sehingga nantinya diharapkan dokumen ini akan sangat membantu dan memudahkan pihak perusahaan dalam mencari data pembeli yang masih memiliki hutang. Penjual akan menjadi lebih mudah dalam menangani pembayaran karena adanya dokumen invoice yang telah diarsipkan. Maka sudah tentu suatu dokumen tersebut harus disediakan oleh perusahaan. Sebab nantinya bisa saja digunakan untuk berbagai jenis transaksi yang terjadi sewaktu-waktu.
Fungsi Invoice
Sebagai suatu dokumen keuangan yang perlu diarsipkan maka sudah seharusnya sebuah invoice tetap tersedia dan disimpan secara rapi. Beberapa penjual memberikan dokumen tagihan ini kepada pembeli yang isinya adalah catatan tentang barang,. Maksudnya adalah berisi catatan barang yang sudah dibeli oleh konsumen atau pelanggan lengkap dengan harga yang telah disepakati bersama. Karena isi dari dokumen ini yang umumnya menyangkut berbagai data rujukan dalam dunia perdagangan memang harus diarsipkan secara lebih rapi agar bisa membantu penjual dalam melakukan penagihan hutang.
Invoice ini lebih tepatnya akan menjadi suatu alat bukti pembelian. Pembeli yang melakukan pembayaran secara kredit atau masih memiliki hutang pada pihak penjual tentu tidak bisa mengelak karena adanya alat bukti hutang pembelian yang rinci dan nyata. Dengan adanya dokumentasi tagihan yang terinci, maka baik pihak penjual maupun pihak pembeli akan mengerti mengenai berbagai jenis barang yang dibeli. Sebab jenis barang yang dibeli tersebut tertulis pada alat bukti invoice.
Adapun tentu saja dalam hal ini adanya catatan tagihan berfungsi sebagai pemberi informasi baik bagi pihak penjual maupun pembeli. Terutama berkaitan dengan informasi ini mengenai tagihan yang harus dibayar. Selain itu juga bisa dijadikan sebagai rujukan yang resmi sebagai faktur pajak. Sehingga pada akhirnya juga bisa dijadikan sebagai rujukan yang sah jika barang akan dijual lagi. Invoice juga bisa membantu perusahaan dalam menambahkan transaksi ke pembukuan sehingga sistem pembukuan dan keuangan perusahaan bisa menjaid lebih jelas dan terperinci.
Jenis Invoice
Sebagai alat bukti pembelian yang pembayarannya dilakukan secara berangsur maka invoice dibagi ke dalam beberapa jenis. Adapun jenis yang pertama adalah jenis yang paling sering dijumpai. Yang mana di dalamnya merupakan sebuah catatan yang biasa digunakan untuk transaksi sederhana. Oleh karena itu format dari tagihan ini sudah tentu cukup sederhana. Di dalamnya nanti hanya tertera nama barang dan harga jualnya saja, sehingga tidak banyak informasi yang disertakan dan memiliki konsep lugas yang langsung.
Selain itu ada pula invoice proforma. Tagihan dalam bentuk yang satu ini juga sering disebut dengan istilah lainnya yaitu invoice sementara. Umumnya tagihan ini diberikan oleh pihak penjual kepada pihak pembeli saat persediaan atau supply produk masih belum lengkap atau belum sempurna. Oleh karena itu untuk jenis ini seringkali diberikan kepada pelanggan atau pembeli secara bertahap. Pada dasarnya pengeluaran tagihan tersebut juga bisa difungsikan sebagai bukti bahwa beberapa atau sebagian produk telah dikirimkan dan diterima oleh pihak pembeli.
Kemudian jenis invoice yang terakhir adalah invoice konsuler. Tagihan yang satu ini seringkali juga disebut paling eksklusif karena biasa digunakan untuk transaksi besar. Misalnya saja digunakan untuk transaksi yang terjadi antara dua atau beberapa negara. Umumnya dokumen atau bukti ini seringkali diterbitkan dalam transaksi ekspor dan impor . Untuk mengeluarkan tagihan jenis ini tentu dibutuhkan persetujuan tertulis dari negara yang melakukan transaksi.
Tips Menulis Invoice
Suatu invoice tentu dibutuhkan oleh suatu perusahaan agar lebih mudah dalam menangani pembayaran yang tertunda. Proses penagihan hutan oleh perusahaan kepada pihak pelanggan atau pembeli tentu bisa jadi lebih mudah dengan adanya hal tersebut. Oleh karena itu menulis dokumen ini sebaiknya dilakukan dengan baik dan tentunya secara lebih efektif agar invoice bisa digunakan dengan sebaik mungkin dan bisa sangat membantu pihak penjual.
Sebuah tagihan sudah seharusnya dibuat dengan sederhana dan lebih mudah dimengerti oleh pelanggan atau pembali. Membuat suatu tagihan sudah tentu haruslah mudah untuk dipahami sehingga pembeli bisa mengetahui apa yang harus dilakukannya walaupun hanya melihat rincian tersebut secara sekilas saja. Selain itu pengiriman tagihan ini juga harus tepat sasaran. Artinya haruslah diberikan pada orang yang tepat sehingga tagihan Anda bisa segera dibayar. Jika jatuh ke tangan yang salah maka proses pembayaran bisa makin tertunda dan keuntungan perusahaan malah justru menurun.
Pengiriman invoice juga sebaiknya dilakukan sesegera mungkin. Misalnya saja setelah adanya perjanjian bisnis dan pengiriman barang maka sebaiknya invoice segera diberikan pada pihak pembeli. Tentu hal ini akan semakin membuat tagihan Anda segera terbayarkan. Dengan demikian jalannya bisnis dan perusahaan Anda tidak akan sampai terganggu.
Memantau terbitnya maupun pembayaran invoice perusahaan memang merupakan hal penting yang perlu dilakukan. Hal ini untuk menghindari resiko keuangan yang tidak teratur dan terpantau. Demikian halnya dalam memantau invoice ini, dibutuhkan software tepat yang dapat memastikan pembayaran serta catatan invoice rapi dan jelas. Salah satunya melalui penggunaan JojoExpense yang akan membantu dengan banyak hal yang berkaitan dengan hal tersebut. Maklum saja, ada beberapa manfaat menarik yang didapatkan saat menggunakan produk yang satu ini, antara lain keuntungan berikut:
- Catatan keuangan pembayaran vendor yang lebih detail baik jumlah serta tanggal pembayaran.
- Membantu efisiensi kerja para petugas keuangan perusahaan.
- Mencegah resiko pemalsuan invoice atau kecurangan keuangan perusahaan.
Tentu saja manfaat di atas tercipta berkat adanya fitur-fitur menarik JojoExpense yang dapat diandalkan. Di antaranya yang menjadi favorit para penggunanya termasuk fitur sebagai berikut:
- Mobile Approval
- Capture Expenses
- Budget Controlling
- Reimburse via App & Web
- Cash Advanced
Dengan penggunaan JojoExpense, dijamin catatan keuangan perusahaan akan jauh lebih teratur dan mudah dirunut jumlahnya. Oleh sebab itu ada baiknya untuk segera beralih ke produk yang satu ini. Jangan tunggu hingga catatan keuangan perusahaan Anda tidak terkontrol, termasuk resiko terjadi pembayaran ganda invoice dan semacamnya. Segera dapatkan coba gratis JojoExpense di perusahaan Anda sekarang juga, dan segera rasakan kemudahannya.
