Apakah Anda ingin proyek baru Anda berjalan dengan lancar? Jika demikian, mengadakan Kick Off Meeting adalah salah satu cara untuk melakukannya. Bagaimana pertemuan ini? Apa yang harus dibicarakan di dalamnya?
Sebelum memulai suatu proyek baru, kita perlu melakukan suatu kegiatan penting yaitu mengadakan Pertemuan Perdana yang biasanya disebut dengan Kick Off Meeting. Jadi pada dasarnya, Pertemuan Perdana atau Kick Off Meeting adalah Pertemuan resmi pertama sekelompok orang yang akan bekerjasama dalam sebuah proyek. Yang dimaksud dengan sekelompok orang ini dapat berupa tim proyek dan pemangku kepentingan yang bisa saja berasal internal ataupun eksternal organisasi.
Biasanya salah satu kegiatan penting dalam sebuah perusahaan adalah memulai dengan rapat perkenalan. Dalam istilah manajemen proyek, pertemuan untuk memulai proyek disebut pertemuan kick-off. Tentunya istilah ini sudah tidak asing lagi di telinga para pekerja atau karyawan yang kerap mengikuti berbagai proyek perusahaan. Oleh karena itu, untuk lebih memahami apa itu kick-off meeting dan tahapannya, yuk simak pembahasannya di bawah ini!
Pengertian Kick Off Meeting
Kick Off Meeting merupakan kegiatan yang sangat penting untuk memastikan bahwa semua karyawan ataupun pihak yang berkepentingan memahami tujuan dan ruang lingkup proyek, pengenalan anggota kelompok kerja beserta garis besar kegiatan yang akan dilaksanakan dan juga tenggat waktunya.
Kickoff Meeting ini merupakan kesempatan untuk mempertemukan dan mendapatkan orang yang tepat pada tempat dan waktu yang tepat untuk melakukan sinkronisasi dan mendiskusikan segala sesuatu yang akan memandu proyek yang bersangkutan untuk mencapai keberhasilan dan kesuksesan.
Mengutip manajer proyek digital, kick-off meeting adalah pertemuan yang terjadi di awal proyek. Nah, anggota rapat itu sendiri bukan hanya tim Anda. Pelanggan, sponsor, atau pihak eksternal lainnya juga menghadiri rapat tersebut.
Meski begitu, rapat hanya bisa dihadiri anggota proyek dan pemangku kepentingan internal. Proyek harus sudah direncanakan sebelum pertemuan ini. Nah, rencananya itu dibahas pada pertemuan tersebut. Selain itu, beberapa masalah teknis dapat didiskusikan. Mengutip KnowledgeHut, yang meliputi:
- Berkenalan dengan anggota proyek.
- Latar belakang proyek.
- Tujuan proyek.
- Hasil yang diharapkan.
- Pertukaran Teknologi.
- Dan lain-lain.
Tentunya materi pertemuan ini tidak sebatas itu. Informasi di atas hanyalah gambaran umum.
Agenda Kick Off Meeting
Kick-off meeting adalah pertemuan formal yang dimulai dengan pengerjaan proyek. Peserta pertemuan adalah tim proyek dan pemangku kepentingan yang tertarik dengan proyek. Personel terkait proyek akan membahas dan menyinkronkan semua konten yang terkait dengan proses proyek agar berjalan lancar dan meminimalkan miskomunikasi saat menjalankan proyek. Bagi beberapa pihak, pertemuan ini juga merupakan kesempatan untuk memberikan informasi dan menunjukkan antusiasme serta pemahaman terhadap proyek. Proses ini merupakan peluang bagi tim proyek untuk menanamkan kepercayaan pada pemangku kepentingan.
Tujuan dari pertemuan awal adalah untuk membuat semua pihak yang berkepentingan memahami tujuan, garis besar, ruang lingkup dan sasaran proyek. Diharapkan melalui pendahuluan awal, semua pihak dapat memahami dan melaksanakan pekerjaan semaksimal mungkin sebelum batas waktu yang ditentukan untuk menyukseskan proyek tersebut.
Agar Kick Off Meeting yang diadakan dapat berjalan dengan lancar dan sesuai dengan hasil yang diharapkan. Manajer Proyek harus menyusun daftar kegiatan pertemuan secara berurutan. Daftar kegiatan pertemuan ini biasanya disebut dengan Agenda. Berikut ini adalah agenda kick-off meeting pada umumnya.
1. Pengenalan Kick off meeting
Suatu proyek bisa saja melibatkan banyak perusahaan, departemen, unit kerja dan kelompok kerja. Oleh karena itu, agenda pertama dalam Kick Off Meeting adalah memperkenalkan setiap orang yang berada di dalam Kickoff meeting ini. Hal ini dapat membantu meningkatkan kenyamanan dalam pertemuan dan menciptakan suasana yang lebih kolaboratif terutama pada orang-orang yang menghadiri Kick-off meeting ini.
2. Ringkasan tentang Proyek
Setelah memperkenalkan setiap orang yang berada dalam pertemuan perdana ini, langkah selanjutnya adalah memberikan paparan ringkas tentang proyek yang akan dijalankan. Mulai latar belakang proyek, anggaran proyek hingga pada tujuan dan Visi Misi pada proyek ini.
3. Ruang Lingkup dan Hasil yang diinginkan
Agar Proyek berjalan sesuai dengan harapan dengan tenggat waktu yang diberikan, Setiap orang dalam Proyek harus memahami apa yang termasuk atau yang tidak termasuk dalam ruang lingkup proyek ini dan hasil apa yang diharapkan dari tim proyek ini. Dalam Agenda ini juga membahas tentang garis besar prosedur dan aturan pada proyek yang akan dijalankan.
4. Peran dan Tanggung Jawab
Setelah membahas ruang lingkup, tujuan dan hasil proyek, perlu diidentifikasi setiap kelompok, tim atau individu yang akan mengerjakan dan/atau yang memantau proyek. Berikan uraian singkat tentang tanggung jawab dan tugas mereka di setiap tahap proyek. Jika semua orang mengerti apa yang diharapkan dari mereka, manajer proyek tidak perlu menghabiskan banyak waktu dikemudian hari hanya untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan yang tidak perlu.
5. Jadwal Waktu (Time Schedule)
Setiap proyek pasti memiliki batas waktunya, Manajer Proyek atau ketua tim proyek harus menentukan jadwal waktu untuk setiap fase proyek dan komunikasikan ke setiap anggota timnya. Periksa kembali tugas-tugas spesifik dan diskusikan waktu yang harapkan dari setiap tugas. Peserta diharapkan untuk memberitahukan ke Manajer Proyek apabila merasa ada tugas yang diberikannya tidak tepat atau tugas yang diberikan tersebut memerlukan waktu penyelesaian yang lebih lama ataupun untuk mengantisipasi adanya masalah dalam menyelesaikan tugas-tugas tertentu. Perkuat faktor-faktor kunci yang memengaruhi keberhasilan proyek dan berikan penjelasan tentang mengapa faktor-faktor ini penting.
6. Komunikasi
Komunikasi merupakan hal yang penting dalam penyelesaian proyek. Manajer Proyek perlu menentukan jadwal rapat selanjutnya dan jalur atau metode komunikasi apa yang harus digunakan. Berikan Metode Komunikasi yang paling efisien dan efektif dalam proyek ini, seperti komunikasi melalui E-mail, Intranet Perusahaan, Telepon, Aplikasi Chatting (wechat, whatsapp, messanger, LINE dan lain-lainnya) atau melalui pembaruan informasi melalui situs web manajemen proyek tertentu. Pastikan semua informasi untuk metode komunikasi seperti nomor telepon, alamat email, id chatting ataupun tautan lainnya sudah diberikan kepada semua tim proyek atau pemangku kepenting proyek ini.
7. Tanya Jawab (Q&A)
Terakhir, tanyakan kepada semua peserta Kickoff Meeting ini apakah masih ada yang belum jelas ataupun masalah lain yang terlewati yang belum dibahas dalam Kickoff Meeting ini. Inilah waktu khusus yang digunakan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan dari peserta rapat.
Mengapa kita mengadakan Kick off meeting awal?
Padahal, ada email atau metode komunikasi lain untuk menyampaikan pesan di atas. Namun, sebaiknya tetap memilih rapat sebagai sarana komunikasi. Lucidchart punya alasan. Melalui pertemuan ini, pemangku kepentingan dan anggota tim akan memahami seluk beluk proyek. Jika ragu, Anda juga bisa langsung membahasnya. Oleh karena itu, kick-off meeting merupakan pertemuan penting dalam proses manajemen proyek. Anda tidak dapat dengan mudah menggantinya dengan email atau bahkan obrolan.
Arti Penting Kick off Meeting dalam Sebuah Proyek
Saking pentingnya sebuah kick-off meeting sebuah proyek, banyak perusahaan sampai mengadakan meeting kecil hanya untuk menjadwalkan kick-off meeting tersebut. Terdengar konyol memang. Apa yang membuat sebuah kick-off meeting menjadi sedemikian penting?
Proyek besar dan penting memerlukan arahan yang terperinci. Kick-off meeting merupakan meeting pertama kali sebuah proyek yang baru diterima, di mana setiap orang menyamakan persepsi mereka, dan memastikan bahwa setiap orang saling memahami peran masing-masing. Komunikasi merupakan kunci dalam sebuah kick-off meeting. Karena di sinilah Anda akan:
Mengatur “Irama”
Dengan adanya kick-off meeting, Anda sebagai project manager, dapat mengarahkan jalannya pertemuan serta informasi apa yang dibagi dan tugas mana yang dibuat. Agenda yang jelas harus mencakup tujuan proyek, diskusi tentang kiriman dan sasaran, tolok ukur dan faktor keberhasilan untuk proyek tersebut, beserta arahan tentang rencana komunikasi dan keseluruhan rencana proyek. Anda harus memberikan agenda rapat kepada peserta sebelum pertemuan kick-off untuk memungkinkan anggota tim membiasakan diri dengan bagaimana pertemuan akan terstruktur.
Memelopori Pengajaran Six Sigma
Sebuah proyek yang sukses memiliki pemimpin yang jelas, dan pada awal pertemuan kick-off, Anda harus menunjukkan diri Anda sebagai pemimpin, menyambut tim dan memulai perkenalan sehingga semua orang tahu siapa semua yang ada dalam tim.
Memimpin Proyek dengan Baik
Sebagai project manajer, Anda memandu semua orang, berbicara mengenai setiap item sebelum memulai. Diskusi tentang asumsi proyek dan bagaimana mengembangkan rencana proyek. Jelaskan secara detail alasan Anda di balik rencana tersebut. Namun pastikan untuk menyampaikan kepada tim Anda bahwa Anda terbuka terhadap saran dan gagasan saat proyek berlangsung.
Luangkan waktu untuk menangani setiap tugas dalam project plan dengan detail yang jelas. Project plan harus sesuai dengan jadwal. Bahas juga bersama tim Anda tentang potensi masalah yang mungkin timbul saat berjalannya project yang mungkin memengaruhi jadwal.
Menetapkan Parameter dan Ekspektasi
Karena proyek yang sukses bergantung pada komunikasi. Luangkan waktu sebentar agar kelompok dapat memutuskan waktu terbaik untuk mengadakan pertemuan rutin guna memperbarui kemajuan. Bicarakan dengan tim Anda tentang pentingnya partisipasi dalam pertemuan di masa depan.
Membuka Forum untuk Diskusi
Proyek biasanya menggabungkan berbagai saluran komunikasi dari pertemuan status mingguan. Pembaruan rencana proyek, sesi perencanaan untuk membahas dan menetapkan tugas dan pembaruan manajemen. Luangkan waktu untuk mendiskusikan setiap saluran komunikasi yang akan dimulai dan menekankan kepada anggota tim pentingnya masing-masing.
Bagaimana cara mengadakan Kick off meeting yang inovatif
Oleh karena itu, untuk mencapai hasil terbaik dari pertemuan ini, Anda dapat mengambil banyak langkah. Dari ringkasan “Forbes” dan Atlassian, cara melakukan kick-off meeting adalah:
Mulailah dengan kenalan
Dalam proyek baru, tidak semua orang sering tahu. Mungkin mereka hanya tahu nama satu sama lain. Ternyata ini belum cukup. Anda perlu bertemu secara formal untuk mempercayai orang lain. Oleh karena itu, pertemuan jenis ini harus dimulai dengan pertemuan kenalan. Agar tidak menjadi kaku, silakan coba gunakan berbagai problem ice breaking.
Menentukan tujuan
Dalam diskusi sebelumnya, Grinz pernah mengatakan bahwa kick-off meeting memiliki banyak tujuan. Oleh karena itu, dalam rangkaian tujuan sebelumnya, manakah yang menjadi fokus rapat Anda? Tentu saja, ini tidak hanya berlaku untuk pertemuan awal. Semua jenis pertemuan harus memiliki tujuan yang jelas. Dengan begitu, agenda rapat lebih terarah. Tidak ada yang merasa waktu kerja mereka terbuang percuma.
Siap meninggalkan pesan
Di awal tadi sudah menyebutkan pertemuan itu, pertemuan itu membuang-buang waktu. Nah, selain mencegah hal tersebut, Anda juga bisa mempersiapkan pesannya terlebih dahulu. Tidak perlu memberikan semua informasi pada pertemuan tersebut. Terkadang, beberapa dokumen dapat dibagikan sebelumnya. Dengan begitu, durasi rapat bisa dipersingkat. Jika anggota rapat harus mengisi informasi tertentu, informasi tersebut juga harus ditulis dengan jelas.
Dapatkan kesimpulan
Di akhir kick-off meeting, coba cek kembali, apakah tujuan meeting sudah tercapai? Siapa yang bertanggung jawab atas pekerjaan apa? Selain itu, langkah apa selanjutnya yang akan diambil setelah pekerjaan selesai? Tentukan semuanya sebelum rapat berakhir, ya! Dengan cara ini, semua pihak tahu apa yang harus dilakukan setelah rapat.
Kesimpulan Kick off meeting
Penjelasan tentang jenis pertemuan ini sudah berakhir. Jangan lupa, lakukan ini sebelum proyek Anda dimulai. Oke, kickoff meeting adalah salah satu agenda yang bisa meningkatkan performa tim. Selain itu masih banyak agenda, metode dan strategi lainnya. Anda dapat membaca informasinya di blog Jojonomic. Tahukah Anda, artikel ini juga penuh dengan berbagai berita terbaru dan terpercaya seputar dunia kerja. Apa yang kamu tunggu? Berlangganan sekarang gratis dan mulai!
Kick-off meeting adalah kesempatan pertama dan terbaik untuk menetapkan kesuksesan selama proyek berlangsung, menunjukkan kemampuan kepemimpinan Anda. Menetapkan parameter untuk manajemen organisasi, komunikasi dan waktu dan mulai memberdayakan tim Anda. Manfaatkan kesempatan itu, buatlah itu sendiri dan tunjukkan bahwa Anda adalah orang yang tepat untuk mengarahkan proyek ini sampai selesai.
JojoExpense memberi Anda akses mudah menuju keuangan perusahaan Anda tidak peduli tempat dan waktu. Baik Anda mau mengajukan request reimbursement atau mengizinkan cash advance, semua dapat dilakukan melalui telepon genggam Anda. Anda dapat mengajukan request Anda secara langsung atau simpan untuk nanti, misalnya Anda ingin cek ulang aplikasi Anda.
Semuanya tergantung Anda—Anda yang berkuasa soal manajemen finansial Anda sendiri. Kumpulkan data secara otomatis, tingkatkan produktivitas. Dan cegah penipuan keuangan serta pegang kendali penuh anggaran perusahaan dengan mudah dan kapanpun dimanapun dengan JojoExpense. Lebih cepat, mudah, tanpa perlu repot.
