Beberapa perusahaan memiliki gudang persediaan. Gudang atau penyimpanan memainkan peran penting dalam keberhasilan sebuah perusahaan, terutama yang bergerak di bidang perdagangan. Karena dengan manajemen inventori bisa mengelola stok dengan jelas, sesuai dengan jenis hingga usia produk yang ada di gudang. Dan strategi manajemen inventori yang efektif perlu dipahami oleh semua pelaku usaha.
Tentang Manajemen Inventori
Perusahaan mempunyai banyak alasan untuk menyimpan persediaan seperti untuk menyediakan barang untuk mengantisipasi permintaan, untuk memisahkan proses produksi dan distribusi, untuk mengambil keuntungan dari adanya quantity discount, untuk menghindari terjadinya inflasi dan perubahan harga, serta untuk menghindari terjadinya kehabisan barang karena cuaca buruk, kekurangan barang pada pemasok, masalah kualitas, atau karena pengiriman barang yang tidak sesuai.
Manajemen inventori merupakan sebuah kegiatan untuk melakukan penghitungan, pengawasan hingga pencegahan atas hal-hal yang terjadi pada stok gudang. Kegiatan ini mencakup perencanaan dan pengendalian Inventory untuk memenuhi prioritas perusahaan dalam memertahankan daya saingnya di pasar. Dalam logistik dan supply chain, Inventory menjadi salah satu aliran penting yang dikelola, selain aliran informasi dan aliran uang.
Tujuan manajemen persediaan adalah untuk meningkatkan
profitability perusahaan, untuk melihat dampak kebijakan perusahaan
terhadap tingkat persediaan, dan untuk meminimasi total biaya aktivitas
logistik dengan menemukan jumlah dan waktu pemesanan agar biaya
total sedapat mungkin rendah pada horizon perencanaan yang ada.
Profitabilitas perusahaan dapat ditingkatkan dengan meningkatkan
volume penjualan atau dengan memotong biaya persediaan
Pentingnya Memahami Manajemen Inventori
Sebuah perusahaan harus bisa memastikan stok selalu tersedia. Stok tersebut bisa berada di gudang maupun di rak penjualan. Karena hal tersebut bisa membuat calon pembeli akan tertarik untuk membeli produknya. Dan produk yang terbuang bisa diminimalisir.
Ada beberapa manfaat dari memahami manajemen inventori ini, yaitu :
- Meningkatkan kepuasan pelanggan. Pengelolaan inventory yang baik memungkinkan kebutuhan pelanggan terpenuhi setiap kali ingin membeli barang. Hal tersebut tentunya akan meningkatkan kepuasaan pelanggan yang berujung pada semakin baiknya reputasi penjual di mata pelanggan.
- Mengurangi dan mencegah resiko hilangnya barang baku maupun barang yang dibutuhkan oleh perusahaan. Sebagian besar modal perusahaan akan tertanam dalam bahan baku atau persediaan sehingga proses pengontrolan tersebut sangat diperlukan untuk mencegah dan mengurangi resiko kehilangan bahan baku. Adanya persediaan yang cukup dalam gudang karena pengontrolan yang tepat tentu saja membuat perusahaan menjadi mudah dalam proses produksi.
- Mencegah resiko keterlambatan pengiriman barang. Keterlambatan pengiriman barang kepada konsumen adalah hal yang harus dihindari oleh penjual. Hal ini bisa diatasi dengan penghitungan stok barang yang akurat, sehingga barang dapat dikirim segera setelah dipesan.
- Mencegah inflasi atau kenaikan barang. Persediaan yang ada di gudang bisa mencegah adanya inflasi atau kenaikan harga bahan baku. Jadi ketika bahan baku mengalami kenaikan yang cepat perusahaan tidak lagi pusing untuk membeli bahan baku.
- Menjaga persediaan barang di pasaran. Dengan adanya pengelolaan inventory, penjual dapat memastikan dengan tepat berapa jumlah stok yang kira-kira harus disediakan. Sehingga penjual tidak akan kehilangan peluang keuntungan dari permintaan pasar.
- Mencegah jika terhadap barang yang dipesan jika tidak baik sehingga perusahaan bisa mengembalikan barang tersebut. Kadang perusahaan melakukan pengadaan barang yang banyak dan sering barang yang dipesan tersebut tidak sesuai dengan permintaan. Karena proses produksi tidak bisa ditunda maka adanya persediaan akan membantu perusahaan yang kekurangan bahan akibat pengembalian sebagian bahan baku karena tidak sesuai permintaan.
Masalah yang Bisa terjadi Karena Tidak Melakukan Manajemen Inventori
Melihat pentingnya manfaat manajemen inventori, kadangkala ada beberapa masalah yang biasanya dialami para pemilik usaha apabila tidak melakukan pengelolaan persediaan dengan benar. Beberapa masalah yang mungkin bisa saja dialami adalah :
- Banyak produk kadaluarsa. Jika menjual produk yang mudah kadaluarsa seperti makanan, minuman, snack, ataupun makeup, pasti tidak bisa menjual semuanya tepat waktu. Karena akan ada waktu dimana produk tersebut tidak terjual hingga melebihi masa kadaluarsanya. Jika sudah masuk ke dalam kategori kadaluarsa, hanya ada satu hal yang bisa dilakukan yakni membuang produk tersebut. Tentunya, itu akan membuat kerugian sehingga laba (keuntungan) yang didapat tidak maksimal seperti biasanya.
- Mengalami deadstock. Selain kadaluarsa dan basi, tanpa adanya manajemen inventori, perusahaan bisa mengalami dead stock. Dead stock adalah produk-produk yang sudah tidak terpakai lagi atau tidak digunakan lagi sehingga tidak laku di pasaran. Produk akan disebut ‘dead stock’ apabila tidak lagi diperlukan oleh pelanggan. Bisa saja produk-produk itu kurang mendapatkan minat karena sudah tidak jamannya lagi.
- Akan terjadi penyusutan produk. Masalah terakhir yang ternyata seringkali melanda para pemilik usaha adalah penyusutan produk (shrinkage). Dalam akuntansi, ini merupakan situasi dimana daftar produk yang tertera di pembukuan tidak sama dengan keadaan stok sebenarnya yang berada di gudang. Semakin besar penyusutan akan berbanding lurus dengan kerugian yang akan dialami seorang pemilik usaha.
Strategi / Tips Mengelola Inventori
Pengelolaan stok dalam sebuah perusahaan adalah hal yang vital, terutama perusahaan yang bergerak dalam bidang retail atau perdagangan. Dalam hal ini, manajemen inventori harus dilakukan secara optimal. Agar bisa menjalankannya secara profesional, bisa dengan memulai dengan cara sederhana terlebih dahulu. Berikut ini ada beberapa tips dalam mengelola manajemen inventori pada perusahaan.
1. Membuat perencanaan dan proyeksi yang baik
Membuat perencanaan adalah hal penting pertama yang perlu diperhatikan. Dengan perhitungan yang matang, nantinya bisa memproyeksikan berapa barang yang akan dibutuhkan. Jangan sampai persediaan yang kurang atau lebih merugikan perusahaan. Dengan cara ini, perusahaan akan mengetahui dan memperkirakan berapa stok minimum yang harus ada di gudang sebagai tolok ukur. Dan juga buat sistem persediaan dengan cara mencatat barang keluar dan masuk, serta kapan waktu yang tepat untuk mengeluarkan atau menambah stok barang.
2. Memperhatikan Cashflow
Dana masuk dan keluar adalah hal terpenting dalam proses usaha dalam perusahaan. Sehingga, cashflow harus diperhatikan secara cermat dan menentukan strategi terbaik untuk membuat omzet lebih besar atau setidaknya sama dengan jumlah biaya usaha.
3. Memeriksa barang secara berkala
Kehilangan atau kerusakan adalah kedua hal yang sangat dihindari oleh penjual. Untuk mengatasi hal tersebut, maka perlu dilakukan pemeriksaan barang secara berkala di gudang penyimpanan. Pastikan ketersediaan barang sesuai dengan laporan yang ada, sehingga jumlah stok yang sudah tercatat tidak berkurang.
4. Bedakan barang berdasarkan jenis dan status barang
Membedakan barang berdasarkan jenis dan status barang dilakukan supaya barang tidak saling bercampur antara satu dengan yang lain. Hal ini juga bisa memudahkan dalam mencari barang-barang yang dibutuhkan sewaktu-waktu.
5. Gunakan software untuk memudahkan pengecekan
Dalam melakukan audit inventori, jelas dibutuhkan ketelitian, kejelian, dan keakuratan. Hal ini akan banyak memakan waktu dan biaya apabila dilakukan secara manual. Sehingga, perlu menggunakan software manajemen inventori yang dilengkapi beberapa fitur yang mendukung perusahaan. Misalnya seperti manajemen order, manajemen servis, asset tracking untuk melacak produk di gudang melalui sistem barcode, dan inventory optimization yang membantu dalam memprediksi permintaan secara otomatis.
Kesimpulan
Seorang manajer produksi dalam suatu perusahaan harus melakukan pengelolaan inventori. Dan sangat perlu untuk dilakukan pengecekan terhadap barang yang dibeli atau sebelum pengadaan barang tersebut agar barang bisa terjual, tanpa terlalu banyak membuang barang yang sudah tidak layak untuk dijual. Sehingga hal tersebut bisa menambah keuntungan perusahaan.
Nah ketika perusahaan memperoleh keuntungan, ada hal lain yang harus dilakukan, yaitu pengelolaan keuangan. Cara yang termudah untuk melakukan pengelolaan tersebut adalah menggunakan aplikasi Jojo Expense.
Jojo Expense adalah software yang bisa mengelola pengeluaran perusahaan, mengontrol anggaran hingga memudahkan proses pengajuan reimbursement karena dapat dilakukan secara online tanpa harus mengisi berkas-berkas. Dengan aplikasi ini, seluruh manajemen perusahaan dapat dilakukan dengan cara yang lebih praktis dan efisien.
Jadi apa yang perlu diragukan? Yuk segera coba dan gunakan Jojo Expense untuk mempermudah pengelolaan keuangan bisnis anda.
