Kiat Melaksanakan Konfrensi Pers Secara Profesional

Kita sering mendengar dalam siaran berita, kata siaran pers. Biasanya akan disampaiakan oleh bagian hubungan masyarakat (humas) suatu instansi, ataupun pihak berwenang lainnya dalam suatu kasus. Waktu menyampaikannya kita kenal dengan konferensi pers.

Konferensi pers banyak diadakan oleh instansi-instansi untuk menyampaikan suatu informasi. Informasinya bukan hanya perihal klarifikasi terhadap suatu kasus, tapi juga informasi terkait produk baru, atau inovasi terbaru dari sebuah perusahaan.

Kegiatan ini dapat dikatakan sebagai medium publikasi perusahaan. Dalam praktiknya, akan banyak pihak dan media yang terlibat, untuk menyebarluaskan informasi yang dianggap penting bagi masyarakat luas.

Oops! We could not locate your form.

Di artikel kali ini, kita akan coba bahas soal konferensi pers. Mulai dari pengertian, tata cara, hingga lembar informasinya yang biasa kita sebut dengan press release. Berikut ulasannya!

Apa yang Dimaksud dengan Konferensi Pers?

Sekarang kita akan mulai pembahasannya dari pengertian. Pengertian terkait kegiatan yang erat kaitannya dengan humas dan para pekerja media.

Dituliskan dalam buku Public Relations Writing: Konsep, Teori dan Praktik karya Sopian, konferensi pers diartikan sebagai suatu kegiatan. Bisa juga dikatakan sebagai pertemuan yang diadakan oleh humas dengan mengundang media massa atau wartawan.

Tujuan pengadaaannya adalah penyampaian informasi, pengumuman, penjelasan, disertai sesi wawancara. Dilakukan supay informasi-informasi tersebut dapat disampaikan dengan baik dan disebarluaskan melalui media massa, baik itu dengan platform cetak, elektronik ataupun digital.

Tujuan lain dari pengadaan kegiatan ini adalah untuk melayani kepentingan perusahaan atau organisasi. Melalui pertemuan ini, harapannya tercapai efektifitas perusahaan dalam mengelola informasi. Selain itu juga mempermudah perusahaan mencapai tujuan melalui penyampaian informasi tersebut.

Kapan Konferensi Pers Diadakan?

Meskipun di bagian pembuka sudah sedikit disinggung tentang latar belakang atau waktu pertemuan ini. Namun, perusahaan khususnya humas tetap harus mempertimbangkan dengan matang alasan dan latar belakang pengadaannya.

Nyatanya, konferensi pers bukan sekadar kesempatan penyampaian press release atau rilis berita. Bukan juga sekadar kesempatan foto-foto sebuah instansi di hadapan awak media. Ada beberapa hal lain yang perlu kamu pikirkan ketika akan mengadakan kegiatan ini.

Diantara yang harus dipertimbangkan adalah:

  • Isu yang akan disampaikan dalam konferensi memiliki nilai berita
  • Mengandung dan menyangkut kepentingan publik yang tinggi
  • Adanya situasi genting atau darurat yang tengah dihadapi organisasi, individu atau instansi
  • Isu yang disampaikan dapat mendukung humas mencapai tujuan-tujuan kerjanya atau target perusahaan

Selain poin-poin diatas, ada beberapa yang turut bisa dipertimbangkan, khususnya terkait kepentingan organisasi atau instansi, yaitu:

  • Memulihkan, membangun, dan meningkatkan citra perusahaan, instansi, individu atau organisasi
  • Membangun citra perusahaan, instansi, individu atau organisasi
  • Meningkatkan citra perusahaan, instansi, individu atau organisasi

Meskipun beberapa poin diatas membawa kesan bahwa sebuah konferensi pers hanya bisa diadakan oleh sebuh instasni atau perusahaan, ternyata tidak. Sebagai individu, kamu juga bisa melakukannya.

Bagi individu, berikut adalah penjelasan terkait waktu atau alasan pengadaan konferensi pers oleh individu:

  • Narasumber, atau individu terkait mengalami persoalan atau tersandung sebuah skandal. Lalu kasus tersebut menyita perhatian banyak pihak, hingga membutuhkan klarifikasi, maka kegiatan ini dapat dilakukan.
  • Narasumber atau individu sulit ditemui atau hanya memiliki waktu yang sangat terbatas untuk mengemukakan pendapat atau menyampaikan klarifikasinya. Untuk itu, butuh ada satu pertemuan bersama untuk memudahkan penyampaian informasi.

Baca juga artikel terkait manajemen resiko bagi perusahaan

Bagaimana Merencanakan Sebuah Konferensi Pers?

Pembahasan selanjutnya, akan masuk ke bagaimana cara kita menyiapkan kegiatan ini. Sebuah konferensi pers, sebagaimana yang dipaparkan sebelumnya memiliki latar belakang dan tujuan tersendiri. Untuk itu pelaksanaannya perlu dipertimbangkan dan disiapkan dengan baik.

Ada nama baik instansi, perusahaan atau individu yang dipertaruhkan. Selain itu ada juga waktu media masaa yang diminta untuk menghadiri acara ini. Berikut adalah langkah-langkah yang bisa kita lakukan saat akan melakukan pertemuan ini.

Menetapkan Moderator ataupun Juru Bicara

Langkah pertama yang dapat dilakukan adalah dengan mempersiapkan, memilih dan menetapkan moderator konferensi. Ataupun pihak yang akan bertindak sebagai juru bicara selama acara berlangsung.

Moderator merupakan satu pihak kunci atas keberhasilan berjalannya acara ini. Ia akan memimpin dan mengatur jalannya konferensi. Untuk itu, sebaiknya dipilih dari pihak humas, karena mereka lebih tahu arah dan tujuan konferensi pers.

Sedangkan juru bicara juga tidak kalah penting perannya. Mereka akan menyampaikan inti informasi dalam konferensi, dan menjawab berbagai pertanyaan wartawan ataupun awak media yang ada. Maka, sudah seharusnya mereka adalah orang yang kompeten dan memahami dengan baik info yang akan disampaikan.

Menyiapkan Lembar Perencanaan

Jika langkah sebelumnya sudah kamu lakukan, selanjutnya kamu bisa mulai menyiapkan dokumen atau lembar persiapan. Isinya adalah pemberitahuan atau undangan adanya konferensi.

Selain itu, kamu juga bisa menulis lembar perencanaan yang berisi konsep atau rancangan jalannya sebuah konferensi pers. Mulai dari waktu dan tempat, target, undangan, sampai poin-poin besar yang akan disampaiakan.

Berikut poin-poin yang mungkin ada dalam lembar perencanaan:

  • Latar belakang, berup isu yang melatarbelakangi adanya kegiatan tersebut.
  • Sasaran publik yang dituju, biasanya adalam media massa atau wartawan dari suatu media massa dan pihak-pihak lainnya yang memiliki kepentingan terhadap isu yang akan disampaikan.
  • Kepentingan pernyataan, atau jika membahasakannya dengan bahasa media massa, maka kita sebut dengan nilai berita suatu isu.
  • Penekanan pada pesan-pesan tertentu.
  • Tujuan-tujuan humas yang akan atau dapat dicapai melalui konferensi pers ini.
  • Isi form berikut ini untuk mendapatkan demo gratis aplikasi HRIS hari ini.
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Membuat dan Menulis Information Kit

Information Kit dalam sebuah konferensi biasanya berisi lembaran-lembaran informasi, bisa berisi pernyataan yang berkaitan dengan isu yang disampaikan, atau info lainnya.

Hal yang perlu diperhatikan dalam membuatnya adalah memperhatikan siapa yang akan menerima. Selanjutnya info apa yang dirasa pas untuk disampaikan kepada penerima dari information kit ini.

Diluar dari pada informasi utama dalam konferensi yang akan disampaikan, ada beberapa dokumen pendukung information kit yang perlu disiapkan juga. Misalkan rekaman audio atau video, foto, dan lainnya.

Pastikan kamu menyiapkan lembar-lembar rilis berita dengan jumlah yang sudah disesuaikan atau banyak. Sebab, lembaran tersebut cukup penting bagi media massa untuk membuat berita atau menjadi bahan pengolahan informasi mereka.

Memastikan Alat Pendukung Kegiatan dapat Digunakan

Ketika moderator, juru bicara dan information kit telah disiapkan, selanjutnya adalah hal yang berkaitan dengan alat dan teknis. Maksudnya bagaimana? Kita atau suatu perusahaan juga harus menyiapkan alat-alat pendukung konferensi.

Misalkan perangkat pengeras suara, meja dan kursi, kamera untuk dokumentasi, penerangan, ruangan, dan berbagai alat yang akan menunjang konferensi pers tersebut.

Bagaimana Menjawab Pertanyaan Awak Media saat Konferensi Pers?

Berikutnya, hal yang perlu kamu pelajari saat akan melakukan sebuah pertemuan dengan awak media adalah waktu dan jawaban untuk wawancara. Pastikan kamu menyiapkan waktu tanya jawab, karena media massa sangat membutuhkan waktu tersebut untuk menggali informasi dan menambah data mereka sebelum dipublikasikan.

Terkait hal ini, ada beberapa kiat yang perlu kamu perhatikan saat menjawab pertanyaan dari wartawan atau awak media dalam sebuah konferensi, yaitu:

Hindari Jawaban Teknis

Kamu bisa menjawabnya dengan singkat dan padat, tapi usahakan jawabanmu jelas ya. Sehingga tidak menibulkan pertanyaan baru bagi para awak media.

Jawab Seperlunya

Sejalan dengan kiat pertama, hal ini aga informasi yang diberikan tetap sesuai dengan yang kamu rencanakan. Juga tidak menyulitkan wartwan dalam mengolah informasi karena jumlahnya sangat banyak.

Perhatikan Pertanyaan yang Dilontarkan

Tidak menutup kemungkinan para wartawan mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang disertai pernyataan negatif atau mengarah pada hal yang menjatuhkan. Untuk itu, kamu harus fokus terhadap pertanyaan dan tetap tenang dalam menjawab.

Perhatikan Gerak Tubuh dan Ekspresi

Kamu harus memperhatikan gerak tubuh, ekspresi dan intonasi suara. Itu sangat penting dan harus diperhatikan. Kamu perlu menyesuaikannya dengan tujuan dan pesan yang disampaikan.

Sebab, saat kamu menjadi seorang pembicara dalam konferensi pers, maka semua mata dan awak media akan memperhatikanmu. Ingat juga, bahwa ekspresi, bahasa tubuh dan intonasi juga menjadi bagian dari komunikasi.

Apa yang Dimaksud dengan Rilis Berita?

Beberapa kali kata rilis berita atau press release kita sebut. Sebetulnya apa maksudnya dan bagaimana kedudukannya dalam sebuah praktik konferensi pers?

Rilis berita adalah informasi yang dibuat oleh humas dalam bentuk tulisan. Tujuannya untuk disampiakan kepada media agar nantinya dipublikasikan dalam media massa.

Sedangkan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), rilis diartikan sebagai kegiatan menyampaikan secara resmi berita, informasi, pengumuman dan sebagaimnya untuk disiarkan.

Ketika akan menulisnya, kamu ataupun pihak humas setidaknya memperhatikan beberapa hal. Pertama ialah, sebaiknya sebuah rilis berita memuat unsur 5W + 1H (what, when, where, why, who, how) terkait isu utama.

Kemudian memikirkan beberapa poin sebagai berikut:

  • Aktual
  • Faktual
  • Penting
  • Menarik

Gunakan juga prinsip piramida terbalik ya saat menulisnya. Atau dengan kata lain, mulai dari info paling penting ke info yang tidak begitu penting.

Setelah ini, kamu bisa mempraktikan konferensi pers di perusahaanmu, tapi buat kegiatan ini saat kamu membutuhkannya saja ya. Persiapkan semuanya dengan matang, termasuk dalam hal perencanaan dan konsep kegiatan. Supaya biaya yang dibutuhkan tidak terbuang sia-sia dan waktu kerjamu lebih efisien.

JojoExpense

Bicara pengelolaan uang dan efisiensi waktu, ada satu aplikasi yang akan membantumu mengelola keuangan perusahaan dengan cepat, mudah dan efisien. Namanya JojoExpense dari Jojonomic. Ia akan membantumu mencatat arus keuangan secara digital. Khususnya terkait cash advance dan reimbursement.

Kalau kamu penasaran, bisa pelajari lebih lanjut, dan mencobanya. Selamat mencoba!