Sebuah survei Agustus 2015 terhadap lebih dari 350 manajer perjalanan perusahaan yang dilakukan oleh Association of Corporate Travel Executives (ACTE) mengungkapkan bahwa 72% manajer perjalanan belum mencapai tingkat kepatuhan praktik kebijakan perjalanan bisnis yang diinginkan.
Dengan kepatuhan sebagai kunci penghematan perusahaan serta keselamatan perjalanan, penting untuk mempertimbangkan strategi untuk meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan.
Dalam artikel ini kita akan membahas tentang seberapa pentingnya kebijakan perjalanan pada perusahaan itu sangatlah penting. yuk, simak pembahasannya!
Mengapa Praktik Kebijakan Perjalanan Perusahaan Penting?
Kebijakan perjalanan perusahaan penting karena memungkinkan bisnis mengendalikan biaya pengiriman karyawan dalam perjalanan kerja, dan memungkinkan bisnis memiliki kendali atas pengalaman dan keamanan perjalanan karyawan.
Kebijakan perjalanan yang khas akan mencakup barang-barang seperti apa yang harus digunakan karyawan vendor, bagaimana mereka harus memesan perjalanan, berapa biaya yang ditanggung pada kartu perusahaan, dan bagaimana penggantian bekerja. Beberapa perusahaan mengamanatkan kebijakan ini, sedangkan yang lain lebih fleksibel.
Meskipun ada banyak manifestasi kebijakan perjalanan yang berbeda dan orang-orang yang mengawasi mereka, bisnis menghadapi tantangan ketika karyawan mengabaikan kebijakan seperti persyaratan untuk memesan penerbangan satu minggu sebelumnya, melampirkan hotel ke pemesanan penerbangan, mematuhi per diem, menggunakan yang ditunjuk secara online alat pemesanan, atau memesan melalui saluran yang ditunjuk lainnya.
Seringkali, alasan mengapa karyawan mengabaikan kebijakan adalah karena mereka berusaha menemukan opsi harga yang lebih rendah (yang mencerminkan kurangnya pemahaman tentang struktur program perjalanan dan simpanan yang dinegosiasikan).
Pendekatan untuk Kepatuhan Kebijakan Perjalanan Perusahaan
Meskipun mungkin paling berlaku untuk manajer perjalanan, rekomendasi ini untuk meningkatkan kepatuhan dapat diadopsi oleh siapa saja yang berurusan dengan pelaporan biaya perjalanan.
- Faktor dalam kepuasan karyawan
Seringkali, tabungan perusahaan dinilai lebih dari kepuasan wisatawan. Salah satu cara bisnis dapat meningkatkan kepatuhan kebijakan adalah dengan lebih fokus pada peningkatan pengalaman pemesanan dan perjalanan bagi karyawan.
Faktanya, 75% responden dari survei ACTE mengatakan mereka percaya perbaikan layanan wisatawan dapat meningkatkan kepatuhan karena dapat mengubah perilaku wisatawan. Untungnya, sebagian besar dari mereka juga setuju bahwa meningkatkan kepuasan wisatawan tidak selalu menyamakan dengan biaya yang lebih tinggi.
- Menjadi kreatif
Beberapa organisasi menjadi lebih kreatif dalam pendekatan mereka untuk kepatuhan. Setelah konferensi GBTA pada tahun 2013. GBTA menggunakan strategi permainan sosial seperti lencana online dan papan peringkat untuk memberi peringkat pada pelancong yang memiliki kebijakan) menjadi kata kunci populer di industri ini, dan beberapa orang berpikir itu dapat meningkatkan kepatuhan.
- Mendidik karyawan yang bertugas untuk perawatan
Merupakan hal biasa di dunia perjalanan yang dikelola bahwa kebijakan perjalanan harus membahas tugas perawatan — kewajiban perusahaan untuk melindungi karyawan dari bahaya saat bepergian. Namun, bagaimana tugas perawatan ditangani dalam perusahaan yang berbeda dan di perusahaan manajemen perjalanan yang berbeda-beda.
Beberapa praktik terbaik termasuk menilai risiko sebelum perjalanan karyawan dan memberi tahu wisatawan tentang potensi risiko dan sumber daya sebelum mereka dalam perjalanan; mengembangkan rencana manajemen krisis dan memastikan pemasok mendukung rencana tersebut serta melacak karyawan setiap saat.
Adapun, pedoman berikut ini akan membantu Anda menulis kebijakan perjalan korporat untuk karyawan modern antara lain adalah:
Nilai praktik perjalanan bisnis perusahaan Anda saat ini.
Seberapa sering Anda mengirim karyawan ke luar negeri, berapa banyak yang Anda habiskan per perjalanan dan apa yang dicapai oleh perjalanan ini? Lebih penting lagi masalah dan keluhan apa yang sering dimiliki karyawan Anda ketika mereka bepergian untuk bisnis? Ini salah satunya: Anda mungkin kesulitan melacak keberadaan pelancong selama perjalanan.
Atau mungkin Anda dapat meningkatkan koordinasi antara kantor dan pelancong ketika penerbangan tertunda. Mungkin biaya transportasi Anda melebihi anggaran karena Anda selalu memesan tiket yang dapat dikembalikan, meskipun hanya sebagian kecil dari perjalanan Anda yang dijadwalkan ulang atau dibatalkan.
Identifikasi tujuan perjalanan bisnis perusahaan Anda.
Apa yang ingin Anda capai dengan setiap perjalanan? Apakah hasilnya membenarkan waktu dan biaya perjalanan? Saat Anda menulis atau merevisi kebijakan perjalanan korporat Anda, pastikan itu membantu Anda mencapai tujuan perusahaan Anda.
Merupakan ide bagus untuk berbicara dengan karyawan – terutama yang lebih baru dan lebih muda – untuk mengetahui apakah mereka memahami gambaran yang lebih besar tentang bagaimana perjalanan bisnis mereka berkontribusi pada perusahaan.
Identifikasi apa yang paling ingin Anda capai dengan menyusun kebijakan juga. Misalnya, apakah prioritas utama Anda untuk menghemat uang? Apakah ini untuk menawarkan fleksibilitas lebih kepada karyawan saat mereka bepergian? Biarkan prioritas – prioritas perusahaan dan pelancong – memandu kebijakan Anda.
Tentukan seberapa fleksibel yang Anda inginkan.
Berapa kelonggaran yang akan Anda berikan kepada karyawan? Misalnya, Anda dapat memberi mereka kebebasan untuk memilih penerbangan dan akomodasi selama mereka tetap sesuai dengan anggaran Anda. Anda dapat menentukan maskapai mitra dan hotel mitra, dan membiarkan karyawan memilih di antara mereka.
Mengukur alternatif.
Jika travel perjalanan Anda saat ini membatasi karyawan ke hotel, pertimbangkan alternatif seperti Airbnb. Karena itu, Anda harus mengukur pro dan kontra dari penggunaan layanan bersama. Ini termasuk biaya, kenyamanan, dan keamanan.
Jika Anda memiliki karyawan yang lebih suka menggunakan layanan bersama ketika mereka bepergian untuk bisnis, tanyakan kepada mereka tentang pengalaman mereka – baik aspek positif maupun negatif.
Putuskan bagaimana Anda akan menegakkan kebijakan.
Apakah perjalanan bisnis akan dikelola oleh agen eksternal atau oleh tim administrasi Anda sendiri? Jika yang pertama, periksa apakah Anda memiliki anggaran yang cukup. Di sisi lain, lebih banyak perusahaan saat ini menggunakan alat digital untuk menegakkan kebijakan mereka secara otomatis – sehingga Anda dapat memeriksa apakah itu juga cocok untuk Anda.
Ini biasanya dilakukan dengan mengunggah kebijakan ke aplikasi atau sistem manajemen, yang juga menangani pemesanan dan pengaturan perjalanan lainnya dan menerapkan kontrol untuk kepatuhan kebijakan.
Apa yang harus dimasukkan dalam kebijakan perjalanan korporat untuk karyawan modern?
Ada beberapa indikasi yang harus dimasukkan kedalam kebijakan perjalanan korporat untuk karyawan modern salah satunya adalah
Prosedur pemesanan
Ini akan tergantung pada apakah pengaturan perjalanan Anda dikelola secara eksternal atau internal, atau diberlakukan secara otomatis melalui platform online.
- Siapa yang akan memesan penerbangan dan akomodasi
- Periode pemesanan terakhir (mis., Setidaknya dua minggu sebelum perjalanan) maskapai penerbangan dan hotel pilihan.
Beban
Jelaskan anggaran perjalanan, serta prosedur penggantian. Identifikasi jenis-jenis pengeluaran yang memenuhi syarat untuk pengembalian uang, dan jenis-jenis yang tidak berkepentingan.
- Apa kategori pengeluaran yang bisa diklaim?
- Berapa anggaran untuk makan dengan klien potensial selama perjalanan? Haruskah karyawan memesan penerbangan dan akomodasi menggunakan kartu perusahaan, atau kartu mereka sendiri? Jika mereka sendiri, kapan mereka akan diganti?
- Siapa yang harus menyetujui pengeluaran? (Idealnya, ini harus menjadi proses sederhana yang ditugaskan untuk satu pemberi persetujuan, seperti kepala departemen).
Tanggung Jawab
Jelaskan apa yang dilakukan dan tidak dicakup oleh polis asuransi perjalanan Anda. Biarkan karyawan bisnis mengetahui cakupan medis dan bantuan apa yang dapat mereka harapkan jika sakit atau kecelakaan. Jelaskan apa yang harus mereka lakukan jika terjadi keadaan darurat.
Jelaskan untuk apa tanggung jawab dan akuntabilitas perusahaan, dan juga karyawannya. Ini akan membantu memperjelas area abu-abu potensial, terutama dalam situasi seperti:
- Ketika seorang karyawan memperpanjang perjalanan untuk bersantai
- Jika karyawan bisnis ketinggalan pesawat karena kesalahannya sendiri
Nah, untuk memudahkan praktik kebijakan perjalanan perusahaan anda, Jojonomic menghadirkan fitur JojoExpense untuk tingkatkan produktivitas dan cegah penipuan keuangan serta pegang kendali penuh anggaran perusahaan dengan mudah dan kapanpun dimanapun dengan JojoExpense. Lebih cepat, mudah, tanpa perlu repot. Dicoba yuk!
