Kanban Jadi Metode Andalan dalam Manajemen Proyek

kanban

Kanban merupakan salah satu metode yang bisa digunakan ketika kamu merasa kesulitan mengelola alur kerja sebuah tim. Istilah satu ini mungkin terdengar asing di telinga, tapi percayalah, Kanban sangat berperan penting dalam manajemen suatu proyek.

Pengertian Kanban secara umum

Berdasarkan definisinya, Kanban adalah metode dalam suatu manajemen proyek yang dilakukan dengan cara membuat visualisasi menggunakan kolom, kartu, ataupun papan untuk mengelola tugas dan alur kerja supaya lebih efektif. Visualisasi yang dimaksud, memungkinkan tim untuk melihat seperti apa tugas atau pekerjaan yang sedang berlangsung.

Selain itu, untuk memahami informasi kompleks, di antaranya proses, hubungan antar tugas, ataupun risiko yang memengaruhi kemampuan tim dalam menyelesaikan pekerjaan tersebut sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.  

Awal mula tercetusnya metode Kanban

Sebenarnya, Kanban berasal dari Bahasa Jepang yang berarti tanda visual atau kartu. Konsep ini pertama kali dicetuskan oleh Taiichi Ono pada tahun 1940. Diketahui, saat itu Taiichi Ono bekerja sebagai salah satu engineer di perusahaan otomotif terkemuka di Jepang, yaitu Toyota.

Saat itu, Taiichi mengembangkan metode Kanban ini sebagai sistem perencanaan sederhana untuk mengawasi sekaligus mengelola berbagai pekerjaan dan inventaris di setiap tahapan produksi. Ide ini berawal dari hasil pengamatan Taiichi terhadap cara kerja supermarket yang mampu mengelola inventaris secara efisien dan sesuai jumlah permintaan konsumen.

Dengan kata lain, supermarket memesan pasokan dari para vendor, kemudian mengisi ulang produknya saat melihat sinyal visual berupa rak yang hampir kosong di toko mereka. Pendekatan semacam inilah yang kemudian diterapkan oleh Taiichi Ono pada Toyota. Pasalnya, saat itu Taiichi mengidentifikasi masalah pada sistem manajemen inventaris mereka yang dinilai tidak efisien.

Metode ini kemudian diterapkan dengan cara mengkomunikasikan tingkat kapasitas pekerjaan setiap karyawan secara real tie melalui kartu antar tim. Contohnya seperti ini, ketika bahan-bahan di bagian produksi kosong, maka kartu Kanban akan segera dikirimkan ke bagian gudang. Melalui sistem seperti ini, gudang pun akhirnya tahu barang-barang apa saja yang sedang dibutuhkan.

Setelah itu, bagian gudang akan segera memberi sinyal soal kebutuhan ini kepada para pemasok, sebelum akhirnya seluruh inventaris yang dimaksud dikirimkan ke gudang. Proses inilah yang kemudian dikenal sebagai titik awal dari konsep proses manufaktur just in time.

kanban

Manfaat penggunaan metode Kanban  

Perlu kamu ketahui, Kanban memiliki segudang manfaat, di antaranya:

  • Kanban mampu meningkatkan kolaborasi setiap tim terkait.
  • Melalui adanya metode ini, maka pemberdayaan karyawan lebih mungkin untuk dilakukan.
  • Alur kerja tiap karyawan menjadi lebih lancar.
  • Perubahan manajemen inventaris ke arah yang lebih baik.
  • Meningkatkan level quality control.
  • Metode Kanban dikenal sangat fleksibeldan efisien
  • Memungkinkan adanya peningkatan atau perbaikan yang berkelanjutan.

    • Isi form berikut ini untuk mendapatkan demo gratis aplikasi HRIS hari ini.
    • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Perbedaan Kanban vs Scrum

Ada metode lain yang nyaris serupa dengan Kanban. Metode ini dikenal dengan nama Scrum. Kendati Kanban dan Scrum sama-sama menerapkan nilai dan prinsip manifesto agile, tapi sebenarnya kedua metode ini memiliki fungsi yang cukup berbeda.

Seperti yang telah kita bahas sebelumnya, Kanban merupakan visualisasi pekerjaan, membatasi pekerjaan yang tengah berjalan, dan memaksimalkan efisiensi kerja. Fokus dari Kanban sendiri adalah proses untuk meningkatkan alur kerja dan kualitas pekerjaan secara konstan.

Sementara Scrum hanya terfokus pada praktik kerja dengan interval yang telah ditentukan atau sprint guna mengumpulkan berbagai informasi serta umpan balik dengan cepat, lalu menerapkannya pada pekerjaan.

kanban

Cara kerja metode Kanban

Secara garis besar, penerapan Kanban tergolong sangat sederhana. Kamu hanya perlu mengetahui lima prinsip dasar dalam cara kerja metode Kanban ini, antara lain:

Visualisasi alur kerja

Prinsip dan langkah pertama cara kerja metode Kanban ini dengan membuat suatu visualisasi model proses ataupun alur kerja proyek yang ada. Kamu wajib memiliki visualisasi dalam setiap sistem Kanban supaya alur kerja yang harus dilalui dalam suatu proyek bisa dipahami dengan baik.

Kamu membutuhkan semacam Kanban board untuk mendapatkan visualisasi yang dimaksud. Umumnya, Kanban board ini berupa papan, baik dalam bentuk fisik ataupun digital pada software tertentu. Fungsinya tentu saja untuk merepresentasikan suatu tampilan proyek tertentu.

Di dalam Kanban board ini, kamu diharuskan membuat beberapa kolom yang nantinya memecah tiap tahapan alur kerja suatu proyek. Misalnya, kamu bisa membagi Kanban board ini menjadi tiga bagian kolom yang terdiri dari:

  • To do merupakan kolom daftar tugas yang akan kamu lakukan supaya tujuan akhir proyek tercapai sesuai rencana awal.
  • In progress merupakan kolom untuk tugas dan kewajiban yang sedang dilakukan.
  • Done merupakan kolom yang dikhususkan untuk tahapan tugas dalam proyek yang berhasil terselesaikan dengan baik.

Di setiap kolom tersebut nantinya akan ditempelkan Kanban cards yang mewakili setiap tugas di setiap tahapan proyek. Setiap kartu berisi informasi detail tugas sampai keterangan masing-masing orang yang bertanggung jawab atas tugas tersebut.

Ketika tugas berhasil diselesaikan, maka kartu akan dipindahkan ke kolom di sampingnya sehingga kamu bisa melihat dengan jelas perkembangan atau kendala di setiap alur kerja proyek tersebut.

Membatasi pekerjaan yang tengah berlangsung

Sebaiknya, kamu sudah menetapkan batasan jumlah di setiap pekerjaan atau tugas yang berlangsung pada tahapan dalam Kanban board supaya tidak kehilangan fokus. Dengan demikian, tim yang kamu miliki bisa tetap fokus untuk menyelesaikan pekerjaan yang ada di depan mata sebelum beralih ke pekerjaan baru.

Mengukur dan mengelola alur kerja

Coba amati dan analisa setiap efisiensi dari proses alur kerja yang ada dengan baik. Jangan lupa juga untuk mengenali setiap kendala yang bisa mengakibatkan penundaan pada keseluruhan proses. Kemudian, tentukan metrik yang bisa membantu kamu menganalisa apa saja yang harus ditingkatkan di setiap prosesnya.

Membuat kebijakan secara eksplisit

Kamu harus bisa memastikan proses dan tujuan proyek tersebut telah didefinisikan serta diinformasikan secara jelas pada semua orang di dalam tim.  Hal ini penting untuk dilakukan supaya tiap anggota tim tahu benar apa yang harus dilakukan demi mencapai tujuan dan bisa memberikan saran perbaikan yang tepat sehingga kinerja pun meningkat.

Menggunakan umpan balik disertai perbaikan yang berkelanjutan

Tak ada salahnya untuk melakukan pertemuan secara rutin untuk memberikan umpan balik kepada seluruh tim supaya keseluruhan pekerjaan berjalan semakin efektif. Perlu kamu ingat, penerapan metode Kanban ini juga membutuhkan semacam evaluasi, analisa, dan peningkatan yang terbilang konstan.

Itulah sebabnya kamu perlu mengukur tingkat keefektifan alur kerja, kualitas, hasil, dan seluruh faktor yang memengaruhinya untuk memperbaiki sistem sekaligus alur kerja supaya efektivitasnya pun meningkat.

kanban

Efisiensi manajemen pengeluaran perusahaan juga sama pentingnya dengan efektivitas alur kerja

Sekarang, kamu sudah memahami inti dari penerapan Kanban dalam manajemen proyek. Apabila kamu ingin meningkatkan efektivitas alur kerja dalam suatu proyek, maka tak ada salahnya menggunakan metode satu ini. Meski begitu, kamu wajib memastikan penerapannya telah dilakukan dengan benar supaya hasil yang diinginkan pun tercapai.

Namun, apakah kamu tahu, bukan hanya efektivitas alur kerja saja yang patut diperhatikan para pemilik bisnis ataupun perusahaan. Efisiensi manajemen pengeluaran perusahaan juga jadi poin penting dalam suatu bisnis. Oleh sebab itulah, JojoExpense hadir untuk membantu meningkatkan efisiensi manajemen pengeluaran perusahaan hingga mencapai 76 persen.

JojoExpense merupakan aplikasi yang dibuat secara khusus untuk mengumpulkan data secara otomatis, mencegah penipuan keuangan dan memungkinkan kamu untuk memegang kendali penuh atas anggaran perusahaan.       

Selain itu, JojoExpense juga akan membantu kamu dalam mengelola setiap pengeluaran perusahaan dengan lebih efisien, hemat waktu, dan pastinya akurat. Menariknya, aplikasi ini telah dibekali dengan teknologi terkini berupa intelligence OCR dan real-time geotagging. Seluruh prosesnya pun berjalan otomatis tanpa khawatir akan kehilangan kendali.

Menarik bukan? Jadi, jangan lewatkan kesempatan untuk jadi bagian dari perkembangan teknologi masa kini bersama JojoExpense ya!