Penggunaan absensi saat ini ada berbagai macam, salah satunya yaitu dengan jalan menggunakan absensi online. Tentu saja ada beberapa manfaat jangka panjang absensi online yang bisa didapatkan saat perusahaan memilih untuk menggunakan metode ini. Apalagi di masa sekarang ini penggunaan absensi online menjadi salah satu alternatif untuk memantau kehadiran karyawan secara optimal. Untuk informasi lebih lanjut tentang jenis absensi online ini beserta manfaatnya, berikut di bawah ini beberapa informasi berkaitan dengan manfaat jangka panjang absensi online bagi perusahaan di Indonesia.
Manfaat Jangka Panjang Absensi Online Paling Utama
Memilih penggunaan absensi online memang bisa memberikan banyak manfaat. Apalagi bila dibandingkan dengan penggunaan absensi manual di masa lalu yang memang memiliki banyak kekurangan dan kelemahan. Mulai dari resiko penipuan absensi ataupun sering dikenal dengan istilah titip absen oleh para karyawan. Tentunya berkat penggunaan absen jenis online, maka tidak heran jika ada beberapa manfaat jangka panjang absensi online bagi perusahaan yang meliputi manfaat-manfaat berikut ini.
- Lebih fleksibel, kapan saja dan dimana saja karyawan dapat melakukan absen, sehingga tidak perlu khawatir harus berada di tempat atau lokasi tertentu untuk melaksanakan absensi sepenuhnya. Terutama di masa WFH sistem ini dapat dikatakan sangat menguntungkan.
- Pencatatan akurat, karena sistem akan secara otomatis mencatat jam masuk dan jam keluar karyawan saat itu juga. Sehingga resiko pencatatan yang tidak sesuai bisa dihindarkan. Di sisi lain hal ini juga membantu adminstrasi kehadiran karyawan yang lebih optimal.
- Hemat waktu dan praktis, tentu saja menggunakan sistem absensi online ini bisa dikatakan jauh lebih praktis dan menghemat waktu. Karena dapat dilakukan kapan saja serta menggunakan beberapa teknologi yang praktis, maka jenis absensi online sering kali menjadi pilihan banyak perusahaan terutama di era pandemic Covid saat ini.
- Menghindari pemalsuan absen, dengan melakukan absensi secara online biasanya akan sulit untuk melakukan penipuan atau pemalsuan kehadiran. Karena sistem sudah diatur sedemikian rupa sehingga akan memberikan output yang sama dan valid.
- Ramah lingkungan, sistem absensi online ini juga jauh lebih ramah lingkungan. Tidak membutuhkan kertas atau kartu untuk diprint. Selain itu juga tidak membutuhkan banyak sumber daya untuk menggunakannya. Oleh sebab itu sistem ini memang lebih baik untuk dipilih dari jenis sistem absensi lainnya.
- Sistem terintegrasi, kebanyakan sistem absen online sudah terintegrasi dengan sistem payroll karyawan. Sehingga sedikit banyak hal ini membantu proses pembayaran payroll yang lebih cepat dan efektif.
- Minim human error, karena semua dilakukan secara otomatis oleh mesin, maka secara tidak langsung potensi human error nya lebih kecil.
Langkah Penggunaan
Tentu saja setelah mengetahui beberapa manfaat jangkan panjang absensi online pada perusahaan, tentu yang ingin diketahui selanjutnya adalah bagaimana langkah penggunaan absensi online ini. Pada dasarnya banyak perusahaan menggunakan dua media untuk melakukan absensi secara online tersebut. Yang pertama yaitu dengan menggunakan laptop atau PC. Sehingga para pengguna dapat mengunduh aplikasi absen online yang dipilih oleh perusahaan. Umumnya proses ini cukup mudah dan bisa berlangsung cepat. Hanya saja sering kali absensi online melalui PC atau laptop kurang memadai karena lebih sulit menyertakan bukti pendukung seperti lokasi atau foto yang berkaitan.
Selanjutnya penggunaan absensi online juga dapat dilakukan melalui smartphone masing-masing orang. Dengan adanya teknologi yang makin mumpuni akhir-akhir ini, tentu saja penggunaan smartphone makin meningkat dan makin canggih teknologinya. Oleh sebab itu sistem absensi online juga bisa dengan mudah diakses melalui penggunaan smartphone. Cukup mengunduh aplikasi pada smartphone dan kemudian bisa segera digunakan seperlunya. Dengan demikian tentu saja model absensi seperti ini bisa dikatakan jauh lebih optimal dan efektif. Apalagi karena dapat dengan akurat memberikan informasi lokasi saat melakukan absensi baik pada saat datang atau juga absensi saat pulang. Selain itu juga bisa memberikan informasi berupa foto karyawan sehingga memperjelas status dan kondisi karyawan yang hadir bekerja apakah benar-benar melakukan tugas dan tanggung jawabnya atau tidak.
Kendala Penggunaan Absensi Online
Memberikan banyak manfaat dan kemudahan bukan berarti bahwa penggunaan absensi online ini tidak bersamaan dengan adanya kendala apapun. Justru sebaliknya, pada suatu sistem sangat wajar jika terjadi kelemahan atau kendala yang tidak diinginkan. Demikian halnya saat memutuskan penggunaan absensi online untuk mengecek kehadiran karyawan setiap harinya. Umumnya ada beberapa kendala yang mungkin terjadi saat memutuskan untuk menggunakan sistem absensi tersebut.
- Kendala sinyal untuk online, sering kali maslaah yang terjadi yaitu berupa kendala dari sinyal yang diperlukan untuk melakukan absensi. Terutama jika memilih penggunaan absensi online melalui media smartphone. Sehingga masih ada resiko absensi tidak dapat dilakukan tepat waktu atau menunjukkan lokasi yang kurang akurat.
- Kemungkinan software error, setiap aplikasi tentunya memiliki resiko adanya ketidak sempurnaan atau bisa disebut juga dengan error. Manakala hal ini terjadi maka bisa saja absensi gagal dilakukan, atau absensi berhasil dilakukan namun tanpa data pendukung yang jelas. Akibatnya informasi mengenai kehadiran karyawan menjadi kurang maksimal.
- Lokasi yang kurang sesuai, sering kali sebuah aplikasi juga bekerja secara lambat. Sehingga ada kalanya update lokasi karyawan tidak berjalan sesuai dengan lokasi yang sesungguhnya. Akibatnya informasi absensi online yang diberikan juga tidak maksimal untuk bahan pengecekan oleh tim HRD perusahaan.
Manfaat jangka panjang absensi online memang telah terbukti memberikan banyak kegunaan dalam sebuah perusahaan. Oleh sebab itu sebaiknya memilih bentuk absensi yang lebih efektif ini disarankan untuk kebanyakan perusahaan. Terutama di masa pandemi yang mewajibkan sebagian besar orang melakukan pekerjaannya dari rumah masing-masing. Sehingga kontrol karyawan dan kehadiran hariannya tidak mudah dilakukan. Namun tentunya berkat penggunaan absensi online ini maka kehadiran karyawan dapat dipantau lebih efektif dan efisien. Baik kapan saja maupun dimana saja dapat dengan mudah mengetahui posisi serta keberadaan karyawan.
Tentunya memilih menggunakan sistem absensi yang demikian sama pentingnya dalam memilih sistem terbaik untuk absensi karaywan perusahaan. Salah satunya yang dapat dipilih yaitu dengan jalan beralih pada produk yang dikenal dengan JojoTmes. Melalui produk ini maka tentunya sistem absensi perusahaan dapat dilaksanakan lebih efektif dan tentu saja jauh lebih akurat serta menghemat waktu bagi tim HRD perusahaan.
Hal ini memang tidak terlepas dari adanya fitur-fitur andalan yang cukup menarik pada JojoTimes. Beberapa fitur tersebut termasuk fitur pengenalan wajah, fitur geotagging untuk lokasi karyawan, ataupun fitur integrasi kehadiran karyawan dengan payroll karyawan secara otomatis. Oleh sebab itu hendaknya jangan merasa khawatir atau ragu jika ingin beralih pada produk yang satu ini. Segera dapatkan coba gratis selama 14 hari di perusahaan Anda. Dapatkan sistem absensi online yang paling sesuai dan optimal hanya dengan penggunaan JojoTimes.
