Tahukah Anda seperti apa contoh resume rapat yang benar dan apa saja hal yang harus dituliskan? Resume rapat merupakan catatan terperinci berupa ringkasan dari rangkaain rapat di awal hingga akhir.
Sebuah organisasi atau perusahaan tentunya memiliki rangkaian kegiatan manajemen yang kompleks. Kegiatan yang dimaksud di antaranya seminar, rapat dan diskusi. Agar kegiatan tersebut dapat terdokumentasikan dengan baik, maka dibutuhkan sebuah resume rapat atau diskusi.
Biasanya, resume rapat ditulis dalam bentuk teks pendek, ringkas, jelas dan sistematis sesuai ketentuan yang berlaku. Resume rapat juga dapat ditulis berbeda sesuai dengan format yang dibutuhkan dalam rapat tersebut, baik rapat formal, tidak formal maupun diskusi biasa. Agar lebih jelas, Anda bisa membaca ulasan resume rapat beserta contohnya yang benar di bawah ini.
Fungsi Resume Rapat
Sebelum tahu bagaimana contoh resume rapat yang benar, simak terlebih dahulu fungsi dari resume rapat itu sendiri. Sedikitnya ada empat fungsi resume rapat, di antaranya sebagai berikut:
1. Sebagai Pengingat Bagi Anggota Rapat
Resume rapat dapat dijadikan sebagai pengingat untuk setiap anggota rapat. Hasil rapat atau keputusan yang diambil dalam rapat tidak akan mudah untuk diingat, terlebih jika Anda memiliki jadwal rapat yang tidak sedikit. Oleh sebab itu, dibutukan resume rapat yang baik sebagai pengingat.
Sehingga, ke depannya akan jarang ditemui pertanyaan “apa yang harus dilakukan selanjunya? Apa langkah berikutnya? Apakah kegiatan yang dilakukan sudah benar?”
2. Sebagai Panduan
Fungsi berikutnya dari resume rapat adalah sebagai panduan untuk anggota rapat saat akan bertindak. Resume rapat yang baik akan dituliskan segala macam hal secara detail dan rinci mulai dari jalannya rapat hingga hasil keputusan rapat.
Resume rapat berfungsi sebagai pandauan saat akan melakukan pengerjaan awal suatu kegiatan. Dengan adanya resume, suatu kegiatan akan berjalan sesuai dengan harapan yang teah direncanakan melalui kegiatan rapat sebelumnya.
Melalui resume rapat, juga bisa diketahui siapa saja pihak yang terlibat dan pembagian tanggung jawab di setiap kegiatan. Hal tersebut akan memudahkan Anda untuk menghubungi orang yang bersangkutan ketika kegiatan dilaksanakan.
3. Efisiensi Waktu
Dengan adanya resume rapat, semua anggota tim tentunya sudah tahu apa tanggung jawab dan perannya masing-masing. Sehingga, setiap anggota tim tidak perlu terus bertanya terkait tugas dan tanggung jawabnya karena sudah tercatat dalam resume rapat.
Maka, terciptalah efisiensi waktu yang mana dapat digunakan untuk fokus melakukan eksekusi kegiatan.
4. Referensi bagi Anggota yang Tidak Hadir dalam Rapat
Ketika Anda berhalangan hadir dalam suatu rapat penting, tentunya akan sangat membutuhkan sebuah catatan rinci dari hasil rapat. Catatan tersebut dapat Anda peroleh dari resume rapat yang ditulis oleh seorang notulis.
Anda dapat menggunakan resume rapat untuk tahu apa saja pembahasan selama rapat dan apa saja keputusan yang diambil. Hal itulah yang membuat resume rapat teramat penting untuk dilakukan, terlebih ketika ada anggota yang berhalangan hadir karena alasan tertentu.
Format Resume Rapat
Contoh resume rapat yang benar pastinya mengacu pada format yang tepat dan sistematis. Sebelum memutuskan menjadi notulis dan membuat resume rapat, ada baiknya Anda mengetahui terlebih dahulu apa saja format yang harus dituliskan.
Setiap organisasi atau perusahaan tentu memiliki kriteria tersendiri dalam membuat resume rapat. Tidak jarang, organisasi atau perusahaan sudah memiliki template contoh resume rapat yang sudah disesuaikan dengan kebijakan masing-masing perusahaan.
Berikut ini beberapa poin utama yang wajib ada dalam format resume rapat.
1. Judul Rapat
Format pertama adalah adanya judul rapat. Dalam resume rapat, judul adalah poin utama dan tidak boleh dilupakan. Anda dapat menuliskan judul resume rapat sesuai dengan tujuan dilaksanakannya rapat.
Misalnya, untuk rapat tahunan di tim keuangan dapat dituliska judul: ‘Resume Rapat Tim Keuangan periode 2021’.
2. Tempat dan Waktu Pelaksanaan Rapat
Selanjutnya, Anda wajib menuliskan tempat dan waktu pelaksanaan rapat. Jika terdapat jeda untuk istirahat, Anda juga harus menuliskan durasi waktu istirahat.
Dengan mencatatkan informasi pada poin kedua ini, nantinya Anda dapat mengetahui apakah rapat sudah berjalan dengan baik atau masih membutuhkan evaluasi.
3. Resume Rapat Memuat Daftar Anggota yang Hadir
Siapa saja yang hadir atau tidak hadir harus dituliskan dengan benar. Dengan mencatat siapa saja yang hadir dalam rapat, akan memudahkan mengetahui siapa anggota yang sedang absen. Sehingga, mereka-mereka yang tidak hadir dapat segera diberikan informasi dari notulis.
Perlu diingat, pencatatan daftar anggota yang hadir harus dilakukan dengan jujur ya!
4. Tujuan Rapat
Format yang tidak boleh dilupakan lainnya dalam resume rapat adalah tujuan dari diadakannya sebuah rapat. Misalnya, rapat untuk menentukan strategi digital marketing di tengah pandemi, tuliskan saja tujuannya seperti berikut ini: “menentukan strategi digital marketing yang wajib diterapkan saat pandemi.”
5. Pembahasan dan Hasil Rapat
Pembahasan dan hasil keputusan rapat adalah hal penting dalam resume rapat. Baik resmi atau tidak, tentunya harus tercantum hasil rapat dalam resume rapat.
Pada bagian ini, Anda juga dapat menuliskan poin-poin penting dari setiap hal yang dibahas.. Sehingga, anggota tim akan lebih mudah mengetahui tugas serta tanggung jawab mereka dari keputusan yang diambil saat rapat.
Contoh Resume Rapat
Setelah mempelajari fungsi dan format resume rapat, saatnya Anda mengetahui contoh resume rapat yang benar. Cermati dengan saksama!
Notulen Rapat Tim Advertising PT Indah Jaya Juli 2020
Tanggal : 15 Juli 202i
Waktu: 09.00 WIB – 12.00 WIB
Tempat: Ruang Meeting 1, Gedung PT Indah Jaya di Jalan. Pattimura 54, Jakarta
Tujuan Rapat: Perencanaan Digital Advertising yang Efektif
Anggota yang hadir : Joni (Advertising Manager), Ines (Content Creator), Kiki (SEO Specialist) dan Rio (Creative Designer).
Pembahasan:
- Mengevaluasi strategi digital advertising yang sedang berjalan
- Menentukan strategi digital advertising yang lebih efektif
Hasil Keputusan Rapat:
- Memperkuat digital advertising pada website dan instagram. Tim advertising harus segera berdiskusi dengan content creator dan creative designer.
- Membuat digital advertising di paltform media sosial. Tim social media segera melakukan koordinasi dengan creative designer untuk membuat rancangan konten yang sesuai.
Notulis : Rena
Itulah contoh resume rapat yang benar. Anda bisa menjadikan contoh di atas sebagai acuan untuk membuat resume rapat di perusahaan Anda.
Memahami contoh resume rapat yang benar sama pentingnya dengan menggunakan aplikasi JojoTimes dari Jojonomic. Aplikasi yang dilengkapi fitur-fitur unggulan seperti mobile check in & check out, biometric face recognition, accurate GPS location via Geotagging dan lainnya ini dapat membantu perusahaan Anda dalam meningkatkan kinerja tim hingga 100 persen. Selain itu, Anda juga dapat dengan mudah memantau kinerja karyawan baik saat berada di dalam maupun luar perusahaan.
Yuk gunakan aplikasi JojoTimes sekarang juga! Dapatkan demo gratis 14 hari dengan cara klik di sini.
