Menjalankan komunikasi bisnis merupakan hal yang cukup penting untuk diperhatikan. Maklum saja, tanpa komunikasi yang baik tentu saja usaha atau bisnis yang dijalankan bisa jadi tidak maksimal. Oleh sebab itu seorang pengusaha yang menjalankan bisnisnya wajib mengetahui langkah-langkah apa saja yang harus dilakukan untuk memastikan komunikasi bisnis ini berjalan lancar. Bagi yang ingin mengetahui hal tersebut lebih lanjut, berikut beberapa informasi penting tetang memperlancar komunikasi di dalam bisnis yang dapat dilakukan dengan mudah.
Langkah Pertukaran Informasi
Hal penting yang harus dipahami oleh para pelaku bisnis yaitu bahwa sebuah komunikasi di dalam bisnis ini sebenarnya tidak lain merupakan salah satu upaya pertukaran informasi yang dilakukan oleh satu dengan yang lain. Dalam hal ini pertukaran tersebut berupa informasi yang diberikan oleh para karyawan pada atasan yang ada dalam sebuah perusahaan atau dalam sebuah usaha.
Dalam hal pertukaran informasi ini tentu sangat penting untuk dilaksanakan secara berkala. Oleh sebab itu tidak jarang kita lihat sebuah perusahaan melakukan meeting atau pertemuan dengan karyawan setiap pagi hari. Atau ada pula yang memilih menjalankan pertemuan setiap minggu untuk mengetahui seperti apa kendala yang terjadi atau apa masalah yang belum terselesaikan. Sehingga dengan hal ini maka informasi yang penting bisa tersampaikan dengan baik. Apalagi sering kali ada banyak informasi kecil yang tidak diketahui oleh para pemimpin. Khususnya berkaitan dengan kendala teknis ataupun non teknis di tempat bekerja.
Dengan adanya pertukaran informasi ini, maka perusahaan dapat menentukan apa langkah solusi yang baik atas setiap kendala yang terjadi. Lebih lanjut perusahaan juga bisa mencari tahu akar masalah dan mencoba untuk memberikan solusi yang konkret. Berkat adanya langkah ini maka kemajuan perusahaan jauh lebih optimal serta potensi kerugian dapat dihindari semaksimal mungkin.
Menentukan Bentuk Komunikasi Bisnis Yang Efektif
Adapun selanjutnya hal penting yang harus dipahami yaitu bentuk komunikasi bisnis yang bisa dipilih untuk dilakukan. Pada dasarnya jenis komunikasi ini dapat dilakukan dalam dua cara. Yang pertama yaitu dengan jalan verbal, dan selanjutnya yaitu dengan jalan non verbal. Dari sini maka sebelum menentukan bentuk komunikasi yang paling efektif di dalam bisnis dan perusahaan, sebaiknya tentukan dulu apakah memilih komunikasi verbal atau lebih menyukai komunikasi dalam bentuk non verbal.
Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lebih riil, yaitu umumnya menggunakan kata-kata dan secara langsung berbicara dengan lawan bicara kita. Hal ini banyak digunakan perusahaan melalui agenda meeting atau pertemuan rutin dalam membahas berbagai macam masalah di perusahaan. Bagi sebagian besar bisnis maupun usaha, komunikasi verbal ini dirasa jauh lebih efektif dan lebih memberikan manfaat. Sehingga tidak heran jika bentuk komunikasi ini termasuk yang paling favorit dan paling disukai.
Selanjutnya ada pula bentuk komunikasi non verbal yang juga dapat digunakan dalam berbisnis. Bentuk dari jenis komunikasi ini bermacam-macam. Misalnya melalui ekspresi tubuh atau ekspresi wajah. Bisa pula dilakukan melalui gestur seseorang dalam menyampaikan sesuatu. Pastinya non verbal ini membutuhkan pemahaman yang lebih untuk mengartikan. Karena itu bentuk komunikasi seperti ini lebih jarang digunakan untuk menghindari kesalahpahaman. Terutama dalam sebuah bisnis, bisa jadi salag mengartikan dapat menjadi langkah dan keputusan yang salah dalam berbisnis.
Memastikan Sarana Dan Prasarana Dalam Komunikasi Bisnis
Tentunya komunikasi bisnis jauh lebih efektif apabila didukung oleh sarana dan prasarana yang tepat. Oleh sebab itu sangat penting bagi pelaku bisnis untuk memastikan bahwa segala bentuk komunikasi yang dipilih sesuai dengan sarana yang disediakan. Misalnya untuk mendukung rapat secara berkala, maka setiap kantor menyediakan ruangan tertentu untuk mengadakan pertemuan secara intens. Begitu pula dengan bentuk komunikasi yang lain. Tidak jarang kita dapati setiap meja karyawan memiliki jaringan telepon yang memudahkan komunikasi antara pegawai yang satu dan yang lain.
Tidak hanya itu saja, saat ini sarana komunikasi virtual juga sudah tersedia. Banyak aplikasi yang membantu jalannya komunikasi dalam perusahaan sehingga komunikasi berjalan lancar tanpa hambatan. Dimanapun serta kapanpun maka komunikasi dapat dilakukan dengan mudah menggunakan metode virtual tersebut.
Melihat Perspektif Lawan Bicara
Hal penting yang harus diperhatikan saat melakukan komunikasi bisnis baik dengan karyawan dan atasan, atau dengan rekan bisnis yaitu melihat lebih jauh sudut pandang atau perspektif lawan bicara. Sebisa mungkin cermati apa yang menjadi kebutuhan dan maksud dari lawan bicara kita. Dengan demikian nantinya akan mudah untuk memastikan bahwa pesan yang diinginkan bisa tersampaikan secara maksimal. Hal ini adalah poin yang paling penting dalam komunikasi antara dua pihak. Yaitu saling mengerti serta memahami satu dan yang lain. Tanpa hal tersebut tentu bisa jadi maka kesepakatan tidak berjalan baik serta maksud antara satu dan yang lain tidak tersampaikan secara maksimal.
Hal-Hal Yang Harus Dihindari
Dalam berkomunikasi terutama untuk tujuan bisnis ada beberapa hal penting yang harus dihindari. Hal ini perlu diperhatikan supaya tidak membuat perseteruan maupun salah paham. Beberapa hal yang sebaiknya dihindari saat berkomunikasi yaitu sebagai berikut:
- Bersikap menantang lawan bicara, hal ini memberikan kesan negatif, sebisa mungkin selalu bersikap positif dan rendah hati saat berbicara dengan siapapun. Dengan demikian maka lawan bicara juga dapat menghargai lebih baik.
- Berlaku tidak sopan, hargai dan hormati lawan bicara sebisa mungkin. Jangan meremehkan dan pilih kata-kata yang sopan. Dengan demikian tentu hal ini membantu komunikasi berjalan lebih lancar. Beberapa orang menunjukkan kata-kata yang kurang menyenangkan. Hal ini semakin memperumit masalah dan tidak mendatangkan solusi bagi bisnis dan usaha yang sedang dijalankan.
- Tidak menepati janji juga parameter penting untuk dihindari saat berkomunikasi, baik dengan karyawan, dengan atasan maupun dengan rekan bisnis. Sebaiknya ucapkan hal-hal yang pasti bisa ditepati. Jangan menjanjikan sesuatu yang tidak dapat dilaksanakan di kemudian hari.
Memastikan komunikasi bisnis yang tepat memang cukup penting. Baik untuk usaha kecil maupun dalam perusahaan. Sama halnya dengan memastikan kehadiran karyawan perusahaan. Sebaiknya gunakan sistem absensi yang lebih mudah dan optimal. Misalnya yaitu dengan menggunakan JojoTimes yang dikenal efektif dalam memastikan kehadiran karyawan perusahaan. Tentunya semua manfaat ini berkat beberapa fitur andalan yang terselip di dalamnya, misalnya yaitu sebagai berikut:
- Mobile Leave Request and Approval
- Customizable Overtime Policy
- Schedules and Job Shifts
- Automated Approval Process
- Integrated Attendance System
- Integrated Payroll System
Dengan fitur-fitur menarik ini tentu tidak perlu diragukan lagi manfaatnya. Oleh karena itu jangan ragu untuk beralih segera ke produk yang satu ini. Dapatkan sistem absensi yang jauh lebih baik. Gunakan segera JojoTimes dan dapatkan coba gratis selama 14 hari di perusahaan Anda. Yuk, buktikan kehebatan produk ini secepatnya!