Dalam dunia bisnis, istilah invoice bukan lagi hal yang baru atau asing di telinga para pelakunya. Terlebih jika bisnis yang dijalankan sudah berskala cukup besar, yang mana invoice ini menjadi salah satu kebutuhan khusus dan wajib ada setiap kali akan melakukan tagihan pembayaran pada konsumen.
Tak hanya itu, jika konsumen tersebut melakukan pembelian produk dalam jumlah besar. Invoice ini menjadi salah satu komponen penting pada saat mengajukan tagihan pembayaran pada pelanggan.
Nah, dalam prakteknya, Anda mungkin tak hanya akan menemukan istilah invoice biasa. Namun juga beberapa istilah lain dalam pembayaran tagihan. Salah satunya ialah join invoice.
Apa itu join invoice? Bagaimana cara membuatnya serta langkah-langkah dalam penerimaan pembayarannya?
Pada artikel kali ini Jojonomic akan mengajak Anda untuk memahami lebih lanjut terkait istilah tersebut. Penasaran, kan? So, simak lengkap artikelnya berikut ini, ya.
Mengenal Istilah Invoice
Sebelum membahas lebih lanjut mengenai istilah yang satu ini. Terlebih dahulu kami akan mengajak Anda untuk memahami istilah dari invoice yang sering digunakan dalam operasional sebuah perusahaan.
Secara sederhana, invoice merupakan sebuah faktur penjualan yang berisi informasi mengenai catatan daftar barang dan harga yang dibuat oleh penjual untuk kemudian diberikan pada pembelinya. Mudahnya, invoice merupakan sebuah dokumen yang digunakan untuk menagih bayaran terhadap konsumen atas produk yang mereka beli.
Dalam invoice ini nantinya akan terdiri informasi mulai dari rincian item, harga satuan, tanggal pembelian hingga jumlah total dari seluruh transaksi yang dilakukan. Lebih kompleks faktur penagihan ini juga akan memuat tanggal batas waktu pembayaran yang dianjurkan, logo perusahaan, nomor invoice, persentase pajak hingga potongan harga (jika ada).
Lantas, Apa Itu Join Invoice?
Setelah memahami istilah dari invoice itu sendiri. Berikutnya Anda siap untuk mengenal join invoice lebih jauh dari yang sebelumnya.
Secara sederhana, join invoice merupakan istilah yang merujuk pada sebuah aktivitas menggabungkan sejumlah faktur penjualan dari produk-produk yang dibeli oleh konsumen dan dibuat dari pihak penjual. Lewat penggabungan invoice ini, tagihan pembayaran dapat dilakukan secara bersamaan dan dengan cara yang lebih mudah serta efisien (hemat waktu).
Di mana Anda tak perlu lagi melakukan penagihan satu persatu terhadap pembelian yang dilakukan oleh pelanggan. Karena semua faktur dapat digabung menjadi satu sehingga akan memudahkan pembayaran tagihan. Terlebih jika nominal yang tertagih cukup besar, hal ini juga turut membuat pengelolaan data keuangan jauh lebih mudah untuk dilakukan.
Selain itu, join invoice juga biasa digunakan untuk menghindari terjadinya kekeliruan penagihan. Mengingat konsumen Anda tentu bukan hanya berasal dari satu orang atau satu lembaga saja, bukan?
Hal yang Harus Diperhatikan dalam Penggunaan Join Invoice
Namun dalam praktek penagihan menggunakan sistem join invoice ini, Anda juga harus teliti dalam melakukan perhitungan serta rincian jumlah produk yang dibeli oleh konsumen tersebut. Tak hanya itu, Anda juga harus memperhatikan waktu dari masing-masing pembelian produk dan faktur tersebut dibuat. Jangan lupa, berikan juga tenggat waktu atau batasan terakhir untuk konsumen melakukan pembayaran. Sehingga mereka tidak akan menyepelekan kewajibannya tersebut.
Dalam hal ini rincian informasi jumlah barang yang dibeli serta total harga produk secara keseluruhan sangat penting untuk diperhatikan. Sebab nominal dan pembelian produk dalam skala besar sangat rawan terjadi kesalahan. Terlebih jika Anda masih menggunakan cara-cara manual dalam melakukan akumulasi data untuk membuat invoice tersebut.
Selain itu, pastikan juga faktur yang Anda buat tidak melebihi dari tenggat waktu yang diberikan oleh konsumen. Sebab beberapa pelanggan memberikan batasan terhadap penerimaan faktur yang harus mereka bayar. Di mana jika faktur yang diterima melebihi atau melewati batasan waktu yang telah ditentukan, proses pelunasan pembayaran akan dilakukan pada periode/tahap berikutnya.
Jika hal tersebut sampai terjadi, tentu akan sangat merepotkan operasional bisnis Anda. Karena dana yang seharusnya sudah Anda terima dan dapat digunakan untuk modal pengadaan barang justru tertahan. Akibatnya, operasional bisnis Anda pun dapat terhambat.
Cara Membuat Join Invoice yang Tepat
Seperti yang telah disinggung sebelumnya, join invoice dibuat hanya dengan menggabungkan antara beberapa faktur penjualan menjadi satu. Di mana nantinya, Anda dapat melakukan penagihan dalam jumlah besar sekaligus tanpa harus kerepotan.
Namun perlu diketahui bahwa faktur gabungan ini hanya diperuntukkan bagi satu pelanggan yang sama. Artinya, Anda tidak bisa menggabungkan satu faktur untuk pelanggan A dengan faktur lain untuk pelanggan B.
Nah, setelah join invoice ini dibuat, Anda hanya perlu melakukan penjumlahan terhadap semua jenis transaksi yang sudah dilakukan oleh pelanggan. Dengan demikian, nominal yang akan ditagihkan pun dalam jumlah besar sehingga akan memudahkan perusahaan juga untuk melakukan pengadaan barang di masa mendatang.
Jika faktur gabungan ini sudah berhasil dibuat serta dapat dipastikan seluruh rincian informasinya tepat. Maka Anda hanya perlu mengirimkan invoice tersebut pada pelanggan dan menunggu pembayaran yang harus mereka lakukan.
Tips Membuat Invoice Berjalan dengan Lancar
Pelanggan yang terlambat dalam melakukan pembayaran tentu sangat menyebalkan. Sebab dana yang seharusnya digunakan untuk operasional menjadi terhambat lantaran konsumen belum melunasi invoice yang ditagihkan. Nah, maka dari itu di bawah ini Jojonomic juga akan memberikan Anda tips mengenai cara membuat invoice berjalan dengan lancar.
1. Reward & punishment
Pemberian reward serta punishment menjadi salah satu pilihan efektif untuk membuat pembayaran tagihan konsumen menjadi lancar. Di mana ketika pelanggan membayar invoice secara tepat waktu atau lebih cepat dari waktu yang diminta, maka mereka bisa mendapatkan diskon atau potongan harga di pembelian berikutnya. Sedangkan untuk punishment atau hukuman, Anda bisa memberlakukan bunga atau biaya tambahan untuk setiap kali mereka melakukan pembayaran yang melebihi batas waktunya.
2. Berikan alternatif pembayaran bagi pelanggan
Salah satu alasan yang paling sering digunakan oleh pelanggan pada saat telat membayar invoice adalah tidak adanya metode pembayaran yang sesuai dengan preferensi mereka.
Misalnya saja, pelanggan A lebih menyukai membayar tagihan lewat transfer bank, padahal perusahaan hanya menerima pembayaran via tunai atau cash saja. Hal ini tentu akan menyulitkan mereka (pelanggan) karena terbatasnya metode pembayaran.
Untuk itu, Anda bisa memberikan alternatif pembayaran lain bagi pelanggan. Mulai dari penggunaan transfer bank, dompet digital hingga kartu kredit.
3. Kirimkan invoice jauh-jauh hari sebelum jatuh tempo
Agar pelanggan dapat menyiapkan uang yang harus digunakan untuk memenuhi pembayaran. Maka pihak perusahaan Anda harus mengirimkan invoice dari jauh-jauh hari. Hal ini bertujuan agar pelanggan tidak kaget dan kelabakan saat menerima tagihan pembayaran dari Anda. Sebab jika terlalu mendadak, seringkali pelanggan merasa malas untuk memenuhi kewajibannya.
Penutup
Nah, itulah tadi sekilas informasi mengenai istilah join invoice dalam penagihan penjualan. Kini Anda sudah mengetahui definisi hingga cara melakukan penagihan lewat faktur gabungan ini.
Invoice yang lancar akan membuat kondisi keuangan perusahaan Anda berjalan dengan baik. Selain itu, Anda juga harus melakukan manajemen keuangan yang tepat dalam perusahaan. Salah satunya adalah dengan menggunakan Jojo Expense, sebuah aplikasi pengelolaan keuangan yang digadang-gadang dapat meningkatkan efektivitas serta efisiensi kinerja manajemen keuangan perusahaan hingga 76 persen.
Aplikasi ini juga dilengkapi berbagai macam fitur lain yang dapat membantu Anda dalam mengatur keuangan bisnis. Mulai dari Control Budgeting, Reimbursement Online, Cash Advance dan masih banyak lagi lainnya.
Tak hanya itu, Jojo Expense juga dibekali teknologi mutakhir berupa Intelligence OCR dan Realtime Geotagging yang memungkinkan Anda dapat terhindar dari risiko fraud financial (penipuan keuangan). Menarik, bukan?
So, tunggu apa lagi? Yuk, gunakan Jojo Expense dan permudah cara Anda dalam mengatur keuangan perusahaan sekarang juga!
