Lacak pengeluaran perusahaan biasanya dilakukan dengan menulis atau merekam semua konten yang dihabiskan dalam jangka waktu tertentu secara manual atau digital. Medianya berbeda-beda, bisa buku kas harian, aplikasi pembukuan bisnis, dll. Kegiatan pelacakan pengeluaran bisnis mencakup setiap pengeluaran, baik besar maupun kecil.
Oleh karena itu, mudah untuk mengetahui jumlah anggaran yang dikeluarkan dibandingkan dengan pendapatan bisnis. Melacak pengeluaran bisnis adalah langkah pertama yang perlu Anda ambil untuk mengelola keuangan perusahaan Anda.
Melacak pengeluaran bisnis juga sangat berguna untuk mengetahui leverage keuangan atau penggunaan dana untuk pengeluaran bisnis. Selain itu, Anda akan dengan mudah memahami kinerja keuangan perusahaan dan dapat dengan mudah membaca laporan keuangan. Agar Anda dapat melacak pengeluaran Anda, Anda perlu melakukan beberapa hal. Berikut ini menguraikan cara melacak pengeluaran dan mengurangi pengeluaran.
Cara Lacak pengeluaran perusahaan
Sebenarnya, melacak pengeluaran bisnis tidak sulit bagi Anda. Anda hanya membutuhkan buku atau media berupa aplikasi untuk mencatat setiap pengeluaran bisnis. Anda hanya perlu menuliskan jumlah dana nosional yang dikeluarkan dan kebutuhan untuk membelanjakan dana tersebut. Untuk dapat melacaknya dengan cara terbaik, Anda dapat melakukan hal berikut:
Bangun Tim Yang Solid
Jika Anda melakukannya sendiri, melacak pengeluaran bisnis bisa jadi sulit. Oleh karena itu, sangat penting bagi Anda untuk memiliki tim yang dapat membantu Anda mengembangkan kebiasaan baik ini. Jika bisnis Anda masih kecil, Anda dapat mengundang mitra atau teman tepercaya untuk mendukung Anda dalam mencatat dan melacak pengeluaran bisnis. Dengan memiliki tim yang handal untuk melakukan hal yang sama, akan membuat Anda lebih disiplin dalam mencatat dan melacak pengeluaran bisnis.
Lakukan Secara Disiplin Dan Konsisten
Setelah membentuk tim yang solid, Anda harus terus melakukan eksekusi secara disiplin dan konsisten agar dapat melakukan pemantauan secara optimal. Melacak disiplin dan konsistensi setiap pengeluaran mempengaruhi keputusan untuk membelanjakan anggaran. Selain itu, Anda akan dengan mudah memperkirakan pendapatan yang mungkin diperoleh bisnis Anda. Cara yang lebih mudah adalah dengan menggunakan aplikasi yang gratis untuk smartphone.
Gunakan aplikasi yang tepat
Pelacakan pengeluaran bisnis selalu melibatkan transaksi dengan berbagai tujuan dan nama. Terkadang ada transaksi dengan nama besar dan beberapa transaksi dengan nama kecil. Jika dilakukan secara manual, mungkin memakan waktu atau tidak efisien karena banyak konten yang harus direkam. Oleh karena itu, penggunaan aplikasi akuntansi menjadi solusi untuk pencatatan dan monitoring pengeluaran bisnis.
Saat ini, aplikasi atau software keuangan yang dapat digunakan untuk memantau pengeluaran bisnis secara online atau cloud, sehingga dapat terintegrasi dan tersinkronisasi dengan aplikasi lain.
Cara Mengurangi Pengeluaran Bisnis dengan Lacak pengeluaran perusahaan
Setelah Anda menerapkan cara mengontrol pengeluaran bisnis dengan benar, Anda harus dapat mengurangi pengeluaran bisnis Anda selanjutnya. Dengan melacak pengeluaran, Anda dapat secara otomatis memahami aliran dana yang digunakan untuk berbelanja. Oleh karena itu, pastikan Anda sudah mengetahui biaya bisnis yang menghabiskan anggaran Anda dan biaya bisnis yang memberikan keuntungan tinggi bagi bisnis Anda.
Anda perlu mengurangi atau menghemat pengeluaran bisnis yang terlacak dengan berbagai cara. Oleh karena itu, Anda bisa mengambil keputusan untuk berbagai strategi bisnis yang lebih menguntungkan nantinya. Beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk menekan pengeluaran bisnis antara lain:
- Pastikan tidak ada bukti transaksi yang tidak tercatat
- Simpan bukti transaksi, seperti kwitansi atau struk pembelian
- Jangan memaksakan diri untuk mengeluarkan budget terlalu banyak, misalnya dengan menyewa hotel untuk mengadakan rapat.
- Pastikan bahwa penggunaan semua fasilitas, seperti penggunaan kendaraan, dicatat dengan benar.
- Latih karyawan dengan tepat, seperti menggunakan metode pelatihan internal oleh karyawan senior yang kompeten daripada mempekerjakan ahli eksternal.
- Akuntansi otomatis, pencatatan dan pelaporan keuangan.
Berbagai sistem pembukuan untuk Lacak pengeluaran perusahaan
Sistem pencatatan yang efektif adalah sistem yang mudah digunakan, mudah dipahami, andal, akurat, konsisten, dan mampu memberikan informasi secara tepat waktu. Ada beberapa contoh sistem akuntansi perusahaan.
Masing-masing sistem ini dapat digunakan dari perusahaan. Itu hanya tergantung pada kebutuhan dan jenis perusahaan yang ada. Beberapa contoh sistem pembukuan:
• Single Entry Bookkeeping: Ini berarti bahwa setiap transaksi dicatat hanya sekali, sebagai pendapatan atau beban, aset atau kewajiban. Semua transaksi dicatat dalam log halaman yang ringkas, juga dikenal sebagai log pendapatan dan pengeluaran.
• Double Entry Bookkeeping: Setiap transaksi dicatat dua kali, satu akun dikreditkan dengan jumlah transaksi, dan akun kedua didebit dengan jumlah transaksi.
• One-Write System: Dengan munculnya sistem komputerisasi, sistem ini menjadi lebih efisien dan tidak perlu lagi menyalin ulang data. Sistem akan segera menyajikan kembali data pada saat transaksi.
• Computerized System: Sistem ini memberikan kecepatan dan fleksibilitas, dan biasanya mampu menghasilkan laporan keuangan yang dapat diperbarui setiap hari. Banyak dari sistem ini dapat diskalakan, sehingga Anda dapat menyesuaikannya saat bisnis Anda terus berkembang.
Manfaat Lacak pengeluaran perusahaan
Melacak pengeluaran saat berbelanja merupakan langkah awal yang perlu dilakukan dalam pengelolaan keuangan. Melacak pengeluaran juga sangat berguna untuk mengontrol keuangan dan mencegah Anda dari pengeluaran berlebihan.
Bagi mereka yang belum pernah mencatat pengeluaran sebelumnya, mencatat pengeluaran mungkin terasa merepotkan dan membawa banyak pekerjaan ekstra. Tapi yakinlah, menyimpan catatan pengeluaran sangat membantu dalam mengendalikan pengeluaran yang berlebihan.
Kamu Mengetahui ke Mana Aliran Uang Pergi
Ketika Anda tidak tahu ke mana uang Anda dibelanjakan, Anda tidak akan pernah tahu kebiasaan mana yang akan menghabiskan anggaran Anda setiap bulannya. Pengeluaran kecil pun yang tidak terealisasi dapat dengan mudah membuang anggaran Anda.
Miliarder yang telah menghasilkan banyak uang tahu ke mana uang mereka pergi.
Karena mereka tahu bahwa Anda dapat mengumpulkan kekayaan ketika Anda membelanjakan lebih sedikit daripada yang Anda peroleh. Jadi, jika Anda ingin mengumpulkan kekayaan, berhentilah membuang-buang uang.
Mencatat pengeluaran dapat membantu Anda mengidentifikasi masalah keuangan
Seperti yang dijelaskan sebelumnya, melacak pengeluaran Anda memungkinkan Anda mengetahui ke mana perginya uang Anda. Dengan cara ini, Anda dapat memahami kebiasaan keuangan Anda dan mulai melakukan perubahan ketika Anda memiliki kebiasaan buruk.
Anda bisa mengetahui masalah konsumsi yang selama ini Anda lakukan, seperti membeli pakaian atau pergi makan terlalu mewah. Ketika Anda menyadari bahwa pengeluaran Anda selama ini salah dan dapat mempengaruhi kesehatan keuangan Anda. Anda akan lebih mudah melakukan perubahan dan mulai menyingkirkan kebiasaan belanja yang buruk.
Membantu Anda mencapai tujuan keuangan Anda
Bahaya tidak melacak pengeluaran adalah Anda tidak akan pernah tahu setiap kesalahan dan pemborosan keuangan yang telah Anda lakukan selama ini. Anda tidak pernah tahu apa yang perlu ditingkatkan dan apa yang perlu ditingkatkan untuk mencapai tujuan keuangan masa depan.
Dengan mencatat setiap pengeluaran yang Anda lakukan, Anda dapat mengikuti anggaran bulanan yang telah Anda tetapkan. Ini memungkinkan Anda untuk mengumpulkan kekayaan dan mencapai berbagai tujuan keuangan di masa depan.
Salah satunya adalah menyisihkan sebagian pendapatan untuk investasi. Anda bisa memilih beragam investasi, mulai dari investasi berisiko tinggi seperti saham hingga investasi berisiko rendah seperti tabungan rutin.
Solusinya JojoExpense
Tingkatkan Efisiensi Manajemen Pengeluaran Perusahaan Anda Hingga 76%. Kumpulkan data secara otomatis, tingkatkan produktivitas dan cegah penipuan keuangan serta pegang kendali penuh anggaran perusahaan dengan mudah dan kapanpun dimanapun dengan JojoExpense. Lebih cepat, mudah, tanpa perlu repot.
Mengelola Data Klien Menjadi Lebih Mudah. JojoExpense memberi Anda akses mudah menuju keuangan perusahaan Anda tidak peduli tempat dan waktu.
Baik Anda mau mengajukan request reimbursement atau mengizinkan cash advance, semua dapat dilakukan melalui telepon genggam Anda.
Anda dapat mengajukan request Anda secara langsung atau simpan untuk nanti, misalnya Anda ingin cek ulang aplikasi Anda. Semuanya tergantung Anda—Anda yang berkuasa soal manajemen finansial Anda sendiri.
Ketika Anda sudah duduk di meja Anda, Anda bisa fokus sepenuhnya pada tugas-tugas penting dan serahkan manajemen sampingan pada proses otomatis. “Yuk pakai aplikasi expense management dari jojonomic sekarang. Dapatkan gratis demo 14 hari”
