Siapa yang tidak mengenal apa itu laporan pertanggungjawaban atau LPJ? Jika kamu adalah seseorang yang suka membuat sebuah event atau acara, pasti sudah sangat familiar dengan hal ini. Laporan pertanggungjawaban ini, dibuat sebagai bukti, bahwa sebuah kegiatan telah selesai dilaksanakan.
Namun, tak banyak yang mengetahui apa itu LPJ dan bagaimana cara penyusunannya. Untuk itulah, kami akan menyajikan serba-serbi laporan pertanggungjawaban di dalam artikel ini. Scroll terus artikel ini sampai habis untuk mendapat informasi selengkapnya ya!
Apa itu Laporan Pertanggungjawaban?
Seperti namanya, laporan pertanggungjawaban atau LPJ merupakan sebuah dokumen tertulis yang disusun dengan tujuan memberikan laporan tentang pelaksanaan kegiatan dari suatu unit organisasi kepada unit organisasi yang lebih tinggi atau sederajat.
Biasanya, LPJ ini dibuat setelah sebuah acara atau kegiatan telah selesai diselenggarakan. Selain itu, LPJ juga biasanya dibuat untuk mempermudah proses pembukuan keuangan sebuah organisasi/perusahaan.
Karena, selain berisikan laporan kegiatan, ada juga jumlah rincian dana yang digunakan dalam kegiatan tersebut. Oleh karena itu, wajib hukumnya bagi penanggungjawab kegiatan untuk membuat LPJ setelah sebuah acara selesai diselenggarakan.
Cakupan yang Dimiliki oleh Laporan Pertanggungjawaban
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, bahwa di dalam LPJ, tidak hanya terdapat laporan pelaksanaan kegiatan, namun juga penggunaan dananya.
Laporan Pelaksanaan Kegiatan
Di dalam LPJ, hal yang jelas harus dimiliki adalah laporan pelaksanaan kegiatan. Hal yang dilaporkan, harus mencakup tujuan dan manfaat, serta apa saja kegiatan dari awal hingga akhir pelaksanaannya secara rinci.
Hal ini untuk melihat, apakah kegiatan yang dilakukan dalam acara tersebut sudah tepat sasaran atau belum. Serta untuk melihat apakah diperlukan perbaikan untuk pelaksanaan ke depannya.
Selain itu, laporan kegiatan di dalam LPJ, harus sesuai dengan proposal kegiatan yang telah diajukan sebelumnya. Jika ada ketidaksesuaian harus dijelaskan secara rinci dan menyeluruh terkait alasan mengapa bisa ada perbedaan.
Laporan Penggunaan Dana
Selain pelaksanaan kegiatan, laporan penggunaan dana juga harus tercantum di dalam LPJ. Salah satu fungsi dari adanya laporan penggunaan dana ini adalah untuk mempermudah dalam pembukuan keuangan di sebuah organisasi/perusahaan.
Dengan adanya laporan penggunaan dana di dalam LPJ, jadi kita bisa mengetahui seberapa besar dana yang harus dikeluarkan untuk membiayai kegiatan tersebut. Kemudian, kita bisa melihat, apakah dengan dana segitu kegiatan sudah cukup ter-cover seluruhnya.
Demikian, kita bisa mengevaluasi, apakah kegiatan tersebut perlu penambahan dana, atau bahkan bisa dipangkas penggunaannya. Hal ini bisa meningkatkan efisiensi dana yang akan dikeluarkan oleh organisasi/perusahaan.
Hal penting lainnya adalah penggunaan dananya harus sesuai dengan biaya yang diajukan di dalam proposal kegiatan. Karena, laporan pertanggungjawaban biasanya dibuat berdasarkan proposal kegiatan yang telah diajukan.
Fungsi Apa yang Dimiliki oleh Laporan Pertanggungjawaban?
Selain berfungsi sebagai bukti pelaporan bahwa sebuah kegiatan telah berhasil diselenggarakan, laporan pertanggungjawaban juga berguna sebagai bahan evaluasi terhadap seluruh proses pelaksanaan kegiatan. Serta hasil-hasil yang dapat dicapai dari kegiatan tersebut.
Kemudian, untuk selanjutnya dapat dijadikan bahan pertimbangan demi perbaikan-perbaikan dan peningkatan kualitas pelaksanaan kegiatan di masa yang akan datang. Dengan mengetahui fungsi yang dimiliki oleh LPJ, bisakah kamu menebak apa tujuan dari penyusunan laporan pertanggungjawaban ini?
Tujuan dari Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban
Penyusunan LPJ ini bertujuan untuk:
- Berguna sebagai alat pengukur kemampuan seluruh tim pelaksana dan mempertanggung jawabkan hasil kerja masing-masing divisi.
- LPJ dapat digunakan untuk menjelaskan secara detil kronologis kegiatan, mulai dari pra-event, saat event berlangsung dan pasca-event.
- Untuk memetakan berbagai kendala dan kekurangan yang dihadapi oleh semua panitia pelaksana.
- Menjadi bahan evaluasi sehingga membuka kesempatan untuk mendapatkan berbagai masukan, saran bahkan kritik sehingga pada pelaksana event berikutnya bisa berjalan lebih baik.
- Mempertangggungjawabkan arus keuangan penyelenggaraan sehingga dapat diketahui secara rinci.
Mengingat pentingnya membuat Laporan Pertanggungjawaban tersebut, maka LPJ memang harus dibuat sebaik mungkin. Semakin rinci semakin baik, sehingga bisa meyakinkan semua orang yang berkepentingan terhadap LPJ tersebut.
Laporan Pertanggungjawaban Harus Tersusun Secara
Di dalam LPJ, harus disusun dengan cara:
Sistematis
Dalam menyusun laporan pertanggungjawaban, pastikan tersusun secara sistematis ya! Maksud dari sistematis di sini adalah dengan mengikuti susunan atau urutan tertentu yang bersifat logis
Komprehensif
Selain sistematis, LPJ juga harus disusun secara komprehensif lho! Komprehensif di sini mencakup keseluruhan informasi yang perlu diketahui. Kemudian harus menjawab pertanyaan yang meliputi meliputi
5W dan 1H, atau What, Why, When, Where, Who, dan How
Terpadu
Hal yang tidak kalah pentingnya dalam menyusun laporan pertanggungjawaban adalah harus tersusun secara terpadu. Yakni harus saling terkait antar satu bagian dengan bagian yang lain dan tidak boleh loncat dari satu bagian ke bagian lainnya.
Format yang Digunakan
Terakhir, LPJ harus disusun dengan format ukuran kuarto, dengan spasi 1,5 dan margin 4-3-4-3. Ketentuan ini merupakan ketentuan dasar yang harus dipatuhi dalam proses pembuatan LPJ.
Bagaimana Sistematika Penyunan Laporan Pertanggungjawaban?
Laporan Pertanggungjawaban paling tidak harus tersusun dengan sistematika sebagai berikut:
Halaman Depan Laporan Kegiatan
Bagian awal dari LPJ adalah halaman depan atau biasa disebut dengan cover. Biasanya berisi nama dan logo kegiatan, lengkap dengan kop header dan footer-nya.
Halaman Pengesahan
Setelah cover maka selanjutnya adalah halaman pengesahan. Pada halaman pengesahan ini, biasanya berisikan nama dan tandatangan ketua pelaksana, sekretaris/bendahara pelaksana, dan disetujui oleh kepala organisasi/perusahaan, dan diketahui oleh dewan direksi (jika merupakan sebuah LPJ perusahaan) atau Kepala Dekan/Rektor (jika merupakan LPJ organisasi kampus).
Pengantar
Kemudian, ada halaman pengantar. Pada bagian Pengantar, paling tidak berisi: ucapan terimakasih terhadap pihak-pihak yang secara langsung membantu kelancaran pelaksanaan kegiatan dan menerima kritik dan saran yang konstruktif.
Bab I: Pendahuluan
Lalu, baru masuk pada salah satu bagian inti dari LPJ ini, yakni bab pendahuluan. Pada bab pendahuluan ini berisi uraian ringkas dari latar belakang/dasar pemikiran, tujuan, sasaran, dan target serta hasil dari kegiatan yang telah dilaksanakan. Maka dari itu, pada Bab I, paling tidak harus berisi poin-poin di bawah ini:
- Dasar Pemikiran
- Nama Kegiatan
- Tema Kegiatan
- Bentuk Kegiatan
- Tujuan, Sasaran, dan Target
Bab II: Pelaksanaan Kegiatan
Sekarang, kita akan mulai untuk menyusun bagian inti dari LPJ, yakni bab pelaksanaan kegiatan. Pada bagian ini dijelaskan proses pelaksanaan kegiatan mulai dari tahap persiapan hingga pelaksanaan, serta hasil kegiatan berdasarkan ketercapaian tujuan, sasaran, dan target yang telah ditetapkan.
Kamu harus ingat, bahwa di dalamnya harus menjelaskan indikator keberhasilan ya! Pada bagian ini juga disebutkan faktor pendukung dan faktor penghambat. Untuk itu, poin-poin yang harus ada di dalam bab ini adalah:
- Tahap Persiapan
- Tahap Pelaksanaan
- Hasil Capaian
- Faktor Pendukung & Penghambat
Bab III: Penutup
Selanjutnya adalah bab III atau bagian penutup. Pada bagian ini disebutkan beberapa usul, saran, masukan, atau rekomendasi bagi perbaikan dan peningkatan kegiatan pada masa yang akan datang.
Pada bagian ini juga disebutkan kepada siapa laporan pertanggungjawaban itu disusun dan disampaikan. Untuk itu, poin-poin yang harus ada di dalam bagian ini adalah:
- Usul dan Rekomendasi
- Kata Penutup
Lampiran-lampiran
Bagian terakhir yang harus tercantum dalam LPJ adalah lampiran. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) lampiran berarti sesuatu yang dilampirkan atau tambahan pada surat atau dokumen.
Merujuk pada definisi tersebut, maka kita juga bisa menambahkan beberapa dokumen di dalam LPJ. Maka, hal yang bisa kita lampirkan pada bagian ini diantaranya adalah:
Jadwal Kegiatan Lengkap
Di dalam bagian lampiran sebuah LPJ, harus terdapat jadwal kegiatan secara lengkap. Lampiran ini berguna sebagai bahan evaluasi untuk kegiatan selanjutnya.
Media Publikasi (Pamphlet atau Leaflet, dan Brosur)
Dokumen selanjutnya untuk dimasukkan ke dalam lampiran LPJ adalah media publikasi apa yang digunakan sepanjang kegiatan ini berjalan. Misalnya, memasukkan contoh pamphlet ataupun leaflet dan brosur yang digunakan sebagai media publikasi dan promosi kegiatan.
Dokumentasi (photo-photo) Kegiatan
Selain media publikasi, ternyata dokumentasi juga menjadi hal penting yang perlu diperhatikan, lho! Dengan memasukkan foto-foto kegiatan, akan semakin memperkuat dan membuktikan bahwa sebuah acara telah sukses terselenggara.
Makalah atau Semacamnya
Kemudian, kita juga harus memasukkan makalah atau semacamnya. Makalah yang dimaksudkan di sini adalah sumber-sumber terpercaya yang digunakan untuk memperkuat landasan latar belakang atau bagian pendahuluannya.
Surat-surat
Surat-surat juga tak kalah penting untuk dilampirkan pada LPJ. Misalnya surat peminjaman barang, hingga surat izin penggunaan tempat, bisa kamu masukkan di dalam lampiran ini, lho!
Rincian Realisasi Penggunaan Dana
Hal penting lain yang tidak boleh terlewat adalah rincian realiasasi penggunaan dana. Realisasi penggunaan dana, harus dibuat semirip mungkin dengan apa yang telah diajukan dalam proposal kegiatan. Semakin mirip dan sesuai dengan proposal kegiatan, berarti semakin efisien penggunaan dana untuk kegiatan tersebut.
Bukti-Bukti Pembelanjaan dan Pengeluaran Sesuai Dengan Ketentuan yang Berlaku
Terakhir, kamu harus melampirkan bukti-bukti pembelanjaan dan pengeluaran sesuai dengan anggaran dana yang disetujui. Aturan penyusunannya pun beranegaragam, disesuaikan dengan kebijakan masing-masing organisasi/perusahaan.
Laporan pertanggungjawaban atau yang biasa disebut dengan istilah LPJ ini sangat penting untuk dilakukan terutama pada saat menyelesaikan sebuah kegiatan. Apalagi bagi kebanyakan orang yang saat ini sedang bekerja atau menjalankan bisnis atau mungkin sedang terlibat dalam dunia akademis. LPJ sendiri merupakan sebuah dokumen tertulis yang umumnya disusun dengan tujuan tertentu seperti yang telah dijelaskan secara lebih terinci pada paragraph di atas. Dokumen tertulis yang berisi laporan ini tentunya dibuat oleh sebuah organisasi dan ditujukan kepada organisasi yang lebih tinggi. Atau bisa juga laporan ini diberikan pada organisasi yang sederajat. Mengingat bahwa LPJ ini penting maka sudah seharusnya LPJ ini dibuat dengan susunan dan format sesuai arahan di atas.
Evaluasi Laporan Pertanggungjawaban
Memastikan Isi LPJ Sudah Sesuai
Pastikan bahwa laporan yang telah dibuat tadi memuat banyak hal penting seperti skema yang telah diberikan sebelumnya. Jangan sampai ada yang terlewatkan atau ada hal-hal yang lupa untuk disampaikan secara detail. Hal ini sangat penting karena pada dasarnya laporan ini akan dibaca oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Sehingga ada baiknya memastikan bahwa seluruh isi dari LPJ sudah disusun sedemikian hingga dan sesuai dengan harapan mereka yang akan membacanya.
Memeriksa Kegiatan Yang Dipertanggung Jawabkan
Sangat penting juga untuk melihat bahwa pada dasarnya kegiatan yang termasuk untuk dipertanggung jawabkan telah terlaksana secara optimal. Pastikan semua berjalan sesuai ekspetasi dan memberikan hasil yang baik. Sehingga mereka yang nantinya membaca LPJ akan merasa puas dan kemudian tidak timbul pertanyaan lebih lanjut.
Menyesuaikan Pemasukan dan Pengeluaran
Pada dasarnya pembuatan LPJ lebih berfokus pada keinginan untuk mengetahui apakah dana yang diterima dengan pengeluaran yang diperlukan sudah sejalan atau tidak. Sering kali pelaksanaan kegiatan membutuhkan laporan untuk melihat hasil dari pelaksanaan kegiatan itu sendiri termasuk dalam hal penyaluran dana yang dilakukan oleh para pelaku kegiatan. Sehingga dengan demikian tentu para donator atau penyedia dana dalam acara tersebut dapat memastikan bahwa dana yang diberikan digunakan sebagaimana mestinya. Hal inilah yang penting diperhatikan di dalam membuat laporan pertanggungjawaban. Pastikan seluruh pengeluaran memiliki bukti-bukti yang valid dan tidak terdapat penyelewengan dana di dalamnya.
Faktor Pendukung Dalam Laporan Pertanggungjawaban
Rinci
Penyusunan LPJ yang baik tentunya rinci dan detail. Artinya segalainformasi yang dituangkan dalam bentuk laporan ini disajikan secara lengkap. Jadi nantinya melalui laporan SPJ ini maka pembaca laporan akan memahami secara lebih lagi mengenai apa yang terjadi pada penyelenggaraan kegiatan. Selain itu LPJ yang dibuat secara lengkap dan detail tentunya juga akan membuat pembaca laporan bisa memahami segala macam dituasi yang terjadi selama kegiatan berlangsung. oleh karena itu pilihlah kosakata dan kalimat yang tepat untuk menggambarkan kondisi pada saat kegiatan berlangsung.
Transparan
Selain dibuat secara lebih rinci tentunya LPJ juga harus dibuat secara transparan. Yang dimaksud dengan transparan disini adalah adanya pembuatan laporan yang bersifat terbuka. Artinya idak ada hal yang ditutupi pada LPJ. Sekalipun mungkin sempat terjadi kegagalan atau hambatan namun sudah seharusnya hal ini juga dituangkan di dalam penyusunan LPJ. Sebenarnya pembuatan laporan yang bersifat transparan ini bisa memberikan beberapa manfaat. Diantaranya nantinya melalui LPJ ini akan ada pembelajaran untuk ke depannya sehingga kegiatan ke depannya bisa berjalan dengan lebih baik.
Rapi
Selain dibuat secara rinci dan transparan rupanya sebuah LPJ juga harus dibuat dengan rapi. Penyusunan LPJ yang rapi bsia membuat pembacanya menjadi betah dalam membaca dan memahami laporan yang telah Anda buat. Sebab umumnya setiap orang lebih suka membaca tulisan yang disusun secara rapi dan dengan format yang sesuai. Sebuah laporan yang disusun dengan rapi tentu saja akan semakin memudahkan pembacanya dalam emmahami isi laporan. Di samping dapat mempermudah pembaca laporan rupanya susunan LPJ yang rapi akan lebih enak dipandang mata.
Informatif
Hal terakhir yang juga perlu diperhatikan dalam membuat LPJ adalah laporan yang disusun haruslah bersifat informatif. Artinya laporan yang disusun ini bisa memberikan berbagai informasi yang sekiranya dibutuhkan orang. Maka laporan pertanggungjawaban yang Anda susun tersebut akan menjadi bermanfaat. Manfaat ini tidak hanya dirasakan oleh organisasi Anda yang membuatnya saja tetapi juga bagi organisasi yang menerima laporan SPJ tersebut.
Laporan Pertanggungjawaban Yang Benar
Laporan pertanggungjawaban sudah seharusnya dibuat dengan baik dan benar. LPJ yang benar tentu nantinya akan berfungsi dengan baik. Jika memang LPJ disusun dengan susunan yang tepat maka orang yang membaca laporan tersebut bisa memahaminya dengan baik. Maka apa yang menjadi tujuan dari pembuatan laporan nantinya bisa terwujud. LPJ juga harus disusun dengan tepat karena LPJ ini nantinya akan menjadi arsip bagi suatu organisasi.
Ada baiknya untuk tidak menyepelekan pembuatan LPJ ini, apalagi karena akan banyak pihak penting yang ingin membaca laporan tersebut. Sehingga sebaiknya laporan yang disusun benar-benar tepat dan efektif sesuai kebutuhan pembacanya. Nah supaya nantinya LPJ yang dibuat tepat guna dan efektif, ada beberapa tips penting yang harus diperhatikan saat ingin menyusun laporan tersebut. Tujuannya untuk mempermudah pihak-pihak yang harus memastikan bahwa LPJ ini sudah sesuai harapan. Berikut ini tips-tips menarik yang bisa dilakukan supaya laporan yang dibuat tepat pada sasaran dan efektif bagi pembacanya.
- Gunakan bahasa yang mudah dipahami, jangan bertele-tele atau menjelaskan sesuatu dengan sulit. Kebanyakan orang yang ingin membaca laporan pertanggungjawaban tentu saja ingin sesuatu yang lugas, singkat, padat dan jelas.
- Gunakan format yang telah disebutkan di atas dengan tepat. Jangan membuat format yang tidak umum atau tidak biasa. Memulai dengan format yang baik juga memudahkan pembaca untuk memahami serta mengetahui alur dari laporan yang dibuat. Jika format dan alur sulit dimengerti otomatis pesan yang ingin disampaikan di dalam LPJ menjadi tidak maksimal.
- Selalu berikan bukti dan dokumentasi yang valid, seperti misalnya foto-foto pelaksanaan yang sesuai. Sehingga ada baiknya memastikan semua kebutuhan dokumentasi tercukupi dengan baik secara maksimal.
Bagaimana? Apakah kamu sudah paham bagaimana cara menyusun laporan pertanggungjawaban yang benar? Untuk membantumu menyusun laporan pertanggungjawaban, kamu bisa menggunakan aplikasi JojoTimes lho! Karena, aplikasi ini akan membantumu untuk memonitor kinerja timmu.
Efisiensikan Kinerja Timmu dengan JojoTimes
Dengan pengenalan wajah dan fitur GPS yang akurat, kamu dapat mengetahui apa yang sedang dilakukan timmu di mana pun mereka berada. Apakah mereka di kantor, pergi ke pertemuan atau bekerja dari jauh. Hal ini akan sangat berguna jika kamu sedang menyelenggarakan sebuah kegiatan.
Selain itu, aplikasi ini juga bisa dijadikan sebagai tempat terpadu untuk semua kegiatan yang kamu lakukan. Kamu jadi bisa mengatur beban kerja dengan lebih baik dan kelola semua proyekmu di satu tempat. Ini akan memudahkanmu untuk melacak jam kerja dan mendistribusikannya di antara rekan-rekan tim. Ayo coba demonya, dan rasakan sendiri manfaat yang akan kamu dapatkan. Selamat mencoba!
