Beralih ke solusi manajemen invoice digital dan hutang yang cerdas sangat masuk akal untuk setiap bisnis.
Di AS, invoice digital dipandang sebagai alat yang ampuh untuk optimalisasi operasi internal. Perusahaan yang mengadopsi solusi tersebut juga didorong oleh fokus pada kolaborasi dan interaksi elektronik yang lebih mudah dengan klien, mitra, dan entitas lainnya.
Karena kemudahan dan aksesibilitas, e-invoice akan menjadi pasar 20,53 juta dolar pada tahun 2026. Namun, pada saat ini, banyak perusahaan memiliki sejumlah besar invoice berbasis kertas yang perlu mereka proses dan simpan untuk tujuan pencatatan.
Digitalisasi invoice adalah cara terbaik untuk menangani beban invoice kertas. Prosesnya sederhana, efektif dan membawa berbagai manfaat penting.
Digitalisasi menawarkan solusi baru kepada perusahaan untuk menangani dan mengambil alih proses yang terkait dengan invoice, pembayaran, dan bahkan pengelolaan korespondensi yang biasanya membutuhkan banyak waktu.
Banyak keuntungan dari digitalisasi, tetapi juga sangat penting untuk menyediakan perangkat lunak yang sesuai untuk Kamu sendiri agar dapat memanfaatkannya sebaik mungkin dan menikmati semua manfaatnya. Fokus pada digitalisasi, prinsipnya, kelebihannya dan segala sesuatu yang harus diperhitungkan sebelum memulai.
Digitalisasi Invoice Perusahaan Itu Mudah
Kamu tidak harus melalui proses pemindaian dan digitalisasi invoice sendiri.
Layanan pemindaian dokumen profesional tersedia, baik Kamu ingin tim menangani invoice di tempat mereka sendiri atau di lokasi Kamu .
Mempekerjakan profesional adalah pilihan tepat jika Kamu memiliki banyak invoice untuk didigitalkan. Karena pengalaman dan peralatan yang tersedia, tim digitalisasi invoice akan menangani tugas dengan cepat dan memberi Kamu hasil yang optimal.
Sementara itu, Kamu akan bebas untuk fokus pada tugas-tugas penting lainnya.
Digitalisasi Invoice Perusahaan Menghemat Uang Kamu
Selain sangat nyaman, e-invoice juga akan menghemat banyak uang.
Penanganan invoice berbasis kertas saat ini mungkin bukan pilihan yang paling hemat biaya untuk bisnis Kamu.
Setelah proses digitalisasi selesai, Kamu akan mengurangi biaya overhead, memastikan pembayaran lebih cepat, mengurangi risiko kesalahan dan bahkan berpotensi mengurangi kebutuhan untuk mempekerjakan profesional akuntansi atau outsourcing pembukuan sama sekali.
Melalui penyelesaian digitalisasi invoice, Kamu juga akan menemukan penanganan hutang jauh lebih mudah dan lebih cepat. Tidak membuang waktu untuk pembuatan invoice meningkatkan produktivitas Kamu, yang berkontribusi pada keuntungan finansial tambahan untuk bisnis.
Interaksi Yang Lebih Produktif Dengan Klien
Setelah semua invoice didigitalkan, diatur, dan dimasukkan ke dalam sistem digital, Kamu akan merasa jauh lebih mudah untuk mengelola utang usaha, melacak proyek, dan melakukan atau menerima pembayaran tepat waktu.
Dokumentasi berbasis kertas dapat menjadi beban besar, yang memengaruhi hubungan yang Kamu miliki dengan klien, mitra bisnis, dan entitas lainnya.
Sebuah studi yang dilakukan di antara para eksekutif menunjukkan bahwa 63 persen dari mereka percaya bahwa proses berbasis kertas berdampak negatif pada pengalaman pelanggan.
Membuat peralihan itu sederhana dan dimulai dengan mendigitalkan invoice yang ada. Setelah proses ini selesai, Kamu dapat mempercepat proses pembayaran dan meningkatkan akuntabilitas untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.
Penurunan Tingkat Kesalahan
Proses digital dan solusi manajemen dokumen dapat mengotomatisasi banyak aspek invoice dan menangani hutang dagang.
Bahkan jika para profesional terbaik dipekerjakan untuk melakukan suatu pekerjaan, manusia masih bisa melakukan kesalahan. Kemungkinan kesalahan meningkat jika terjadi tugas yang membosankan dan berulang.
Invoice yang dipindai dan didigitalkan dimasukkan ke dalam platform digital. Sejak saat itu, manajemen dapat diotomatisasi melalui pembuatan alur kerja yang menangani banyak proses berulang.
Digitalisasi dan manajemen dokumen berbasis perangkat lunak mengurangi risiko kesalahan manusia. Ini adalah cara lain di mana digitalisasi invoice dapat meningkatkan produktivitas dan menghemat uang perusahaan Kamu.
Akses Mudah Ke Informasi
Siapa pun yang telah melalui arsip berbasis kertas mengenali mimpi buruk itu.
Ketika arsip berbasis kertas menampilkan banyak dokumen untuk proses yang telah terjadi selama bertahun-tahun, mengambil informasi yang tepat dapat menjadi proses yang rumit dan memakan waktu.
Jika sebuah dokumen secara tidak sengaja salah tempat, salah arsip atau hancur, akses ke data yang dibutuhkan menjadi lebih menantang atau sama sekali tidak mungkin.
Digitalisasi invoice adalah langkah pertama dalam pembuatan arsip berbasis web.
Dokumen digital dapat diberi atribut dan tag yang membuat pengambilan informasi yang relevan menjadi jauh lebih mudah. Sistem juga akan melakukan kontrol versi dan akan memelihara log suntingan sehingga data yang paling relevan disediakan.
Citra Merek Yang Lebih Baik
Mengurangi kesalahan, memastikan pembayaran lebih cepat, dan menjaga dokumen tetap rapi pada akhirnya akan memengaruhi citra merek Kamu.
Konsumen saat ini menuntut solusi yang cepat, efektif dan akurat untuk kebutuhan mereka.
Memberikan solusi seperti itu ketika Kamu sedang berjuang dengan arsip berbasis kertas akan memakan waktu dan sumber daya.
Digitalisasi invoice memastikan pengembalian investasi yang cepat dan bahkan dapat menciptakan peluang bisnis baru untuk merek Kamu. Akibatnya, berinvestasi dalam proses dan teknologi seperti itu masuk akal dalam hal membangun stabilitas jangka panjang merek Kamu.
Digitalisasi Invoice Perusahaan Dalam Beberapa Kata
Digitalisasi konkret memungkinkan Kamu untuk melepaskan beban dan membebaskan diri Kamu dari dokumen di dalam perusahaan. Ini menyangkut arsip dan dokumen yang dibuat dan dibuat setiap hari di dalam perusahaan: korespondensi, file pembayaran, invoice, dll.
Dengan beralih ke digitalisasi, perusahaan dapat mencapai kemajuan nyata di berbagai tingkat strategis:
- Menghemat uang: dengan digitalisasi, organisasi menikmati penghematan nyata dan substansial, karena mereka tidak lagi harus menggunakan tinta dan kertas secara ekstensif, dll. Semua biaya yang terkait dengan pencetakan, pemrosesan, dan pengiriman surat menurun tajam atau bahkan hilang.
- Produktivitas karyawan: karyawan yang sebelumnya bertanggung jawab untuk mengelola, membuat, dan memproduksi dokumen kertas dapat dialihkan ke aktivitas yang memberikan nilai tambah asli bagi perusahaan dan memajukan bisnis intinya.
- Menghemat waktu: digitalisasi menyederhanakan dan juga sangat mengurangi waktu yang dialokasikan untuk memproses data dan memasukkan kembali data. Dalam beberapa detik, dengan menggunakan aplikasi profesional atau ERP, karyawan memiliki akses ke informasi dan/atau dokumen yang diarsipkan, dan dapat membuat anotasi sesuai kebutuhan.
- Memonitor dokumen Semua informasi tentang dokumen strategis dan terpusat dipusatkan, dan status pemrosesan dokumen juga dipantau, dengan peningkatan ketertelusuran dan pengurangan tingkat kesalahan yang sering terjadi dan tersebar luas ketika perusahaan menggunakan dokumen kertas.
- Citra modern perusahaan: dengan fenomena digital yang mempengaruhi semua sektor aktivitas, digitalisasi memungkinkan perusahaan untuk memproyeksikan citra perusahaan modern dan efisien yang mampu beradaptasi dengan teknologi terbaru kepada klien mereka.
- Lingkungan: penghapusan kertas memperkuat komitmen sosial dan lingkungan perusahaan dan cocok dengan logika untuk mempromosikan pembangunan berkelanjutan pada tingkat yang sesuai.
Namun demikian, untuk menerapkan strategi digitalisasi, banyak elemen kunci yang harus diperhitungkan. Memang, digitalisasi mempengaruhi seluruh ekosistem perusahaan: pemasoknya, kliennya, dan penyedia layanannya.
Penutup
Perubahan ini perlu diformalkan dan diselaraskan dengan masing-masing mitra untuk mendapatkan manfaat, karena digitalisasi tidak hanya berarti mengirimkan file pdf.
Untuk digitalisasi invoice, misalnya, Kamu harus memiliki kesepakatan pertukaran data dengan pemasok dan klien agar dapat mengirim dan memproses file yang dikirim secara otomatis.
Oleh karena itu, format setiap dokumen harus ditentukan dengan masing-masing pemangku kepentingan untuk menjamin hasil yang diharapkan.
Onboarding sendiri merupakan hal penting yang harus dilakukan perusahaan terutama untuk para karyawan baru. Karena dengan proses onboarding yang baik kaan menjadikan karyawan yang potensial dan berkualitas kedepannya. Salah satu yang dapat anda lakukan untuk memantau karyawan baru adalah menggunakan sistem absensi dari Jojo Times.
Jojo Times merupakan aplikasi absensi online yang berbasis cloud sehingga sangat cocok sekali untuk digunakan pada perusahaan. Perangkat lunak yang satu ini mempermudah Anda dalam memantau absensi karyawan secara realtime kapan dan dimanapun.
