Dalam sebuah perusahaan, terdapat berbagai macam manajemen yang khusus menangani divisinya masing-masing. Mulai dari manajemen sumber daya manusia (SDM), pemasaran, keuangan, produksi, informasi, strategis hingga manajemen operasional.
Nah, masing-masing manajemen tersebut memiliki fungsinya tersendiri sesuai dengan nama dan posisinya. Pada manajemen sumber daya manusia misalnya, mereka yang bekerja di divisi ini memiliki tanggung jawab penuh terhadap karyawan dan pengembangan potensinya. Sedangkan pada manajemen keuangan, mereka bertugas sebagai sosok yang mengontrol seluruh anggaran untuk perusahaan.
Namun pada artikel kali ini, Jojonomic hanya akan membahas mengenai manajemen operasional yang ada dalam sebuah perusahaan. Mulai dari definisi, peran pentingnya hingga prinsip yang bisa digunakan dalam tugas manajemen operasional.
Penasaran apa saja, kan? Simak artikel lengkapnya berikut ini, ya!
Pengertian Manajemen Operasional
Sesuai namanya, manajemen operasional adalah sebuah upaya yang dilakukan untuk memaksimalkan pengelolaan seluruh sistem sumber daya yang ada dalam operasional perusahaan. Hal ini tak hanya terbatas pada sumber daya manusianya saja. Melainkan juga seluruh faktor produksi mulai dari mesin, peralatan penunjang, bahan mentahan dan apapun yang memiliki kaitan dengan produksi barang atau jasa yang dijual oleh perusahaan.
Dalam prakteknya, manajemen operasional ini harus mampu berkontribusi dan memberikan upaya pengelolaan yang terbaik agar dapat menghasilkan output yang mumpuni bagi perusahaan. Itulah kenapa, divisi manajemen yang satu ini memegang peranan dan tanggung jawab cukup besar dalam perusahaan. Karena mereka harus ikut turun tangan dalam setiap proses produksi hingga produk siap untuk dipasarkan.
Pentingnya Manajemen Operasional dalam Perusahaan
Dari sekilas penjelasan di atas tersebut, Anda mungkin sudah berpikir bahwa manajemen operasional ini memegang peran yang cukup penting. Hal tersebut benar adanya, bahkan para manajer yang berada di divisi ini dituntut untuk memiliki kapasitas dalam membuat rencana, mengkoordinir hingga mendorong produksi produk yang ditawarkan oleh perusahaan. Intinya, para manajer operasional dituntut untuk memahami seluruh proses yang terjadi dalam sebuah perusahaan.
Tak hanya itu, mereka juga diharapkan dapat melihat peluang pasar hingga menemukan inovasi-inovasi untuk perkembangan bisnisnya di masa mendatang. Dengan demikian, para manajer dalam divisi ini harus bekerja secara efektif dan efisien dalam memaksimalkan keuntungan untuk kelangsungan hidup perusahaan mereka.
Kinerja manajer operasional yang kurang maksimal dapat berdampak pada kualitas produk maupun layanan yang diberikan pada pelanggan. Hal ini tentu akan berdampak lurus pada profit atau keuntungan yang diperoleh perusahaan.
Dalam prakteknya, manajer operasional memiliki beberapa tugas penting di antaranya adalah sebagai berikut:
- Membuat seluruh perencanaan produksi terkait kuantitas hingga kualitas bahan baku yang akan digunakan.
- Memastikan seluruh peralatan produksi yang digunakan dalam kondisi baik sehingga tidak mengalami kendala dalam operasionalnya.
- Membuat layout pabrik sedemikian rupa.
- Bertanggung jawab terhadap perawatan atau pemeliharaan seluruh komponen yang digunakan dalam produksi.
- Membuat dan memaksimalkan strategi produk yang berkualitas agar dapat bersaing di pasar dengan kompetitor yang ada.
- Membuat jadwal kerja yang efektif dan efisien agar dapat membantu menghemat pengeluaran perusahaan.
- Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap kualitas produk yang akan dijual di pasaran.
Prinsip Manajemen Operasional yang Perlu Diketahui
Ada beberapa prinsip yang perlu diketahui oleh para manajer operasional saat dalam menjalankan tugasnya. Dicetuskan pertama kali oleh Randall Schaefer, seorang filsuf industri sekaligus manajer operasional dan produksi yang sudah berpengalaman dalam bidangnya. Berikut adalah beberapa prinsip manajemen operasional menurut Randall Schaefer tersebut:
1. Reality
Mereka yang berprofesi sebagai manajer operasional dituntut untuk melihat masalah dan fokus pada hal tersebut untuk mencari solusi yang rasional. Menurut Schaefer, tidak ada alat yang dapat memberikan solusi secara universal.
2. Organization
Seluruh aspek yang ada dalam proses produksi harus diatur dalam satu kesatuan yang utuh karena saling berhubungan. Semua komponen harus dapat diprediksi dan dilakukan secara konsisten agar dapat memberikan keuntungan atau profit yang konsisten pula untuk perusahaan. Karena operasional dalam perusahaan adalah sebuah proses yang saling berhubungan, maka konsistensi menjadi salah satu value terpenting. Sebab, jika satu hal diubah, maka dapat mempengaruhi hal yang lain.
3. Fundamental
Selanjutnya, manajer operasional juga dituntut harus memahami seluruh fundamental dalam perusahaan. Dalam hal ini, Anda bisa menerapkan aturan Pareto yang memiliki makna bahwa 80% hasil yang Anda dapatkan merupakan 20% dari usaha yang Anda lakukan dengan cara yang tepat dan maksimal.
4. Accountability
Seorang manajer operasional juga diharapkan dapat membuat aturan dan metrik, dan menentukan tanggung jawab untuk bawahan mereka. Kemudian secara teratur memeriksa apakah tujuan sudah terpenuhi. Dengan cara ini para pekerja akan melakukan upaya yang diperlukan.
5. Variance
Variance atau variasi dalam perjalanan sebuah bisnis merupakan satu hal yang cukup penting. Maka dari itu, hal ini harus terus didorong atau diunggulkan dalam operasionalnya. Jika dikelola dengan baik dapat menjadi sumber kreativitas bagi para pekerja.
6. Causality
Selanjutnya, ada causality atau prinsip hubungan sebab akibat. Seorang manajer operasional harus mengetahui bahwa setiap masalah yang terjadi muncul karena sebuah alasan. Alih-alih saling menyalahkan, manajer operasional dituntut untuk memberikan solusi terbaik dan rasional agar dapat keluar dari permasalahan.
7. Managed Passion
Managed passion atau gairah yang terkelola dapat berpengaruh terhadap perkembangan perusahaan. Untuk itu, manajer operasional harus bisa menginspirasi bawahannya agar semangat dalam bekerja dan memberikan yang terbaik untuk perusahaannya.
8. Humility
Ada juga humility atau yang dalam bahasa Indonesia berarti rendah hati. Hindari berlaku semena-mena pada bawahan. Alih-alih menyalahkan sebuah masalah yang terjadi, carilah solusi bersama dan tempatkan diri sebagai individu yang saling belajar dari pengalaman.
9. Success
Definisi sukses dapat terus berubah seiring berjalannya waktu. Hal ini bisa dipengaruhi oleh kondisi yang terjadi saat itu. Misalnya, persaingan perusahaan yang semakin ketat dengan munculnya kompetitor-kompetitor baru.
Nah, sebagai seorang manajer operasional Anda harus membantu semua orang yang ada dalam perusahaan untuk memiliki satu misi yang sama dalam memajukan perusahaan dan memenangkan kompetisi dengan pesaing yang lain.
10. Change
Masih berkaitan dengan poin sebelumnya, perjalanan bisnis akan terus maju dan tidak akan berhenti stagnan. Jika ingin bertahan, maka perusahaan harus melakukan berbagai macam inovasi dan perubahan untuk beradaptasi dengan kondisi yang sekarang. Termasuk dengan memahami cara kerja kompetitor, target market dan mencari tahu apa saja yang diminati oleh konsumen.
Tanpa perubahan, sebuah bisnis pasti tidak akan bertahan lama karena tidak mampu bersaing dengan kompetitor yang lebih progresif.
Fungsi Manajemen Operasional
Dan sekarang kita akan membahas mengenai fungsi dari manajemen operasional. Operasional sebenarnya memiliki tujuan yaitu untuk bisa mencapai efisiensi yang lebih tinggi lagi. Dan tentunya manajemen operasional mencakup beberapa perencanaan seperti proses perencanaan, pengawasan operasional suatu bisnis agar memiliki produktivitas yang lebih baik, dan juga manajemen operasional mencakup pengorganisasian.
Manajemen operasional juga memiliki tujuan yaitu mengurangi pemborosan sumber daya, sehingga biaya yang dikeluarkan bisa lebih hemat pada saat bisnis sedang berjalan. Ada berbagai fungsi dari pengelolaan operasional ini, antara lain sebagai berikut:
1. Keuangan
Dalam operasional, tentunya tidak bisa lepas dari keuangan ya sehingga menjadikan keuangan ini komponen yang sangat penting. Maka dari itulah, sangat perlu untuk memastikan keuangan yang ada di suatu perusahaan atau organisasi telah digunakan dengan benar. Hal tersebut dilakukan agar memastikan produksi barang ataupun jasa bisa seoptimal mungkin. Dengan pemanfaatan keuangan yang tepat, maka akan menciptakan suatu produk atau service (layanan) yang bisa memenuhi kebutuhan-kebutuhan pelanggan ataupun konsumen secara keseluruhan.
2. Strategi
Strategi bukan hanya dimiliki pada saat bertanding saja, karena dalam manajemen atau pengelolaan operasional pun strategi ini sangat penting untuk dimiliki. Hal ini tentunya mengacu pada suatu taktik untuk perencanaan yang akan sangat membantu mengoptimalkan sumber daya yang ada dan tentunya mengembangkan keunggulan dengan cara yang kompetitif terhadap kompetitor.
Ada berbagai strategi bisnis, seperti optimalisasi sumber daya manusia yang ada, rantai pasokan, penjualan, dan yang terakhir kapasitas untuk menyimpan uang.
3. Operasional
Yang selanjutnya adalah fungsi operasional. Seperti yang kita ketahui bahwa manajemen operasional memang berkaitan erat dengan perencanaan yang matang, pengarahan, pengorganisasian, dan melakukan kontrol secara keseluruhan dari berbagai aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan. Dan hal tersebut merupakan fungsi utama dari adanya manajemen operasional, sehingga nantinya akan mengubah usaha manusia dan juga bahan mentah menjadi produk atau layanan yang tahan lama dan bisa digunakan oleh para konsumen dan pelanggan.
4. Desain Produk
Pejualan produk akan jauh lebih simple dan mudah, ini semua berkat teknologi baru yang sudah tersedia. Salah satu tugas utama dari adanya manajemen operasional yaitu dapat memastikan bahwa setiap produk harus dirancang dengan baik dan sesuai dengan tren pasar terkini, sehingga kebutuhan-kebutuhan konsumen pun bisa dipenuhi dengan baik.
Konsumen zaman sekarang memang cukup berbeda dengan konsumen zaman dulu. Dimana zaman sekarang ini, konsumen lebih mementingkan desain, tren dan juga kualitas dibandingkan dengan kuantitasnya. Maka dari itulah, rasanya sangat penting untuk bisa menciptakan suatu produk yang berkualitas dan tahan lama (awet).
5. Pertahankan Kualitas
Fungsi dari pertahankan kualitas ini maksudnya adalah manajemen operasional harus bisa memastikan bahwa produk memiliki kualitas yang lebih baik. Karena untuk kualitas produk terbaik memang tidak ada kompromi.
Orang-orang yang tergabung di dalam manajemen operasional harus mengawasi semua tugas yang ada dan memastikan kualitas produk yang dihasilkan baik. Jika terdapat kecacatan di suatu produk, maka tim manajemen operasional harus segera mengambil tindakan untuk mengatasi kecacatan produk tadi.
6. Prediksi
Dan fungsi yang terakhir adalah prediksi. Pediksi merupakan suatu proses yang memang dilakukan oleh software (perangkat lunak) untuk membuat suatu perkiraan yang bisa saja terjadi di waktu-waktu mendatang. Prediksi dalam manajemen operasional dapat memperkirakan permintaan konsumen dalam beberapa waktu tertentu. Prediksi secara keseluruhan memang memiliki peran yang penting dalam suatu proses produksi.
Penerapan Manajemen Operasional
Sedangkan untuk penerapannya sendiri yaitu dengan menentukan tujuan dari perusahaan atau organisasi terkait, mengembangkan kebijakan yang ada, mengembangkan program, dan juga apa saja prosedur yang memang dibutuhkan untuk mencapai tujuan dari manajemen operasional tersebut.
Pada perorganisasian, seorang manajer operasinal tentunya akan menentukan karyawan, divisi, dan bahkan departemen yang ada di suatu subsitem operasional agar bisa mencapai tujuan dari perusahaan atau organisasinya. Selain itu, manajer operasional juga harus menentukan sumber daya apa saja yang dibutuhkan agar tujuan operasional bisa tercapai, dan terakhir mengatur tanggungjawab dan wewenang.
Strategi Manajemen Operasional
Seperti yang sudah dijelaskan di atas bahwa manajemen operasional juga terdapat strategi di dalamnya. Kira-kira apa saja strategi tersebut? Nah, berikut ini strategi dari manajemen operasional secara spesifik yang perlu Anda ketahui:
- Pertama adalah berbagai kapasitas yang memang dibutuhkan oleh perusahaan agar tujuannya bisa tercapai.
- Waktu dan lokasi dari fasilitas yang ada.
- Selanjutnya yaitu investasi teknologi untuk bisa mengembangkan proses yang harus dilakukan dan tentunya mengembangkan produk perusahaan.
- Selanjutnya yaitu strategi dalam pembentukan hubungan yang strategis antara pembeli dan juga pemasok.
- Pengenalan layanan atau tingkat produk baru.
- Adanya struktur organisasi sehingga bisa dilihat bahwa perusahaan telah melakukan strategi atau keputusan yang terbaik.
Tips dan Trik Agar Menyukseskan Manajemen Operasional
Manajemen operasional bisa sukses tentunya ada peran manajer yang penting di belakangnya. Peranan seorang manajer yang handal dan cekatan dalam mengambil keputusan dan mengarahkan tim akan menyukseskan manajemen operasional tersebut.
Selain itu, manajemen operasional juga harus bisa menjadi seorang pemimpin yang baik. Ia harus mengetahui apa perbedaan bos yang juga pemimpin, mengarahkan karyawan dengan baik, mau bekerjasama, memberikan solusi yang terbaik, dan bisa menjadi contoh untuk para karyawannya.
Tips agar manajemen operasional bisa berjalan sukses maka manajer dan juga karyawan harus saling terbuka satu sama lain, bekerjasama, saling merangkul, memberikan pendapat, saling memberikan motivasi, rapat yang dilakukan secara berkala untuk mengetahui informasi terkini dan membahas masalah yang berkaitan dengan manajemen operasional dan lain sebagainya.
Kesimpulan
Demikianlah artikel mengenai manajemen operasional kali ini. Kini Anda sudah mengetahui seberapa pentingnya keberadaan atau peran dari seorang manajer operasional dalam sebuah perusahaan. Tugas dan tanggung jawab yang berat menjadi tantangan sendiri bagi mereka yang berada di posisi ini. Namun demikian, seluruh upaya yang dilakukan akan terbayar lunas ketika perusahaan berhasil menghasilkan laba dan terus mengalami kenaikan dari waktu ke waktu.
Selain manajer operasional, perusahaan juga perlu memiliki sistem yang dapat membantu memudahkan kinerja karyawannya. Hal ini penting untuk dilakukan karena sistem atau teknologi modern yang ada dapat menghemat waktu secara signifikan dan meningkatkan produktivitas pegawai.
Salah satu teknologi digital yang bisa Anda gunakan dalam operasional perusahaan adalah Jojo Expense, sebuah aplikasi yang dapat membantu Anda dalam mengelola pengeluaran perusahaan dengan cara yang lebih mudah dan praktis.
Fiturnya yang beragam bisa juga digunakan untuk mengontrol anggaran dari mana saja. Pengajuan cash advance dan reimbursement dari karyawan pun bisa Anda setujui atau tolak dari aplikasi yang satu ini. Dilengkapi dengan teknologi Intelligence OCR dan Real-Time Geotagging, perangkat lunak Jojo Expense juga bisa menghindarkan Anda dari terjadinya fraud atau penipuan keuangan yang biasa terjadi dalam perusahaan.
Tak hanya itu, aplikasi ini juga dibekali fitur lain yang tak kalah berguna. Sebut saja Mobile Approval, Capture Expenses hingga Budget Controlling. Menarik, bukan? Jadi tunggu apa lagi, Yuk pakai aplikasi expense management dari Jojonomic sekarang. Dapatkan gratis demo 14 hari!
