Istilah job assignment mungkin terdengar asing bagi Anda yang baru mulai terjun dalam dunia bisnis. Namun siapa sangka jika istilah yang satu ini sebenarnya sangat sering kita temui dalam operasional sebuah usaha atau bisnis.
Sadar atau tidak, komponen ini memiliki peranan yang cukup penting dalam operasional. Ia berhubungan langsung dengan tugas serta tanggung jawab yang akan dipikul oleh karyawan. Lantas apa sih sebenarnya job assignment itu? Apa saja peran pentingnya dalam operasional perusahaan?
Pada artikel kali ini, Jojonomic akan mengajak Anda untuk mengenal lebih jauh mengenai istilah job assignment. Penasaran, kan? Simak lengkap artikel berikut ini sampai tuntas, ya.
Apa Itu Job Assignment?
Jika diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia, job assignment memiliki arti penugasan pekerjaan. Secara sederhana, penugasan pekerjaan yang dimaksud di sini adalah perihal menempatkan seseorang yang berkompeten atau berpengalaman dalam bidangnya untuk posisi atau jabatan tertentu dalam perusahaan. Tujuannya tentu saja adalah untuk mendapatkan kandidat yang tepat agar bisa memberikan hasil yang maksimal bagi operasional perusahaan.
Selain itu, penempatan karyawan yang tepat pada setiap posisi juga akan berdampak pada efektivitas pekerjaan. Mereka yang sebelumnya sudah memiliki potensi dan mencintai bidang yang akan dikerjakan, biasanya mempunyai inisiatif serta kreativitas yang tinggi. Selain itu karyawan seperti ini juga biasanya memiliki sikap tanggung jawab yang baik dan dapat mengemban setiap tugas dengan amanat yang diberikan.
Sebagai contoh, seorang karyawan lulusan Sarjana Akuntansi tentu akan lebih baik jika ditempatkan pada divisi akunting. Karena sebelumnya mereka sudah banyak belajar terkait hal tersebut dan tentunya memiliki banyak wawasan mengenai deskripsi pekerjaannya. Mempekerjakan karyawan yang tepat pada setiap posisi juga membuat Anda lebih menghemat waktu karena tidak perlu mengajarinya dari hal yang paling dasar.
Jika Anda mempekerjakan seorang karyawan baru atau yang masih fresh graduate, penerapan job assignment ini juga akan membantu mereka berkembang bersama perusahaan Anda. Di mana mereka akan dituntut untuk menerapkan hal yang telah dipelajari sebelumnya serta mengikuti alur atau pola kerja dari perusahaan tempatnya bekerja.
Dalam prakteknya, penugasan pekerjaan ini biasanya dilakukan di awal tahap penerimaan karyawan. Melalui proses coaching, mentoring atau on job training. Dengan demikian, karyawan tersebut dapat belajar sekaligus mengaplikasikannya dalam posisi pekerjaan yang sedang ia geluti.
Peran Penting Job Assignment dalam Perusahaan
Job assignment yang diberikan pada karyawan dengan jelas oleh perusahaan akan membantu mereka memahami apa saja tanggung jawab serta hal-hal yang perlu mereka lakukan. Selain itu, perlahan karyawan juga akan belajar mengenai hasil seperti apa yang dikehendaki oleh perusahaan. Dengan demikian, mereka dapat bekerja lebih maksimal untuk memberikan hasil yang sesuai ekspektasi.
Selain itu, jika karyawan tersebut memiliki tugas yang berhubungan langsung dengan konsumen, mereka membantu perusahaan dalam meningkatkan penjualan hingga kualitas pelayanan maupun loyalitas pelanggan. Sehingga hal ini dapat memberikan pengaruh positif atau meningkatkan citra baik perusahaan di mata para konsumen.
Untuk itu perusahaan perlu memberikan deskripsi penugasan pekerjaan secara detail dan terperinci di awal. Mulai dari apa saja yang perlu dilakukan karyawan tersebut, bagaimana cara melakukannya, kualitas atau hasil seperti apa yang ingin didapatkan dari output-nya serta masih banyak lagi detail lain yang harus Anda jelaskan pada mereka.
Perusahaan harus mampu memberikan gambaran pada karyawan terkait tugas masing-masing dari mereka. Sehingga akan meminimalisir terjadinya kesalahan persepsi saat tugas tersebut dijalankan.
Dalam sebuah proyek yang dijalankan oleh sebuah perusahaan, komponen job assignment ini sangat penting untuk selalu diadakan. Di mana dalam proyek tersebut biasanya akan terdiri dari satu tim yang harus bekerja sama seluruhnya. Masing-masing anggota tim pun biasanya memiliki keahlian di bidangnya masing-masing.
Job assignment akan membantu Anda meletakkan mereka di porsi yang tepat agar bekerja dengan optimal. Selain itu untuk menghindari perselisihan pendapat yang sering terjadi dalam sebuah kelompok, sebagai pimpinan proyek atau perusahaan, Anda perlu mengadakan pertemuan rutin berupa meeting atau sekadar pertemuan non-formal untuk mendekatkan diri satu sama lain.
Lewat komunikasi yang terjalin dengan baik, konflik dalam kelompok atau perusahaan dapat diminimalisir bahkan dihindari. Sehingga operasional perusahaan atau proyek tersebut tidak akan terhambat oleh masalah internal karena selisih pendapat.
Job Assignment Sebagai Salah Satu Cara Mengembangkan Potensi Karyawan
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, komponen penugasan kerja ini dapat membantu perusahaan dalam mengembangkan potensi dalam diri seorang karyawan. Hal ini dikarenakan karyawan yang diletakkan dalam posisi tersebut merupakan seorang yang sudah berpengalaman atau mungkin memang memiliki passion di sana. Sehingga besar kemungkinan ia akan menjalani tanggung jawab serta tugasnya dengan baik.
Selain job assignment, terdapat beberapa komponen yang bisa Anda gunakan juga untuk membantu pengembangan diri dan bakat dari karyawan. Beberapa di antaranya adalah sebagai berikut:
1. Job rotation (rotasi pekerjaan)
Rotasi pekerjaan dapat dijadikan solusi untuk mengembangkan potensi dalam diri masing-masing karyawan. Hal ini juga bertujuan untuk membangun rutinitas baru bagi karyawan yang sudah menekuni suatu bidang terlalu lama. Sehingga mereka tidak akan bosan terhadap satu job description tertentu. Karena ada banyak hal-hal baru yang bisa mereka pelajari dari job rotation ini.
Hal ini biasanya dilakukan dalam satu periode waktu tertentu. Masing-masing perusahaan tentu memiliki aturan waktunya tersendiri. Ada yang setiap beberapa bulan sekali maupun setiap tahun.
2. Talent management (Manajemen bakat)
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, masing-masing karyawan memiliki potensi dan passion yang berbeda. Untuk itu, perusahaan wajib mendukung passion tersebut selama berguna bagi perkembangan perusahaan ke depannya.
Nah, manajemen bakat ini dapat dijadikan salah satu langkah progresif dalam perusahaan untuk memaksimalkan potensi dari masing-masing karyawan.
Pada implementasi manajemen bakat ini biasanya mencakup 3 proses utama yang harus diperhatikan. Mulai dari mengembangkan hingga memperkuat karyawan yang baru pertama kali masuk ke dalam perusahaan. Kemudian mengembangkan kualitas karyawan yang sudah ada sebelumnya. Dan yang terakhir adalah menarik minat calon karyawan yang berpotensi dan memiliki karakter baik untuk bekerja dalam perusahaan.
3. Mentoring
Selanjutnya ada juga mentoring yang dapat diterapkan dalam perusahaan untuk mengembangkan potensi dan bakat seorang karyawan. Di mana perusahaan hanya perlu memberikan bimbingan kepada para pekerjanya.
Hal ini biasanya dilakukan oleh karyawan yang sebelumnya sudah pernah bekerja dalam posisi/jabatan terkait dan memiliki label senior. Nah, karyawan senior ini harus memberikan bimbingan pada karyawan baru (junior) terkait cara kerja, alur hingga pembangunan karakter dan kualitas diri yang jauh lebih baik.
Tujuan Melakukan Job Assignment
Ada beberapa tujuan yang ingin dicapai saat perusahaan melakukan pembagian job assignment pada karyawannya. Tentunya tujuan tersebut sangat penting sehingga pengelolaan pembagian kerja ini harus dilakukan secara maksimal. Secara umum, biasanya berikut ini beberapa poin penting dan tujuan dari job assignment tersebut.
Memastikan Pencapaian Target
Dengan membagikan tugas pada seluruh karyawan, diharapkan hal ini dapat membantu supaya visi misi maupun target perusahaan dapat tercapai secara optimal. Terutama bagi perusahaan yang memiliki target pemasaran produk dan pencapaian penjualan. Sangat penting membagi beban tersebut pada banyak orang di dalam perusahaan untuk bisa bekerja sama melaksanakan tugas dan meraih keberhasilan. Maka dari itu dilakukan pembagian tugas pada masing-masing karyawan sesuai fungsinya supaya setiap tujuan dan target yang telah ditetapkan di awal dapat terpenuhi dengan baik.
Memberikan Beban Kerja Merata
Sebuah perusahaan bisa jadi memiliki banyak target dan beban kerja. Maka dari itu tanpa pemerataan beban kerja yang tepat, bisa jadi seluruh pekerjaan justru tidak dapat diselesaikan dengan baik. Maka dari itu dibutuhkan distribusi kerja yang tepat dan merata pada seluruh karyawan perusahaan. Sehingga masing-masing menerima porsi yang sesuai. Hal ini hanya dapat dilakukan melalui penyusunan pembagian tugas yang matang oleh perusahaan. Tanpa perencanaan pembagian beban kerja secara matang, maka ada banyak tugas yang bisa jadi terlewatkan dan tidak dapat diselesaikan secara maksimal.
Mencapai Keberhasilan Perusahaan
Tentunya tujuan akhir dari membagikan tugas dan pekerjaan kepada masing-masing personel di perusahaan yaitu untuk memastikan peraihan keberhasilan serta kesuksesan. Semakin optimal pembagian kerja yang diberikan, maka tentu makin besar pula kemungkinan untuk meraih sukses dan keberhasilan. Maka dari itu dibutuhkan distribusi pekerjaan yang sesuai pada setiap personel di perusahaan. Sehingga dapat mendukung tujuan perusahaan sepenuhnya, termasuk pencapaian visi dan misi serta pengembangan perusahaan ke arah yang lebih baik.
Distribusi Job Assignment Yang Tepat
Untuk dapat melakukan distribusi job assignment yang tepat dan sesuai, sebaiknya lakukan beberapa hal berikut ini dengan baik. Sehingga pembagian pekerjaan berjalan lancar dan visi misi perusahaan dapat tercapai sepenuhnya. Untuk lebih jelasnya, berikut ini beberapa poin penting dalam distribusi job assignment yang tepat tersebut.
Melihat Sumber Daya
Pahami kemampuan tiap sumber daya yang ada di dalam perusahaan. Antara karyawan yang satu dengan yang lain bisa jadi tidak sama kemampuan dan kesanggupannya. Sehingga ada baiknya melakukan analisa lebih dulu mana karyawan yang sesuai untuk tugas tertentu dan mana yang tidak sesuai. Dengan melihat hal ini maka pembagian tugas dapat dilakukan sesuai dengan porsinya. Sehingga pada pelaksanaannya nanti tidak ada karyawan yang mengalami kesulitan. Terutama karena bermasalah dengan kemampuan dan kesanggupan menangani pekerjaan.
Mengetahui Besarnya Beban Pekerjaan
Berikutnya yang tidak kalah penting yaitu memahami seberapa banyak dan seberapa besar pekerjaan yang harus dibagikan pada karyawan. Sehingga dengan demikian pembagian pekerjaan dapat dilakukan dengan merata dan adil. Sesuaikan jumlah pekerjaan dengan jumlah karyawan yang bertugas, sehingga semua karyawan memperoleh pemerataan dalam hal distribusi beban kerja. Jika tidak maka dapat timbul potensi masalah yang bisa merugikan perusahaan.
Melakukan Evaluasi Kinerja
Sebaiknya selalu lakukan evaluasi dari hasil kerja setelah melakukan pembagian tugas. Hal ini penting untuk melakukan pengukuran apakah hasil kerja yang diharapkan dapat dicapai oleh karyawan atau tidak. Bukan hanya itu saja, evaluasi ini juga bertujuan untuk melihat apakah beban pekerjaan yang sama bisa diberikan oleh orang yang sama di kemudian hari. Atau sebaiknya melakukan rotasi beban kerja untuk hasil yang lebih optimal.
Resiko Pada Pelaksanaan Job Assignment
Tentu saja dalam melakukan job assignment atau pembagian tugas pada karyawan ada beberapa hal yang berpotensi mengalami resiko dan kegagalan. Sehingga sangat penting bagi perusahaan untuk melihat dengan baik bagaimana pelaksanaan pembagian tugas tersebut. Pada umumnya, berikut ini beberapa resiko yang sering kali terjadi dan dialami oleh perusahaan saat melakukan pembagian serta distribusi tugas pada para karyawannya.
Pekerjaan Tidak Selesai Tepat Waktu
Sering kali salah satu kendala yang harus dihadapi saat melakukan pembagian pekerjaan yaitu adanya resiko bahwa hasil pekerjaan tidak dapat diselesaikan sesuai waktu yang ditentukan. Sehingga hasil pekerjaan mengalami keterlambatan dan mengalami kerugian pada pihak perusahaan. Maka dari itu usahakan untuk melakukan pembagian tugas seoptimal mungkin untuk menghindari resiko seperti ini terjadi pada perusahaan. Sehingga nantinya hasil yang diberikan jauh lebih optimal serta target yang ditetapkan dapat diraih dengan baik.
Hasil Kerja Kurang Memuaskan
Resiko lain yang sering terjadi pada pelaksanaan job assignment yaitu hasilnya yang tidak sesuai ekspetasi. Misalnya hasil kerja tidak seperti bayangan atau bahkan jauh dari bayangan. Sehingga berpotensi membuat pelanggan dan konsumen kurang puas dengan hasil tersebut.
Maka dari itu pastikan bahwa kompetensi pelaksana tugas telah dilakukan pengecekan lebih dulu. Jangan memaksakan pemberian tugas pada pegawai yang tidak kompeten supaya tidak membuat hasil kerja menjadi buruk atau tidak sesuai. Pastikan melihat lebih dulu kompetensi dan kesanggupan pegawai dalam membagikan tugas dan arahan pekerjaan.
Tips Memberikan Job Assignment
Supaya saat melakukan job assignment pada karyawan dapat berlangsung secara optimal, ada beberapa tips penting yang patut dipahami oleh para pebisnis dan pengusaha. Terutama terkait dengan memastikan kesuksesan serta keberhasilan dalam distribusi beban kerja tersebut. Maka dari itu untuk mencapai kesuksesan yang tepat, berikut ini tips memberikan job assignment yang bisa dilakukan.
Sesuaikan Beban Kerja Dengan Kemampuan Karyawan
Sebaiknya distribusikan pekerjaan secara merata. Sebisa mungkin setiap karyawan memperoleh beban kerja yang hampir sama supaya tidak menimbulkan ketimpangan dalam distribusi pekerjaan. Dengan beban kerja yang tipikal atau kurang lebih sama, maka dapat dihasilkan pencapaian yang terakselerasi dengan baik antar sesame karyawan. Sehingga kesuksesan perusahaan makin jelas terpampang untuk diraih bersama.
Lakukan Evaluasi Berkala Pada Hasil Penugasan Pekerjaan
Jangan lupa untuk melakukan evaluasi berkala pada job assignment yang telah diberikan sebelumnya. Tujuannya untuk melihat tolok ukur keberhasilan dalam pembagian tugas tersebut. Jangan sampai ternyata ada beberapa hal yang harus dipenuhi namun terlewatkan. Sehingga tujuan serta target perusahaan gagal untuk dipenuhi atau dicapai. Dengan evaluasi berkala, maka perusahaan dapat memutuskan perencanaan pembagian tugas selanjutnya untuk hasil yang lebih optimal.
Hindari Resiko Konflik Internal Dalam Pembagian Tugas
Sebisa mungkin hindari resiko terjadinya konflik pada karyawan akibat pembagian tugas yang tidak merata atau beban kerja yang tidak sesuai. Berlaku adil pada setiap pegawai sangat penting supaya tujuan utama perusahaan dapat dicapai dengan baik. Jangan mengistimewakan salah satu karyawan dan jangan pula berpikiran buruk pada karyawan tertentu saat membagikan tugas. Dengan demikian tidak ada konflik internal yang mengganggu dan semua pekerjaan dapat diselesaikan bersama-sama secara optimal.
Penutup
Nah, itulah tadi sekilas informasi mengenai job assignment yang perlu Anda ketahui. Lengkap mulai dari definisi, peran penting hingga komponen lain yang bisa digunakan untuk melengkapi keberadaan penugasan kerja ini.
Selain mengembangkan potensi masing-masing karyawan, perusahaan juga berhak untuk memastikan bahwa setiap pekerjanya cukup berkompeten dan disiplin terhadap waktu maupun pekerjaan. Salah satu cara yang bisa Anda lakukan untuk memantau kedisiplinan karyawan adalah dengan menggunakan software absensi seperti Jojo Times.
Jojo Times dibekali berbagai macam fitur yang tak hanya dapat digunakan sebagai alat absensi online. Namun juga dapat digunakan oleh pimpinan perusahaan atau divisi HR dalam memantau kinerja setiap karyawan.
Dengan fitur absen menggunakan swafoto, aplikasi ini dapat memantau keberadaan karyawan ketika berada di luar kantor. Di mana Anda juga akan mendapatkan informasi mengenai lokasi atau tempat pada foto absen tersebut. Sehingga Anda bisa mengetahui apakah karyawan tersebut keluar untuk bertemu klien atau hanya untuk lari dari tanggung jawab pekerjaan. Menarik, bukan?
So, tunggu apa lagi? Yuk, gunakan Jojo Times dan permudah cara Anda dalam memantau karyawan sekarang juga.
