Kegiatan bisnis ini akan melibatkan 2 pihak, yaitu pihak pembeli dan penjual. Ini adalah proses yang sebenarnya cukup sederhana, namun dalam prakteknya bisa sangat rumit. Sehingga dibuatlah sistem e-Procurement, yang membuat proses procurement (pengadaan barang) lebih mudah dan efisien.
Pengertian Procurement (Pengadaan)
Apa itu procurement? Procurement (pengadaan) adalah sebuah kegiatan yang dilakukan oleh sebuah perusahaan untuk membeli barang, peralatan usaha, mesin-mesin produksi, atau bahkan bahan-bahan bangunan, equipment reparasi, dan jasa yang sedang dibutuhkan oleh perusahaan tersebut.
Procurement merupakan proses secara keseluruhan dari kegiatan pengadaan atau pembeliaan barang atau jasa dalam jumlah tertentu, atau bisa dibilang Procurement adalah proses pengadaan barang & jasa itu sendiri. Barang dan jasa yang ditawarkan memiliki berbagai macam jenis, mulai dari mesin-mesin, peralatan, kontruksi, jasa cleaning service, dan lain sebagainya.
Procurement sendiri dimulai dari perencanaan strategis, pengadaan tender, pemilihan vendor, negosiasi pembayaran, pembuatan kontrak perjanjian kerjasama, penilaian barang atau jasa yang akan terpilih, pembelian barang atau jasa, penerimaan barang atau jasa, proses pembayaran kepada vendor, dan penilaian kinerja vendor. Untuk lebih mengenal tentang procurement silakan dibaca artikel procurement adalah?
Proses ini dimulai dari pemerintah dan berlanjut ke pihak swasta, walaupun tidak jarang juga dari perusahaan swasta ke perusahaan swasta lainnya. Procurement dinilai mempermudah untuk mengadakan barang atau jasa dalam jumlah besar. Sebab segala sesuatu dipantau dan dipastikan memiliki kualitas yang sama dengan yang diharapkan.
Bedanya Procurement dan E-Procurement Apa?
Apakah procurement dan e-procurement sama? Tentu saja berbeda. Namun, saat ini memang lebih banyak perusahaan yang menggunakan e-procurement karena dianggap lebih efisien untuk proses pengadaan barang dan jasa.
Tapi sebenarnya, apakah yang dimaksud dengan e-procurement? Nah, e-procurement ini merupakan suatu proses yang dilakukan secara elektronik untuk pengadaan produk yang berupa barang atau jasa yang difasilitasi dengan koneksi internet dan website ataupun suatu software.
Biasanya proses e-procurement ini dimulai dengan pelelangan yang dilakukan secara umum, prakualifikasi, dan juga proses sourcing yang dilakukan secara digital (pemanfaatan produk digital). Integrasi yang dilakukan termasuk adalah pengadaan, pembelian, permintaan dan pemesanan. Sedangkan untuk pengiriman dan juga pembayarannya dapat dilakukan antara pembeli dan supplier.
Ada beberapa negara yang memang menerapkan e-procuremen, salah satunya adalah Indonesia. Nah, sebelum Indonesia menerapkannya, ada dua negara yang telah sukses mengembangkan e-procurement ini yaitu Skotlandia dan Australia. Melihat dari perkembangannya, maka Indonesia pun akhirnya turut menerapkan e-procurement ini.
Kenapa Proses Procurement dilakukan?
Kenapa perusahaan melakukan proses procurement? Ini karena proses procurement adalah sebuah proses yang bertujuan untuk membantu sebuah perusahaan mendapatkan barang yang sesuai dengan kriteria kebutuhannya baik dalam hal kuantitas, kualitas, lokasi, waktu, dengan biaya yang paling murah.
Tujuannya tidak lain tidak bukan adalah untuk menekan biaya sekecil mungkin sehingga perusahaan dapat memaksimalkan keuntungan sebesar mungkin. Sehingga procurement adalah sistem yang tepat untuk itu.
Etika dan Juga Prinsip Procurement
Etika pada suatu proses pengadaan barang adalah hal yang tentunya baik dari berbagaii pihak yang terlibat dalam kegiatan pengadaan. Bagaimana perilaku yang baik itu? Adalah sikap yang profesional, saling menghormati tugas masing-masing pihak yang terkait, dan tentunya tidak mempengaruhi pihak lain untuk melakukan tindakan buruk atau merugikan.
Berikut ini adalah etika procurement sesuai Keputusan Presiden No.80 Tahun 2003 yang membahas mengenai Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, antara lain sebagai berikut:
- Bertanggung jawab dan melaksanakan tugas dengan tertib agar pengadaan barang dan jasa dapat lancar dan tujuannya pun dapat tercapai.
- Bekerja dengan mandiri dan menerapkan profesionalitas, dapat menjaga kerahasiaan dokumen yang berhubungan dengan pengadaan barang dan jasa sehingga penyimpangan pun dapat dicegah, dan yang pasti harus jujur.
- Menghindari terjadinya persaingan yang tidak sehat dengan tidak saling mempengaruhi satu dengan yang lainnya mengenai hal-hal yang negatif, baik secara langsung maupun tidak langsung.
- Menerima dan tentunya juga bertanggung jawab dengan berbagai keputusan yang telah ditetapkan oleh berbagai pihak terkait.
- Dalam proses pengadaan barang dan jasa sebaiknya menghindari dan juga mencegah pertentangan dari berbagai pihak yang terkait.
- Menghindari dan mencegah agar tidak terjadi kebocoran dan pemborosan uang negara dalam melakukan pengadaan.
- Menghindari dan mencegah terjadinya kolusi atau penyalahgunaan wewenang demi keuntungan pribadi, pihak ataupun golongan lainnya karena secara tidak langsung akan menimbulkan kerugian terhadap keuangan negara.
- Tidak menawarkan, tidak menjanjikan dan juga tidak menerima hadiah atau imbalan berupa apapun dan kepada siapapun yang berkaitan dengan procurement.
Proses Procurement
Pada umumnya proses procurement akan meliputi beberapa proses yang harus dilakukan. Tentunya proses ini terlihat lebih sederhana dalam tulisan dibandingkan dengan prakteknya. Beberapa proses umum tersebut adalah:
- Identifikasi Kebutuhan Perusahaan Dalam Proses Procurement Adalah Tahap Yang Wajib Dilakukan Sebelum Masuk Ke Tahap Lanjut. Memahami betul apa kebutuhan perusahaan ini adalah proses yang sangat krusial. Karena apabila terjadi pembelian yang tidak terlalu diperlukan, atau sampai ada kesalahan pembelian maka akan membuang-buang sumber daya perusahaan.
- Otorisasi Pembelian Oleh Manajemen Dalam Proses Procurement Adalah Penting Agar Tidak Terjadi Konflik Internal. Perusahaan seharusnya tidak melakukan pembelian tanpa ada persetujuan dari manajamen. Karena hanya manajemen yang dapat melakukan persetujuan untuk pembelian barang. Walaupun hal ini menyangkut SOP perusahaan masing-masing (Baca apa itu SOP)
- Persetujuan Pembelian Oleh Manajemen Berupa Dokumen Tertulis Yang Ditandatangani. Umumnya, approval manajemen merupakan tanda bahwa proses procurement sebuah perusahaan dapat dimulai. Namun kembali lagi, walaupun ini penting, proses ini tergantung kepada SOP setiap perusahaan.
- Pembukaan Tender Kepada Supplier & Vendor Untuk Mencari Kandidat Penjual Barang dan Jasa Terbaik. Tender adalah sebuah sistem lelang untuk para vendor & supplier untuk mengajukan harga, kualitas dan fitur terbaik. Dimana mereka berlomba-lomba untuk mendapatkan proyek ini. Untuk perusahaan yang membuka tender, tentunya ingin mendapatkan harga termurah dengan kualitas terbaik. Tender ini dibuka & diumumkan untuk menarik supplier & vendor terbaik.
- Identifikasi dan Analisa Supplier & Vendor Untuk Memahami Betul Para Peserta Tender. Setelah supplier & vendor sudah terdaftar semua, maka analisa latar belakang setiap supplier & vendor dilakukan untuk memastikan bahwa track record setiap supplier & vendor yang ikut itu bersih dan tidak terlibat dengan hal-hal yang berbau kriminalitas, performa pekerjaan selalu baik, tepat waktu dan sebagainya.
- Penerimaan Quotation / Penawaran Barang & Jasa. Dalam procurement adalah esensi dari proses pengadaan setelah analisa vendor & supplier selesai, maka mungkin ada beberapa vendor dan supplier yang tereliminasi karena tidak sesuai kriteria yang dibutuhkan perusahaan. Lalu proses selanjutnya adalah meminta penawaran kepada para vendor dan supplier yang lolos. Hal ini merupakan tolak ukur yang penting untuk perusahaan pembeli, karena dari sini dapat dilihat apakah penawaran yang didapatkan dari para peserta menguntungkan atau tidak.
- Proses Negosiasi Term of Payment, Harga, Kualitas, Waktu, Etc. Ketika penawaran diterima, maka perusahaan sudah dapat melihat yang mana vendor dan supplier yang berpotensi menjadi pemenang proyek. Kepada calon-calon vendor tersebut, maka dilakukan negosiasi, agar perusahaan dapat memaksimalkan keuntungan yang didapat.
- Pemilihan Supplier / Vendor. Sesuai dengan kebutuhan perusahaan, maka supplier / vendor yang memberikan penawaran terbaik akan terpilih sebagai pemenang tender procurement ini.
- Pembuatan Purchase Order (PO). Setelah supplier sudah terpilih, maka selanjutnya perusahaan yang melakukan proses procurement akan membuat purchase order kepada supplier sebagai tanda jadi pembelian. Dokumen ini pada umumnya ditandatangani oleh individual dari manajemen.
- Penerimaan Delivery Order (DO) / Work Order (WO). Ketika PO sudah diterima oleh supplier, maka supplier akan mengirimkan delivery order / work order tergantung dari yang dibeli itu barang atau jasa. Dokumen ini kemudian akan dikirimkan kepada perusahaan pembeli untuk konfirmasi ulang dan ditandatangani.
- Penerimaan & Pengecekan Kualitas Barang & Jasa. Setelah kedua belah pihak menyetujui, dokumen PO & DO sudah sama dan sesuai nominalnya, maka barang dikirim dan perusahan yang membeli akan menerima. Kualitas barang / jasa di cek kualitas dan kuantitasnya.
- Dokumentasi Invoice. Invoice lalu diterima oleh perusahaan pembeli. Invoice ini di dokumentasikan dan sebagai bukti pembelian perusahaan. Hal yang harus diperhatikan disini adalah pajak pembelian, dan apabila ada pajak-pajak lain yang harus dibayarkan sesuai dengan term of payment.
- Pengecekan Invoice, delivery / work order, & Purchase Order. Perusahaan harus melakukan pengecekan secara detail mengenai invoice, delivery order, dan purchase order. Agar tidak terjadi kesalahan nominal pembayaran.
- Pembayaran ke Supplier Atau Vendor. Setelah selesai pengecekan, maka pembayaran sesuai nominal yang sudah disetujui pada quotation dilakukan kepada vendor dan/atau supplier yang terkait.
Fokus pertimbangan dalam proyek procurement pada umumnya tertuju kepada 4 hal yang merupakan faktor utama bagi perusahaan yang membeli barang, yaitu; manfaat, waktu, resiko, & biaya. Ini adalah 4 faktor utama yang harus diperhatikan oleh para penyedia barang. Secara garis besar, perusahaan yang membeli barang selalu berusaha untuk mendapatkan barang atau jasa dengan harga termurah, waktu tercepat, resiko terkecil, dan manfaat atau fitur yang banyak dan efektif.
Sebaliknya, Perusahaan yang melakukan proses procurement adalah kesempatan untuk supplier / vendor menjual produk atau jasa mereka dengan harga setinggi mungkin dengan kualitas & kuantitas serendah mungkin, untuk memaksimalkan keuntungan dan memperkecil modal pengerjaan. Sehingga negosiasi pada proses procurement ini adalah sesuatu yang pasti akan terjadi antara penjual dan pembeli.
Nah, bisa dikatakan bahwa proses procurement adalah proses yang tidak mudah dan cukup rumit karena akan menyangkut banyak pihak, dibutuhkan analisa pasar yang baik, serta metode tender yang transparan dan dapat dipercaya. Kerumitan ini membuat procurement secara manual mulai ditinggalkan, dimana banyak perusahaan yang sudah beralih kepada sistem e-procurement.
Model Pelelangan
Terdapat 5 model pelelangan dalam procurement. Jadi, apa saja ya? Yuk simak yang selengkapnya di bawah ini.
1. Pelelangan Umum
Pelelangan umum ini merupakan suatu metode untuk memilih penyedia produk yang dilakukannya secara terbuka. Pengumuman yang dilakukan pun melalui papan pengumuman resmi atau media masa.
2. Pelelangan Terbatas
Pelelangan terbatas ini akan dilaksanakan jika jumlah penyedia produk hanya terbatas saja.
3. Pemilihan Langsung
Yang selanjutnya adalah pemilihan langsung, merupakan pemilihan suatu produk yang dilakukan dengan cara membandingkan sejumlah penawar (umumnya berjumlah banyak) setidaknya terdapat 3 penawaran dari penyedia produk yang memang telah lolos prakualifikasi.
4. Penunjukan Langsung
Metode penunjukan langsung ini memang dapat dilakukan di suatu saat tertentu ataupun keadaan khusus terhadap penyedia produk.
5. Swakelola
Dan yang terakhir adalah swakelola yang merupakan pekerjaan yang dilaksanakan dan diawasi sendiri oleh tenaga sendiri / alat sendiri atau bahkan tenaga borongan.
Kesalahan yang Sering Terjadi pada Procurement
Proses pengadaan barang atau procurement memang tetap saja bisa terjadi risiko kesalahannya, meskipun perencanaan telah dibuat dengan sangat matang. Ini terjadi karena pengadaan barang terdiri dari banyak langkah-langkah yang harus dilewati dan juga banyak pihak terkait. Maka dari itu, kira-kira apa saja ya masalah yang sering terjadi ya? Berikut daftarnya:
1. Masalah pada Vendor
Vendor atau pemasok barang merupakan salah satu masalah yang cukup sering terjadi. Banyak yang ingin menjadi vendor perusahaan, tapi apakah semuanya vendor bisa sesuai dengan kriteria perusahaan? Tentu hal ini yang menjadi masalahnya, dimana perusahaan harus mencari vendor yang terbaik.
Vendor yang terbaik ini merupakan vendor yang memberikan mengutamakan kualitas, pelayanan, harga yang terbaik dan kepuasan untuk pelanggannya. Kriteria tersebut memang cukup sulit untuk didapatkan, sehingga perusahaan harus mencari lebih detail dan tentunya melakukan negosiasi hingga memilih vendor yang dianggap tepat.
Meskipun perusahaan telah mendapatkan vendor yang dianggap tepat, tapi tetap saja ada kemungkinan vendor tersebut mengecewakan atau membuat kesalahan.
2. Data yang Tidak Akurat
Kesalahan dalam pencatatan data memang bisa saja terjadi. Jika vendor memberikan data yang tidak akurat, tentu akan merugikan perusahaan karena perusahaan dapat mengeluarkan biaya tambahan. Data yang tidak akurat juga akan menyebabkan proses pengadaan barang menjadi kurang maksimal.
Kejadian data yang tidak akurat bisa terjadi akibat kesalahan dalam pencatatan atau kesalahan informasi yang didapatkan mengenai stok barang. Jika sekali saja vendor melakukan kesalahan pencatatan data sehingga perusahaan mengalami kerugian, kemungkinan besar perusahaan tidak bekerjasama lagi dengan vendor tersebut.
3. Barang Tidak Sampai Tepat Waktu
Ketepatan waktu adalah hal yang sangat penting, apalagi dalam proses produksi. Barang tidak sampai tepat waktu akan sangat mempengaruhi berbagai aspek perusahaan, apalagi pada bagian produksi yang memang membutuhkan bahan baku. Perusahaan akan sangat merugi jika barang tidak on time. Sekali saja vendor melakukan kesalahan ini, bisa dipastikan kepercayaan perusahaan akan berkurang. Maka dari itu untuk pengiriman barang bisa juga dilakukan dari jauh-jauh hari untuk mengruangi risiko barang tidak sampai tepat waktu.
Atur beban kerja Anda lebih baik dan kelola semua proyek Anda di satu tempat. Ini akan memudahkan Anda untuk melacak jam kerja Anda dan mendistribusikannya di antara rekan-rekan Anda. Ucapkan selamat tinggal pada antrean untuk check-in atau melapor ke kantor sebelum dan sesudah rapat, dan ucapkan salam pada optimasi waktu yang lebih baik untuk karyawan Anda. Kurangi waktu untuk tugas-tugas rumit ini dan biarkan karyawan Anda fokus pada passion mereka. Tingkatkan kinerja tim hingga 100% dengan sistem monitoring aktivitas real-time, anti-fraud dan pengelolaan administrasi HR otomatis. JojoTimes solusi untuk semua kebutuhan Mobile HR.
Yuk pakai software HRIS dari jojonomic sekarang. Dapatkan gratis demo 14 hari!
